Startprogram for innovative anskaffelser

Startprogram for innovative anskaffelser For ledelse, fagfolk og innkjøpere i offentlige virksomheter 2. november 2017

Fire store utfordringer Flere Eldre Lavere Større

Stat Kommune Privat

Stat IOA IOA Kommune IOA Privat

Formålet med en innovativ anskaffelse Øke innovasjonseffekten av offentlige anskaffelser: Offentlige besparelser Miljøvennlige løsninger Bedre tjenester for brukerne Næringsvekst

Mange som ønsker innovative anskaffelser velkommen og som kan hjelpe

Programansvarlig NHO KS Difi Ledende pådrivere Helse- og omsorgsdepartementet Kommunal- og moderniseringsdepartementet Helsedirektoratet Klima- og miljødepartementet Innovasjon Norge Forskningsrådet Statsbygg NAV Helse Sør-Øst Ledende statlige Forsvarsbygg Skatteetaten Vegvesenet virksomheter Bane NOR Avinor NTNU Ledende kommuner og fylker Oslo kommune Bergen kommune Stavanger kommune Kristiansand kommune Bærum kommune Trondheim kommune Bodø kommune Østfold fylkeskommune Akershus fylkeskommune Buskerud fylkeskommune Vestfold fylkeskommune Telemark fylkeskommune Møre og Romsdal fylkesk. Nord-Trøndelag fylkesk. Sør-Trøndelag fylkesk. Nordland fylkeskommune

Programmet er operativt i store deler av landet Programadministrasjon Maiken Pådriver Formidling IKT/ Digitalisering Stat Østlandet Hilde Helse og omsorg Østlandet sør-øst Klima og miljø Vestlandet Midt Norge Tore André Harald Gørill Nord Norge Cecilie Ida

Programmets rolle og funksjon Pådriver for innovative anskaffelser 1. Introdusere offentlige innkjøpere for innovative anskaffelser 2. Veiledning og råd om gjennomføring 3. Tilrettelegge møteplasser der behov kan møte løsninger 4. Formidle læring og erfaringer

1 3 2 4

5 steg mot innovative anskaffelser 1. Få forankring 3. Legg til rette 5. Gjennomføring 2. Lær metoden 3. Definer behovet

og kanskje noen steg tilbake 1. Få forankring 3. Legg til rette 5. Gjennomføring 2. Lær metoden 3. Definer behovet

1. Få forankring

«Innovative anskaffelser vil være måten vi kjøper varer og tjenester på fremover» Byråd Geir Lippestad i Oslo kommune Foto: Sturlason

1. Få forankring En innovativ anskaffelse bør forankres på høyeste nivå hos alle som er involvert: Ledelsen Berørt fagledelse Innkjøp Forankring av innovative anskaffelser som strategisk virkemiddel. Forankring av den konkrete innovative anskaffelsen

Forankring i strategiske dokumenter Kommuneplan Anskaffelser nevnt som strategisk virkemiddel i kommuneplan Helse og omsorgsplan Klima og miljøplan Næringsplan Innovative anskaffelser nevnt som metode i Anskaffelsesstrategi Anskaffelsesstrategi Arealplan Bærekraftige bygg beskrevet som tiltak i Klima og miljøplan Behovet for barnehage beskrevet i Arealplan sammen med tomter regulert for formålet Fagerlund bhg

2. Lær metoden

Innovativ anskaffelse

Nytt Innovasjon Nyttig Nyttiggjort

Ulike grader av innovasjon Nytt for verden Nytt på området Innovasjonshøyde Nytt for kommunen Samme som før

Ulike typer av innovasjon Finansiell Prosess Produkt Leveranse Nettverk Service Merkevare Inntjeningsmodell Støtteprosess Kjerneprosess Produktegenskap Produktsystem Salgskanaler Kundeopplevelse Doblin: Ten types of innovation

Det aller viktigste man som leder kan gjøre for å øke innovasjonsevnen er å etterspørre nye løsninger!

