kl på Blomvåg Fjordhotel, Rong. (NB! Merk tid og stad)

Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 27.09.11 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 04.10.2011 kl. 13.00 på Blomvåg Fjordhotel, Rong Møteplan: Kl. 13.00 14.00 Kl. 14.00 - Lunsj Kontrollutvalsmøte (NB! Merk tid og stad) Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til, tlf. 55 23 94 47/975 05 152 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Det er planlagt at møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Karstein Pahr (s) Kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Seniorrådgjevar Vedlegg: Kopi: Sakliste Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Øygarden kommune Deloitte AS Rådmannen i Øygarden kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

Sakliste: Saknr. Sak 26/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 27/11 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 20.05.11 Vedlegg 28/11 Rådmannen orienterer 29/11 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2007 Vedlegg - 2011 30/11 Forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og Eige vedlegg budsjettering Revisjonsrapport 31/11 Budsjettforslag 2012 for kontroll og tilsynsarbeidet i Vedlegg Øygarden kommune 32/11 Meldingar Eige vedlegg 33/11 Orienteringssaker 34/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2

1 Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 20.05.2011 Kl.: 07.30 8.45 Stad: Rongesundet i Øygarden rådhus Saknr.: 23/11 25/11 MØTELEIAR Karstein Pahr (KrF) DESSE MØTTE Helga Vik Barnes (Ap) Therese Hellesøy Strand (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Rådmann Torgeir Sæter, sak 25/11 Økonomisjef Siri Ravnanger, sak 25/11 Deloitte AS v/ Bjarne Ryland Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Sakliste: Saknr. Sak 23/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 24/11 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 05.05.11 25/11 Årsrekneskap og årsmelding 2010 for Øygarden kommune Uttale frå kontrollutvalet 23/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 1

24/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 05.05.11 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 05.05.11. VEDTAK Protokollen frå møte 05.05.11 vart samrøystes vedteken. 2 25/11 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING 2010 FOR ØYGARDEN KOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Øygarden kommune sin årsrekneskap for 2010. 2. Kontrollutvalet ber om at rådmannen må syta for at årsrekneskap og årsmelding for Øygarden kommune i framtida er ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport 2010 frå Deloitte, spesielt når det gjeld rutinar innan kundefordringar, leverandørgjeld, løn og meirforbruk i investeringsrekneskapen. 4. Kontrollutvalet ber rådmannen komme i kvart møte i utvalet framover for å gjera greie for den administrative oppfølginga som vert gjort for å bidra til at budsjettet innan tenestområda vert halde, med særleg fokus på dei områda som har hatt store overskridingar både i 2008, 2009 og 2010. HANDSAMING I MØTE Rådmann Torgeir Sæter og økonomisjef Siri Ravnanger presenterte årsrekneskapen 2010 for Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Partnar Bjarne Ryland frå Deloitte orienterte om resultatet av den gjennomførte revisjonen av årsrekneskapen 2010 for Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Øygarden kommune sin årsrekneskap for 2010. 2. Kontrollutvalet ber om at rådmannen må syta for at årsrekneskap og årsmelding for Øygarden kommune i framtida er ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport 2010 frå Deloitte, spesielt når det gjeld rutinar innan kundefordringar, leverandørgjeld, løn og meirforbruk i investeringsrekneskapen. 4. Kontrollutvalet ber rådmannen komme i kvart møte i utvalet framover for å gjera greie for den administrative oppfølginga som vert gjort for å bidra til at budsjettet innan tenestområda vert halde, med særleg fokus på dei områda som har hatt store overskridingar både i 2008, 2009 og 2010. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Karstein Pahr kontrollutvalsleiar sekretær 2

