Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Havnens hus, Møterommet i 2. etg. 21.4.2017 Fra sak: Til sak: 10/17 19/17 Fra kl.: Til kl.: 10:00 14:25 Følgende medlemmer møtte: Morten Remman (leder) Fredrik Dobak Kvensjø Eva Opshaug Rakel A. Norum IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Anbu Ratnasingam MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Sølvi Simonsen (enhetsleder økonomi) var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 11/17 Årsregnskap Narvik kommune 2016 og sak 14/17 Orientering fra administrasjonen (skolestruktur og ROS-analyse). Wenche Folberg (rådmann) var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 11/17 Årsregnskap Narvik kommune 2016. Svein-Erik Høiem (byggforvaltning), Astri E. Sletteng (fungerende leder byggforvaltning), Randi Randal (kommunalsjef) og Stein Roar Jakobsen (rektor Frydenlund skole) var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 14/17 Orientering fra administrasjonen (skolestruktur og ROS-analyse) og sak 15/17 Inneklima Frydenlund skole. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug og kontaktrevisor Annita Hakvåg 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Sak 10/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 24. februar 2017 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 24. februar 2017 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 24. februar 2017 godkjennes. Sak 11/17 Årsregnskap Narvik kommune 2016 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Narvik kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret, med kopi til formannskapet. Årsregnskapet ble presentert av Sølvi Simonsen (enhetsleder økonomi) og Wenche Folberg (rådmann). Simonsen og Folberg tok en grundig gjennomgang av årsregnskapet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og fortalte litt om deres funn i forbindelse med revisjon av årsregnskapet, og tok samtidig en gjennomgang av avgitt revisjonsberetning og oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Narvik kommunes årsregnskap for 2016 med følgende tilføyelse: «Det fremgår av kommuneloven 48. nr. 5. at det i årsberetningen fra kommunen skal «redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten.» Kontrollutvalget vil i den forbindelse bemerke at avsnittet om internkontroll i rådmannens årsberetning er lite utfyllende.» 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret, med kopi til formannskapet. Enstemmige vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 21. april 2017 sak 10/17 19/17 Side 2 av 6
Sak 12/17 Revisjonsbrev nr. 13 Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 13 fra administrasjonssjefen innen 19. mai 2017. I forkant av kontrollutvalgsmøtet, har kontrollutvalget mottatt svar på revisjonsbrev nr. 13 fra Sølvi Simonsen (enhetsleder økonomi). Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug gjennomgikk revisjonsbrev nr. 13, og ga noen kommentarer til mottatt svar på revisjonsbrevet. Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 13 og svar på revisjonsbrev nr. 13 til orientering. Sak 13/17 Oppsummeringsbrev etter interimrevisjon - orienteringssak Oppsummeringsbrev etter interimrevisjon tas til orientering. Revisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i brevet. Oppsummeringsbrev etter interimrevisjon tas til orientering. Sak 14/17 Orientering fra administrasjonen (skolestruktur og ROS-analyse) Orientering fra administrasjonen tas til etterretning. Administrasjonen var tilstede i møtet og ga en kort orientering om status på følgende saker som har blitt behandlet av bystyret i 2016: Bystyresak 051/16 Skolestruktur 2016 Fungerende leder byggforvaltning Astrid Gundersen orienterte om framdriften i forhold til prosessen med lokalisering av ny ungdomsskole i Narvik. Det forventes løpende avklaringer, og i løpet av høsten 2017 forventes det å foreligge en endelig plan. Barneskole: Kommunen arbeider med en helhetlig vurdering av skolestruktur for barneskolen i Narvik, og det ble redegjort for status i planarbeidet Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 21. april 2017 sak 10/17 19/17 Side 3 av 6
vedrørende ny barneskole. Kommunalsjef Randi Randal og rektor ved Frydenlund skole Stein Roar Jakobsen orienterte i møtet. Enhetsleder økonomi Sølvi Simonsen redegjorde videre for hvordan det arbeides med å finne finansieringsløsning for en slik investering. Spørsmål fra kontrollutvalget ble tilfredsstillende besvart. Bystyresak 091/16 Helhetlig Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for Narvik kommune Kontrollutvalget er orientert om status i saken i form av notat fra rådgiver Gro Monsen. Orientering fra administrasjonen tas til etterretning. Sak 15/17 Inneklima Frydenlund skole Ingen Administrasjonen var tilstede i møtet og redegjorde for hvilke undersøkelser som har vært utført de senere år i forhold til inneklima på skolen, og hvilke tiltak som har vært iverksatt for å bedre på forholdene. Videre redegjorde administrasjonen for hvilke tiltak som iverksettes p.t. i forhold til å tilfredsstille krav til inneklima for de berørte. Representanter fra kommunens byggforvaltning redegjorde grundig for vedlikeholdsarbeid i senere år, herunder utbedringer av mangler som har vært avdekket i forbindelse med tilsyn. Skolen tar grep i forhold til at Miljørettet helsevern har trukket tilbake godkjenningen av «Gulskola» ved Frydenlund skole. Dette innebærer at alle elever flyttes ut av disse lokalene, og skal lokaliseres i andre skolebygg. Skolens administrasjon opplever situasjonen som krevende da det er vanskelig å finne egnede klasserom til alle berørte elever. Utflytting av elever er planlagt startet 2. mai 2017. Det arbeides med å finne gode løsninger, både på kort og mellomlang sikt, frem til ny barneskole foreligger. Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget er bekymret for den kritisk dårlige tilstanden kommunens barneskolebygg befinner seg i. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 21. april 2017 sak 10/17 19/17 Side 4 av 6
Sak 16/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune i bestilling. Sekretariatet redegjorde for innholdet i forslag til prosjektskisse og i forvaltningsrevisors kommentarer og overordnet prosjektskisse. Kontrollutvalget drøftet overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor. Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune i bestilling. Sak 17/17 Oppfølging av vedtak i bystyret Ingen Kontrollutvalget utsetter saken til neste møte. Kontrollutvalget utsetter saken til neste møte. Sak 18/17 Møteplan 2017 Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for resten av 2017, og ble enige om følgende datoer: Fredag 2. juni Fredag 22. september Mandag 23. oktober Torsdag 7. desember Alle datoer med møtestart kl. 10:00. Møteplanen for resten av 2017 ble godkjent, og neste møte berammes til 2. juni 2017 kl. 10:00. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 21. april 2017 sak 10/17 19/17 Side 5 av 6
Sak 19/17 Eventuelt 19.1/17 Negativ beretning årsregnskap Narvik Havn KF 2016 Kontrollutvalget har mottatt fra revisor negativ revisjonsberetning på årsregnskapet for Narvik Havn KF 2016. Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende Negativ beretning årsregnskap Narvik Havn KF 2016 tas til orientering. Møte ble deretter hevet ca. kl. 14:25. Narvik, 21. april 2017 Morten Remman Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 21. april 2017 sak 10/17 19/17 Side 6 av 6