Lillehammer kommune Valgstyre 2011-2015 MØTEINNKALLING Utvalg: Valgstyre 2011-2015 Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 05.05.2015 Tid: 14:00, eller så snart møtet i formannskapet er ferdig Eventuelt forfall meldes til Kristen Rusaanes på tlf. 907 98 900 eller på e-post: kristen.rusaanes@lillehammer.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. SAKLISTE Side Sak nr / Sakstittel 2/15 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - VALGSTYRET OG DELEGERING 3/15 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - FORHÅNDSSTEMMEGIVNINGEN - TIDER OG STEDER Lillehammer, 28. april 2015 Espen Granberg Johnsen ordfører
Sak 2/15 Sak 2/15 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - VALGSTYRET OG DELEGERING Saksbehandler: Bente Huuse Arkiv: 014 15/2269-2 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 2/15 Valgstyre 2011-2015 05.05.2015 Vedlegg: Ingen. Sammendrag: Det foreslås at saker som ikke er av prinsipiell betydning delegeres til valgstyrets leder og rådmannen. Bakgrunn: Kommunelovens regler om delegering av myndighet kommer til anvendelse. Delegeringsadgangen omfatter enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jfr. kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Etter valgloven og valgforskriften er det oppgaver som valgstyret selv skal behandle. Saker som ikke er av prinsipiell betydning kan delegeres. Fakta: Kommunestyret har i møte 30.10.2014, sak 104/14 fastsatt at kommunestyre- og fylkestingsvalget skal avvikles over to dager den 13. og 14. september 2015, Kommunestyret oppnevnte i møte 13.10.2011, sak 72/11, valgstyre for perioden 2011-2015. I møte 20.06.2013, sak 44/13, oppnevnte kommunestyret medlemmer i stemmestyrene for gjenværende kommunestyreperiode 2013-2015. Etter valgloven har valgstyret følgende oppgaver: 1. Ansvarlig for manntallet jfr. 2-3: o ansvar for å føre manntall og sende ut valgkort o utlegging av manntall til offentlig ettersyn og kunngjøring o ansvar for oppdatering av manntallet o underretning om endring i manntallet 2. Oppnevne stemmemottakere jfr. 8-2: o oppnevne stemmemottaker (forhåndsstemmegivningen) 3. Fastsette og kunngjøre tid for stemmegivningen jfr. 8-3: o tid og sted for forhåndsstemmegivningen, herunder godkjenne stemmegivning ved institusjoner og ambulerende stemmegivning. o finne egnede valglokaler og kunngjøre tid og sted for valgtinget Side 2
Sak 2/15 4. Opptelling, protokollførsel og valgoppgjør, jfr. kap. 10: o ansvar for opptelling av stemmesedler o velge sted for opptellingen o godkjenne/forkaste tvilsomme stemmer o ansvar for føring av protokoll for valgstyret o ansvar for oversendelse til fylkesvalgstyret o motta og videresende klager på valget Formålsparagrafen 1-1 i valgloven er å legge forholdene til rette slik at borgerne ved frie, direkte og hemmelige valg skal kunne velge sine representanter til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer. Fra valghåndboken - 3.3 - om delegering av valgstyrets myndighet noteres følgende: Kommunelovens regler om saksbehandling i faste utvalg gjelder tilsvarende for valgstyret. Delegeringsadgangen omfatter enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Organisering av administrative valgoppgaver kan den enkelte kommune selv bestemme. Valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller administrasjonssjefen kan gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven. Det er imidlertid begrensninger med hensyn til omfang og sakstype. Konkrete enkeltsaker kan delegeres. I tillegg gis det adgang til delegering i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. I dette siste ligger en skranke både for hva valgstyret kan delegere, og for hvordan delegeringsfullmakten kan benyttes. Det er ikke adgang til å delegere generell avgjørelsesmyndighet i saker som etter sin art må anses for å være av prinsipiell betydning. Delegeringsvedtaket må leses med den begrensning at den som har fått delegert myndighet, har plikt til å gå tilbake til valgstyret hvis en enkeltsak innenfor en generell fullmakt må anses å ha prinsipiell betydning. Hva som er av prinsipiell betydning, må fastsettes ut fra vedtakets karakter og konsekvenser. Bestemmelsen gir dermed valgstyret et vidt rom for å vurdere hva som i det enkelte tilfelle er forsvarlig og hensiktsmessig. Det er ikke mulig å gi eksakte svar på hva som anses for å være av prinsipiell betydning, slik at myndigheten ikke kan delegeres. Som en veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Dette vil typisk være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler og lignende. Prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres. Valgstyret kan imidlertid ikke overlate til lederen å utføre denne oppgaven alene. Lederen må gjøre det sammen med valgstyrets sekretær eller en annen valgmedarbeider. Dette følger av regelen i valgforskriften 35 som sier at det skal være to personer til stede ved åpning av stemmegivninger. Videre at dersom åpning av omslags- og stemmeseddelkonvolutter foregår samtidig, må dette ikke gjøres av de samme personene. Denne begrensningen er begrunnet i prinsippet om hemmelig valg. