Nyheter og forbedringer 1.5

Nyheter og forbedringer 1.5

2 Visma Software International AS Innhold Innhold Notice...3 Innledning...4 Kapittel 1: Visma.net Expense 1.5... 5 Ny funksjonalitet... 6 Generelt... 6 Forbedringer... 6 Kapittel 2: Kjente problemer, begrensninger og restriksjoner... 8

Notice Oslo, 12. april 2014 Visma.net Expense 1.5 Alle opplysninger i denne dokumentasjonen kan endres uten varsel, og utgjør ingen forpliktelse fra produsenten. Alt materialet i denne dokumentasjonen og i programmene den gjelder, beskyttes av lov om opphavsrett og den inngåtte avtalen om bruksrettigheter og vedlikehold.alle rettigheter til materialet tilfaller Visma Software International AS. Eventuell kopiering eller mangfoldiggjøring av materialet i denne boken, herunder tekst, vindusutseende, ikoner og metoder, er forbudt. Som et ledd i den kontinuerlige utviklingen av systemet, kan komme til å Visma Software International AS endre sammensetningen av pakker, moduler og funksjoner. Visma Software International AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller utelatelser i systemet, bortsett fra det som står tydelig beskrevet i den gjeldende avtalen om brukerrettigheter og vedlikehold. Bruk av systemet på andre datamaskiner enn systemet er lisensiert for er ulovlig, og vil bli rapportert til politiet. Det vil også bli stilt krav om erstatning.

4 Visma Software International AS Innledning Innledning Nyheter og forbedringer inneholder opplysninger om nye og endrede funksjoner, problemer som er utbedret og kjente problemer og begrensninger i den nye versjonen av Visma.net Expense. Det anbefales at du leser gjennom dokumentet og gjør deg kjent med de endringene som er gjort i denne versjonen, før du tar den i bruk.

Kapittel 1 Visma.net Expense 1.5 Emner: Visma.net Expense versjon 1.5 inneholder følgende nye funksjoner: Reisesiden er gjort enklere å fylle ut Ny funksjonalitet Forbedringer Forbedret oversikt over hovedbokskontoer og lønnsarter Utvidet MVA-håndtering for svenske og finske organisasjoner Import og eksport av oppsett for utleggstyper Støtte for svensk regelverk knyttet til dietthåndtering og kjøregodtgjørelse

6 Visma Software International AS Visma.net Expense 1.5 Ny funksjonalitet Forenklet føring av reisetid og sted Bedre oversikt over lønnsarter og hovedbokskontoer Utvidet støtte for MVA-håndtering for svenske og finske organisasjoner Støtte for import og eksport av oppsett for utleggstyper Støtte for svenske krav til dietthåndtering og kjøregodtgjørelse Generelt Forenklet føring av reisetid og sted Visma.net Expense version 1.5. inkluderer en visuell og funksjonell oppdatering av reisesiden. Ved registrering kan du nå bruke kalenderen til å legge inn både reisetid og reisested. Du kan når som helst endre eller fjerne reiser i tabellen til høyre for kalenderen. Flyten for registrering er også forenklet ved at diettberegninger vil kjøres automatisk etter at reiser er lagt inn i kalenderen.. Forenklet oversikt over hovedbokskontoer og lønnsarter Vi har forenklet oversikten over hovedbokskontoer og lønnsarter under innstillinger av reisetyper. Ved valg av diett, kjøring eller utleggstyper vil du nå finne regnskapsinformasjon i dedikterte faner. I fanene vil du finne informasjon om satser, aktiveringsstatus, samt hvilken hovedbokskonto og lønnsart som reisetypen er tilknyttet. Utvidet MVA-håndtering Visma.net Expense versjon 1.5. støtter tildeling av hovedbokskontoer for MVA-koder definert for selskapet (finske og svenske organisasjoner). Som «company administrator» kan du velge mellom bruttohåndtering eller nettohåndtering av MVA. Ved å velge nettohåndtering så vil MVA bli kalkulert og bokført separat, gitt at det er angitt MVA-kode på relevante utleggstyper. For svenske organisasjoner så kan du i tillegg tildele lønnsarter for både MVA-koder og utleggstyper.. Brukeren med rollen company administrator kan under Innstillinger for reiseregninger velge hvorvidt MVA informasjon skal være tilgjengelig eller ikke ved registrering av reiseregninger. Ved valgt synlighet så kan «company administrator» også bestemme hvorvidt brukeren skal kunne gjøre endringer på MVA-beløpet. For en regulær bruker så vil MVA-beløpet være synlig på utleggssiden, både ved registrering fra kredittkort og ved manuell input. Oversiktstabellen på samme side vil presentere MVA-beløpet for brukeren. I tillegg, så vil MVA-beløpet presenteres i reiseregningsrapporten. Filimport og eksport av utleggstyper For å enklere sette opp og komme i gang med Visma.net Expense, er det nå lagt inn støtte for import og eksport av utleggstypene for en organisasjon. Bruker med rollen «company administrator» kan enkelt eksportere en fil i CSVformat som inneholder følgende informasjon for alle utleggstypene: utleggskode, navn, status, hovedbokskonto innland og utland, samt lønnsart innland og utland. Etter eksport så kan innholdet i kolonnene endres slik det måtte passe «company administrator», for så å bli importert tilbake til Visma.net Expense igjen. Den nye informasjonen vil nå utgjøre oppsettet av utleggstyper for organisasjonen, og vil være synlig under Utleggsinnstillinger. Støtte for svenske regler for kjøregodtgjørelse og diettberegning Visma.net Expense versjon 1.5 inkluderer de fleste regler for diettberegning for svenske organisasjoner i henhold til det svenske regelverk og offisielle satser. Kjøregodtgjørelser er også satt opp for å støtte svenske krav og satser. Merk: I denne versjonen er det noen begrensninger hva gjelder svenske krav. Se kapittelet for «Kjente problemer, begrensninger og restriksjoner» for mer informasjon. Disse vil bli utbedret i fremtidige versjoner av Visma.net Expense. Forbedringer Denne versjonen inneholder følgende forbedringer.

