INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (Åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og del III) Kjøp av konsulenttjenester innen prosjektøkonomi oppfølging i byggeprosjekt Side 1 av 13
Innhold 1 Generelt om oppdraget... 4 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Om Statsbygg... 4 Invitasjon og orientering... 4 Kunngjøring... 5 Særlige forhold... 5 Kontraktsbestemmelser... 5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring... 5 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget... 5 2 Orientering om oppdraget... 6 2.1 2.2 2.3 Hva som skal anskaffes... 6 Omfang, varighet og oppsigelse... 6 Oppstart... 6 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen... 6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Lov om offentlige anskaffelser... 6 Prinsipper for anbudskonkurransen... 6 Offentlighet... 7 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner... 7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud... 7 Fremdriftsplan... 7 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet... 8 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Kvalifisering - Tildeling... 8 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen... 8 Skatteattester... 9 HMS-egenerklæring... 9 Tildelingskriterier i denne konkurransen... 9 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget... 11 5.1 5.2 5.3 Generelt om forbehold og avvik... 11 Alternative tilbud... 11 Tilbud på deler av oppdraget... 11 6 Krav til tilbudet... 12 6.1 Leveringsmåte... 12 Side 2 av 13
6.2 Vedståelsesfrist... 12 6.3 Tilbudets språk... 12 6.4 Hva skal leveres?... 12 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist... 13 7 Oppdragsgivers underskrift... 13 8 Vedlegg... 13 Side 3 av 13
1 Generelt om oppdraget 1.1 Om Statsbygg Statsbygg er en statlig forvaltningsbedrift. Statsbyggs oppgave er å tilby gode og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter og å realisere vedtatte samfunnspolitiske mål i forhold til arkitektur, statlige planinteresser, kulturminnevern og miljø. Statsbygg skal gi råd ved kjøp og leie av lokaler, være byggherre på vegne av staten og sørge for god forvaltning av eiendommene som er knyttet til den statlige husleieordningen. Statsbygg skal også sikre statlige interesser i større eiendomsutviklingsprosjekter. Statsbygg har 845 ansatte. Hovedkontor er i Oslo og det er regionkontor i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø. Totalt forvalter Statsbygg cirka 2,7 millioner m² bygningsareal fordelt på omlag 2350 bygg på 600 eiendomskompleks hvorav 173 bygg er i utlandet. Eiendomsmassen består av høyskoler, tinghus, kulturbygg, veg- og trafikkstasjoner og andre formålsbygg. 1.2 Invitasjon og orientering Statsbygg inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse kjøp av konsulenttjeneste for prosjektøkonomisk oppfølging av entrepriser i prosjekt Campus Ås. For nærmere informasjon: http://www.statsbygg.no/prosjekter-og-eiendommer/byggeprosjekter/campus- As/ Avtalen skal gjelde for perioden 2015 2019. Det skal inngås avtale med 1 en leverandør. I tillegg til tilbudsinvitasjonen (dette dokumentet) består konkurransegrunnlaget av følgende vedlegg: Vedlegg 1 Kravsspesifikasjon Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Tilbudsskjema Utkast til avtaledokument Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsuletnoppdrag (K-boka) HMS-egenerklæring Etiske retningslinjer Taushets- og egenerklæring Konkurransegrunnlaget kan i sin helhet lastes ned fra Doffin http://www.doffin.no/ Side 4 av 13
1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på www.doffin.no og i TED-databasen i henhold til fremdriftsplan i punkt 3.6. 1.4 Særlige forhold Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. 1.5 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs generelle og spesielle, kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg 4. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av 08.02.08 nr 112. Merk også at faktura, kreditnota og purring skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.6 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring for denne anskaffelsen. 1.7 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan vedkommende skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved Bård Sandbæk på e-post basa@statsbygg.no Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar vil bli sendt samtlige tilbydere. Rettelser av konkurransegrunnlaget vil uten ugrunnet opphold bli publisert på Doffin. Side 5 av 13
2 Orientering om oppdraget 2.1 Hva som skal anskaffes Statsbygg (oppdragsgiver) skal gjennom avtalen i avtaleperioden sikres tilgang på høy kompetanse innen økonomisk oppfølging i entreprisekontrakter og andre former for økonomiske tjenester, herunder analyse, budsjettering og oppfølging. Det vises ellers til Kravspesifikasjon, Vedlegg 1. 2.2 Omfang, varighet og oppsigelse Prosjektet har en tidsramme for ferdigstillelse i 2019. Arbeidet for en prosjektøkonom har en varighet på cirka 6-9 måneder fra mars 2015 med opsjon på ytterligere forlengelser ved behov, frem til prosjektets slutt i 2019. For denne avtalen er det lagt inn en oppsigelsesadgang for oppdragsgiver på avvikling/utfasing av innleid konsulenttjenste med varsling på 3 måneder uten nærmere krav til begrunnelse. Oppsigelse fra oppdragsgiver i henhold til slikt varsel gir ikke rett til erstatning. 2.3 Oppstart Arbeidet for konsulenten vil starte opp vinter/vår 2015 og må påregnes å utgjøre inntil 100 % stilling i avtaleperioden. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Side 6 av 13
Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. (Timepriser fremgår dog ikke av åpningsprotokoll.) Tilbudsåpningen er offentlig, og vil finne sted 02.02.2015 kl 13.00 i Biskop Gunnerus gt. 6, 7. etg. 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjektet eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 3.6 Fremdriftsplan Anskaffelsens er planlagt gjennomført i henhold til følgende plan: Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED 23.12.2014 Tilbudsfrist 02.02.2015 kl. 12:00 Tilbudsevaluering Uke 6-7 Kontraktstildeling 17.02.2015 Kontraktsignering 01.03.2015 Vi gjør oppmerksom på at tidspunkt etter oppgitt tilbudsfrist er veiledende. Side 7 av 13
