Skriftlige spørsmål Komite for finans behandlet saken i møtet 210610 sak 65-10: 8. Fra Terje Ohnstad (A): "BT har onsdag 09.06.2010 en sak med tittelen "Flykter fra Bydrift". Her beskrives det som omtales som et "rush" av ansatte i Bergen Bydrift AS som ønsker å gå til bake til å jobbe for kommunen. Når bystyreflertallet, utgått fra byrådspartiene, vedtok å omdanne Bergen Bydrift KF til et aksjeselskap ble det også vedtatt en returrett: innen to år kunne de ansatte angre og gå tilbake til å jobbe i Bergen kommune. Å gå tilbake kan bety helt nye arbeidsoppgaver innen helt andre sektorer i kommunen. På få dager har hver femte ansatt i Bergen Bydrift AS bedt om å gå tilbake til Bergen kommune. Dette er et svært kraftig signal om usikkerhet fra de ansatte, og konserntillitsvalgt for PARAT-medlemmene i Bergen, Rune Skaar, uttaler at han mener uro og frykt er hovedårsaken til dette. Bydrift har den siste tiden tapt kontrakter, og sett i lys av at selskapets kontrakter med Bergen kommune, som de ble forfordelt i forbindelse med omgjøringen til AS, går ut 01.01.2012 er det klart at frykten de ansatte har for sine arbeidsplasser er begrunnet. I tillegg understreker Skaar at kommunen ikke har gitt signaler om hva de ønsker med selskapet. I stedet for å ta signalene om uro fra de ansatte på alvor velger byråd Røssland i stedet å tilbakevise alle påstander med å påpeke egen påstått fortreffelighet: " tvert om er det gjort et godt stykke arbeid fra byrådets side for at Bydrift skal kunne drive". Spørsmål: 1. Kan byråden forklare hvorfor hver femte ansatte i bydrift nå har valgt å benytte seg av returretten? 2. Hva er byrådens plan for selskapet Bergen Bydrift AS utover 2012, når den økonomiske støtten faller bort? 3. Hva er status ifht til oppdragsmengde per dags dato i selskapet? 4. I hvilke enheter tilbys de ansatte som har valgt å benytte seg a returretten ny stilling?" Byråd Harald Victor Hove besvarte spørsmålet: 1. Returretten er en individuell rettighet som Bergen kommune har gitt til de enkelte ansatte i tidligere Bydrift Bergen KF ved selskapsomdanningen til Bergen Bydrift AS (Bydrift). Det er således mange individuelle årsaker til de ansattes ønsker om å benytte seg av returretten. På mer generelt grunnlag er byråden kjent med at det har blitt pekt på usikkerhet knyttet til fremtidige arbeidsforhold og vilkår. Det har fra fagforeningshold også blitt pekt på mangelfull informasjon fra ledelsen til de ansatte om ulike forhold i selskapet. Skal en få til en god og effektiv informasjonsflyt i selskapet er en avhengig av god intern kommunikasjon, og 1
byråden er kjent med at styret er opptatt både av å styrke og forbedre informasjonshåndtering i virksomheten. Dette med at det skal tilstrebes god kommunikasjon i selskapet var ett av flere forhold som ble nedfelt i en egen avtale mellom ledelsen og de ulike fagforeningene i mai måned. Det oppstod en nokså spesiell situasjon i begynnelsen av juni måned da 23 ansatte i Bydrift skal ha innlevert krav om returrett til kommunen til selskapets ledelse. Denne situasjonen ble utløst i forbindelse med reforhandlingene av ny særavtale i bedriften. Etter ønske fra arbeidstakernes representanter er disse kravene om returrett nå opplyst å ha blitt stilt i bero til i slutten av juni måned da forhandlingene forventes å være sluttført. Byråden finner det imidlertid svært uheldig dersom de ansatte skulle bruke kravet om returrett for å oppnå særavtaler internt i Bydrift. Dette vil i så fall stride mor returrettens bakgrunn og ideelle formål. 