UHRs administrasjonsutvalg. Oppsummering året 2008 http://www.uhr.no/organisering/utvalg/administrasjonsutvalget/ Innhold 1 UHRs administrasjonsutvalg... 2 2 Administrasjonsutvalgets medlemmer... 2 3 Møtevirksomhet... 3 4 Saker... 3 5 Underutvalg og arbeidsgrupper under administrasjonsutvalget i 2008... 4 Permanente utvalg... 4 Ad-hoc utvalg/arbeidsgrupper:... 5 1
1 UHRs administrasjonsutvalg Administrasjonsutvalget er et rådgivende og koordinerende utvalg for Universitets- og høgskolerådet i saker som gjelder administrative fellesoppgaver innenfor medlemsinstitusjonenes forvaltningsområde. Utvalget kan gi innspill til og skal følge opp saker fra UHRs styre. Utvalget skal blant annet: - forberede saker av administrativ karakter for styret i Universitets- og høgskolerådet, herunder høringsuttalelser overfor myndigheter og andre aktører - bidra til at medlemsinstitusjonene kan opptre samlet i administrative saker der felles interesser og synspunkter foreligger - vurdere felles tiltak som kan forberede grunnlaget for administrative beslutninger på institusjonsplan - ivareta medlemsinstitusjonenes interesser overfor myndigheter og andre aktører når det gjelder administrative fellesoppgaver - bidra til en omforent ansvarsfordeling og et positivt samarbeid med myndigheter og andre aktører - selv ta initiativ i form av utredninger og anbefalinger i aktuelle saker, og fremme disse overfor Universitets- og høgskolerådet 2 Administrasjonsutvalgets medlemmer Administrasjonsutvalget har hatt følgende medlemmer i 2008: Medlemmer Administrerende direktør Nils Dugstad (leder) Britt Elin Steinveg, HiTø (nestleder) Universitetsdirektør Gunn- Elin Bjørneboe, UiO Adm.dir. Bård Wist, NIH Direktør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund Vararepresentanter: For universitetene: 1. vara: Per Ramvi, UiS (til 31.12.09) 2. vara: Lasse Lønnum, ny UiTø (til 31.12.11) For vitenskapelige høgskoler: 1. vara: Knut Børve, NVH (til 31.12.09) For akkrediterte høgskoler: 1. vara: Stig Fossum, ny HiBo (til 31.07.11) 2. vara: Jacob Kjøde, ny HiVo (til 31.07.11) 3. vara: Leon Aurdal, ny HiÅ (til 31.07.11) 2
Funksjonsperioden for representanter fra universiteter og vitenskapelige høgskoler er 01.01.06 31.12.09 mens funksjonsperioden for representanter fra institusjonsakkrediterte høgskoler utløper 31.07.11. Vararepresentantene er ikke personlige. Universitets- og høgskolerådets sekretariat er sekretariat for administrasjonsutvalget. Fast sekretær i 2008 har vært seniorrådgiver Sigrid Tollefsen 3 Møtevirksomhet Administrasjonsutvalget har hatt 3 ordinære møter i 2008; 23.januar, 20.mai og 23. oktober. 4 Saker I denne delen av årsrapporten gjøres det kort rede for de viktigste sakene administrasjonsutvalget har behandlet. Mange av oppgavene har vært så omfattende at de har blitt lagt til egne underutvalg eller arbeidsgrupper. For ytterligere informasjon om sakene, også de som ikke er omtalt her, henvises det til møtereferatene, se http://www.uhr.no/organisering/utvalg/administrasjonsutvalget/motereferat Beregningsutvalg Beregningsutvalget ble vedtatt nedlagt i begynnelsen av 2008, men i behandlingen av statsbudsjettet for 2009 viste det seg å være nødvendig å ha en slik beredskapsgruppe likevel og UHR vil vurdere hvordan funksjonen skal ivaretas for 2009. Kontakt med Kunnskapsdepartementet Det har vært et godt samarbeid mellom UHRs administrasjonsutvalg (inkludert underutvalgene) og Kunnskapsdepartementet som blant annet har omfattet klargjøring av maler for økonomirapportering, diskusjoner av risikoanalyser, bestillingssystem og anskaffelsesstøttesystem. Evalueringen av finansieringssystemet Evalueringen av finansieringssystemet er også sentral for administrasjonsutvalget. Nestleder Britt-Elin Steinveg er et av medlemmene i referansegruppen for arbeidet. Direktørsamlinger Medlemmer av administrasjonsutvalget har også deltatt på begge direktørsamlingene som ble arrangert av sektoren selv i juni og oktober. Bortfall av særavtalen Utvalget har også følgt med på situasjonen etter bortfall av særavtalen, og foretok blant annet en enkel kartlegging høsten 2008 som forberedelse til diskusjon av saken på direktørsamling i oktober. Utvalget har ikke fulgt opp saken ytterligere ettersom Kunnskapsdepartementet varslet avklaringer i forhold til bl.a tidsregistrering. Utvalget har fulgt arbeidet i arbeidsgruppen som jobber med strategi for felles administrative systemer, blant annet gjennom møter med leder og representanter fra arbeidsgruppen. 3