Anskaffelse

Det meste med en innovativ anskaffelse skjer i starten

Dialogen med leverandørene avgjør veien videre Virkemidler/ finansiering Egenfinansiert? Søke om støtte? Anskaffelse av innovasjon - Utviklingsprosjekt Behov Dialog Innovativ anskaffelse - Anskaffelse av en eksisterende løsning som er ny for virksomheten

Ekstern finansiering? Behovskartlegging Designpilot Stimuleringsordning for innovasjon og tjenestedesign Utviklingsprosjekter Pilot-E Innovasjonspartnerskap Medfinansieringsordning Klimasats H2020 Innovasjonskontrakter FOR-kommune og FOR-Region Skjønnsmidler Erasmus RFF og VRI KS FoU og Digi-fond

3. Legg til rette

Hvem har ansvaret for hva for å ta i bruk innovative anskaffelser? Ordfører eller Rådmann/byråd Prosjektleder fag Innkjøper Fylkesordfører? eller virksomhetsleder

8 tips for hvordan man legger til rette for innovative anskaffelser

Lengre planleggingshorisont

Tid og ressurser til grundig behovskartlegging

ikt prosjekt innkjøp drift fag

Virkemidler vi kan søke om Mulighetene innenfor regelverket innkjøp Hvor jeg kan be om hjelp Metoden for innovative anskaffelser

«Innovative anskaffelser vil være måten vi kjøper varer og tjenester på fremover» Byråd Geir Lippestad i Oslo kommune Foto: Sturlason

Det skal vurderes om det er mulig å ta i bruk alternative løsninger og tilrettelegge for en innovativ anskaffelsesprosess (dialogkonferanser osv) Sjekkliste for utforming av anskaffelsesstrategi

4. Definer behovet

Slik jobber du med behovet Hva er utfordringen som må løses? Hva er behovet som skal dekkes? Hvilken effekter skal anskaffelsen gi? Hvor godt kjenner vi behovet/problemet?

Utfordringen Behovet Løsningen tomt for kopipapir mer kopipapir en pall med kopipapir riktig utfordring? riktig behov? riktig løsning?

PROBLEM Dårlig inneklima i klasserommene 5 HVORFOR HVORFOR? For liten sirkulasjon av frisk luft HVORFOR? Lufteanleggene er underdimensjonert HVORFOR? Fordi det er kostbart å skifte ut HVORFOR? Fordi skolen må stenge og elevene busses HVORFOR? Fordi det ikke er mulig å skifte ut anleggende mens undervisningen pågår

Hva er behovet? FRA å be om pris på en løsning TIL å be om tilbud på en løsning for et beskrevet behov FRA å be om tilbud på ambulanse TIL å be om tilbud på løsninger for pasienttransport med mulighet for pasientbehandling underveis. I tillegg til behovsbeskrivelsen er det funksjonelle krav som sier noe om hvilke effekt man ønsker at anskaffelsen skal gi.

Oppgave Alternativ handleliste 1. Skriv ned tre ting på handlelisten 2. Snu arket og beskriv de samme tre tingene som behov 3. Bytt liste med en annen 4. Skriv ned forslag på varer som kan dekke behovet som er beskrevet.

Brukere? Offentlige oppdragsgivere gir brukerne økende oppmerksomhet Brukere er mer enn sluttbruker eller det vi tenker på som kunden. Alle som på en eller annen måte påvirker produksjonen eller opplevelsen av et produkt/tjeneste er brukere. Leverandører som deltar i en innovativ anskaffelse må være opptatt av brukere og beskrive hvordan man skal involverer brukere i tilbudet.

Bruk Design

5. Gjennomføring

Gjennomføring i fire trinn 1 Behovskartlegging og planlegging 2 Markedsundersøkelse og dialog 3 Konkurransegjennomføring eller utviklingsprosjekt 4 Kontraktsoppfølging

Behov qp Forankre i ledelse qp Forankre i strategi og planer q Identifisere utfordring og innovasjonsrom q Etablere prosjektet q Planlegge behovskartlegging q Lag første behovsbeskrivelse

Identifisere utfordring og innovasjonsrom Behov q Hvem kan hjelpe deg? q Hva fins av undersøkelser? Egne, andre? q 5 hvorfor - hva er den reelle utfordringen? q Løse selv, kjøpe løsning eller begge deler? q Hva er behovet? Kravspesifikasjon: Vi trenger en traktor til å slepe helikopteret ut av hangaren Behovsspesifikasjon: Vi trenger en løsning for å få helikopteret ut av hangaren

Etabler prosjektet Behov q Hvem må med for å løse denne oppgaven internt? q Eksterne resurser? Eksperter? q Intern prosjektleder eller ekstern? q Lag tidsplan - når må ny løsning være på plass? q Rammene for prosjektet:?? Du?? q Økonomi q Mandat q Styringsgruppe? q Risikovurdering?

