Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref: 2015/476 FLA000 Dato: 26.11.2015 SAK FS-29/2015 Til: Fakultetsstyret Møtedato: 2.12.2015 Status for oppfølging av årsplan for 2015 - HSL-fakultetet Bakgrunn I sak FS- 3/2015 vedtok fakultetsstyret årsplan for inneværende år. Årsplanen skal være forankret i Kunnskapsdepartementets sektormål for 2015 og UiTs strategiplan 2014-2020. For å vise sammenhengen mellom UiTs og HSL-fakultetets strategiske planverk, ble årsplanen utformet med utgangspunkt i mål og strategier hentet fra så vel institusjonens som fakultetets strategidokument. Årsplanen er en oppfølging av strategidokumentenes målsetninger og inneholder en serie med handlinger og tiltak som ble planlagt gjennomført i 2015 innenfor områdene forskning, utdanning og arbeidsmiljø og organisasjon. Nedenfor følger en kort redegjørelse for status for arbeidet med alle planlagte handlinger innenfor hvert av hovedområdene. Dekanens vurdering er at årsplanen i all hovedsak har vært fulgt opp som forutsatt fra styrets side. Rammer for finansiering av handlingene i årsplanen ble fastsatt av fakultetsstyret i forbindelse med budsjettfordelingen for 2014 og 2015 (sak FS 9/2014 og 35/2014), samt i disponeringen av frie avsetninger (sak FS 7/2015). Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Forskningskvalitet og -aktivitet Iverksette den nye ordningen med forskningsgrupper Følge opp forskningsgruppene med faste møtepunkter og et seminar pr. semester Oppfordre nåværende og framtidige forskningsgruppeledere til å delta på UiTs opplæringstilbud Lede og delta aktivt i implementeringen av UiTs nye tematiske satsninger Utrede ordning for kollegaveiledning Støtte opp om de to fagmiljøene som planlegger å søke SFF 2,3 mill. fra forskningsfondet 300 000 fra forskningsfondet 100 000 fra forskningsfondet 100 000 fra forskningsfondet Brev om tildeling ble sendt til gruppene i desember 2014, og ordningen ble formelt sett etablert fra og med 1.1.2015 17 grupper har fått støtte; 4 toppforskningsmiljø, 5 miljø på mellomnivå og 8 nybegynnermiljø. De fleste gruppene er kommet godt i gang, men enkelte har behov for mer tid til å konsolidere seg. Det har vært avviklet to seminar med fokus på ledelse. Seminarene er blitt godt mottatt. Alle gruppene har også hatt møte med prodekaner for forskning høsten 2015. Forut for møtene leverte gruppene en skriftlig rapport. Denne var utgangspunktet for samtalen. Forskningsgruppeledere har vært oppfordret til å delta og det er flere gruppeledere fra HSL som i løpet av året har deltatt på samlinger som inngår i UiTs lederutviklingsprogram. HSL-fakultetet har ansvar for området samfunnsutvikling og demokratisering. Det har vært gjennomført en rekke møter og aktiviteter med de fagmiljø som har deltatt i arbeidet under denne satsningen. To søknader ble sendt inn under fakultetets ledelse, men til tross for god evaluering av den ene søknaden fikk ingen av dem tilslag på midler. Ordningen ble iverksatt våren 2015, men det er foreløpig liten interesse for denne. Enkelte miljø kommer for sent i gang med skriveprosessen til at dette tiltaket har god effekt. Andre har allerede etablerte systemer for feedback. De to fagmiljøene russisk språkvitenskap/giellatekno og engelsk språkvitenskap sender sine søknader 25.11.15. Den første søknaden
