Lillehammer kommune Administrasjonsutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 24.06.2016 Tid: 09:00-10:15 Eventuelt forfall meldes til kristen.rusaanes@lillehammer.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. SAKLISTE Side Sak nr / Sakstittel 1/16 STATUS STRUKTURENDRINGER I HENHOLD TIL VEDTATT BUDSJETT 2016 - ORIENTERING 2/16 ENDRINGER I ARBEIDSMILJØLOVEN 1.7.15 AVKLARING AV PRAKSIS ETTER KOMMUNESTYRETS VEDTAK I SAK 11/15 Lillehammer, 17. juni 2016 Espen Granberg Johnsen ordfører
Sak 1/16 Sak 1/16 STATUS STRUKTURENDRINGER I HENHOLD TIL VEDTATT BUDSJETT 2016 - ORIENTERING Saksbehandler: Sidsel Brath Arkiv: 031 16/1377-2 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 1/16 Administrasjonsutvalget 24.06.2016 Vedlegg: Sak nr. 9/16 den 25.2.2016 i Arbeidsmiljøutvalget: Prosess strukturendringer i henhold til vedtatt budsjett 2016 arbeidsmiljømessige konsekvenser. Sammendrag: I denne saken orienterer rådmannen om status for strukturendringer og nedbemanning i henhold til vedtatt budsjett 2016, jfr. vedtatt styringsdokument 2016-2019. Orienteringen foreslås tatt til etterretning. Bakgrunn/Fakta: I henhold til vedtatt budsjett 2016 er det iverksatt en rekke strukturendringer i flere sektorer og tjenesteområder. Det er gjennomført tiltak, og pågår flere tiltak, for å justere tjenestene i tråd med fastsatte ressurser (økonomiske rammer og personell) for planperioden 2016-2019. Dette innebærer endring i tjenestetilbudet og færre årsverk, og en nødvendig gjennomgang av virksomhetenes behov for faglige kvalifikasjoner (krav til formalkompetanse, spesialkunnskap innen fagområder, og erfaringsområde/nøkkelpersonell). Prosessen i tjenesteområdene og sektorene har vært gjennomført med informasjon, involvering og drøfting på flere nivå. Informasjon og medvirkning på avdelings- og/eller tjenesteområdenivå med deltagelse fra tillitsvalgte, jfr. lov og avtaleverk. Medvirkning i prosjekt-/arbeidsgrupper (eks. Eiendom/Byggservice/Bofellesskap). Drøftinger med aktuelle hovedtillitsvalgte før beslutning fattes, jfr. lov og avtaleverk. Drøfting av kriterier for utvelgelse av berørte ved omplassering og oppsigelse. Orientering i rådmannens månedlige kontaktmøte med hovedtillitsvalgte (alle arbeidstakerorganisasjoner). Hovedvernombudet er også invitert til dette kontaktmøtet. Orientering i arbeidsmiljøutvalget - hvor hovedvernombudet, representanter for hovedtillitsvalgte, sektorsjefer, HR-sjef, NAV Arbeidslivssenter og bedriftshelsetjenesten er medlem/observatør, jfr. arbeidsmiljøloven. Ukentlig rapportering fra Ressursgruppa i rådmannens ledergruppe, som i forbindelse med oppfølging av budsjett 2016 er utvidet med representanter for hovedtillitsvalgte og hovedvernombudet. Politisk rapportering i formannskapets månedlige møter. Side 2
Sak 1/16 Oversikt over de mest omfattende endringene i 2015 og i 2016: Status sektor for By- og samfunnsutvikling Hovedutfordringene for sektoren er å tilpasse volumet på tjenester og oppgaver i forhold til tildelte økonomi- og personellressurser. For å løse prioriterte oppgaver fordres omstilling og fleksibilitet på alle nivå. Fra 2015 og i 2016 gjennomføres følgende strukturendringer: Omorganisering og nedbemanning i TO Byggservice med oppstart i 2014. Etablering av nytt TO Eiendom, hvor TO Byggservice vil inngå. Status sektor Velferd Hovedutfordringen for sektoren er knyttet til å møte økende etterspørsel etter tjenester innenfor alle tjenesteområdene. Denne utfordringen løses gjennom ny og annen tilnærming til oppgaveløsning og samhandling mellom tjenester, sektorer, og eksterne miljøer. De mest omfattende strukturendringene i sektoren fra 2016 er: TO Bofellesskap viderefører omstillingsarbeidet som ble iverksatt i 2014/2015. Helhetlig gjennomgang av tjenestetilbudet til psykisk utviklingshemmede, hvor dette nå følges opp med endring i organisering av tjenestene. Etablering av interkommunalt NAV (Gausdal og Lillehammer). Overføring av ansvar for tjenester fra NAV til TO Psykisk helse og rus. Omstillingen vil medføre endring i oppgaver, arbeidssted og arbeidstidsordninger for personalet. Overtallighet