Konkurransebestemmelser

Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale prosjektadministrative tjenester Konkurransebestemmelser Side 1 av 12

Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 1 GENERELT OM KONKURRANSEN... 3 1.1 ORIENTERING OM OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN... 3 1.2.1 Omfang... 4 1.2.2 Hvem skal avtalen gjelde for... 4 1.2.3 Tentativ fremdriftsplan... 4 1.3 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGGING... 4 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 GENERELT... 5 2.2 TILLEGGSOPPLYSNINGER OG ENDRINGER... 5 2.3 OFFENTLIGHET... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 OBLIGATORISKE DOKUMENTASJONSKRAV... 7 3.1.1 Skatteattest og MVA-attest... 7 3.1.2 HMS egenerklæring... 7 3.2 ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.2.1 Krav om registrering i faglig register... 7 3.2.2 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.2.3 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4 TILBUDETS ORGANISERING... 9 4.1 INNHOLD... 9 4.2 ANNET... 9 4.2.1 Språk i tilbudet... 9 4.2.2 Alternativt tilbud... 9 4.2.3 Deltilbud... 9 4.2.4 Vedståelsesfrist... 9 4.2.5 Honorar for tilbudsgivning... 9 4.2.6 Presentasjon av tilbudet... 9 5 INNLEVERING AV TILBUD... 10 5.1 TILBUDSFRIST... 10 5.2 LEVERINGSADRESSE... 10 5.3 MERKING OG PAKKING... 10 5.4 UTFORMING... 10 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 11 6.1 TILBUDSÅPNING... 11 6.2 TILBUDSVURDERING OG TILDELINGSKRITERIER... 11 6.3 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 11 6.3.1 Orientering om innstilling... 11 6.3.2 Kontrahering... 12 6.3.3 Forkastede tilbud... 12 7 VEDLEGG... 12 Side 2 av 12

1 Generelt om konkurransen 1.1 Orientering om oppdragsgiver Domstoladministrasjonen (DA) har ansvaret for den sentrale administrasjonen av Norges alminnelige domstoler og jordskiftedomstolene, heretter samlet omtalt som domstolene. Domstolene omfatter ca 1800 ansatte fordelt over hele landet på 67 tingretter, 6 lagmannsretter og Høyesterett, 34 jordskifteretter og 5 jordskifteoverretter. DA har ca 80 medarbeidere og er lokalisert i Trondheim. Øverste administrative leder i DA er direktøren. Hver fagenhet ledes av en avdelingsdirektør, som rapporterer til direktøren. DA er organisert med følgende fagenheter: o juridisk enhet (JUR) o enhet for økonomi og eiendom (ØKE) o enhet for service (SERV) o enhet for informasjon og samfunnskontakt (ISAK) o IKT enhet (IKT) o enhet for personal- og organisasjonsutvikling (OPE) o jordskifteenhet (JORD) o enhet for kompetanse (KOMP) Informasjon om domstolene og DA finnes også på internett: http://www.domstol.no og http://www.domstoladministrasjonen.no. Nettstedene er ikke en del av konkurransegrunnlaget. 1.2 Orientering om anskaffelsen Anskaffelsen gjelder rammeavtale(r) for prosjektadministrative tjenester. Avtale(r) skal inngås for 2 år, med opsjon for ytterligere 1 år + 1 år. Det skal inngås rammeavtale med 1 én leverandør for hver av tjenestekategoriene under: A. Generell prosjektadministrasjon, herunder: 1. Prosjektledelse 2. Prosjektstyring/kvalitetsledelse 3. Metodeutvikling 4. Gevinstanalyser B. Byggfaglig prosjektadministrativ bistand og kontraktsadministrasjon, herunder også gjennomføring av anskaffelser knyttet til byggprosjektene. Side 3 av 12