2. Noen endelig plan for å håndtere denne situasjonen er ennå ikke fastsatt. Det arbeides imidlertid med ulike løsningsalternativer og prosesser i selskapet for å håndtere den situasjonen en møter i 2012. Det pågår også en dialog mellom selskapets ledelse og kommunen om dette tema. Byråden mener at det vil være et meget godt grunnlag for Bydrift, og den virksomheten selskapet driver, også i fremtiden. 3. Bydrift forventer å få en samlet omsetning i 2010 på anslagsvis MNOK 160. Pr. 31. mai hadde selskapet en omsetning på MNOK 78, og et positivt resultat etter finansposter. Ordresituasjonen i selskapet er opplyst å være tilfredsstillende, men det arbeides fortsatt med å styrke og tilrettelegge bedre for tildeling av løpende, relevante oppdrag for selskapet. Byråden har tatt initiativ til å styrke den løpende dialogen mellom Bydrift og de ulike bestillerenhetene i kommunen, og legger til grunn at samhandlingen og koordineringen av oppdrag vil fungere bedre i fremtiden. 4. Når ansatte i Bydrift ber om retur til kommunen søkes det etter aktuelle ledige stillinger i hele kommunen. Ansatte som bruker sin returrett til Bergen kommune, defineres som overtallige, og vil ha fortrinnsrett til ledige stillinger de er kvalifisert for. De behandles på ordinær måte etter kommunens prosedyrer for overtallige arbeidstakere. De ansatte som til nå har benyttet sin returrett har blitt vurdert/ tilbudt stillinger i: Byggvedlikehold Bergen Vann KF Gjenbruksentralen Renhold - skoler VA-etaten MOKS Lønnskontoret 2
9. Fra Anders Skoglund (V): "Det har i det siste kommet frem i media at Byarkivaren i forbindelse med bystyrets behandling av sak 140-10 Prinsipper for bruk av konkurranse i Bergen Kommune, hadde utarbeidet et notat med betenkeligheter rundt blant annet arkivering og journalføring ved bruk av private tilbydere til kommunale tjenester. Ved fremlegging av saker til behandling for bystyret skal byrådet legge ved mest mulig informasjon som belyser sakene fra flere sider, selv om denne går på tross av byrådets innstilling. Etter Venstres vurdering var Byarkivarens notat av prinsipiell betydning og tok opp sider av saken som ikke kom frem i byrådets innstilling eller andre vedlegg til saken. Spørsmål: Hvorfor ble ikke Byarkivarens notat vedlagt bystyresak 140-10 Prinsipper for bruk av konkurranse i Bergen når denne saken var til behandling i bystyret?" Byråd Liv Røssland besvarte spørsmålet: Generelle betraktninger Når byrådet legger saker frem til behandling i bystyret vil det alltid måtte skje en avveining av hvilke problemstillinger som er aktuelle å belyse i saken. I de fleste sammenhenger er det en utfordring å avgrense saken slik at en tydelig får frem kjernen i den problemstilling som settes til debatt og beslutning. Dette innebærer at det alltid vil være tilgrensende tema og vinklinger som noen finner interessante, som ikke omfattes av saken. Dersom alt skal med, vil sakene kunne bli store og uoversiktlige. Intensjonen med bystyresak 140/10 Prinsipper for bruk av konkurranse i Bergen, var først og fremst å rette søkelyset mot den prinsipielle tenkning som ligger til grunn for behovet for i større grad å ta i bruk økt konkurranse i kommunens virksomhet. I saken understrekes det at det er en avgjørende forutsetning for å lykkes i et slikt arbeid, at en har en oppegående og sterk bestillerfunksjon. En slik tydelig bestillerfunksjon har kommunen behov for både når en velger å ta i bruk ulike konkurranseformer, og ikke minst dersom en velger en organisasjonsløsning der alle oppgaver ivaretas av kommunen. Byarkivarens notat er å betrakte som et innspill til hvordan en i bestillerfunksjonen må utvikle tydelige kravspesifikasjoner når en skal konkurranseutsette et oppgaveområde. Slik sett er det