Eksempel på team Eksempel på tverrfaglig anskaffelsesteam for anskaffelse av nye omsorgsboliger for eldre: Representanter for eiendomsforetaket i kommunen Personer med IKT-kompetanse Representant for annen tilsvarende omsorgsbolig i kommunen Representant for ansatte i omsorgsboliger Personer med erfaring fra eldreomsorg Personer med kunnskap om offentlige anskaffelser

Oppgave 1. Bli enige om et konkret utfordring. Felles eller forslag fra én av virksomhetene på gruppen. 2. Bruk arbeidsarket og definer anskaffelsesbehovet. Dersom dere får tid kan dere sette sammen et mannskap også. 10 minutter

Planlegge behovskartleggingen Behov q Hvem er brukere? Sluttbrukere og de som er involvert i tjenesteproduksjonen/reisen? - gjøre en interessentanalyse! q Ressurser og kompetanse til gjennomføring internt eller ekstern hjelp? q Metode for å innhente innsikten? q Oppsummere og analysere innsikten q Hvordan skal brukerinnsikten om behovet presenteres for leverandører og andre? q Gjennomføring

Interessentanalyse Trinn 1 Identifisering Ta frem et flip-over-ark På arket tegner du figuren til høyre Fyll inn navn på anskaffelsen (i sirkelen i midten) og alle aktuelle interessenter (i sirklene rundt). Trinn 2 Prioritering Marker de tre til fem viktigste interessentene, de som primært har en interesse av resultatet for anskaffelsen. Prioriteringen av interessentbehov bør forankres i virksomhetens ledelse. Anskaffelsesbehov Trinn 3 Forventningsavklaring Avdekke hva slags forventninger interessenten har til anskaffelsen. Hva vil de være opptatt av når det gjelder anskaffelsen? Trinn 4 Involvering Hvordan kan de viktigste interessentene involveres i behovsavklaringen og i risikovurderingen?

Eksempler på metoder for å innhente brukerinnsikt Behov q Samarbeid med andre virksomheter rundt like behov q Intervjuer q Observasjon og hospitering q Tjenestedesign q Brukerreise q Workshop q BLT-metoden q Spørreundersøkelser q Referansegrupper

Lag behovsbeskrivelse Behov Etter at behov er vurdert internt og med involvering av brukere, må du strukturere og beskrive behovet på en tydelig måte. Beskrivelsen er utgangspunktet for den videre leverandørdialogen. q Hva skal med fra brukerinnsikten? q Hva skal med om virksomheten? q Krav til funksjon og ytelse må du gjerne ha med, men det kan lønne seg å vente med det til etter dialogen. q Beskrive formål, gevinster og hvilken effekter du vil ha ut av anskaffelsen.

1 Behovskartlegging og planlegging 2 Markedsundersøkelse og dialog 3 Konkurransegjennomføring eller utviklingsprosjekt 4 Kontraktsoppfølging

Dialog Det er lovlig å ha dialog med markedet så lenge du behandler leverandørene likt, unngår å gi urimelig konkurransefordel og ikke røper forretningshemmeligheter. Anskaffelser.no, Difi

Før du går i dialog Dialog q Lag en plan for dialogaktivitene dere skal gjennomføre. Vurder: q Hvorfor dere har dialog/formålet med dialogen q Hva skal dere ha dialog om? q Hva skal dere oppnå med dialogaktivitene? q Hvem skal dere ha dialog med? q Når skal (de ulike) dialogaktivitene gjennomføres? q Hvordan skal (de ulike) dialogaktivitetene gjennomføres?

Mange muligheter for dialog Dialog q aktivt gå ut å søke råd hos leverandører, bransjer, rådgivere, andre virksomheter, uavhengige eksperter, forskningsmiljøer osv. q motta råd uoppfordret fra for eksempel leverandører, bransjer, rådgivere q delta på messer og andre steder fagmiljøer møtes q bruke innleide konsulenter q informere om kommende anskaffelser og behov q invitere til møter og konferanser q be om skriftlig informasjon fra leverandørene q legge hele eller deler av konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen og kontraktsvilkår ut på «høring» til leverandørene

Dialog Dialogkonferanse q Lag invitasjon og program for dialogkonferansen q Offentliggjøring på Doffin fire uker før. Presse? q Mobilisere leverandører direkte q Jobb med formidling av behovet hvordan? q Vær åpen for innspill: noe vi ikke har tenkt på, har vi tenkt for snevert. Dialogkonferansen er ikke enveiskommunikasjon, men reell dialog behov, løsninger og prosessen. q Opplegg? Plenumsdiskusjon, workshop, éntil-én møter, skriftlig innspill i etterkant? q Vær forberedt på at leverandørene ikke sier så mye i plenum. q Streaming eller Skype

Oppgave: Bred mobilisering! Case: flom! Gå sammen to og to og løs: Hvem mobiliserer vi for å løse denne utfordringen?