3 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 04.10.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 28/11 28/11 RÅDMANNEN ORIENTERER 1. Skatteoppkrevjarfunksjonen: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 14/11 i møte 05.05.11: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Øygarden kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk. Dei har likevel avdekka vesentlege tilhøve ved at kemneren har gått utover sin fullmakter når det gjeld betalingsavtalar og ved at det er påvist kompetansebrudd i 2009 og 2010. 2. Øygarden kommune sin skatterekneskap og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen og kemneren om å kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å sikre at dei vesentlege tilhøva som er avdekka vert retta opp. 2. Driftsrapport for einingane Det er ønskeleg at administrasjonen kjem i møtet for å presentere siste tilgjengelege driftsrapport for kontrollutvalet. Rapport pr. 31.08.11 ligg ved. 3. Rådmannen sitt internkontrollsystem Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 16/11 i møte 05.05.11: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presentere det etablerte internkontrollsystemet som skal ta i vare det som ligg i kommunelova 23-2. På bakgrunn av dette er det gjort avtale med administrasjonen om at dei kjem i møtet for å presentere desse sakene. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef seniorrådgjevar Vedlegg: Driftsrapport pr. 31.08.11 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

4 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 04.10.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 29/11 29/11 EVALUERING AV ARBEIDET I KONTROLLUTVALET I VALPERIODEN 2007-2011 Bakgrunn for saka. I februar 2011 gav Kommunal og Regionaldepartementet (KRD) ut kontrollutvalsboka. Boka er utarbeida av Deloitte AS på oppdrag frå KRD og er ein lekk i å styrka arbeidet med eigenkontrollen i kommunane. Kommunal og regionalminister Liv Signe Navarsete påpeikte dette under lanseringa av boka: Målet med Kontrollutvalsboka, som Deloitte har skrive på vegne av departementet, er å skape større forståing for rolla og oppgåvene til kontrollutvalet, og bidra til eit godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen. Drøfting: Kapittel 11 i boka omhandlar Oppfølging og evaluering av kontrollutvalet, sekretariatet og revisjonen sitt arbeid. No er snart valperioden 2007 2011 ferdig og det kan etter sekretariatet si meining vere bra at det vert gjennomført ei evaluering av det arbeidet kontrollutvalet har gjort i denne valperioden. Dette kan gjerast t.d. ved at kontrollutval, sekretariat og revisjon saman drøfter nokre av dei spørsmål og innspel som kjem fram i kontrollutvalsboka på sidene 142 og 143, som omhandlar evaluering og erfaringsoverføring til nytt kontrollutval. Ordførar og rådmann er også invitert til å vera med på ei slik evaluering. Sidene 142 og 143 frå kontrollutvalsboka ligg ved. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at det vert gjennomført ei slik evaluering i dette møtet. Evalueringa bør resultere i eit forslag til ev. endringar/forbetringar i rutinane som kan gjere arbeidet med eigenkontrollen i Øygarden kommune enno betre. Dette bør leggjast fram for det nye kontrollutvalet. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef seniorrådgjevar Vedlegg: Kontrollutvalsboka side 142 og 143 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

5 Evaluering Eigenevaluering Det kan vere nyttig for kontrollutvalet å evaluere eige arbeid jamleg. Målsetjinga er å sørgje for kontinuerleg læring og forbetring ved å fokusere på korleis kontrollutvalet fyller sin kontroll- og tilsynsfunksjon. Kontrollutvalet si samhandling med sekretariatet og revisjonen bør vere ein del av evalueringa. Evalueringa kan gjerne gjennomførast som ein dialog med revisor og sekretær, dersom dette ikkje er til hinder for at kontrollutvalet kan snakke ope og ærleg om sine erfaringar. Sentrale spørsmål vil vere om kontrollutvalet sine forventingar blir innfridde, om saker blir tilstrekkeleg førebudde og korleis samhandlinga kan bli endå betre. Det kan skrivast referat frå evalueringa. Dersom ein identifiserer forbetringsområde, bør ein føreslå konkrete tiltak. Evaluering kan gjennomførast ein gong i året, gjerne før årsmelding og årsplan blir utarbeidde, slik at det er muleg å integrere forbetringstiltak utvalet sin verksemdsplan. Tips! Tema for evaluering Blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? Klarer kontrollutvalet å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? Korleis blir utvalet oppfatta av andre sentrale aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen? Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen? Bør kontrollutvalet gjere meir og/ eller mindre av noko? Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? Eksempel Evaluering av arbeidet og samhandlinga til kontrollutvalet Kontrollutvalet i Fredrikstad bestemte seg for å gjennomføre evalueringar av eiga verksemd med eit spesielt fokus på samhandling mellom utvalet, ordførar og rådmann. I oppstarten fekk dei ekstern prosessrettleiing for å lære om korleis slike evalueringsprosessar kan gjennomførast. I ettertid har kontrollutvalet gjennomført slike evalueringssamlingar med jamne mellomrom. På desse samlingane deltek både ordførar og rådmann saman med utvalet. Møta blir oppfatta som eit godt høve til å diskutere korleis kontrollutvalet kan ta hand om sine kontrolloppgåver, og korleis ein kan leggje til rette for god samhandling mellom utvalet, ordførar og rådmann. Spesielt har dei fokusert på korleis saker som ikkje er planlagde, som til dømes granskingar, skal handsamast. 142