i tjenesteområder må påregnes. Status sektor Helse og omsorg Hovedutfordringen for sektoren er å tilpasse virksomheten til vedtatte rammer i planperioden, og møte økende etterspørsel etter tjenesten innenfor alle tjenesteområdene. De mest omfattende strukturendringene i sektoren er: Nedbemanning i TO Hjemmetjenesten og TO Lillehammer Helsehus. Det medfører endring i oppgaver, arbeidssted og arbeidstidsordninger for personalet. Endring i administrativ organisering og samhandling både innad og mellom tjenesteområdene. Endring i tjenestetilbudet gjennom revidering av kriterier for tildeling av helse- og omsorgstjenester. Endringene gjennomføres med korte frister, noe som er ekstra krevende for alle berørte. Sektor Oppvekst, utdanning og kultur Hovedutfordringen for sektoren er å tilpasse volumet på tjenester og oppgaver i forhold til tildelte ressurser. De mest omfattende strukturendringene i sektor er: Nedbemanning i TO Grunnskole: gjennomført både til vårsemesteret 2016 og for skoleåret 2016/2017. Konsekvenser er blant annet endringer i lærer- og voksentetthet. Oppfølging av vedtatt skolestruktur fra og med 2016. Tilpasning av antall årsverk til endret antall barn i TO Barnehage, som i 2015 medførte nedbemanning. Fra og med 2016 jobbes det kontinuerlig med optimal bemanning for å begrense ledig kapasitet. Det er i igangsatt arbeid med endring i administrativ organisering av kulturområdet. Omstillingen medfører endring i oppgaver, arbeidssted og arbeidstidsordninger for personalet. Side 3
Sak 1/16 I vedlagte sak til Arbeidsmiljøutvalget 25.2.14, orienterte rådmannen om prosess og arbeidsmiljømessige forhold. Vurdering: Gjennomføring av omstilling er krevende for alle involverte og berørte, og for tjenestemottagere som skal forholde seg til endringer i tjenestetilbudet. Gjennomgangen over viser at det i de siste årene, og særlig i 2015 og 2016, er gjennomført større strukturendringer. Dette påvirker tjenesteytingen, medfører nedbemanning, overtallighet og omplassering for personalet i flere tjenesteområder og sektorer. Gjennom nedfelte kriterier omplasseres ansatte som ikke har nødvendig kompetanse og/eller lavest ansiennitet til andre stillinger. Omplasseringen søkes løst på lavest mulig nivå, før hele sektoren eller kommunen vurderes, for å forhindre for store omveltninger. Per i dag er ingen ansatte sagt opp fra stillingen i Lillehammer kommune, som følge av endringene. De arbeidsmiljømessige forholdene, konsekvenser og tiltak er i hovedtrekk beskrevet i vedlagte saksframlegg. Rådmannen har i prosessen lagt vekt på informasjon og dialog med ansatte, tillitsvalgte, vernetjeneste, arbeidsmiljøutvalget, og den politiske ledelsen gjennom regelmessig rapportering. Gjennom dette er partene til en hver tid kjent med status i framdrift, konsekvenser, og tiltak for å redusere omstillingsbelastningen. Med bakgrunn i kommunens økonomiske situasjon gjennomføres omstillingen over en relativt kort periode for flere av tjenestene. Dette er særlig merkbart for sektor Helse og omsorg. Tidsfaktoren medfører at omstillingen gir kortere tid for personalet til å forberede seg på endringer enn det som er optimalt. Nedtaket i bemanningen er tildels gjennomført før alle tiltak knyttet til endring i tjenesteytingen er gjennomført, eller har fått full effekt. Konsekvensen er økt arbeidsbelastning for personalet. Dette er det igangsatt prioriterte tiltak for å løse. Ressursgruppa og HR-enheten bistår også ledere på flere nivå med vesentlig prosess- og driftstøtte, slik at de i størst mulig grad kan ha fokus på driftstilpasning ut i fra tildelte ressurser. Konklusjon: For å lykkes med helt nødvendige strukturendringer er det viktig å fullføre iverksatte tiltak, selv om det er en krevende situasjon. Det er som forventet at omstillingen skaper reaksjoner blant personalet og innbyggere. Samarbeidet mellom partene både underveis og i det videre arbeidet er en suksessfaktor. Rådmannen vil også i det videre vektlegge dialog og konstruktive diskusjoner, slik at Lillehammer kommune lykkes med omstillingen. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : Side 4