Oppgave: forslag Bedrifter Klynger Gründere Fagmiljøer Eksperter Regelverket: etater Virkemiddelapparat: tilskuddsordninger

Dialogen med leverandørene avgjør veien videre Konkurranse Anskaffelse av innovasjon - Utviklingsprosjekt Behov Dialog Innovativ anskaffelse - Anskaffelse av en eksisterende løsning som er ny for virksomheten

Konkurransegjennomføring eller utviklingsprosjekt Konkurranse q Hvor kan vi legge listen for anskaffelsen mht innovasjon? q Egen kompetanse på gjennomføring av konkurranse? Hente inn hjelp? q Hvilken konkurranseform gir mest innovasjonshøyde i denne konkrete anskaffelsen? Prekvalifisering? q Lage en behovsspesifikasjon? (DIFI mal) q Husk sammenheng mellom behovsbeskrivelse, tildelingskriterier, evalueringsmodell og kontraktmessig ytelse. q Vurdere å sende konkurransegrunnlaget ut på høring (Doffin). Juster konkurransegrunnlag?

Konkurranse Tilbudskonkurranse Konkurransegjennomføringen er i hovedregel lik anskaffelser generelt. Det er måten oppdraget blir skildret på i konkurransegrunnlaget, som er spesielt viktig for å åpne opp for innspill fra leverandørene, og dermed fremme innovasjon. Noen forhold som gjelder spesielt for innovative anskaffelser og evaluering av tilbud: q Nødvendige kompetansen til å identifisere relevante forskjeller mellom løsningsforslagene. q Innovative løsninger kan på kort sikt ha en merkostnad knyttet til seg.. q Utarbeid en evalueringsguide for hvert av tildelingskriteriene.

Utvikling Utviklingsprosjekt? Når det ikke finnes en dekkende løsning i markedet, kan du gå i samarbeid med leverandører og/eller forskningsmiljøer om å utvikle nye løsninger. Det er flere metoder du kan bruke for å gjennomføre slike utviklingsprosesser, og her kan du lese mer om de: q Innovasjonspartnerskap q Før-kommersielle anskaffelser q Plan- og designkonkurranse q Konkurransepreget dialog q Forsknings- og utviklingskontrakter

Dersom løsningen ikke finnes i markedet Utvikling Plan- og designkonkurranse Behov Dialog Førkommersiell anskaffelse Innovasjonspartnerskap Konkurransepreget dialog Behovskartlegging Dialog Konkurransegrunnlag Idé Prototype Test Konkurranse

Oslo kommune,nodig - gravefrie løsninger for tilknytning til hovedvannledning Mars 2014 Sept 2014 Okt 2014 Des 2014 Mars 2015 Høst 2016 2017 Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Idé/konsept Utforskning av løsninger Prototyping Testfase Kjøp Førkommersiell anskaffelse LOA 5 Grunnleggende krav følges Anskaffelse Behov Dialog Åpent for alle Leverandør A Leverandør B Leverandør A Leverandør B Leverandør A Leverandør B Leverandør A Leverandør B Leverandør C Leverandør C Kunngjøring før-kommersiell anskaffelse Evaluering og valg av leverandører for Fase 1 Evaluering og valg av leverandører for Fase 2 Evaluering og valg av leverandører for Fase 3 Kommersiell anskaffelse, LOA/FOA

Kontraktsoppfølging Kontrakt Etter at valg av leverandør er gjort må dere forberede og underskrive kontrakt og tilrettelegge for bruk av avtalen og kontraktsforvaltning. q Forberede kontraktgjennomføring q Bruke avtalen q Kontraktforvalting q Gevinstrealisering i kontraktsperioden q Erfare og lære

Ta i bruk innovative anskaffelser! bra for innbyggerne, bra for innkjøperne og bra for leverandørene! Takk for meg!

innovativeanskaffelser.no