TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Fylkeshuset, fylkesrådssalen 4.9.2012 13.00 14.35 Tilstede på møtet Medlemmer Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Varamedlemmer Bodil Andersen Tor Johansen Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Behandlede saker Sak nr./år Sak 60-70/12 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane (til stede i sakene 60-64/12) Tor Zachariassen sign. Edmund Kristoffersen sign. Tor Johansen sign. Bodil Andersen sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets nestleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 28.8.2012 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 60/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 21.6.2012 61/12 Svar på revisjonsbrev nr. 16 Tromsø kommunes ansvar for gjeld i Remiks Miljøpark AS 62/12 Svar på revisjonsbrev nr. 17 Tromsø kommune bundne driftsfond pr. 31.12.11 63/12 Foreldet momskompensasjon for 2011 64/12 Plan for forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2012-2016 65/12 Budsjettoppfølging per 23.8.2012 kontroll og tilsyn 66/12 Budsjettramme for 2013 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 67/12 Budsjettramme for 2013 kontroll og tilsyn Tromsø Parkering KF 68/12 Budsjettramme for 2013 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 69/12 Referatsaker 70/12 Sak unntatt offentlighet - orientering X
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 60/12 Godkjenning av protokollen fra møtet 21.6.2012 Protokollen fra møtet 21.6.2012 godkjennes. Protokollen fra møtet 21.6.2012 godkjennes. 61/12 Svar på revisjonsbrev nr. 16 (2011) Tromsø kommunes ansvar for gjeld i Remiks Miljøpark AS Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 29.5.2012 på revisjonsbrev nr. 16, vedtak i kommunestyresak 95/12 samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 22.8.2012, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 29.5.2012 på revisjonsbrev nr. 16, vedtak i kommunestyresak 95/12 samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 22.8.2012, og tar saken til orientering. 62/12 Svar på revisjonsbrev nr. 17 (2011) Tromsø kommune bundne driftsfond pr. 31.12.11 1. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 27.6.2012 på revisjonsbrev nr. 17 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 23.8.2012, og tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget oversender revisjonens vurdering av svaret til kommunen for nærmere orientering og vurdering av revisjonens anmodning angående kommunens rapportering til Husbanken om ubrukte midler.
Blad 4 1. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 27.6.2012 på revisjonsbrev nr. 17 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 23.8.2012, og tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget oversender revisjonens vurdering av svaret til kommunen for nærmere orientering og vurdering av revisjonens anmodning angående kommunens rapportering til Husbanken om ubrukte midler. - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 63/12 Foreldet momskompensasjon for 2011 1. Kontrollutvalget viser til brev av 24.8.2012 fra KomRev NORD angående foreldet momkompensasjon for 2011. Utvalget registrerer at tapt momskompensasjon for 2011 utgjør kr 2 916 950,16 som er å anse som et betydelig beløp. Imidlertid utgjør tapt momskompensasjon vedrørende Tromstun skole kr 2 470 109,61, og er omtalt i egen rapport utført av revisjonen. 2. Kontrollutvalget forutsetter at det etableres tilfredsstillende rutiner for i størst mulig grad å forhindre tap av momskompensasjon. Felles forslag til tilføyelse i punkt 2: Utvalget ber revisjonen følge opp forholdet og rapportere tilbake til utvalget innen 15.10.2012. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til brev av 24.8.2012 fra KomRev NORD angående foreldet momkompensasjon for 2011. Utvalget registrerer at tapt momskompensasjon for 2011 utgjør kr 2 916 950,16 som er å anse som et betydelig beløp. Imidlertid utgjør tapt momskompensasjon vedrørende Tromstun skole kr 2 470 109,61, og er omtalt i egen rapport utført av revisjonen.