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3 Arbeide systematisk for digital lagring og tilgjengeliggjøring av forskningsdata/kilder Utrede nye tiltak for å fremme økt publisering Iverksette tiltak som viser frem forskningsaktiviteter der studenter deltar Forskningsdrevet innovasjon Arrangere nasjonalt seminar om iverksetting av program for fornyelse av humaniora Identifisere aktuelle fagmiljø med tanke på en framtidig SFI-søknad Internasjonalisering Revidere ordningen med utenlandsstipend i FoU-termin og tildele stipender 800 000 fra omstillingsfondet står UIT ansvarlig for, den andre er et samarbeid mellom NTNU og UIT, hvor NTNU står som ansvarlig. De har fått administrativ og økonomisk bistand underveis. Den ene av prodekanene for forskning er med i en sentral arbeidsgruppe ved UiT. På HSL fak er det igangsatt flere mindre prosjekter knyttet til digitalisering, lagring og tilgjengeliggjøring av forskningsdata, bl.a. ved ILP, SESAM og i Stab. Det er ikke utarbeidet nye konkrete tiltak. Temaet er tatt opp i dialogen med forskningsgruppene, og fakultetsledelsen ønsker å jobbe videre med tiltaket fremover. Dette er blitt tatt opp i prosjektet «Studiekatalogen på nett» (Se under) Et nasjonalt seminar i regi av Nasjonalt fakultetsmøte ble arrangert i på HSL-fak i mai 2015. SFI-ordningen har vært gjennomgått og vurdert av fakultetsadministrasjonen opp mot de miljøene som er lengst fremme i forhold til teknologisk innovasjon. Den foreløpige konklusjonen er at det drives forskningsdrevet innovasjon ved HSL-fak., men at utfordringen for de mest aktuelle miljøene vil være å tilfredsstille de kravene som SFI ordningen stiller til kommersialiserbarhet og samarbeid med næringslivsaktører. Ordningen ble revidert sommeren 2015, og det er i etterkant av dette tildelt stipend til alle søkerne.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4 Støtte opp om større internasjonale konferanser der fakultetets fagmiljø er arrangør/medarrangør Tildele midler og følge opp det strategiske samarbeidet med Umeå universitet Redusere ph.d.-studentenes gjennomføringstid/ Ph.d.- utdanningen Kartlegge veilederes behov for kompetanseheving Arrangere seminar eller lignende ut fra kartlagte behov 700 000 fra forskningsfondet 100 000 fra utdanningsfondet/forsknin gsfondet Støtten ble utlyst tidligere i år, og en rekke miljø har fått tildelt konferansestøtte. Opprinnelig var dette en støtteordning finansiert av universitetsstyret, men da denne falt bort, etablerte fakultetet en egen ordning. Den er langt enklere å administrere lokalt, og det er et tiltak som gir god effekt. Våren 2015 fikk en rekke fagmiljø basert på søknader støtte til samarbeidsprosjekter med Umeå. HSL-fakultetets ledelse har sammen med instituttlederne besøkt Umeå universitet høsten 2015. Før utgangen av året skal fakultetsledelsen i samråd med Umeå universitet vurdere om ordningen skal utvides/videreføres Administrasjonen har utarbeidet forslag til spørreskjema for å kartlegge veiledernes behov. Det vil være videre behandling i ph.d.- utvalget i desember for justeringer og utsendelse. Planlegges gjennomført i løpet av 2016
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5 Fleksibilisering Gjennomføre prosjekt med sikte på å heve adm. og faglig ansattes kompetanse i bruk av digitale verktøy i forbindelse med videreutvikling av fleksible studietilbud. Delta i pilotprosjekt med digitale kompendier (BOLK) 250 000 innvilget fra program for undervisning Prosjektet pågår og videreføres i 2016. Fakultetet er aktiv i prosjektet, og det legges til rette for de fag som melder sin interesse. Tilbud rettes spesielt til emner som er samlingsog nettbaserte. BOLK benyttes til formell klarering og registrering av alle kompendier ved HSL. Spesielt på samlingsbaserte og nettbaserte emner tilbys det også digitale kompendier via BOLK. Erfaringene fra arbeidet er at studentgrupper på HSL fortsatt etterspør papirkompendier. Utvide utvalget av fleksible førstesemestertilbud med emner i bl.a. statsvitenskap og samfunnsplanlegging og nordisk Utvikle en interaktiv nettressurs om samiske kultur- /samfunnsforhold spesielt tilrettelagt for lektor- og lærerutdanningen ved UiT, men også åpent for andre interesserte. 