Sak 1/16 Administrasjonsutvalget i Lillehammer kommune tar orienteringen om status for gjennomføring av strukturendringer, jfr. Styringsdokument 2016-2019, til etterretning. Lillehammer, 16. juni 2016 Tord Buer Olsen Rådmann Sidsel Brath HR-sjef Side 5
Sak 2/16 Sak 2/16 ENDRINGER I ARBEIDSMILJØLOVEN 1.7.15 AVKLARING AV PRAKSIS ETTER KOMMUNESTYRETS VEDTAK I SAK 11/15 Saksbehandler: Sidsel Brath Arkiv: 440 16/4189-1 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 2/16 Administrasjonsutvalget 24.06.2016 Vedlegg: Notat: Endringer i arbeidsmiljøloven praksis i Lillehammer kommune. Sammendrag: I denne saken fremmer rådmannen forslag til avklaringer for oppfølging av kommunestyrets vedtak om å følge arbeidsmiljøloven før endringer iverksatt fra og med 1.7.15. Bakgrunn: Kommunestyret i Lillehammer behandlet i møtet 19. februar 2015 i sak 11/15, interpellasjon fra Rødt vedrørende mulige endringer i arbeidsmiljøloven. I vedtaket ble det besluttet «og etterleve dagens praksis der lovverket åpner for det, blant annet arbeidstid, turnus og helgearbeid og midlertidige ansettelser.» Erfaringene etter innføringen av endringene i arbeidsmiljøloven fra 1.juni 2015, medfører et behov for en nærmere avklaring i praktisering av vedtaket i Lillehammer kommune. Fakta: Arbeidsmiljøloven ble vedtatt endret med virkning fra 1. juli 2015. Endringene gjelder reglene om arbeidstid, alder og midlertidige ansettelser. Kommunestyret i Lillehammer vedtok i møtet 19. februar 2015 i sak 11/15, følgende: «Lillehammer kommune har gode kommunale tjenester som hovedprioritet. Dette oppnås blant annet gjennom at kommunen er en ansvarlig og seriøs arbeidsgiver. Som en følge av dette ønsker kommunestyret en arbeidsmiljølov som gir trygghet og stabilitet for arbeidstakere og arbeidsgivere. Flere av regjeringens forslag til endringer i arbeidsmiljøloven fremmer ikke trygghet og stabilitet. Praksis viser at gjeldende arbeidsmiljølov og avtaleverk er tilstrekkelig fleksibelt for hensiktsmessig regulering av samarbeid og arbeidsforhold både sentralt og lokalt. Dersom et flertall på Stortinget vedtar flere av regjeringens forslag vil Lillehammer kommune som arbeidsgiver fortsatt legge vekt på godt samarbeid mellom partene og etterleve dagens praksis der lovverket åpner for det, blant annet arbeidstid, turnus og helgearbeid og midlertidige ansettelser.» Erfaringene etter innført ny arbeidsmiljølov og vedtaket i kommunestyret er at det oppstår situasjoner hvor en streng tolkningen av vedtaket i kommunestyret, kan forhindre iverksetting av hensiktsmessig ordninger for tjenesteytingen og medarbeidere. Partene i arbeidslivet er Side 6
Sak 2/16 derfor enige om at det er behov for en avklaring av innholdet i kommunestyrets vedtak. Vedlegget til saken har vært på høring til arbeidstakerorganisasjonene. Vurdering: Ny arbeidsmiljølov er gjeldende for Lillehammer kommune, samtidig er kommunestyrets vedtak å anse som en lokale retningslinje. Hensikten med saken er å få avklart en omforent tolkning av vedtaket, slik at retningslinjen blir tydeligere å etterleve. Vedtaket i kommunestyret setter særlig fokus på midlertidig ansettelser og arbeidstidsordninger. Samtidig kan vedtaket vurderes å være av mer generell karakter, og kan derfor tolkes dithen at endringer som av partene vurderes å være hensiktsmessige for tjenesteytingen og medarbeidere, ikke kan anvendes i Lillehammer kommune. I vedlegget til saken er hovedtrekkene i endringene kommentert. Arbeidstidsordninger Arbeidsmiljølovens arbeidstidsordninger omfatter flere forhold, herunder regler for overtid. Endringene i arbeidsmiljøloven omfatter både mulighet for lengre arbeidsdager, antall timer pr. uke, og mulighet for å jobbe flere søndager på rad. Praksis i Lillehammer kommune er at ytre ramme i tidligere arbeidsmiljølov er anvendt etter avtale mellom partene. Ut over dette er det også for enkelte arbeidsplasser inngått særskilte avtaler etter unntaksbestemmelsene. Grunnlaget for dette er et godt partssamarbeid. Dagens praksis etter kommunestyrets vedtak medfører ingen vesentlige endringer i fleksibiliteten. Samtidig