Blad 5 2. Kontrollutvalget forutsetter at det etableres tilfredsstillende rutiner for i størst mulig grad å forhindre tap av momskompensasjon. Utvalget ber revisjonen følge opp forholdet og rapportere tilbake til utvalget innen 15.10.2012. - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 64/12 Plan for forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2012-2016 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2012 2016. 2. Kommunestyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016: Prioritering: Prosjekt: 1 Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg 2 Kvalitet og ressursbruk i grunnskolene med særlig fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning 3 Barneverntjenesten forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll 4 Oppfølging av investeringsprosjekter 5 Forvaltning av støtte- og tilskuddsordninger 6 Byggesaksbehandling og tilsyn 7 Innføring av samhandlingsreformen 8 Flyktningetjenesten 9 Personalforvaltning i Tromsø kommune 10 Selskapskontroll i Remiks AS 3. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 6 Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2012 2016. 2. Kommunestyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016: Prioritering: Prosjekt: 1 Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg 2 Kvalitet og ressursbruk i grunnskolene med særlig fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning 3 Barneverntjenesten forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll 4 Oppfølging av investeringsprosjekter 5 Forvaltning av støtte- og tilskuddsordninger 6 Byggesaksbehandling og tilsyn 7 Innføring av samhandlingsreformen 8 Flyktningetjenesten 9 Personalforvaltning i Tromsø kommune 10 Selskapskontroll i Remiks AS 3. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. - Tromsø kommune v/ ordfører 65/12 Budsjettoppfølging per 23.8.2012 kontroll og tilsyn Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 23.8.2012 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 23.8.2012 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering.
Blad 7 66/12 Budsjettramme 2013 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2013 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 5.755.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2013 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 5.755.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Tromsø kommune v/ byrådsleder 67/12 Budsjettramme 2013 kontroll og tilsyn Tromsø Parkering KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Parkering KF for 2013 vedtas med en budsjettramme på kr 56.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.
Blad 8 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Parkering KF for 2013 vedtas med en budsjettramme på kr 56.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Tromsø Parkering KF 68/12 Budsjettramme 2013 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2013 vedtas med en budsjettramme på kr 122.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.
Blad 9 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2013 vedtas med en budsjettramme på kr 122.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Tromsø Havn KF 69/12 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 21.6.2012 b) Byrådsmøtet 28.6.2012 c) Byrådsmøtet 5.7.2012 d) Byrådsmøtet 9.8.2012 e) Byrådsmøtet 16.8.2012 f) Byrådsmøtet 23.8.2012 g) Byrådsmøtet 30.8.2012 B. K-SEKRETARIATET IKS FORDELING ÅRSOVERSKUDD 2011 a) Brev av 21.6.2012 fra K-Sekretariatet IKS C. GENERALFORSAMLING I BREDBÅNDSFYLKET TROMS AS a) Innkalling i e-post av 22.6.2012 til generalforsamling 29.6.2012 D. SAKSPROTOKOLLER FRA KOMMUNESTYREMØTET 20.6.2012 a) Sak 113/12 Tromsø Havn KF årsregnskap og årsmelding 2011 b) Sak 118/12 Tromsø Parkering KF årsmelding og regnskap 2011 E. GENERALFORSSAMLING I NORDNORSK OPERA OG SYMFONIORKESTER AS a) Protokoll fra generalforsamling datert 25.6.2012
Blad 10 F. FULLMAKTER OG TILGANGER a) Brev av 2.7.2012 fra KomRev NORD G. OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAP 2011 SOM HAR BETYDNING FOR 2012 a) Brev av 2.7.2012 fra KomRev NORD H. INTERN KONTROLL INNENFOR LØNNSOMRÅDET KONTROLL AV KONTERINGSLISTER a) Brev av 3.7.2012 fra KomRev NORD I. TROMSØ HAVN KF - OPPSUMMERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2011 a) Brev av 3.7.2012 fra KomRev NORD J. TROMSØ KOMMUNE - OPPSUMMERING FRA REVISOR LØNNS- OG INNTEKTSOMRÅDET a) Brev av 6.7.2012 fra KomRev NORD K. RUTINE FOR AJOURHOLD AV BRUKERTILGANGER I ELEKTRONISKE FAGSYSTEM a) Brev av 20.8.2012 fra KomRev NORD L. FORFALTE KOMMUNALE FORDRINGER MOTREGNING I SKATT, MERVERDIAVGIFT OG LEVERANDØRGJELD a) Brev av 20.8.2012 fra KomRev NORD M. OPPDATERT KARTLEGGING AV LOVER OG FORSKRIFTER OM INTERNKONTROLL I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER a) Rapport fra Kommunal- og regionaldepartementet av 25.6.2012 I tillegg delt ut i møtet: N. LANGNES SKOLE ETATSBESØK 8. OKTOBER 2012 a) Brev av 21.8.2012 fra K-Sekretariatet IKS Felles forslag til vedtak: Referatsakene A N tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A N tas til orientering.
Blad 11 70/12 Sak unntatt offentlighet - orientering Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. Rett utskrift: Finnsnes, den 5. september 2012 Inger Johansen