mange gode påpekninger av hva som må ivaretas når en kravspesifikasjon skal utarbeides. Dette representerer hensyn som først og fremst skal ivaretas i neste fase dvs. når en har identifisert hvilke områder som skal eksponeres for konkurranse, og er i gang med det konkrete forberedende arbeid. I den omtalte sak har byrådet først og fremst lagt til rette for en politisk diskusjon vedr konkurranseprinsipper og aktuelle områder for økt bruk av marked og konkurranse. Prinsipper vedr politikk og fag For å unngå en sammenblanding av fag og politikk har Bergen kommune etablert et prinsipp om at en fagetats synspunkter skal følge saken frem til endelig beslutning. I mange saker kan det være forskjeller mellom de vurderinger en fagetat gjør på et 3
faglig grunnlag og de mer politisk forankrete vurderinger en fagbyråd eller byrådet gjør. For å sikre at bystyret som beslutningsorgan skal være kjent med hva kommunens fagetat på det aktuelle området som saken dreier seg om, mener, er ordningen med at fagnotater fra den fagetat som utreder grunnlaget for byrådets politiske sak, skal følge saken frem til beslutningstaker.. Når det gjelder den aktuelle sak, ble denne utredet innenfor det en med en generell benevnelse kan kalle byrådsavdelingen som politisk sekretariat. Det er ikke etablert en fagetat for konkurranse. Utgangspunktet var at dette var en sak først og fremst var forankret i politikk. Med dette som utgangspunkt var det heller ikke aktuelt å gå nærmere inn på mer spesifikke fagområder som dokumentasjon og arkivløsninger mv. Det foreligger slik sett ikke noe fagnotat å legge ved saken. Det som er spesielt i denne saken, er at byarkivaren en tid etter at saken var ferdigbehandlet i byrådet, og oversendt bystyret til behandling, oversendte sitt notat til kommunaldirektør for egen avdeling. Det vil si at han ga ikke et innspill til forberedelse av en sak, men et innspill til den politiske behandling av den. Ved å bruke fagnotat som dokumentmal for notatet, lagde han et dokumentet som i prinsippet legges t på offentlig journal Et godt samspill mellom politikk og fag i et parlamentarisk system innebærer at både politikere og fagfolk må kjenne på grensene mellom fag og politikk. Intensjonen med å sikre fagetatene en selvstendig faglig stemme, er at de vurderinger den fagetat som er bedt om å utrede en sak, skal komme frem til beslutningstakerne uten en politisk siling av vurderingene. Et slikt prinsipp kan imidlertid ikke innebære at alle fagetater har anledning til å få fremlagt sine synspunkter for f eks bystyret, når de på eget initiativ ønsker å uttale seg til saker de finner interessante, eller inneholder tema som de anser å ha relevans for egen virksomhet. Det kan ikke være slik at en åpner en egen politisk arena for fagetater til å delta/gi innspill til politiske diskusjoner på generell basis bare fordi de er organisert som etater. Det er byrådet som forbereder saker som legges frem for bystyret til behandling ikke fagetatene. Byrådet er ansvarlig for å gjøre en vurdering av alle innspill som kommer i en saksbehandlingsprosess, og å legge ved og kommentere de innspill som er aktuelle for de problemstillinger saken tar opp. Byrådet plikter å ha en forsvarlig saksbehandling av de saker som legges frem, og sørge for at sakene er best mulig opplyst. I dette ligger at det må foretas en aktiv vurdering av hvilke tema og vinklinger en sak bør inneholde. Det som ligger fast er at basisutredningen som en fagetat har foretatt, skal følge med sak frem til beslutningstaker enten dette er bystyret eller byrådet. Innspillet fra byarkivaren Byarkivarens innspill inneholder flere nyttige