TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 3C02 11.1.2011 11.00 13.25 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Åshild Fause Andre Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Behandlede saker Sak nr./år Sak 1 14/11 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Åshild Fause sign. Rolleiv O Lind sign. Tor Zachariassen Sign Britt Sofie Illguth sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 5.1.2011 som ble enstemmig godkjent. Sak 2/11 Revisjonsbrev nr. 13 Anmeldelse av bedrageri i 2008 ble behandlet for lukkede dører, og som siste sak i møtet. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 1/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 30.11.2010 2/11 Revisjonsbrev nr. 13 Anmeldelse av bedrageri i 2008 Vedlegg, off.l. 13, 1. ledd jf. fvl. 13 3/11 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 4/11 Representasjon i kommunestyret 5/11 Oppfølging av Tromsø kommunes eierskapsmelding og strategi 6/11 Troms Kraft AS undersøkelsesrapport og innsyn i e-poster 7/11 Drøftingssak oppslag i media angående Tromsø Havn KF 8/11 Budsjettoverskridelser kunstgressbaneprosjektet og idrettshall i Hamna 9/11 Drøftingssak henvendelse fra Åge Edvardsen vedrørende støttemur 10/11 Drøftingssak kommunens behandling av byggesak oppføring av lagerbygg i LNF-område 11/11 Henvendelse fra Deloitte kommentarer og innspill til Kontrollutvalgsboka 12/11 Kontrollutvalgets årsplan for 2011 13/11 Referatsaker 2 vedlegg, off. l. 13, 1. ledd jf. fvl. 13 14/11 Selskapskontroll deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 1/11 Godkjenning av protokollen fra møtet 30.11.2010 Protokollen fra møtet 30.11.2010 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 30.11.2010 godkjennes. 2/11 Revisjonsbrev nr. 13 Anmeldelse av bedrageri i 2008 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 13 av 6.1.2011 og tar brevet til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen informere utvalget hvorvidt rutiner nå er etablert for i tilstrekkelig grad forebygge at feil nevnt i revisjonsbrev nr. 13 oppstår. 3. Kontrollutvalget ber rådmannen gi tilbakemelding om hvilke tiltak som er iverksatt, og som sikrer at revisjonen blir informert i tilfeller der det konstateres misligheter. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 13 av 6.1.2011 og tar brevet til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen informere utvalget hvorvidt rutiner nå er etablert for i tilstrekkelig grad forebygge at feil nevnt i revisjonsbrev nr. 13 oppstår. 3. Kontrollutvalget ber rådmannen gi tilbakemelding om hvilke tiltak som er iverksatt, og som sikrer at revisjonen blir informert i tilfeller der det konstateres misligheter. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.1.2011 til: - Tromsø kommune v/ rådmannen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor
Blad 4 3/11 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.1.2011 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 4/11 Representasjon i kommunestyret Kontrollutvalget tar notatet av 21.12.2010 fra K-Sekretariatet til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar notatet av 21.12.2010 fra K-Sekretariatet til orientering. 5/11 Oppfølging av Tromsø kommunes eierskapsmelding og -strategi 1. Kontrollutvalget viser til eierskapsmelding vedtatt i kommunestyret 26.3.2006 og 28.5.2008, og redegjørelse fra rådmannen i brev av 16.9.2010.
Blad 5 2. Kontrollutvalget konstaterer at arbeidet med eierskapsmelding og -strategi ikke er fulgt opp i tråd med beskrivelsene i eierskapsmeldingene vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget anser det som viktig at kommunen har en oppdatert eierskapsstrategi som definerer formål og målsetninger med kommunens eierskap, og ivaretar kommunens interesser i selskaper der kommunen har eierinteresser. 3. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Forslag til tilføyelse fra Tor Zachariassen: Kontrollutvalget påpeker at rådmannen har et ansvar ovenfor kommunestyret til å legge fram en årlig oppdatert eierskapsmelding. Tilføyelsen blir nytt punkt 3, og punkt 3 i henhold til innstillingen blir nytt punkt 4. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til eierskapsmelding vedtatt i kommunestyret 26.3.2006 og 28.5.2008, og redegjørelse fra rådmannen i brev av 16.9.2010. 2. Kontrollutvalget konstaterer at arbeidet med eierskapsmelding og -strategi ikke er fulgt opp i tråd med beskrivelsene i eierskapsmeldingene vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget anser det som viktig at kommunen har en oppdatert eierskapsstrategi som definerer formål og målsetninger med kommunens eierskap, og ivaretar kommunens interesser i selskaper der kommunen har eierinteresser. 3. Kontrollutvalget påpeker at rådmannen har et ansvar ovenfor kommunestyret til å legge fram en årlig oppdatert eierskapsmelding. 4. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 18.1.2011 (svarfrist: 8.2.2011) til: Tromsø kommune v/ rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.2.2011 til: - Tromsø kommune v/ ordfører
Blad 6 6/11 Troms Kraft AS Undersøkelsesrapport og innsyn i e-poster Kontrollutvalget opprettholder vedtaket i sak 114/10, og ber om å få oversendt undersøkelsesrapporten vedrørende prosjektstøtte fra Troms Kraft AS. Kontrollutvalget opprettholder vedtaket i sak 114/10, og ber om å få oversendt undersøkelsesrapporten vedrørende prosjektstøtte fra Troms Kraft AS. 7/11 Drøftingssak Oppslag i media angående Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget viser til utvalgets behandling i sak 135/09, og velger å ta opp saken til ny behandling på bakgrunn av mediaoppslag. 2. For øvrig har kontrollutvalget ingen kommentarer til mediaoppslag som gjelder Tromsø Havn KF. 1. Kontrollutvalget viser til utvalgets behandling i sak 135/09, og velger å ta opp saken til ny behandling på bakgrunn av mediaoppslag. 2. For øvrig har kontrollutvalget ingen kommentarer til mediaoppslag som gjelder Tromsø Havn KF.
