ANBUD Parallelle rammeavtaler for konsulenttjenester innen veg, vann, avløp og renovasjon til Steinkjer kommune for perioden 01.07.2007 01.07.2009 Steinkjer 14.05.07
1.0 MÅL OG HENSIKT MED TILBUDSINNBYDELSEN Steinkjer kommune kjøper årlig inn konsulenttjenester innenfor fagfeltene: veg, vann, og avløp, og renovasjon i varierende omfang. Brorparten av disse skjer gjennom utlysning basert på konkrete større prosjekt. For resterende oppgaver/oppdrag vil det være formålstjenlig å inngå parallelle rammeavtaler basert på kompetanse/erfaring, timepris, og gjennomføringsevne. Konkurranseform Konkurransen er basert på Forskrift om offentlige anskaffelser med åpen anbudskonkurranse ; 6-3 Rammeavtale med flere leverandører pkt 1. Dette betyr at tildeling av kontrakter innenfor rammeavtaler som er inngått med flere leverandører foretas på grunnlag av vilkårene som er fastsatt i rammeavtalen, uten at det gjennomføres ny konkurranse. Avtaleforholdene reguleres av Kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8401, NS 8402 og NS 8403 avhengig av prosjektenes egenart for eksempel vil en fastpriskontrakt være basert på faste timepriser og tidsrammer 2.0 GENERELLE TILBUDSBETINGELSER 2. 1 Avtalens omfang Steinkjer kommune ønsker tilbud på rammeavtale for levering av konsulenttjenester. Avtalen vil gjelde for oppdrag innen fagområdene: veg, vann, avløp, og renovasjon. Arbeidsoppgavene vil omfatte: - planavklaring, forprosjektering - prosjekteringsoppgaver/detaljprosjektering - byggeledelse Erfaringsmessig kjøper Steinkjer kommune årlig slike tjenester for ca 300.000 500.000 kr Frist for innlevering av tilbud: fredag 1.juni 2007 kl. 12.00 Tilbudet sendes/leveres i lukket konvolutt til Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Serviceboks 2530 7729 Steinkjer Konvolutten/Tilbudet skal merkes: Tilbud 9/07 - Konsulenttjenester For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Avtalens varighet: 01.07.07 01.07.09 2.2 Tilleggsinformasjon
Enhver informasjon som ikke er beskrevet i konkurransegrunnlaget, men som leverandøren mener er relevant for evaluering av tilbudet, må vedlegges tilbudet som en del av dokumentasjonen til tilbyder. Dette skal i så fall merkes som "Tilleggsinformasjon". 2.3 Språket i tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. 2.4 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 2.5 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 måneder fra fristens utløp. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av Steinkjer kommune. 2.7 Totalforkastelse Steinkjer kommune tar forbehold om å kunne forkaste samtlige tilbud i henhold til gjeldende regelverk. 3.0 TILBUDETS OMFANG OG INNHOLD 3. 1 Omfang Forespørselen omfatter timepriser for bestemte personer innenfor fagområdet som er nevnt i kap 2.1. Steinkjer kommune tar sikte på å inngå inntil 3-4 parallelle rammeavtaler. Utvelgelsen vil skje ut i fra de tildelingskriterier som er gitt i denne forespørselen, jfr kap 5. 3.2 Fordelingsnøkkel Fordelingen av leveransene mellom de parallelle rammeavtalene skal ta utgangspunkt i hvilke leverandører som best oppfyller tildelingskriteriene, og leverandørene vil bli rangert deretter. Ved fordelingen av leveransene vil det tas hensyn til oppdragets art og kompleksitet, og oppdragsgiver vil søke å tildele beste tilbud ca. 50 % av leveransene, 30 % til nest beste og henholdsvis 10 % til hver av de neste tilbud, dersom det inngås rammeavtale med fire leverandører. Dersom det blir inngått rammeavtaler med færre leverandører blir fordelingen justert forholdsmessig. Det inngås egen avtale for det enkelte prosjekt, basert på denne tilbudsforespørselen. En sluttdato vil mellom annet inngå i kontrakten. 3. 3 Generelle krav Tilbyderen må kunne bekrefte at de har kapasitet til å påta seg arbeider til enhver tid og må kunne tiltre arbeidet innenfor kort varsel. Det forventes også at arbeidet sluttføres innen rimelig tid og en sluttid skal avtales. Det er primært ønskelig at eventuelle møter i forbindelse med et oppdrag gjennomføres hos Steinkjer kommune.