C. Anskaffelser (unntatt det som dekkes av B.). 1. Anskaffelsesfaglig spesialist. Skal kunne planlegge og gjennomføre kompliserte offentlige anskaffelser på de områder som kan være relevant for Oppdragsgiver, blant annet på IKT-området. 2. Anskaffelsesbistand. Skal bidra til gjennomføring av Oppdragsgivers anskaffelser, samt selvstendig kunne gjennomføre enklere anskaffelser. For ytterligere beskrivelse av tjenestekategoriene, se eget dokument Arbeidsomfang. 1.2.1 Omfang Avtalene som kommer ut av denne konkurransen skal ivareta DAs behov for innleie av spesialistkompetanse og / eller kapasitet på de kunngjorte områdene. Behovet vil variere, bl.a. avhengig av hvilke prosjekter som til enhver tid pågår. Et uforpliktende estimat for uttak er ca. 3000 timer pr. år, likt fordelt på alle tjenestekategorier. 1.2.2 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for DA, og estimatene ovenfor bygger på DAs forventede behov. 1.2.3 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring 1. juli 2011 Frist til å stille spørsmål 5. august 2011 Innleveringsfrist for tilbud 15. august 2011 Evaluering Uke 33, 2011 Innstilling 19. august 2011 Klagefrist 29. august 2011 Kontraktssignering 30. august 2011 På grunn av ferieavvikling i DA vil henvendelser vedrørende konkurransen bli besvart som følger. Henvendelser som kommer inn senest 11. juli vil bli besvart i løpet av 13. juli. Deretter vil kontaktperson være å treffe fra 1. august. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygging Konkurransegrunnlaget innholder følgende dokumenter: 1. Konkurransebestemmelser (dette dokumentet) 2. Tilbudsskjema 3. Avtaledokument m/ følgende vedlegg o Vedlegg A Arbeidsomfang o Vedlegg B Vederlag o Vedlegg C Generelle kontraktsbestemmelser Side 4 av 12

2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Generelt Konkurransen ble kunngjort på doffin.no og oversendt ted.europa.eu den 1.7.2011. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, i henhold til FOA 14-1(1). Som generelle tilbudsregler gjelder Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.7. april 2006 (FoA), del I og III. Som spesielle tilbudsregler for denne konkurransen gjelder dette dokumentet inkludert vedlegg. Disse konkurransebestemmelser supplerer forskriften, og skal i tilfeller av motstrid gjelde foran forskriftens bestemmelser. Hvor forskriftens bestemmelser ikke kan fravikes ved avtale, skal forskriftens bestemmelser legges til grunn. Inneholder konkurransegrunnlaget bestemmelser som strider mot hverandre, skal dette dokumentet gjelde foran vedleggene, og vedleggene i den rekkefølge som er angitt nedenfor under pkt. 7. Det gjøres spesielt oppmerksom på forhandlingsforbudet i åpne tilbudskonkurranser. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter Forskrift om offentlige anskaffelser 8-10(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget 2.2 Tilleggsopplysninger og endringer Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig til følgende adresse: Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Att: Jostein Müller-Strømmen Telefaks: 73 56 70 01 e-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no med kopi til dajms@domstol.no og merkes 201100442 Rammeavtale prosjektadministrative tjenester. Spørsmål i anonymisert form, svar på disse og ev. tilleggsopplysninger vil bli meddelt samtlige deltakere i konkurransen på www.doffin.no. Frist for å sende inn spørsmål til konkurransegrunnlaget er 5. august 2011. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å besvare spørsmål etter denne fristen, men vil allikevel vurdere alle henvendelser fram til tilbudsfristen. 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16. Innsynet kan begrenses med hjemmel i 23, tredje ledd. Side 5 av 12

Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl.a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, og i så fall identifisere disse og begrunne hvorfor de anses som forretningshemmeligheter. Dette skal tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller bes tilbyderen om å levere tre sett tilbud hvorav ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud). Oppdragsgiver kan overprøve tilbyders sladding av tilbud. I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, jf. 23, tredje ledd. Side 6 av 12

3 Kvalifikasjonskrav I dette kapittelet er det konkretisert hvilke krav som stilles til leverandører som skal delta i konkurransen. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav kan medføre at leverandøren blir avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 3.1.1 Skatteattest og MVA-attest Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha betalt forfalt skatt og merverdiavgift. Dokumentasjon Skatteattest (skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattekontoret (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.1.2 HMS egenerklæring Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal fremlegge egenerklæring om at firmaet oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Dokumentasjon Utfylt erklæring om helse, miljø og sikkerhet. Se vedlegg E. Tilbudsskjema. 3.2 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.2.1 Krav om registrering i faglig register Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Attest fra foretaks-, bransjeregisteret eller tilsvarende. Side 7 av 12

3.2.2 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Leverandør skal fremlegge dokumentasjon som sannsynliggjør solid nok økonomi til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjon Kredittverdig/ Rating A eller tilsvarende Skal ikke være eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Ansvarsforsikring, jfr NS8402 punkt 6.2 3.2.3 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren må ha utført/deltatt i minst 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Dokumentasjon Referanseliste over tilsvarende leveranser som er utført de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i oppdraget. Oppdragsgivers evt. egne erfaringer med leverandøren vil bli vurdert. Se vedlegg Tilbudsskjema Leverandøren skal ha kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Leverandøren skal dokumentere sin kapasitet innenfor de kategorier som etterspørres Side 8 av 12