Blad 7 8/11 Budsjettoverskridelser hall i Hamna og kunstgressbaneprosjektet Kontrollutvalget bestiller fra KomRev NORD en fullstendig gjennomgang av budsjettoverskridelsene i forbindelse med bygging hall i Hamna og kunstgressbaner. Felles forslag til tilføyelse: Kontrollutvalget bestiller fra KomRev NORD en gjennomgang av Tromsø kommunes gjennomføring av tilsyn som byggherre i prosjektet bygging av hall i Hamna. Innstillingen blir punkt 1 og tilføyelsen punkt 2. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget bestiller fra KomRev NORD en fullstendig gjennomgang av budsjettoverskridelsene i forbindelse med bygging hall i Hamna og kunstgressbaner. 2. Kontrollutvalget bestiller fra KomRev NORD en gjennomgang av Tromsø kommunes gjennomføring av tilsyn som byggherre i prosjektet bygging av hall i Hamna. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.1.2011 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 9/11 Drøftingssak Henvendelse fra Åge Edvardsen vedrørende støttemur 1. Kontrollutvalget foretar ikke realitetsbehandling av saken. 2. Åge Edvardsen orienteres om vedtaket.
Blad 8 Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget ber K-Sekretariatet innhente redegjørelse fra rådmannen angående befaringen opplyst om i brev av 21.10.2010 til Åge Edvardsen, og resultatet av befaringen. Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget ber K-Sekretariatet innhente redegjørelse fra rådmannen angående befaringen opplyst om i brev av 21.10.2010 til Åge Edvardsen, og resultatet av befaringen. Utskrift av saksprotokoll sendt xx.1.2011 til: - Tromsø kommune v/ rådmannen 10/11 Drøftingssak Kommunens behandling av byggesak oppføring av lagerbygg i LNF-område Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig gjennomgang og redegjørelse fra rådmannen for saksbehandlingen. Kontrollutvalget ønsker en skriftlig gjennomgang og redegjørelse fra rådmannen for saksbehandlingen. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.1.2011 til: - Tromsø kommune v/ rådmannen 11/11 Henvendelse fra Deloitte Kommentarer og innspill til Kontrollutvalgsboka
Blad 9 I Kontrollutvalgsboka kan det gjerne opplyses de referansegruppene som er benyttet i forbindelse med arbeidet. Det vises for øvrig til tilbakemelding gitt i e-post av 17.12.2010 fra K-Sekretariatet på de to eksemplene i boka som er benyttet fra kontrollutvalget i Tromsø. I Kontrollutvalgsboka kan det gjerne opplyses de referansegruppene som er benyttet i forbindelse med arbeidet. Det vises for øvrig til tilbakemelding gitt i e-post av 17.12.2010 fra K-Sekretariatet på de to eksemplene i boka som er benyttet fra kontrollutvalget i Tromsø. 12/11 Kontrollutvalgets årsplan for 2011 Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2011 med de tilføyelser som fremkom i møtet. Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2011 med de tilføyelser som fremkom i møtet. 13/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet 13.12.2010 b) Formannskapsmøtet 10.1.2011
Blad 10 B. VEDR: SVAR MERKNADER TIL BEBOERREGNSKAPET FOR 2009 a) Brev av 3.12.2010 fra Tromsø kommune v/omsorgstjenesten Jadeveien (unntatt innsyn, jf. off.l. 13, 1. ledd, jf. fvl. 13) C. OPPFØLGING AV 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE INTERN KONTROLL a) Brev av 7.12.2010 fra K-Sekretariatet D. MERKNADER TIL BEBOERREGNSKAPENE FOR 2009 a) Brev av 8.12.2010 fra Tromsø kommune v/mortensnes sykehjem (unntatt innsyn, jf. off.l. 13, jf. fvl. 13) E. HENVENDELSE FRA HERMOD MORTENSEN a) Brev av 20.12.2010 fra Hermod Mortensen b) E-post av 5.1.2010 fra K-Sekretariatet F. TILSYNSRAPPORT TROMSØ KOMMUNE SOM BARNEHAGEMYNDIGHET a) Tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Troms etter tilsyn 9. og 10.11.2010 1. Referatsak E: Kontrollutvalget følger opp saken når svar foreligger fra kommunen. 2. Referatsak F: Kontrollutvalget ber om å få oversendt kopi av kommunens svar til Fylkesmannen i Troms. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. 1. Referatsak E: Kontrollutvalget følger opp saken når svar foreligger fra kommunen. 2. Referatsak F: Kontrollutvalget ber om å få oversendt kopi av kommunens svar til Fylkesmannen i Troms. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll pkt. 1 sendt 19.1.2011 til: - Hermod Mortensen Utskrift av saksprotokoll pkt. 2 sendt 19.1.2011 til: - Tromsø kommune v/ rådmannen
Blad 11 14/11 Selskapskontroll Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter gjennomføres i henhold til vedlagte oversikt. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter gjennomføres i henhold til vedlagte oversikt. Rett utskrift: Finnsnes, den 24. januar 2011 Inger Johansen