100 000 fra omstillingsfondet Innvilget 250 000 i SAKmidler Tiltaket er gjennomført. Vitenskapelig assistent er ansatt på prosjektet i 100% stilling tom februar 2016. Samarbeidet med RESULT om den teknisk-pedagogiske løsningen er i gang. Prosjektet videreføres i 2016.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6 Attraktive og synlige utdanninger Igangsette et større prosjekt for forbedring av studiekatalogen på nett. Forbedringene i studiekatalogen på nett skal også synliggjøre forskningsaktiviteter på instituttene. Vurdere muligheten for å få til praksis- og hospiteringsordninger i flere studieprogram Arbeide videre for å få fullfinansiert den nye lektorutdanninga Etablere samarbeid med Troms Fylkeskommune og RSK Finnmark om universitetsskoler Utarbeide nye disiplinemner i femte semester i lektorutdanninga Arrangere en utdanningskonferanse-om utfordringer og muligheter skapt av nye undervisningsmetoder, Inntil 500 000 fra avsatte midler i 2014 til oppfølging av strategiplan 100 000 fra omstillingsfondet 100 000 fra omstillingsfondet Prosjektet er under gjennomføring og videreføres inn i 2016. Arbeid er i gang på Institutt for filosofi og førstesemesterstudier og det føres dialog med fagmiljøet i kunstvitenskap om muligheten. Fullfinansieringa av lektorutdanninga er innmeldt i forbindelse med de årlige budsjettinnspillene, og tatt opp i styringsdialogmøtene med universitetsledelsen. Foreløpig er det ikke gitt signaler om at det vil komme finansiering utover det som ligger i rammen i dag. Det er sendt søknad, men vi har foreløpig ikke mottatt svar. Det må tas høyde for å sette av egne midler til tiltaket, som videreføres i 2016. Det er utviklet ett emne i engelsk (språk) som er tilpasset lektorutdanninga. Historie og religion har gjort ei tilpasning med et emne som nå prøves ut. Et emne på nordisk (litteratur) er under utarbeidelse. Tiltaket ble gjennomført september 2015 med 140 deltakere fra hele Norge.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7 undervisningsverktøy og medier Rekruttering til samisk lærerutdanning 5-10. Innvilget lite beløp fra SAK 7 Utdanningskvalitet Fortsette prosjektet med studieplanarbeid med tanke på kvalitet og helhetlig studie- og programdesign Igangsette et prosjekt innenfor Writing Centre: «akademisk skriving som tiltak mot frafall» Videreutvikle ordninga med utdanningsstipend Videreutvikle ordninga med masterstipend Bidra i videreutvikling av plan- og romprogrammet for nybygget til ILP Aktive studenter Utvide HSL-fakultetets deltagelse i den sentrale alumniordninga Gjennomføre en intern kandidatundersøkelse på utvalgte fagområder (går inn i prosjekt studiekatalogen på nett) Det har vært gjennomført møter med relevante fagmiljøer med sikte på å få i stand reklamemateriell på nett (Facebook) og reklameartikler i allmenne tidsskrift. Tiltaket er utført i 2015 for BA og MA i statsvitenskap, MA i Public Administration og MA i sosialantropologi, mens det pågår for MA i sosiologi. Det legges opp til å fortsette med andre program, og foretas rutinemessig ved forslag om endring i/oppretting av nye studieprogram. Prosjektet er i gang og skal evalueres våren 2016. 500 000 fra Ble lyst ut og tildelt våren 2015 til MPA'en ved ISS. utdanningsfondet Tildeles fra Ble lyst ut og tildelt våren 2015 til 8 masterstudenter. utdanningsfondet Planleggingsfase ledet av Statsbygg gjennomført i november 2015. Prosjektet er ikke fulgt opp fra sentralt hold. Delvis gjennomført og videreføres. Foreløpig oversikt over kandidater er utarbeidet for bruk i det videre arbeidet i prosjektet.