6 11. Oppfølging og evaluering Ein god måte å få innspel til tema i evalueringsmøte, er gjennom erfaringsutveksling med andre kontrollutval. Då kan ein ta opp erfaringar knytte til arbeidet i kontrollutvalet og gje kvarandre innspel til gode arbeidsformer og liknande. Involvering av samhandlingspartnarar Det er også viktig at kontrollutvalet sine samhandlingspartnarar får høve til å evaluere arbeidet til kontrollutvalet og kome med innspel til forbetringsområde. Både kommunestyret og administrasjonen kan ha verdifulle erfaringar som kan vere med på å gjere kontrollutvalet sitt arbeid endå betre. Å invitere desse aktørane med på ei evaluering kan også medverke til å synleggjere og forankre kontrollutvalet sitt arbeid. Evalueringa kan gjennomførast ved at ordførar, gruppeleiarar og administrativ leiing blir inviterte til eit møte. Utvikling skjer ved erfaring og opplæring. Fellesmøter med andre kontrollutvalg og kontrollutvalgsledere gir nye impulser og utvikling. (Kontrollutvalsleiar, Rindal) Erfaringsoverføring til nytt kontrollutval Når kontrollutvalsperioden går mot slutten, er det viktig å leggje til rette for erfaringsoverføring til neste kontrollutval. Det er ein føremon at ikkje alle medlemmene blir skifta ut, slik at ein sikrar ein viss kontinuitet i arbeidet til utvalet. Sekretariatet og revisjonen vil også vere med på å halde oppe stabilitet. Det er uansett avgjerande å etablere ein god praksis for erfaringsoverføring. Mulege tiltak kan vere å: gjere mest muleg av kontrollutvalet sine rutinar og erfaringar skriftlege gjere materialet lett tilgjengeleg for nye medlemmer, til dømes i form av ein perm som dei får ved oppstart. Permen kan innehalde: lover og forskrifter rettleiar reglement årsplanar relevante rutinar og retningslinjer, overordna analyse og planar, dei siste gjennomførte forvaltningsrevisjonane, selskapskontrollane og liknande undersøkingar årsmeldingar evalueringar invitere tidligare kontrollutvalsleiar til eit av dei første møta i kontrollutvalet for å snakke om erfaringar 143

7 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 04.10.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 30/11 30/11 FORVALTNINGSREVISJON AV ØKONOMISTYRING OG BUDSJETTERING I ØYGARDEN KOMMUNE - REVISJONSRAPPORT Bakgrunn: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 42/10 i møte 13.12.10: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Økonomistyring og budsjettering, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan dagsett 8.2.10. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i den valde prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i kommunestyret. 3. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av august 2011, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. I den godkjende prosjektplanen går det fram at forvaltningsrevisjonen har slikt føremål og problemstillingar: Føremålet med oppdraget er å gjennomføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt som vurderer om Øygarden kommune si økonomistyring er føremålstenleg. Revisjonen vil gjennomgå Øygarden kommune si økonomistyring knytt til den ordinære drifta. Revisjonen vil svare på følgjande: 1. I kva grad har Øygarden kommune tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å utøve god økonomistyring? 2. I kva grad bidrar budsjettprosessen i Øygarden kommune til eit realistisk budsjett og grunnlag for god økonomistyring? 3. I kva grad blir årsbudsjettet sett i samanheng med Øygarden kommune sin økonomiplan? 4. I kva grad er budsjettoppfølging føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring og i samsvar med gjeldande regelverk? 5. I kva grad er etablerte rutinar for rapportering føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring? 6. I kva grad blir det rapportert i samsvar med etablerte rutinar? 7. I kva grad er innhaldet i rapporteringa føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

