BRUK AV GMAIL SOM KLUBBADRESSE

Tillitsvalgt (ATV) og vara på KS-området (videregående skole, grunnskolen, kommunale barnehager, PPT mfl). Andre tillitsvalgte som bruker Gmail Oppdatert utgave 01.06.2011 BRUK AV GMAIL SOM KLUBBADRESSE Alle klubbene på KS-området med minst 2 medlemmer / som har en ATV, har klubbadresse med bruk av Gmail. Dette er vedtatt som et ledd i samarbeidet mellom lokallagskontoret og de tillitsvalgte. Det er mange gode grunner til at vi benytter klubbadresser i stedet for private mailadresser, bl.a. at vara har tilgang til all mail når ATV er syk/fraværende, vi slipper å endre mailadresse ved ny ATV, ny ATV har tilgang til viktig mail som er sendt tidligere, ny ATV kan overta kontaktlista til alle medlemmene i klubben. Systemet ble innført i 2007, og det første året brukte vi Fronteradresser. Det viste seg imidlertid at lagringsplassen der var altfor liten i forhold til vårt behov. I tillegg hevdet kommunen at våre tillitsvalgte ikke kunne bruke Fronteradresser opprettet av dem (halden-gs.no) under konflikt i tariffoppgjør. Vi tok konsekvensen av det, og vi så det egentlig også som en fordel for oss å få et trygt mailsystem til bruk også under tariffoppgjør (ikke eid/styrt av arbeidsgiver). I mai 2008 tok vi derfor den store ekstrajobben med å bytte alle klubbadressene. Gmail valgte vi bl.a. fordi lagringsplassen er svært stor og fordi den er veldig praktisk i bruk, især når man blir vant til bruk av etiketter i stedet for mapper (se side 3). Det er lokallagskontoret som har opprettet alle mailadressene og som står som eier hos Gmail. Vi oppretter gjerne slike klubbmailer til andre ATVer som ønsker det (private barnehager, statlige mfl.). Vi anbefaler gjerne Gmail til privat bruk også, men har vel å merke ingen økonomiske interesser knyttet til dette. Mailen skal være tilgjengelig både for tillitsvalgt (ATV) og vara, begge må kjenne passordet og systemet i Gmail. "Dere" nedenfor betyr ATV + vara. Vi ber om at dere ikke legger inn noen automatisk videresending til andre mailadresser og at dere også benytter Gmail som avsenderadresse i all kontakt mellom klubben og lokallagskontoret, altså bruker bare den også for mail fra dere. Bare hvis du har en henvendelse som gjelder deg selv som medlem / deg personlig, bruker du din egen mail, enten det er jobbadresse eller privatmail. Pålogging: 1. www.gmail.com eller http://mail.google.com 2. Brukernavn: udf.xxxx (arbeidsplassens navn, evt. forkortet, det gjør ikke noe om dere glemmer punktum). Brukernavnet får nye tillitsvalgte av (forrige) ATV, eller av lokallagsleder hvis det er en ny arbeidsplass. 3. Epost-adressene er brukernavn@gmail.com, for eks. udf.frigg@gmail.com 4. Passord får nye tillitsvalgte av (forrige) ATV må endres snarest av dere to i fellesskap slik at bare nåværende ATV og vara kjenner passordet! Se neste side. Hvis problem med det, kontakt lokallagsleder. Detaljer / tips finner du på side 2-6. Lykke til med bruk av klubbmail / Gmail ;-) Vennlig hilsen Ellen Stigum, lokallagsleder 1