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8 Fakultetsledelsen og studentutvalget skal i fellesskap igangsette nye tiltak for å utvikle faglig identitet og sosialt engasjement blant studenter Etter- og videreutdanning Utarbeide en handlingsplan for etter- og videreutdanning Utvikle digitale løsninger på flere emner hhv. rene nettemner som kan lyses ut som EVU-tilbud Internasjonalisering Arbeide med utvikling av flere konkrete samarbeidsavtaler, spesielt for studenter på den integrerte lektorutdanninga. Kartlegge forskningssamarbeid med sikte på utvekslingsavtaler Gjennomgå eksisterende utvekslingsavtaler med tanke på Vi har opprettet tillitsvalgtseminar og har sammen med studentutvalget avtalt å i samarbeide få opp det sosiale og faglige engasjementet blant studentene ved fakultetet. Tiltaket er ikke gjennomført. Ordinære nettemner er lagt ut på evu-portalen. Det er et mål at alle studieprogram på fakultetet skal ha minimum to utvekslingsavtaler som er relevante for programmet. Fakultetet har hatt møte med alle institutter og sentere for å igangsette arbeidet, og vil følge dette opp utover våren 2016 for å sikre fremdrift i prosjektet. ILP har allerede et godt grunnlag for å nå dette målet, da deler av jobben med å lage konkrete utvekslingsavtaler for lærerstudenter allerede er gjort. Blant annet ved UC Berkeley, School of Education, har studenter på lærerutdanningene vært på utveksling, for å ta konkrete, forhåndsgodkjente emner. På integrert lektorutdanning 8-13 har arbeidet startet opp. Som et ledd i arbeidet med å stimulere til et høyere antall utreisende studenter har HSL-fakultetet startet arbeidet med å kartlegge pågående forskningssamarbeid i alle fagmiljøer, med tanke på å utrede muligheten for å formalisere arbeidet i form av en samarbeids/utvekslingsavtale HSL-fakultetet har startet arbeidet med å gjennomgå avtaleporteføljen, hvor målet er å identifisere de mest relevante
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 9 relevans Alle studieprogram skal kunne vise til konkrete utvekslingsavtaler som er aktive utvekslingsavtalene for hvert studieprogram, og på sikt avslutte irrelevante og sovende avtaler. Det er et mål at alle studieprogram på fakultetet skal ha minimum to utvekslingsavtaler som er relevante for programmet. Fakultetet har hatt møte med alle institutter og sentere for å igangsette arbeidet, og vil følge dette opp i utover våren 2016 for å sikre fremdrift i prosjektet. ILP har allerede et godt grunnlag for å nå dette målet, da deler av jobben med å lage konkrete utvekslingsavtaler for lektorsprogrammene, allerede er gjort.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 10 Personalpolitikk Utarbeide en egen strategi for arbeidsmiljø og organisasjon Tilpasse og implementere nye rutiner for tilsetting i vitenskapelige stillinger, jfr resultat av sentral forbedringsprosess Følge opp handlingsplan for reduksjon av midlertidig tilsatte, jfr FS 11-2014 Sluttføre oppfølgingen av Arbeidsog klimaundersøkelsen (ARK) Etablere bedre rutiner for gjennomføring av medarbeidersamtaler. Fakultetsstyret vedtok ny strategi for «mennesker i organisasjonen» i sak FS-6/2015 Saken ble tatt opp som en del av administrasjonsgjennomgangen, men fakultetet venter på avklaringer fra universitetsdirektøren for å kunne implementere ordningen. Statusrapport ble lagt frem for fakultetsstyret i vår. Sluttrapporten legges frem for styret i desember i sak FS-26/2015. Rapporten viser at