Visma Software International AS Visma.net Expense 1.5 7 Brukervennlighet Autofullfør i alle felt. Basert på dine tidligere reiseregninger så vil foreslåtte verdier gjøre føringen av reiseregningen enklere. Kontinuerlig kalkulering av diettpenger. Etter at formål, beskrivelse og reisestart og slutt er fylt ut så vil diettberegninger automatisk bli beregnet. Reiseregningsrapporten har blitt visuelt og innholdsmessig oppdatert. Vedleggene blir nå nedskalert og vil være på samme side som overskriften. For norske og svenske organisasjoner så vil reiseregningsrapporten også inkludere måltidsfratrekk. Menyenstrukturen for innstillinger er sortert etter anslagsvis mest brukte funksjonalitet. Ikonene for reise, diett og overnattingsiden er oppdatert slik at de er lettere å forstå for nye brukere. Avkrysningsruten for utenlandsutlegg vil bli autmatisk slått på ved utenlandsk valuta. Denne kan alltids overstyres hvis ønskelig. Kredittkort Visma.net Expense 1.5 støtter nå følgende kredittkort: SEB Eurocard SEB Diners DNB Corporate Visa Nordea Firstcard Eika TwoCards Danske Bank Corporate Mastercard

8 Visma Software International AS Kjente problemer, begrensninger og restriksjoner Kapittel 2 Kjente problemer, begrensninger og restriksjoner For organisasjoner som bruker Enterprise HRM, så vil ikke kostnadsbærere kunne nyttes som parametere ved oppsett av oversiktsrapporten. For beregninger av diett i henhold til det svenske regelverket så er det følgende begrensninger i denne versjonen: Håndtering for reiser med varighet over 3 måneder eller lengre enn 2 år inkludert ferier vil ikke bli håndtert i henhold til de reduserte satser som er gjeldende. Ekstraregler slik som ekstra diettpenger første og siste dag er ikke mulig å registrere. Hvis man har brukt like mye tid i flere land, hvorav Sverige er et av disse landende, så vil den svenske fulldag standardsats være gjeldende. Regler for grupper med spesifikke reiseavtaler vil ikke bli håndtert. Diettsatser og regler vil være det samme for alle ansatte i en organisasjon. Trekkpliktige fordeler som gjelder ved måltider betalt av arbeidsgiver er ikke håndtert. Det er ikke støtte for kjørebok eller trekkpliktige drivstoffordeler. Fradragsbeløp i forbindelse med representasjon er ikke håndtert.