HJELP-KNAPPEN Klikk på tannhjulet (betyr Alternativer) øverst til høyre og velg Hjelp for Google Mail. ENDRE PASSORD 1. Klikk på tannhjulet (betyr Alternativer) øverst til høyre og velg Innstillinger for Google Mail. 2. Du kommer nå til siden Innstillinger. Klikk på Kontoer og import. 3. Klikk på Endre passord øverst LOGGE UT Klikk på den lille trekanten øverst til høyre for mailadressen. Klikk på Logg ut nederst der. KONTAKTER Adresser du sender mail til, legger seg automatisk i lista over Andre kontakter. Du kan selv velge (hake av) dem du vil ha på lista over Mine kontakter og gi dem navn som nedenfor. LEGGE TIL KONTAKT 1. Kontakter til venstre 2. Ny kontakt under denne. 3. Skriv inn navn og mailadresse. 4. Lagre nå til høyre. OPPRETTE GRUPPE AV KONTAKTER 1. Mine kontakter. Hak av de som skal være med i gruppa. 2. Grupper, klikk på svart trekant + velg Opprett ny. 3. Skriv inn gruppenavn + OK BYTTE NAVN PÅ GRUPPE ELLER SLETTE DEN 1. Klikk på gruppas navn til venstre 2. Flere alternativer 2

E-POST HVORDAN VISE EN MAIL SOM LEST ELLER ULEST 1. Mail som er ulest, har fet skrift. 2. Hak av mailen i innboksen. 3. Klikk på Flere alternativer over innboksen, velg Merk som lest / Merk som ulest. OPPRETTE NY ETIKETT 1. Etiketter midt på siden over Innboksen + Administrere etiketter 2. Scroll nedover forbi Systemetiketter til Etiketter og feltet Opprett ny etikett. Skriv inn det navnet du vil ha på etiketten i feltet. Du kan evt. legge den inn som underetikett til en etikett du har fra før (som da blir overordnet). Trykk på Opprett. ENDRE ELLER SLETTE ETIKETTEN 1. Finn etiketten til venstre. 2. Klikk på den grønne pila/trekanten 3. Her kan du endre navn, endre farge, redigere, legge til en underetikett og slette etiketten. VELGE ETIKETTER PÅ EN MAIL 1. Hak av mail(ene) i innboksen eller utboksen. 2. Klikk på etiketter. 3. Hak av den/de etikettene den skal få + Bruk nederst. 3

FINNE ALLE MAILER SOM HAR FÅTT SAMME ETIKETT Klikk på etikettnavnet til venstre, da kommer bare disse opp. HVORDAN HUSKE EN VIKTIG MAIL SOM MAN SKAL SVARE PÅ EL.L. 1. Merk mailen med det symbolet som ligger over innboksen; en gul pil med svart kryss. 2. Du kan lage en etikett som heter for eksempel HUSK og har sterk rød farge. 3. Hak av mailen i innboksen. Klikk på Flere alternativer over innboksen o Du kan bruke Legg til stjerne o Du kan bruke Legg til i huskeliste. Huskelista finner du til venstre. Når du velger den, kan du også legge inn for eksempel forfallsdato (som påmeldingsfrist til kurs eller svarfrist). Du kan slette mailen fra huskelista senere ved å hake den av der. SORTERE MAIL 1. Hvis du vil ha bare de siste mailene i innboksen og rydde bort de du vil ta vare på: 2. Hak av de mailene du vil rydde bort og klikk på Arkiver over innboksen. 3. Senere finner du igjen disse mailene ved å klikke på All e-post. 4. Hvis du angrer senere, klikk på All e-post, hak av klikk på Flytt til innboksen. TA PAUSE MENS DU SKRIVER EN MAIL 1. For å lagre den teksten du har skrevet: Trykk lagre nå over boksen. 2. Du finner teksten igjen senere ved å velge Utkast til venstre. SKRIVE EN MAIL 1. Klikk på Skrive e-post til venstre. 2. Du finner liste over aktuelle kontakter/grupper ved å skrive de(n) første bokstaven(e) i Til-feltet (for eksempel søk på ma, så får du opp alle navn som begynner på det). 3. Sett komma + mellomrom hvis du skal legge til flere. 4. Hvis du vil at noen skal få kopi av mailen, klikk på Legg til kopi eller legg til blindkopi (da ser ingen andre at mottakeren har fått kopi.). Søl opp navn fra kontaktlista di på samme måte som i forrige punkt. 5. Klikk på Legg ved en fil for å sende ett/flere vedlegg, for eksempel MBA-referat 6. Når du FÅR en mail med vedlegg, klikk på Last ned under mailteksten, velg gjerne å la det åpnes i nytt vindu. 7. Du kan også markere viktig tekst med annen skrift, størrelse, fet, farge, bakgrunnsfarge eller pynte mailen ved å klikke på det gule smilefjeset SVARE PÅ EN MAIL 1. Klikk på Svar til høyre over mailen. Da svarer du til (bare) avsender, og mailen din får samme tittel/emne med et Sv eller Re foran. 2. NB: Skriv svaret/teksten din ØVERST, ikke nedenfor teksten i den mailen du fikk! 3. For å sende svaret ditt til flere enn avsender: o Klikk på pila/trekanten til høyre for Svar. Vel Svar til alle hvis du vil at alle andre som avsenderen sendte sin mail til, skal få lese ditt svar. o Hvis du vil gi kopi til andre, gjør som i pkt. 3 under forrige overskrift. 4