fakultetet har nådd det måltallet som ble satt i handlingsplanen og at midlertidigheten nå er under 15%. Oppfølgingen av ARK ble avsluttet i forbindelse med vedtak om strategi for «Mennesker i organisasjonen» 2014-2017 i sak FS-6/2015. Flere tiltak både på institutt- og fakultetsnivå er gjennomført som følge av resultatene i ARK. Det er videre etablert et kontinuerlig forbedringsarbeid ved følgende rutiner: årlig rapportering fra institutt/sentre til fakultetsledelsen innen HMS-arbeidet kontinuerlig tilbud om korte kurs innen HMS til alle ledere på alle nivå revisjon og forbedring av beredskapsarbeidet Temaet er tatt opp med instituttlederne med henvisning til de krav om hyppighet, m.m. som er fastsatt ved UiT og maler for samtale er distribuert til ledere. Det er også gjennomført kurs i gjennomføring av medarbeidersamtaler. Fakultetet avventer utarbeidelse av eventuelle nye rutiner til resultatene av pågående sentral kartlegging foreligger.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 11 Økonomi og organisasjon Utrede sammenslåing av Institutt for språkvitenskap og Institutt for kultur og litteratur Videreføre arbeidet med å få på plass langsiktig budsjettering og økonomistyring, herunder avklare arbeidsdelinga mellom fakultetsog instituttnivået Halvere avsetningene både på fakultets- og instituttnivå innen 2017 Støttetjenester Utrede fakultetets politikk for tildeling av datamaskin til vitenskapelig ansatte Foreta gjennomgang av administrasjonen ved HSL i tråd med mandat gitt av fakultetsstyret (FS 40-2014) Sammenslåing ble utredet våren 2015 og behandlet av fakultetsstyret i sak FS-19/2015. Senere er fusjon av IS og IKL vedtatt av universitetsstyret. I samband med administrasjonsgjennomgangen og budsjettarbeidet for 2015 har dekanen besluttet at man i 2016 skal la økonomiseksjonen ta over styringen av lønnsbudsjettet for sentrene og de tre minste instituttene på HSL. Det er i forbindelse med budsjettprosessen utarbeidet budsjetter for de nærmeste fem årene for enhetene ved fakultetet. Fakultetet har gjennom hele året vært i dialog med enhetene, og har foreslått og gjennomført ulike tiltak for å redusere avsetningene. Tiltakene har hittil ikke hatt den effekten vi har ønsket, og fakultetsledelsen vil fremover foreslå ytterligere tiltak for å kunne nå målsettingen satt i årsplanen. I forbindelse med sak om fordeling av frie avsetninger som vil bli lagt frem for fakultetsstyret vårsemesteret 2016, vil det være en egen gjennomgang av målsettingen og om det er realistisk å opprettholde denne. Det ble i budsjettfordelingen for 2015 (sak FS-23/2015) orientert om at IT-avdelingen vurderer å legge frem et forslag om at innkjøp og utskifting av kontormaskiner for alle ansatte på UiT skal foretas av ITavdelingen. Utreding av fakultetets politikk, og eventuell avsetning av midler til innkjøp, vil foretas etter at det er avklart hvordan en eventuell overgang til sentralt styrte innkjøp vil bli. Arbeidsgruppa med ansvar for gjennomgangen avla sin rapport i november. Rapporten skal sluttbehandles i fakultetsstyret i desember.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 12 Utarbeide plan for å håndtere flerårig budsjettkutt som følger av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen i statsbudsjettet Planen er innarbeidet i rapporten fra administrasjonsgjennomgangen. Det gjenstår detaljplanlegging av hvordan kuttene skal fordeles for de to siste årene av reformen (2017-2018)
Forslag til vedtak: Styret tar oppfølgingen av årsplanen for 2015 til orientering. Sonni Olsen dekan Jørgen Fossland fakultetsdirektør Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no