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning, og som dermed ikke kan delegeres, er eksempelvis å treffe avgjørelser om valglister og tilbakekallelser skal godkjennes, og forkastelse av stemmegivninger. Side 3
Sak 2/15 Myndighet som eksempel på ikkeprinsippiell betydning som delegeres kan være innvilge fritak og oppnevne nye stemmestyremedlemmer. Vurdering/konklusjon: Som det framgår av opplistingen til valgstyret oppgaver, vil mange saker være typisk administrative oppgaver. Tider og steder for forhåndsstemmegivningen vil bli behandlet i valgstyret. Godkjenning av møtebøker og oversendelse til fylkesvalgstyret vil bli behandlet i eget møte i valgstyret etter valget. Andre saker, og som ikke er av prinsipiell betydning, vil valgadministrasjonen behandle i tråd med prinsippene i valgloven og for øvrig demokratiske prinsipper. Lillehammer kommune er med i ett tellesamarbeid sammen med Oppland fylkeskommune, Øyer og Gausdal kommuner om gjennomføring av elektronisk telling ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 etter samme modell og fordeling som ved tidligere valg. Tellingen skal foregå i fylkeskommunens lokaler. Konklusjon: Ordføreren foreslår at valgstyret delegerer saker som ikke er av prinsipiell betydning til valgstyrets leder og rådmannen, samt at valghåndbokens merknader legges til grunn for hvilke type saker dette skal gjelde for. Prinsipielle saker skal behandles i valgstyret. På vegne av ordføreren legger rådmannen saken fram med slikt forslag til V E D T A K : 1. Valgstyrets oppgaver og som ikke er av prinsipiell betydning, delegeres til valgstyrets leder og rådmannen 2. Prinsipielle saker skal behandles av valgstyret. Lillehammer, 24.04.2015 Christian Fotland Rådmann Eva Bueie Nygård Fagenhetsleder Side 4
Sak 3/15 Sak 3/15 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - FORHÅNDSSTEMMEGIVNINGEN - TIDER OG STEDER Saksbehandler: Bente Huuse Arkiv: 014 15/2277-2 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 3/15 Valgstyre 2011-2015 05.05.2015 Vedlegg: Ingen. Sammendrag: Det legges fram forslag om tider og steder for forhåndsstemmegivningen ved kommunestyreog fylkestingsvalget 2015. Bakgrunn: Kommunestyret har i møte den 30.10.2014, sak 104/14, fastsatt at kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 skal avvikles over to dager søndag den 13. og mandag den 14. september 2015. Stemmetiden skal oppretthholdes som ved forrige valg, søndag kl 15-19 og mandag kl. 09-20, og med samme 8 stemmekretser som tidligere valg. I tillegg ble det fattet vedtak om at valgstyret delegeres myndighet til å fastsette tider for når og hvor forhåndsstemmegivningen skal skje. Fakta Forhåndsstemmesteder og stemmetider: Forhåndsstemmegivning innenriks i perioden 1. juli 9. august: Ihht. valgforskriften 24a (1) plikter valgstyret å tilrettelegge for at velgere som henvender seg til kommunen i perioden 1. juli 9. august får avgitt stemme ved valget. Dette vil være et tilbud til velgere som verken kan stemme i ordinær forhåndsstemmeperiode eller på valgdagen. Velgerne må henvende seg til Servicetorget og gjøre avtale om når de kan forhåndsstemme før den ordinære forhåndsstemmeperioden starter den 12. august. Pga. ferietid, må bemanning og opplæring foregå før sommerferien. Perioden for forhåndsstemmegivningen 10. august 11. september: Forhåndsstemmeperioden varer mellom den 10. august og fram til og med den 11. september, dvs. siste fredag før valget den 13. og 14. september, jfr. valgloven 8-1. Stemmesteder forhåndsstemmegivningen: Valglovens 8-3 beskriver på hvilke steder det kan mottas forhåndsstemmer: «(1) Stemmegivningen skal foregå i egnet lokale. (2) Hos stemmemottaker oppnevnt av valgstyret foregår stemmegivning a) på helse- og sosialinstitusjoner, og Side 5