SLETTE, SKRIVE UT ELLER VIDERESENDE MAIL 1. Klikk på pila/trekanten til høyre for Svar. 2. Velg å slette, skrive den ut, eller videresende den. 3. Hvis du skal videresende mail, tenk på om du kan slette noe unødvendig tekst, for eksempel alle andre mottakere (marker + delete). Da blir den mer leselig/lettlest. SAMTALER 1. Når du bruker svar-knappen og ikke endrer emne, legger mailene seg som en samtale. Slik er det veldig lett å finne alle spørsmål og svar som handler om samme sak/emne. 2. Det står tall i parentes til venstre som viser hvor mange mailer den består av. 3. Uleste/nye mailer i samtalen har fet skrift, og hele samtalen legger seg øverst i innboksen når det kommer inn en ny mail i samtalen. Husk å åpne + lese slike nye mailer! 4. Hvis du vil bruke svarknappen, men lage en ny samtale fordi du egt. skriver om noe annet, må du velge Rediger emne og skrive inn en ny overskrift. Hvis du skriver om en ny sak, er det egentlig best å ikke bruke svarknappen, men begynne med en helt ny mail ( Skrive en mail ovenfor). LETE FRAM EN MAIL Hvis du leter etter en mail uten å finne den ved hjelp av etikettene, kan du bruke søkeord. Søk i e-post aller øverst på siden. Bruk et ord du antar sto i emnefeltet. NETTSØPPEL Ligger under etikettene til venstre. Sjekk den av og til det hender at ok mail havner der. PAPIRKURV 1. Slettet mail ligger der i 30 dager før den slettes automatisk. 2. Du kan velge å gjenopprette / flytte tilbake til innboksen. 5

NETTPRAT 1. Du kan snakke med alle gmail-kontakter. 2. Velg hvem du vil ha på lista alle kontakter eller bare noen få. 3. Du kan også laste ned mulighet for videoprat. 4. Du kan velge om samtalene skal vises i loggen i innboksen eller ikke. LINK TIL ANDRE BRUKSOMRÅDET I GOOGLE Øverst til venstre finner du også direkte tilgang til kalender, kart (Google) med mer. FLERE ALTERNATIVER Klikk på tannhjulet (betyr Alternativer) øverst til høyre og velg Innstillinger for Google Mail. Du kan velge (aktivere) mange alternativer, let deg fram blant alle undergruppene der. Et par eksempler: GENERELT o Her kan du bl.a. legge inn et bilde, en signatur (som i utgangspunktet legger seg nederst kan endres, se nedenfor under Prøvefunksjoner ), legge inn et automatisk svar når du er bortreist el.l. TEMAER o Her kan du velge blant mange bakgrunnsbilder. o Hvis du velger Tilfeldig (den siste), endrer bakgrunnsbildet seg hele tiden av seg selv. PRØVEFUNKSJONER Mange valgmuligheter, for eks: o La signaturen legges øverst slik at den kommer der de fleste faktisk skriver i stedet for nederst, som er standard (se ovenfor, under Generelt ). o Andre standard skrifttyper og farger o Egen hurtigknapp for å angre en sending i inntil 30 sek. o Mange flere ikoner (smilefjes+++) +++++++ De som har lyst, kan sikkert finne mye, mye mer, og mye mer avansert, for eksempel på http://gmailblog.blogspot.com/ 6