8 Drøfting: Med dette som utgangspunkt, har Deloitte gjennomført denne forvaltningsrevisjonen. Rapport er verifisert og rådmannen sine kommentarar til faktaopplysningar er innarbeidd i rapporten, jf. vedlegg 1. Deloitte har i denne forvaltningsrevisjonen nytta dokumentanalyse, intervju og verifiseringsprosess som metode. Rapporten omhandlar m.a. overordna organisering, ansvarsdeling og ressursar, budsjettprosessen, budsjettoppfølging og rapportering og bemanning og kompetanse i einingane. Vurderingar av desse områda er nærare omtalt i punkt 5 i rapporten. Sekretariatet har merka seg at Deloitte m.a. konkluderer slik i denne forvaltningsrevisjonsrapporten: Gjennom forvaltningsrevisjonen er det ikkje avdekka vesentlege manglar ved økonomistyringa i Øygarden kommune. Ut frå ei samla vurdering er det vår oppfatning at Øygarden kommune har: etablert prosessar som bidrar til å sikre at budsjettet blir realistisk og i samsvar med regelverk og interne rutinar tenlege rutinar og system knytt til økonomistyring etablert ei periodisk økonomisk rapportering som dekkjer administrasjonens behov for økonomisk styringsinformasjon og dei folkevalde sitt behov for innsyn i den økonomiske utviklinga gjennom året naudsynt kompetanse og ressursar til å sikra ei forsvarleg økonomistyring Det går vidare fram av rapporten at det likevel er forbetringspotensiale på nokre punkt. Desse punkta går fram av punkt 7 i rapporten, forslag til tiltak, der det står dette: Med utgangspunkt i observasjonar som er gjort i samband med forvaltningsrevisjonen, vil vi tilrå at Øygarden kommune: 1. Opprettheld fokus på arbeidet med å dokumentera rutinar og prosessar på økonomiområdet. 2. Vurderer dagens praksis for endring av vedteke budsjettet gjennom året for å sikra at alle vesentlege endringar i inntekts- og kostnadspostar blir reflektert i justert budsjett i samsvar med 11 i forskrift om årsbudsjett for kommunar og fylkeskommunar. 3. Vurderer å fordela budsjettala på månader (periodisera budsjettet), mellom anna for å forenkla den periodiske rapporteringa og forbetra avviksanalysane og gje eit betre grunnlag for berekning av prognosar. 4. Gjennomgår prinsipp og organisering av arbeidet med å tilpassa budsjettet på dei ulike einingane/sektorane til vedtekne rammer, og sikrar at dette blir godt forankra i organisasjonen. 5. Vurderer praksis, opplærings- og kvalitetssikringstiltak knytt til utarbeiding av prognosar på einings- og tenestenivå. 6. Vurderer korleis politisk nivå kan involverast tidlegare i budsjettprosessen. 7. Vurderer trongen for grunnleggjande opplæring, av leiarar, i budsjettering og økonomistyring. 2

9 Konklusjon: Forslag til innstilling byggjer på forslag til tiltak i rapporten. Sekretariatet meiner i tillegg at kontrollutvalet bør tilrå at kommunestyret ber rådmannen om å laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i punkt 7 i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld økonomistyring og budsjettering i Øygarden kommune vert følgt opp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan 01.01.12, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson kontrollsjef seniorrådgjevar Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport frå Deloitte 3