3. 3 Forbehold Eventuelle forbehold i tilbudet må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være av en slik karakter at Steinkjer kommune kan få vurdert de økonomiske konsekvensene av forbeholdet. Uklare forbehold eller forbehold mot vesentlige kontraktsvilkår kan innebære at tilbudet må avvises i henhold til forskriftens regler. 4 KRAV TIL TILBYDER 4.1 Kvalifikasjonskrav Dette er minstekrav til konsulentene for å kunne delta i anbudskonkurransen. I henhold til forskrift om offentlig anskaffelser stiller Steinkjer kommune følgende krav til konsulentfirmaenes kvalifikasjoner: - God økonomisk stilling - Etablert internkontrollrutiner 4.2 Dokumentasjonskrav - Attest ikke eldre enn 6 måneder fra kemner/kommunekasserer som bekrefter at en er à jour med innbetaling av skatter og avgifter. Bruk RF-1244. - Attest ikke eldre enn 6 måneder fra Fylkesskattesjefen for at en er à jour med innbetaling av merverdiavgifter. Bruk RF-1244. - Attest for at konsulenten er registrert i bransje- eller foretaksregistret (Brønnøysundregisteret). - HMS-erklæring. Se vedlegg. - Årsregnskap for de siste to år 4.3 Leverandøropplysninger 4.3.1Opplysninger om firmaets organisering. Det skal gis en orientering om eierstruktur, oversikt over antall ansatte osv. Videre skal det opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og /eller underkonsulenter. 4.3.2 Oversikt over konsulentfirmaets tilbudte personell innen de aktuelle fagområder med CV for hver enkelt. 4.3.3 Liste over de viktigste oppdrag de tre siste årene må kunne framlegges etter behov. 5. TILDELINGSKRITERIER Kommunen vil foreta en utvelgelse basert på de mest økonomisk fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier i prioritert rekkefølge: 1.Faglig kompetanse og erfaring 2.Priser og kostnader 3. Gjennomføringsevne
Utfyllende kommentarer til kriteriene; Kriterier Faglig kompetanse og erfaring Merknader Faglig kunnskap og tidligere erfaringer innenfor fagområdene. Dette gis gjennom informasjon om den aktuelle ansatte. Jfr kap 4.2 Priser og kostnader: Se kap 6 Gjennomføringsevne Konsulenten må kunne dokumentere at de har kapasitet til å påta seg oppdrag til enhver tid og må kunne tiltre arbeidet innenfor kort varsel. Ved akutte oppdrag og situasjoner må tilbyder stå til øyeblikkelig disposisjon. Oppdragsgiver ønsker å få innsikt i hvordan den enkelte tilbyder arbeider med sine oppdrag for å sikre at leveransen har høy kvalitet, høy effektivitet og høy servicegrad. Eventuelle kvalitetsrutiner kan være en del av dette. 6.0 PRISER 6.1 Generelt Tilbudet ønskes gitt med gjeldende timepriser i norske kroner og eksklusiv merverdiavgift, inklusive alle avgiftet for de aktuelle personer. Prisene skal dekke rådgiverens fortjeneste og kostnader til administrasjon og kontorhold, intern kopiering og databehandling. Kostnader med reisetid og reisekostnader blir ikke honorert særskilt. Dekning av slike utgifter må være inkludert i timeprisen. Tilbyderen kan kreve refusjon av nødvendige utgifter til : Reisekostnader for gjøremål utenfor Steinkjer sentrum kan honoreres. Kostnadene tas utgangspunkt fra Steinkjer sentrum. Kopiering av tegninger og annet materiale til bruk for andre en rådgiveren selv. Annonser og porto for utsendelse av konkurransegrunnlag o.a. Reiser som ikke dekkes av tredje punktavsnitt ovenfor dersom oppdragsgiver på forhånd har godkjent reisen. Utgifter dekkes i henhold til satsene i Statens regulativ. Tilleggskostnader utover timepriser må oppgis. Det aksepteres ingen form for gebyrer på de varer og tjenester som blir kjøpt. Dette i form av fakturagebyr, forsikringsgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgiftene eller gebyrene skal være hensyntatt i de prisvilkår som gjelder. 6.2 Prisendring Prisene er faste frem til 01.07.08. En prisjustering kan skje ved dette tidspunktet. Justeringen skal da følge SSB s konsumprisindeks. En eventuell ny pris skal da gjelde til 01.07.09.
