TILBUDSINNBYDELSE FOR ANSKAFFELSER UNDER KRONER 500 000 EKSKL. MVA. Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten inviterer til deltagelse i konkurranse om anskaffelse av: 168/2013 Biokontor med serviceavtale. Oppdragets art/anskaffelsens formål Oppdragsgiver forsyner Oslos befolkning med drikkevann og håndterer avløpsvannet. Virksomheten finansieres gjennom vann- og avløpsgebyrer. Vi har ansvar for drift, vedlikehold og fornyelse av byens renseanlegg, ledningsnett og pumpestasjoner for både drikkevann og avløpsvann. Andre viktige oppgaver er forvaltning av vannkildeområder, tilsyn med vassdragene i byen, veiledning og informasjon til kunder, abonnenter og samfunnet for øvrig. Mer informasjon om Vann- og avløpsetaten finnes på vår hjemmeside: www.vann-og-avlopsetaten.oslo.kommune.no. Oppdragsgiver skal anskaffe biokontor med tilhørende serviceavtale til 24 av sine kontorer. Biokontor er et forskningsbasert produkt hvor dagslyset reflekteres mot grønne planter. Se vedlagt kravspesifikasjon, for en nærmere beskrivelse av anskaffelsens formål og omfang. Prosedyre Konkurransen om anskaffelse av 168/2013 Biokontor med serviceavtale reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Det er likevel besluttet å kunngjøre konkurransen på Doffin. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og tilbudsbestemmelsene som følger nedenfor. I utgangspunktet vil konkurransen avgjøres på grunnlag av de innleverte tilbudene. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å gjennomføre forhandlinger. Dersom det gjennomføres forhandlinger vil samtlige tilbydere bli invitert og få anledning til å inngi revidert tilbud. Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Silje Nakstad E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson.
Gjennomførings- og leveringstidspunkt Varene skal leveres og serviceoppdraget skal starte rett etter kontraktssignering av begge parter. Serviceavtalen vil ha en varighet på 2 år med opsjon for VAV til å forlenge avtaleperioden med ytterligere 2 år på uendrede vilkår. Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt for Oslo kommunes kontrakt for kjøp av varer, med tilhørende kontraktsvilkår. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på DOFFIN, se www.doffin.no. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via Doffin. Unntak er innsendelse av leverandørens spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger i konkurranse 168/2013 Biokontor med serviceavtale og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i Doffin. Tentativ tidsplan Planlagt uke Aktivitet 12.11.2013 Frist for innlevering av tilbud 47-48 Eventuelle forhandlinger 48-49 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 49 Utsendelse av tildelingsbrev Etter avtale Kontraktsinngåelse Etter avtale Oppstart av kontrakt Tilbudsfrist og innleveringssted Siste frist for innlevering av tilbud er 12.11.2013 kl. 12:00 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud 168/2013 Biokontor med serviceavtale.
Tilbudet skal være på norsk. Tilbudsbrevet bes levert på papir, øvrige dokumenter bes levert elektronisk i PDF-format på Cd-rom eller minnebrikke. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Det er ikke anledning til å levere tilbudet pr. e-post. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo kommune v/ Vann og avløpsetaten Adresse: Herslebs gate 5 v/ resepsjonen 1 etg. 0561 Oslo Ved postsending: Navn: Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten Adresse: Pb. 4704 Sofienberg, 0506 Oslo Leverandørene er bundet av tilbudet til 12.2.2014 klokken 12:00. Ønsket presentasjonsform Dokumentasjon Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen jf. vedlegg 1. Øvrig dokumentasjon for tildelingskriteriet kvalitet. Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Utfylt prisskjema jf. vedlegg 3. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Leverandøren skal levere HMS-egenerklæring (se vedlegg). Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/være kredittverdig. Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha en bevisst holdning til miljø, spesielt innen avfallshåndtering og avhending av utrangert materiell. Krav til dokumentasjon Tilbudet skal inneholde: Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Utfylt HMS-erklæring.
Kredtittvurdering/rating ikke eldre en tre måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon, hele rapporten skal innleveres. En liste over de viktigste tilsvarende oppdrag, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og navn på mottaker. Redegjørelse for eksisterende rutiner eller gyldig sertifikat fra tredjepartsverifisert system (eks. EMAS, Miljøfyrtårn, ISO 14001.) Evaluering av tilbud Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema (vedlegg 3) Kvalitet, herunder Oppdragsforståelse Estetiske og funksjonsmessige egenskaper Service 40 % Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen Leverandørens beskrivelse av tilbudte varer, gjerne med bilder Leverandørens beskrivelse av rutiner for levering av de aktuelle varene og tjenestene Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. HMS-egenerklæring Den tilbyder som får tildelt kontrakten forplikter seg til å undertegne en HMS-egenerklæring senest ved kontraktsinngåelse. Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Efaktura Fra 01.10.2013 plikter leverandøren/tjenesteyteren å tilby elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF). Leverandør må inngå en egen avtale med et aksesspunkt. Bakgrunnen for endringen er at alle Oslo kommunes virksomheter pålegges å kreve elektronisk faktura når de inngår nye avtaler med leverandører etter 01.10.2013, jf. Rundskriv 16/2013. Oslo kommune ønsker fra dette tidspunktet kun å motta elektroniske fakturaer i formatet EHF (elektronisk handelsformat).
Papirfakturaer eller fakturaer i PDF-format vil fortsatt godtas ut året 2013. Fra 01.01.2014 gjelder et absolutt krav om å sende elektronisk faktura/kreditnota. Vi håper dette ikke byr på utfordringer for dere. For mer informasjon vennligst benytt: http://utviklings-og-kompetanseetaten.oslo.kommune.no/fakturasentral/elektronisk_faktura/ http://anskaffelser.no/e-handel/faktura Vedlegg 1. Kravspesifikasjon 2. Kontraktsformular 3. Prisskjema 4. HMS-erklæring 5. Standard kontraktsvilkår