10 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 04.10.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 31/11 31/11 BUDSJETTFORSLAG 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSARBEIDET I ØYGARDEN KOMMUNE Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vart endra med verknad frå 1.7.2004. Etter forskriftas 18 skal kontrollutvalet i Øygarden kommune utarbeide framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Omtala i forskrifta lyder slik: " 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementets merknader til 18 Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas." I Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar - 10 og 13 er det slått fast at kontrollutvalet skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og plan for gjennomføring av selskapskontrol. Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i ny avtale som vart inngått med Deloitte AS med verknad frå 1.7.2010. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

selskapskontroll. Ut frå planane innafor dette området, vil prosjektarbeid kreva ei ramme på om lag 250 timar for kommunar med størrelse som Øygarden. Vidare er det lagt til grunn at det vert like mange møter i kontrollutvalet i 2012 som det har vore i 2009, 2010 og 2011 og med om lag like stor saksmengde. Det er vidare lagt inn noko ekstra kostnader i samband med deltaking på folkevaldopplæring for kontrollutval for dei nye medlemene i kontrollutvalet. Det er også lagt inn auke i møtegodtgjersla for å ta høgde for ev. auke frå 3 til 5 medlammar i kontrollutvalet og auke i tapt arbeidsforteneste for medlemene i kontrollutvalet, kostnader til at medlemene i kontrollutvalet kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse, medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), abonnement på Kommunerevisoren, servering på utvalsmøta og ein diverse post. Det er som vanleg også lagt inn pengar til ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. adhoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte komme undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10: 11 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Som det går fram av forskrifta over skal kontrollutvalet i 2012 gjennomføre ein overordna analyse av kommunen si drift og på bakgrunn av denne laga eit forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015. Dette er eit omfattande arbeid som krev brei involvering av både politisk nivå, administrativt nivå og ikkje minst involvering av kontrollutvalet. Det skal også gjennomførast tilsvarande prosess når det gjeld analyse og plan for selskapskontroll. På bakgrunn av dette er posten for ekstra tiltaksmidlar føreslått auka i 2012 for å dekke kostnadene til dette planarbeidet. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor, jf avtale mellom Øygarden kommune og Hordaland fylkeskommune dagsett 19.12.2008. Konklusjon: På bakgrunn av dette tilrår sekretariatet at kontrollutvalet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning for det budsjettforslaget som ligg føre. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2012 i Øygarden kommune slik det ligg føre. Hogne Haktorson kontrollsjef seniorrådgjevar Vedlegg: Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i Øygarden kommune 2012 2

12 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 04.10.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 32/11 32/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: Side 15 KRD Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/hoeringer/hoeringsdok/2011/hoyring- endring-i-kommunelova-og-enkel/hoyringsnotat.html?id=644547 1 16 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 27/11 Årsmelding for Øygarden kommune 2010 3 17 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 28/11 Årsrekneskap 2010 for Øygarden kommune 7 18 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 29/11 Investeringsrekneskap 2010 Handtering av 11 meirforbruk 19 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 33/11 Årsmelding for kontrollutvalet 2010 15 20 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 34/11 Godtgjersle til leiar i kontrollutvalet 17 21 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 35/11 Auke frå 3 til 5 medlemmer i kontrollutvalet 19 22 Rådmannen Statusrapport i samband med forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta 21 23 FKT Medlemsbrev nr. 3 / 2011 39 24 FKT Medlemsbrev nr. 4 / 2011 45 25 Formannskapet Sak til FSK 14.09.11 sak 77/11 Finansrapport for Øygarden kommune pr. 31.08.11 55 FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef seniorrådgjevar Meldingane ligg ved som eige vedlegg Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

13 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 04.10.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 33/11 33/11 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Presentasjon av revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

14 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 04.10.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 34/11 34/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR I denne saka vert møteprotokollar frå politiske organ lagt fram for kontrollutvalet. Møteprotokollane er send ut frå administrasjonen eller dei kan lastas ned frå Øygarden kommune si heimeside. Protokollane gjer primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet vart i møte 07.01.09 samde om å dela jobben med å lesa gjennom protokollane før møta i utvalet slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Faste utval for plansaker Komité for teknikk Komité for levekår Kontrollutvalsmedlem: Therese Hellesøy Strand Karstein Pahr Karstein Pahr Helga Vik Barsnes Helga Vik Barsnes Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret 13.04. og 08.06.11 Formannskapet 06.04., 11.05., 25.05., 15.06., 29.06. og 24.08.11 Faste utval for plansaker 27.04., 24.05. og 29.06.11 Komité for teknikk 02.05., 23.05. og 20.06.11 Komité for levekår 11.04., 09.05. og 20.06.11 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.