4 Tilbudets organisering 4.1 Innhold Tilbudet inneholde følgende dokumenter: 1. Signert tilbudsbrev 2. Bilag B - Vederlag - utfylt komplett 3. Tilbudsskjema m/vedlegg Utfylt og signert tilbudsskjema. Den dokumentasjon som etterspørres i Tilbudsskjema skal vedlegges her. Dokumentasjonen skal presenteres iht struktur gitt i tilbudsskjemaet. 4.2 Annet 4.2.1 Språk i tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Dette gjelder også all dokumentasjon. 4.2.2 Alternativt tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 4.2.3 Deltilbud Det kan gis tilbud på en eller flere av kategoriene A, B eller C. Det er ikke tillatt å gi tilbud på delytelser innenfor disse kategoriene. 4.2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren forplikter seg til å opprettholde sitt tilbud i 120 dager etter tilbudsfristens utløp. 4.2.5 Honorar for tilbudsgivning Det vil ikke bli gitt noen form for honorar eller utgiftsdekning for utarbeidelse av tilbud. 4.2.6 Presentasjon av tilbudet Det kan bli aktuelt å la leverandøren presentere sine tilbud for oppdragsgivers evalueringsgruppe dersom det er hensiktsmessig. Side 9 av 12

5 Innlevering av tilbud 5.1 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: Mandag 15.8.2011 kl 15.00 Tilbudene må være framkommet til ovennevnte leveringssted innen tilbudsfristens utløp. Tilbud som ikke er rettidig levert vil bli avvist og returnert uåpnet. 5.2 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres til Domstoladministrasjonen Att: Jostein Müller-Strømmen Postadresse Besøksadresse Postboks 5678 Sluppen, 7485 Trondheim Dronningens gt. 2, 7045 Trondheim 5.3 Merking og pakking Tilbudet skal være skriftlig og leveres i lukket konvolutt som merkes: 201100442 - Tilbud rammeavtale prosjektadministrative tjenester Innpakking, lukking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares fram til tilbudsåpningen. 5.4 Utforming Tilbudet skal leveres på følgende format: original papirversjon kopi av papirversjon elektronisk på CD eller USB-minnepinne elektronisk sladdet versjon dersom dette er aktuelt jf. pkt 2.3. foran. Tilbudet skal være i A4-format, med gode marger og tydelig skrift i blå eller sort farge. Side 10 av 12

6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Tilbudsåpning To representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Det vil bli ført referat fra åpningen. Leverandørene vil ikke ha adgang. 6.2 Tilbudsvurdering og tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir kvalifikasjonskravene vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Oppdragsgiver vil tildele kontrakten til de leverandører / den leverandøren som etter en samlet vurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. I vurderingen vil følgende kriterier bli lagt til grunn, med den vekt som er angitt nedenfor: Vekt Tildelingskriterium 40 % Kompetanse og kvalitet for tilbudt personell, jf tilbudsskjemaets kap. III: Faglig ansvarlig personell Tilbudte rådgivere Referanser på tilbudt personell Oppdragsgivers evt. egne erfaringer vil bli vurdert. 20 % Gjennomføringsevne Beskrivelse av hvordan oppdrag / bistand tenkes gjennomført, herunder metodikk og verktøy. 40 % Timepriser (jfr. Vedlegg B, Vederlag, pkt. 2.1) 6.3 Avslutning av konkurransen 6.3.1 Orientering om innstilling Oppdragsgiver vil skriftlig orientere samtlige deltakere om sin innstilling på valg av leverandør i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunkt for undertegning av kontrakt for begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget. Leverandøren kan innen 10 dager fra dato for oppdragsgiverens orienteringsbrev, fremme innsigelser mot oppdragsgiverens innstilling. Innsigelsene skal begrunnes. Side 11 av 12

6.3.2 Kontrahering Orientering om innstilling etter pkt. 6.3.1 overfor er ikke å betrakte som antakelse av tilbudet og skaper ikke rettigheter for vedkommende leverandør eller andre rettsvirkninger. Skriftlig avtale mellom oppdragsgiver og leverandør vil bli inngått etter utløpet av ovennevnte klagefrist. 6.3.3 Forkastede tilbud Når det foreligger undertegnet kontrakt med en leverandør, anses de øvrige tilbudene som forkastet og ikke lenger bindende for leverandørene. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 7 Vedlegg Se pkt. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygging. Side 12 av 12