Sak 3/15 b) der valgstyret ellers beslutter at det skal mottas forhåndsstemmer.» Forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner, ambulerende stemmegivning, samt på Høgskolen i Lillehammer. Valgloven 8-3 (6) inneholder følgende vedr. ambulerende stemmegivning, sitat: Velgere som oppholder seg innenriks, unntatt på Svalbard og Jan Mayen, og som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme etter annet ledd, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Valgstyret fastsetter selv fristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Fristen må fastsettes til et tidspunkt innenfor perioden mellom tirsdag og fredag siste uke før valget. Søknadsfristen skal kunngjøres. Valgforskriften 25 inneholder følgende om forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner: Ved stemmemottak på helse- og sosialinstitusjoner kan stemmer også mottas hjemme hos personer som oppholder seg i trygde- og omsorgsboliger med umiddelbar tilknytning til institusjonen. Som ved tidligere valg, vil det bli tilrettelagt at forhåndsstemmegivning skal foregå på helseog sosialinstitusjoner og Høgskolen i Lillehammer. Forhåndsstemmegivningen vil kunngjøres i lokalpressen på kommunens fellesannonsering. Stemmemottakere: Etter valgloven 8-2 skal valgstyret oppnevne det antall stemmemottakere som er nødvendig for å gjennomføre forhåndsstemmegivningen på en tilfredsstillende måte. Det er valgstyrets ansvar å sørge for at stemmemottakerne får nødvendig opplæring. Vurdering/konklusjon: Erfaring fra de siste valg har vist at det er en stor økning i antall velgere som ønsker å avgi forhåndsstemme. I tillegg til Servicetorget, skal det gjennomføres mottak av forhåndsstemmer ved helse- og sosialinstitusjoner, Høgskolen samt i private hjem. Det vil være nødvendig med et tilstrekkelig korps av antall stemmemottakere til å motta disse forhåndsstemmene. Opplæring og trening av stemmemottakere vil være grunnleggende prinsipper for valg med de spesielle lover og regler som gjelder for mottak av forhåndsstemmer, samt det tekniske valgprogrammet som brukes for nødvendige registreringer. I følge valgforskriften skal det ikke benyttes stemmeseddelkonvolutter til velgere som tilhører egen kommune. Denne endringen krever at det til enhver tid skal være to stemmemottakere til stede. I tillegg har Kommunal- og regionaldepartementet utviklet et nytt administrativ program EVA, noe som vil kreve ekstra oppmerksomhet ved opplæringen av stemmemottakerne. Opplæringen vil bli gitt før sommerferien. Det vil dessuten bli revidert håndbok for både tidlig-stemming og forhåndsstemmemottak, der lover, regler og rutiner vil bli innarbeidet. Det foreslås at valgstyrets leder og rådmannen gis fullmakt til oppnevning av nødvendig antall stemmemottakere, og at disse gis opplæring som skissert. Side 6
Sak 3/15 Det foreslås at Servicetorget benyttes til tidlig- stemming fra 1. juli t.o.m. 9. august d.å. med mottak av forhåndsstemmer etter avtale mellom kl. 10 og kl. 14. Det foreslås at Servicetorget benyttes som fast forhåndsstemmested i perioden 10. august tom. 11. september d.å. med stemmetid mellom kl. 09 og kl. 15. Det foreslås utvidet stemmetid følgende dager: o Lørdag 29. august kl. 10 - kl. 13 o Torsdag 6. september kl. 09 - kl. 18. Det foreslås at det gis mulighet til forhåndsstemmegivning på følgende institusjoner: o Lillehammer helsehus o Skårsetlia bo- og servicesenter o Busmoen bosenter o Søre Ål bo- og servicesenter o Horsters minde bo- og servicesenter o Gartnerhagen bo- og servicesenter o Sykehuset Innlandet Lillehammer o Skogli helse- og rehabiliteringssenter o Revmatismesykehuset. I tillegg foreslås at det opprettes mottak av forhåndsstemmer ved Høgskolen i Lillehammer. Det foreslås at valgstyrets leder og rådmannen gis fullmakt med tilrettelegging av forhåndsstemmegivningen som angitt ovenfor. På vegne av ordføreren legger rådmannen saken fram med slikt forslag til V E D T A K : 1. Servicetorget godkjennes som stemmested for mottak av tidlig-stemmier fom. 1. juli tom. 7. august d.å. etter avtale, og med stemmetid mellom kl. 10.00 kl. 14.00. 2. Servicetorget godkjennes som fast forhåndsstemmested i perioden 10. august tom. 11 september d.å. med følgende stemmetider: o Fom. mandag tom.fredag - kl. 09.00 kl. 15.00. o Utvidet stemmetid følgende dager: o Lørdag 29. august - kl. 10.00 kl. 13.00. o Torsdag 6. september - kl. 09.00 - kl. 18.00. 3. Valgstyrets leder og rådmannen gis fullmakt med tilrettelegging og annonsering av forhåndsstemmegivningen for helse- og sosialinstitusjoner, Høgskolen i Lillehammer og for ambulerende stemmegivning. Side 7
Sak 3/15 4. Valgstyrets leder og rådmannen gis fullmakt til oppnevning av nødvendig antall stemmemottakere, samt opplæring av disse. Lillehammer, 24.04.2015 Christian Fotland Rådmann Eva Bueie Nygård Fagenhetsleder Side 8