Prosjekt nye Kristiansand Scandic Bystranda, 8. september 2017 Program-/prosjektleder Eva B. Åsland
Kl. Agenda Agenda 09.00-09.15 Velkommen og innledning v/ fellesnemndas leder Harald Furre 09.15.10.00 Forventninger til prosess og resultat v/ prosjektleder, rådmenn, tillitsvalgte og hovedverneombud 10.15-11.30 Status i prosjekt nye Kristiansand v/ prosjektleder Innspill fra deltakerne 11.30-12.00 Hvordan bygge ny kommune? v/ Vivento 13.00-14.30 Gruppearbeid om administrative delprosjekt 14.00-15.00 Oppsummering og åpen runde
Prinsipper Prinsipper for sammenslåing Søgne, Songdalen og Kristiansand er ulike, men likevel likeverdige. En helt ny kommune skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i de tre kommunenes styrker og særegenheter. Lokaldemokrati og lokal identitet skal gis høy prioritet. Samarbeidet om bygging av en ny og framtidsrettet kommune skal preges av likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted. Bærekraft skal ligge til grunn for utviklingen i den nye kommunen. Administrativ organisering Politisk og administrativ toppledelse og deres fagstaber skal samlokaliseres i kommunens sentrum. Øvrige sektorovergripende funksjoner samlokaliseres. Funksjonene skal lokaliseres i dagens tre kommunesentra på en slik måte at fordelingen av arbeidsplasser mellom kommunedelene blir balansert.
Prinsipper, forts Organisering av tjenester Tjenester som krever nærhet til bruker og kunnskap og kjennskap til nærmiljøet skal fortsatt leveres lokalt. Dette er stedsavhengige tjenester. Barnehage, skole, SFO og hjemmetjenester skal leveres til brukerne som i dag. I hvert av dagens kommunesentra skal det være et servicekontor der innbyggerne kan møte representanter for kommunen og der de kan få utført enkelte tjenester. Servicekontoret skal etablere gode systemer for dialog med innbyggere, næringslivet og frivillige organisasjoner. I hver av de tidligere kommunene skal innbyggerne i tillegg til de nevnte tjenestene, finne hverdagstjenestetilbud slik som helsetjenester, kulturskole og bibliotek. Hver kommunedel skal ha nærmiljøanlegg og mindre kulturarenaer, samt ungdomstilbud.
Prinsipper, forts Kommunen som arbeidsgiver Dyktige ansatte med trygge og forutsigbare ansettelsesforhold danner grunnlaget for å kunne gi gode tjenester til befolkningen. Kommunesammenslåingsprosessen skal ivareta de ansatte på en god måte. Derfor skal ingen: sies opp som følge av kommunesammenslåingen gå ned i lønn og de ansattes pensjonsrettigheter skal ikke forringes som følge av sammenslåingsprosessen Den nye kommunen skal vektlegge utvikling av et godt trepartssamarbeid. Med trepartssamarbeid menes i denne sammenhengen et tett samarbeid mellom politikere, administrativ ledelse og fagforeninger, for å utvikle de kommunale tjenestene. KS retningslinjer for omstilling skal legges til grunn for prosessen.
Å bygge en ny kommune Et gigantisk prosjekt! Sørlandshistoriens største fusjon! 643 km², over 8450 ansatte, 7,7 mrd. i driftsutgifter, over 400 IKT-systemer, mange ulike interkommunale selskap og samarbeid, ulik økonomi og tjenestetilbud, ulike lønnsog arbeidsvilkår og sammen skal vi levere gode tjenester til over 112 000 innbyggere fra 01.01.2020.