4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatorisk og juridisk stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Det kreves at tilbyder har sikker gjennomføringsevne (kapasitet) Tilbyder må ha betydelig erfaring med å levere tilsvarende type tjenester i store og komplekse byggeprosjekter Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert Oversikt over antall ansatte i foretaket, fordelt på administrasjon og produksjon. Firma med kun en ansatt som kan utføre oppdraget må vedlegge skriftlig kontrakt med et annet firma om at dette vil overta forpliktelsene ved sykdom/død. Særskilt redegjørelse for foretakets leveranser og erfaring med økonomioppfølging i entreprisesammenheng Referanse fra maks 5 oppdragsgivere med opplysning om oppdragsgiver, prosjektets størrelse, oppdragets verdi/art, Side 8 av 13
tidspunktet for utførelse. Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves tilfredsstillende soliditet og økonomisk kapasitet til å gjenomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 mnd.og som baserer seg på siste kjente regnskapstall En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å innhente egen kredittvurdering. Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan f eks vedlegges forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør på at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2) og 17-9 (2). 4.3 Skatteattester Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Skatteattest for skatt og for merverdiavgift kan bestilles på ett sted. Tilbydere kan enten henvende seg til sitt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften 11-10 (3) og 20-12 (3). 4.4 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se Vedlegg 5. 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Side 9 av 13
Prioritet/vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon 30 40 % Pris Tilbudsskjema i utfylt stand 60 70 % Kvalitet, herunder tilbudte personells kompetanse og erfaring med vekt på: Her vurderes tilbudte rådgiveres erfaring og kompetanse. Herunder skal følgende dokumentasjon foreligge: formalkompetanse (formell utdaninng, etter-/videreutdaning, relevante kurs m.v.) prosjektøkonomi, budsjettoppfølging og rapportering i entrepriser kunnskap i ISYprosjektøkonomi økonomiopppfølging i store og komplekse byggeprosjekt Navn og CV for tilbudt rådgiver/konsulent dedikert for oppdraget Konsulentens erfaring skal beskrives og belyses med relevante referanseprosjekter. Konsulentens rolle i disse prosjektene skal fremgå, herunder; - budsjettering, oppfølging og kontroll - prognoser på behov og status i prosjekt ut fra produksjon og likviditetsberegninger - analyse- og rapportering Intervju med vekt på presentasjon av CV, samarbeidsevne og kommunikasjonsferdigheter I denne konkurransen benyttes en evalueringsmodell der samtlige tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene fra 0-10. Poengscoren fra hvert enkelt kriterium multipliseres deretter med kriteriets angitte vekt. Kriterienes vektede poengscore summeres, og den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriteriet pris vurderes forholdsmessig, der laveste timepris gis høyeste score og øvrige leverandører gis forholdsmessig score i forhold til laveste tilbudssum. Tildelingskriteriet kvalitet vil evalueres og gis score med grunnlag tilbudsdokumentasjonen som bedømmes faktisk og skjønnsmessig av oppdragsgiver med henvisning til oppdragets karakter. Kriteriet evalueres i to faser. I fase 1 vil en på grunnlag av evalueringskriteriene foreta en foreløpig rangering. For de tilbudene som ved denne evalueringen blir rangert høyest, vil det bli gjennomført et intervju med tilbudt ressurs hvor presentasjon av CV med vekt på reell Side 10 av 13
kompetanse/erfaring, samarbeidsevner og kommunikasjonsferdigheter. Intervjuet danner grunnlag for avsluttende evaluering (fase 2). 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Side 11 av 13
6 Krav til tilbudet 6.1 Leveringsmåte Tilbsskjema skal leveres med signert tilbudsbrev i original. Øvrige dokumenter kan leveres elektronisk på USB-minnepenn eller tilsvarende. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Elektronisk innleverte dokument på minnepenn aksepteres i følgende filformat: Tekstdokument: PDF/A Bildefiler: JPEG eller TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3 eller PCM-basert Wave Kart: Sosi eller TIFF Ved forespørsel om redigerbar versjon av dokumentene, skal leverandøren i tillegg levere en lagringsversjon i henhold til ovennevnte formater. Dersom leverandøren er forhindret fra å levere ovennevte deler av tilbudet elektronisk, aksepteres papirutgave. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev, med angivelse av eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet 2. Komplett tilbudsskjema i utfylt stand (Vedlegg 2) 3. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt 4.2 4. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.5 5. Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt 4.3 6. HMS-egenerklæringsskjema, jf pkt 4.4 Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. Side 12 av 13
6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Tilbud prosjektøkonom» i sak 201403620 innen 02.02.2015 kl. 12.00 til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt. 6 0155 Oslo Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo den 23.12.2014 For Statsbygg: Bård Sandbæk (sign.) 8 Vedlegg Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Tilbudsskjema Utkast til avtaledokument Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka) HMS-egenerklæring Vedlegg 6 Vedlegg 7 Etiske retningslinjer Taushets- og egenerklæringsskjema Side 13 av 13