har det også tidligere vært praksis for å etablere alternative ordninger innenfor unntaksbestemmelse. Rådmannen er av den oppfatning at det ved særskilte forhold i tjenestene fortsatt vil være behov for å kunne inngå slike avtaler. Eksempler på dette kan være avtale om å arbeide tre søndager på rad mot to søndager på rad, og vakter utover 10 timer. Slik avtale vil da kunne inngås innenfor rammene av ny arbeidsmiljølov. For sommerferieavvikling i 2016 er det etter enighet med hovedtillitsvalgte sendt søknad til Norsk Sykepleierforbund (NSF) om godkjenning av særavtale om utvidet arbeidstid. Deler av avtalen er etter rammene i ny arbeidsmiljølov. Dette er et helt nødvending tiltak for å sikre sykepleiefaglig dekning gjennom sommeren. Midlertidig ansettelser: I arbeidsmiljøloven fra 1.7.15 gis arbeidsgiver en adgang til å ansette midlertidig for inntil tolv måneder på generelt grunnlag. Det kreves således ikke en særskilt grunn før midlertidig ansettelse kan benyttes og oppgavene kan være tidsbegrensede og/eller varige. Slik vedtaket i kommunestyret foreligger har rådmannen lagt til grunn at det ikke skal ansettes midlertidig på generelt grunnlag i Lillehammer kommune. I praksis betyr dette at det er noe mindre fleksibilitet i bruk av midlertidige ansettelser enn det loven legger til grunn. Rådmannen vurderer ikke denne begrensingen å være vesentlig, og tidligere praksis følges. Alder Side 7
Sak 2/16 Lillehammer kommune plikter å følge gjeldende hovedtariffavtalen hvor 70 års aldergrense gjelder. KS arbeider med en prinsippavklaring knyttet til hovedtariffavtalens bestemmelse om 70 år. Inntil videre følges dagens praksis. Arbeidsmiljøloven gir arbeidslivet et rammeverk å forholde seg til. De endringene som ble vedtatt 1.7.15 gir ulike begrensninger og/eller muligheter for tjenestene og medarbeiderne. Med kommunestyrets vedtak er det særlig innenfor arbeidstidsbestemmelsene at det er behov for avklaringer knyttet til handlingsrommet i lys av dagens praksis. Det vil være for omfattende å gå detaljert inn på alle forhold. Det er derfor i denne saken lagt vekt på å vise til dagen praksis som har som hovedregel tidligere bestemmelser i arbeidsmiljøloven, og samtidig vise til at det er inngått avtaler knyttet til unntaksbestemmelser på enkelte arbeidsplasser. Dette er et prinsipp som rådmannen mener er hensiktsmessig å videreføre. God samarbeid mellom partene i arbeidslivet er et bærende prinsipp i kommunal sektor, gjennom lov og avtaleverk. Konklusjon Kommunestyrets vedtak om å følge tidligere arbeidsmiljølov er å anse som en intern retningslinje. Gjennomgangen i denne saken viser at det er særlig i tilknytning til arbeidstidsordninger at det oppstår gråsoner hvor en nærmere avklaring er hensiktsmessig. Arbeidsmiljøloven, hovedavtalen og hovedtariffavtalen legger vekt på partssamarbeid for å etablere gode lokale løsninger. Med innføring av ny rammeavtale for arbeidsplan (turnus), er det tydeliggjort at arbeidstidsordninger som forutsetter avtale mellom partene, skal avtales på hver enkelt arbeidsplass. Rådmannen foreslår med dette å videreføre praksis fra tidligere, ved at partene lokalt avtaler de mest hensiktsmessige løsningene. Samtidig med at de ytre rammene som omhandles i arbeidsmiljøloven fra før 1.7.15 er hovedregelen i en lokal retningslinje. Under helt spesielle forhold og vilkår forslås at rådmannen kan beslutte arbeidstidordninger i henhold til ny arbeidsmiljølov, slik som det er vist til vedrørende sommerferieavtale med NSF. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : 1. Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak i sak 11/15 legger Lillehammer kommune til grunn bestemmelsene i arbeidsmiljøloven fra før endringene den 1.7.2015, som hovedregel i lokal retningslinje - vedrørende arbeidstid, midlertidige ansettelser og alder. 2. Ved særskilt behov kan rådmannen og hovedtillitsvalgt(e) skriftlig avtale unntak fra hovedregelen i lokal retningslinje, og følger da rammene i arbeidsmiljøloven etter endringene fra 1.juli 2015. Side 8
Sak 2/16 Lillehammer, 16.6.16 Tord Buer Olsen Rådmann Sidsel Brath HR-sjef Side 9