Deltakernes forventninger til prosess og resultat
Prosjektleders forventninger Mål med dagen: Vi blir bedre kjent Skape forankring og eierskap til prosessen Synliggjøre handlings- og mulighetsrommet, skape engasjement Etablere et godt samarbeidsklima for videre arbeid Få fram risikofaktorer, forventninger og bekymringer Forventninger til prosessen framover God informasjonsutveksling mellom prosjekt og dagens 3 kommuner Sikre framdrift og bemanning av prosjektet
Status prosjekt nye Kristiansand
Fellesnemnda 29.8 Enstemmig vedtak om: Delegert myndighet til prosjektleder Overordnet prosjektorganisering med frister
PROGRAMORGANISERING nye Kristiansand Fellesnemnd AU fellesnemnd Partssammensatt utvalg Administrasjon Programleder Programstyre Programgruppe Programleder og prosjektlederne Programstyre Tillitsvalgte/vernetjenesten Månedlige infomøte m/programleder Arena for drøfting HS prosjektstyre oppv. prosjektstyr e kultur prosjektstyr e teknisk prosjektstyre digital prosjektstyre administrasjon prosjektstyre økonomi prosjektstyre Representanter i prosjektstyrene
Foreløpig milepælplan Overordnet milepælsplan Fellesnemndas møter 29.08.2017 1.9.- 30.9.17 26.09.2017 1.10.-15.10 31.10.2017 28.11.2017 19.12.2017 30.01.2018 27.02.2018 20.03.2018 24.04.2018 apr./mai Overordnet prosjektplan med tilhørende delprosjekter X Fulmakter prosjektleder Mandat PSU Prosjektmandater detaljeres og prosjektene bemannes X Avklaring om eiendomsskatt - behov unntak i forskrift Utlysing av anbud - prosjektledelse/sekretariat for delprosjekter Prosjektkontor for Nye Kristiansand etablert Hjemmeside for Nye Kristiansand - publisert Utkast/foreløpig kommunikasjonsplan/strategi for Nye Kristiansand Oktober Ansettelse av kommunikasjonsansvarlig Oppstartmøte for samtlige adm. delprosjekter gjennomført X Statusrapport til Fellesnemnda Ansettelse prosjektleder/rådmann Budsjett prosjekt Nye Kristiansand Omstillingsavtale til beslutning Oppstart/mandat prosjekt overordnet politisk og administrativ organisering Overordnet politisk og administrativ organisering - vedtak Ansettelse av ny Rådmannens ledergruppe Omst.samt Innplassering av enhetsledere Omst.sam Politiske beslutninger Administrativt arbeid
Informasjonsarenaer Felles RLG/ledermøte Bakgrunn behov: Forberede ledelsen, slik at de bedre kan forberede organisasjonen og sikre forankring Finne praktiske løsninger for prosjektgjennomføring uten at det går for mye utover driften Rolle: Gi innspill til prosjektet (ikke vedtaksorgan) Drøfte praktisk bemanning Drøfte kjøreregler for driftssamarbeid, tilpasninger i drift i prosjektperioden Møtehyppighet: Tre møter før nyttår: oktober, november og desember. Besøke alle kommuner? Andre informasjonstiltak Prosjektleder deltar fast i alle kommuners RLG Kjempestort ledermøte: jan-feb - når ny rådmann/prosjektleder er på plass) Kommunalsjefer kan invitere prosjektet til sine ledermøte Månedlige møter alle tillitsvalgte og HVO Ny hjemmeside kommer Flyer til ansatte og også innbyggere kommer
Administrative delprosjekt konkretisering, bemanning og mandater
Oppdraget fra fellesnemnda 1.09.2017 1.10.2017 14.10.2017 Delprosjektene detaljeres og bemannes opp Oppstart av alle delprosjektene Administrasjon og ledelse Økonomi og eiendom Digitalisering Helse, sosial og omsorg Utdanning og oppvekst Kultur, idrett og fritid Klima, miljø og teknisk 17
Hvordan frigjøre kapasitet og kompetanse? Ulike ordninger: Frikjøp nøkkelpersoner som trengs over tid Refusjonsordninger - utfra avtalte prinsipper Konsulenter både som delprosjektleder, prosjektadministrasjon og enkeltoppdrag Prosjektleders forslag: Mest mulig egne folk Alle 3 kommuner bør lede minst ett delprosjekt Mellom 60 og 100% stillinger frikjøp Delprosjektledere lyses ut internt Ansettes av prosjektstyrene (ledelse fra hver av de 3 kommunene) Hvis ingen interne, brukes ekstern konsulent.
Mal mandat delprosjekt 1. Kunnskapsgrunnlag: Kartlegging av status, utfordringer, nøkkeltall, nasjonale føringer, planer og utviklingsområder 2. Grunnlagsdokument: Satsingsområder, mål og strategier 3. Organisasjonsplan: Organisering, lokalisering, roller- og funksjonsbeskrivelser 4. Synliggjøre og dokumentere effektiviseringsgevinster på kort og lang sikt (bærekraftig) 5. Medvirkning tillitsvalgte og ansatte Alle prosjekt skal gjennomføre ROS-analyser