7.0 FAKTURERING/BETALING Betalingsvilkår er fakturadato + 30 dager. Forutsetning for rettidig betaling er at faktura kommer frem senest 4 dager etter fakturadato og er vedlagt timelister og nødvendig dokumentasjon for tilleggskostnader. Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg, i form av ordre-, faktura-, ekspedisjonsgebyr etc. Eventuell forsinkelsesrente skal skje i henhold til "Lov om renter ved forsinket betaling m.v. av 17.12.76", for tiden 12 % p.a.. Ressursnummer skal alltid påføres fakturaen. Faktura kan ellers bli returnert, og ny betalingsfrist vil bli beregnet etter korrekt faktura. 8.0 KONTAKTPERSON Eventuelle spørsmål vedr. konkurransegrunnlaget skal rettes til: Overing. Arne Kvaal, tlf. 74169134 epost: arne.kval@steinkjer.kommune.no eller overing. Gunnar Kristiansen tlf 74169154 eller email: gunnar.kristiansen@steinkjer.kommune.no Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4 Anbudserklæring HMS erklæring Kvalifikasjonskrav Prisskjema Birger Asphaug Innkjøpsleder Steinkjer 14.05.07
Vedlegg 1 Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere tjenester til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud -------- Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd --------- HMS-erklæring: --------- Referanser --------- Evt. andre vedlegg: ---------- Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- --------------------
Vedlegg 2. HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.)
Vedlegg 3: Kvalifikasjonskrav/Sjekkliste Opplysninger om de krav av juridisk, økonomisk, finansiell og teknisk art, som tilbydere skal oppfylle ved innlevering av tilbud etter lov om offentlige anskaffelser, både under og over terskelverdiene. Ikke-innkjøpsfaglige krav skal være med 12-9 og 12-10 krever at samtlige norske leverandører, ved anskaffelser over kr. 500.000,- ekskl. mva, fremlegger skatteattest og HMS-egenerklæring. Disse skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse eller ved fristen for forespørsel om å delta i begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling, og skal være vedlagt tilbudet med mindre oppdragsgiver ikke angir annen innleveringsmåte. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises.(hms-egenerklæring gjelder normalt ikke varekjøp) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Kemner-/kommunekass.attest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiattest. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4. Kvalifikasjonskrav skal være med Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Fremleggelse av foretakets 2 siste års reviderte regnskap. Opplysninger om leverandørens organisering. Det skal her bl.a. opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og/eller underleverandører. Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Vi er kjent med at ovennevnte krav er obligatorisk under denne anbudskonkurransen. Dersom ikke alle kravene er oppfylt vil konsekvensen være at tilbudet kan bli avvist. dato/sted underskrift/firmastempel
Vedlegg 4: PRISSKJEMA Tilbyders navn: Navn konsulent Timepris: Fagområde Merknader