5 Underutvalg og arbeidsgrupper under administrasjonsutvalget i 2008 Informasjon om underutvalg og arbeidsgrupper under administrasjonsutvalget ligger på websidene på http://www.uhr.no/organisering/utvalg/administrasjonsutvalget/oppgaver_utvalg/ Permanente utvalg UHRs Økonomigruppe Se UHRs websider under administrasjonsutvalget for mandat og sammensetning av utvalget. Administrasjonsutvalget får referatene fra møtene. Økonomiarbeidsgruppen er sammensatt slik: Økonomidirektør Torill Erikson (HiO) leder Personal-, økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen (HiL) Ass. Universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnesen (UiA) Økonomidirektør Knut Aspås (HiST) Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS er sekretær for gruppen. Økonomigruppen de siste årene har beveget seg fra å være en gruppe med systemfokus til å ha mer overordnet og strategisk blikk på økonomifunksjonene ved institusjonene. Gruppen har blant annet arbeidet mye med rapporteringen til KD og integrering av mål og resultater, samt tilnærming til risikostyring, og også med KDs regnskapsstandard. Kompetanseutvikling på økonomiavdelingene ved institusjonene har også vært tema. Muligheten for å inkludere økonomidirektørene ved universitetene i UHRs økonomigruppe har også vært diskutert og gruppen ønsker et tettere samarbeid mellom U og H. Administrasjonsutvalget tar stilling til dette i 2009. UHRs Innkjøpsutvalg For informasjon om sammensetning, mandat og referat fra aktivitet i utvalget, se UHRs websider under administrasjonsutvalget Medlemmer 2008-2009 har vært: Innkjøpssjef Kjetil Skog (leder); Universitetet i Bergen Innkjøpssjef Olav Holden, NTNU Innkjøpsansvarlig Morten von Heimburg, Høgskolen i Nord-Trøndelag Førstekonsulent Ninni Christiansen, Høgskolen i Østfold Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Vara for universitetene: Innkjøpssjef Geir Sørensen, Universitetet i Tromsø Vara for høgskolene: Rådgiver Olav Johannessen, Høgskolen i Stord/Haugesund Vara for økonomi- og personal: Økonomidirektør Kjell Bernstrøm Universitetet i Bergen Sekretær for utvalget er Sigrid Tollefsen, UHR 4
Innkjøpsutvalget har hatt 3 møter i 2008: 13. mars, 24. september og 24. november. 25. september 2008 avholdt Innkjøpsutvalget et informasjonsmøte på UiO om arbeid for felles malverk for anskaffelser. I etterkant av møtet sendte UHRs sekretariat ut en kort oppsummering av møtet samt informasjon om hvordan man kan få mer informasjon og evt bestille malene. UiO, UiB og NTNU har gjennomført en offentlig konkurranse for kjøp av dokument- og kontraktmaler. I konkurransen er det gjennom opsjon lagt til rette for at også øvrige institusjoner i sektoren kan knytte seg til avtalen. Opphavsrett - Forhandlingsutvalg UHR er universitetene og høgskolenes forhandlingspartner i forhold til opphavsrettsorganisasjonene. Forhandlingene om fotokopieringsavtale ble avsluttet i september 2007 og UHR og Kopinor oppnevnte 20.09 et nytt utvalg som skal se på digital bruk og utnyttelse av opphavsrettsbeskyttet materiale i UH-sektoren. Utvalget leverte sin innstilling i september 2008. Forhandlingene tas opp igjen i begynnelsen av januar 2009. Det er også forberedt forhandlinger om digitalt fjernlån for UHbibliotekene. Ad-hoc utvalg/arbeidsgrupper: Utvalg for vurdering av ny undergruppe for felles administrative systemer i UHR. UHRs styre opprettet på møte 4. september 2007 en prosjektgruppe som skal utarbeide forslag til en overordnet strategi for utvikling og bruk av fellesadministrative systemer i UH-sektoren. Styret oppnevnte følgende medlemmer til prosjektgruppen for vurdering av utvikling og bruk av fellesadministrative systemer i UH- sektoren, under forutsetning av ekstern finansiering av prosjektet: Leder Tor Aagedal, UiA Arne Laukholm, UiO Mari Pran, NMH Magne Rasch, HiBo Cecilie Ohm, UiB I tillegg deltar Kunnskapsdepartementet, UHRs sekretariat og UNINETT/UNINETT FAS med en fast observatør i prosjektet. Arbeidet avsluttes i januar 2009. Evaluering av målstruktur UHR ble i brev fra KD av 16. januar 2008 bedt om å gi en tilbakemelding på erfaringer med bruk av den nye målstrukturen 2007 etter rapportering av måloppnåelse i 2007 (vår 2008) som grunnlag for evaluering i KD. UHR er bedt om å komme med innspill til endringer i forhold til de målformuleringer som KD har brukt for 2007 som virksomhetsmål (2007-delmål). 5
Administrasjonsutvalget opprettet en arbeidsgruppe for å følge evalueringen på vegne av sektoren: - Magne Rasch, avdelingsdirektør, plan- og utviklingsavdelingen ved Høgskolen i Bodø - Klas Rønning, økonomisjef, Norges Handelshøyskole - Rådgiver Steinar Vestad, Universitetet i Bergen (sekretær) - Ass direktør Seunn Smith-Tønnesen Universitetet i Agder (leder) - Høgskoledirektør Ann-Elisabeth Wedø, Høgskolen i Sør-Trøndelag Av disse var Steinar Vestad, Seunn Smith-Tønnesen og Ann-Elisabeth Wedø med i den første arbeidsgruppen for mål og resultatstyring. Arbeidsgruppens innstilling ble behandlet i administrasjonsutvalget 20.mai 2008 og innstillingen er deretter oversendt til KD, samt sendt til institusjonene. Oslo 09.02.09 Sigrid Tollefsen 6