påpekninger. Påpekninger som det er viktig å ta hensyn i senere faser hva angår økt bruk av konkurranse i kommunal virksomhet. Som pekt på ovenfor og i den aktuelle sak (b.sak 140/10) er det av avgjørende betydning for et godt resultat at kommunen er en god og tydelig bestiller. De hensyn som byarkivaren tar opp i sitt notat vil være viktig å legge til grunn for arbeidet med å utvikle gode kravspesifikasjoner. Slike kravspesifikasjoner skal både sikre at kommunen får levert de tjenester som det inngås avtale om, men også at en i avtalen sikrer at en kan ivareta kommunens behov for styring herunder dokumentasjon, og der det er aktuelt - nødvendig offentlighet rundt arbeidet. 4
Selv om påpekningene fra byarivaren er interessante i seg selv, representerer de ikke grunnleggende nye perspektiver for hvordan en skal styre og følge opp konkurranseutsatt virksomhet. Sentrale elementer i byarkivarens påpekninger er allerede innarbeidet og ivaretatt i tidligere kravspesifikasjoner som kommunen har gjort i forbindelse med bruk av konkurranse. Allerede under Anne Grete Strøm- Erichsen byrådet den gang man konkurranseutsatte for første gang 2 sykehjem, ble det lagt klare føringer på krav til dokumentasjon og oppfølging ved at den private driver ble pålagt å bruke kommunens dataløsning PROFIL Konklusjon Når det gjelder representanten Anders Skoglunds (V) konkrete spørsmål om hvorfor Byarkivarens notat ikke ble fremlagt for bystyret da den aktuelle sak var til behandling, vil finansbyråden trekke frem følgende: 1. I forbindelse med forberedelse av b.sak 140/10 foretok byrådet en avveining av hvor omfattende og prinsipiell en slik sak skulle være. Saken skulle dreie seg om prinsipper for bruk av konkurranse, og ikke være en sak som uttømmende skulle gå inn på alle sider ved det å ta i bruk konkurranse. En avgjørende forutsening for å lykkes i et slikt arbeid, er imidlertid som det presiseres i saken at kommunen er en god bestiller, har en tydelig og god ledelse etc. Utdyping av denne type forutsetninger vil være naturlig å gjøre i andre sammenhenger enn i en prinsippsak av den karakter som ble lagt frem. 2. Innspillet fra byarkivaren forelå etter at byrådet hadde avgitt sin innstilling til bystyret. Det ble mottatt 20. april, mens innstillingen fra byrådet til bystyret ble gjort 7. april. 3. Innspillet fra byarkivaren ble ikke vurdert av å være av en slik karakter at det brakte fundamentalt sett ny informasjon inn i saken dvs. en informasjon som ville bidra til å endre sakens innretning og konklusjoner. 4. Det var følgelig ikke grunnlag for å trekke den omtalte sak som var fremsendt til behandling i bystyret tilbake, for å foreta en konkret vurdering av dette innspillet. 5. Byarkivarens påpekninger vil først og fremst ha relevans for arbeidet på dette saksfeltet i forbindelse med utarbeidelse av konkrete kravspesifikasjoner når en konkurranseprosess settes i gang.. 6. Innspillet fra byarkivaren har ikke status som et fagnotat fra en organisasjonsenhet som kan anses som en primærutreder vedr bruk av konkurranse i Bergen kommune, men er å anse som et innspill i en løpende diskusjon om å bidra til å heve kvaliteten i kommunens oppgaveløsning.. 7. Det er byrådet som utreder og fremmer saker til behandling i bystyret. Det er byrådets ansvar å sørge for at de saker som fremlegges for bystyret er tilstrekkelig opplyst i forhold til de vedtak som anbefales fattet. 8. Byrådet mener at den håndtering som er foretatt i denne sak er i samsvar med god forvaltningspraksis. 9. På anmodning fra A, SV, SP og R er det gitt innsyn i byarkivarens notat av 19. april 2010, jf brev fra finansbyråden av 03.06.10. 5