IBE430 Forretningsprosesser og ERP Forelesning nr. 6 Fortsetter om salgsforretningsprosessen
I dag
Spørsmål om øv. 5, oppg. 2 Om Innkjøpsforretningsprosessen Oppgave 2. Forklar hvordan de enkelte statusfeltene i SAP-skjermbildet stemmer overens med aktivitetene i innkjøpsforretningsprosessen i boken. Ordered, Delivered, Still to Deliv., Invoiced og Down paymts i SAP. Vi skjønner ikke helt hva det spørres om...? For vi ser ikke noe likheter mellom innkjøpsordre i SAP og innkjøpsforretningsprosessen.
Hvorfor lage en salgsordre? Hvorfor vi lager en salgsordre når vi allerede har mottatt en innkjøpsordre fra kunde Typisk har en bedrift flere salgskanaler med forskjellige typer innkjøpsordrer fra kunder. Alle bør resultere i en og same standard salgsordre internt. Mange ulike salgs-kanaler gir mange typer innkjøpsordrer fra kunder
Hvorfor lage en salgsordre? Salgsordren brukes som et felles dokument for å holde rede på status til salgsforretningprosessen Internkontroll med prosessen Dvs. hvor mange av aktivitetene som er utført og hvor mange som gjenstår Salgsordre-nummeret benyttes internt på andre dokumenter knyttet opp mot salget for å holde rede på annen informasjon om salget En salgsordre kan representere mange innkjøpsordrer
Tungvint å fylle ut en Salgsordre når nesten all informasjon allerede finnes i Innkjøpsordren fra kunden? Ja, flere tidsbesparende løsninger finnes: Et firma kan be kunden taste inn bestillingen sin direkte i salgsordren via en Web-side hos firmaet F.eks. gir Siemens 5% rabatt dersom kunden selv registrere sine ordrer (bedrift-til-bedrift B2B) Elektronisk integrering av ERP-systemene mellom bedrifter F.eks. kan kundens innkjøpsordre sendes elektronisk på standard format (typisk XML) til bedriften, der mottar IT-systemet ordren, og systemet generere en salgsordre automatisk Merk at det grunnleggende oppsettet med salgsordre og innkjøpsordre og prosessen er den samme selv om ny teknologi innføres.
Husker manuell/papirbasert salgsforretningsprosess Figur side 77 8 steg - 8 dokumenter 3 avdelinger
Rollespill gjennomført sist Kunden Obs. Pakkseddel fra oss til kunde Matt Jones Matt Jones Tim Jones Shana Smith
Nå: ERP støtter og automatiserer salgsforretningsprosessen side 90-97 4.3.1 Gjennomføring av prosessen side 90-94 1. Motta forespørsel fra kunde (Receive Customer Inquiry) 2. Lag og send tilbud (Create & Send Quotation) 3. Motta innkjøpsordre fra kunde (Receive Customer Purchase Order) 4. Lag salgsordre (Create Sales Order) 5. Plukk fra lager og pakk (Prepare Shipment Pick & Pack) 6. Send varer (Send Shipment - Ship) 7. Lag og send faktura (Create & Send Invoice) 8. Motta betaling (Receive payment) 4.3.2 Registrer og lagre prosessdata side 94 4.3.3 Overvåk prosessen side 94-97 Informasjonsflyt på instansnivå Informasjonsflyt på prosessnivå 9
Figur 4.10 Bruk av ERP i salgsprosessen side 90 Matt Jones Matt Jones Tim Jones Shana Smith
Øv deg på å fylle inn avdelinger, aktiviteter, dokumenter og informasjonsflyt til/fra ERP systemet (Hvorfor er noe tegnet som dokumenter og noe som en PC?)
Aktivitet 1: Motta forespørsel fra kunde Forespørsel fra kunde er som for manuell prosess siden dette er noe vi mottar fra en annen bedrift (kunden). Legger ikke noe inn i forretningssystemet, Papirsymbol for Customer Inquiry Eksempel fra øvelsen. Jeg spiller innkjøper hos Philly Bikes.
Aktivitet 2: Lag (og send) tilbud Lag og send tilbud ved å bruke forretningssystemet SAP. Tilbudet vi har laget kan skrives ut og sendes til Kunden PC-symbol i figur 4.10 for Enter/Update Data : Dataflyt: Ut: Customer-, Material- & Pricing- Data Inn: Quotation Data
Aktivitet 2 i SAP-øvelsen Matt i salgsavdelingen Finner frem skjermbildet for å registrere et nytt tilbud: Logistics Sales and Distribution Sales Quotation Create Finner frem kunden Philly Bikes i SAP SAP viser da: navn og adresse for denne kunden ( Customer- Data i fig 4.10). Dobbelt-klikk for mer info. Legger inn Quotation data : produkter og antall fra forespørselen For hvert produkt finner SAP: produktnummer, beskrivelse (og hvor mye som er tilgjengelig for salg) ( Material- data i fig 4.10) Informasjon om pris kan også legges inn av SAP. Det kan være standardpris eller pris i henhold til avtale med kunden, eventelle produktkampanjer, o.l. ( Pricing- data i fig 4.10) (Dersom Matt ikke finner kunden eller varen, må han registrere denne informasjonen i Master Data til SAP før tilbudet kan registreres)
Aktivitet 3: Motta innkjøpsordre fra kunde Legger ikke noe inn i forretningssystemet (ERP) Papirsymbol for Customer Purchase Order
Aktivitet 3: Motta innkjøpsordre fra kunde Eksempel fra neste øvelse i SAP
Aktivitet 4: Lag salgsordre PC-symbol i figur 4.10 for Enter/Update Data : Dataflyt: Ut: Quotation Data Inn: Sales Order
Aktivitet 4 i SAP-øvelsen Matt i salgsavdelingen Når Matt mottar PO fra kunden Logger han på SAP og finner frem Tilbudet ( Quotation i fig 4.10) Dersom tilbudet stemmer med PO brukes dette for å lage en ny Salgsordre SAP foreslår bl.a. leveringsdato Basert på regler i systemet som er konfigurert inn (Organizational Data (side 39)). E.g. tidligste mulige leveringsdato, eller nærmeste lager for levering Matt kan endre data dersom han vil før han lagrer Salgsordren. SAP genererer da et unikt salgsordrenummer og SAP logger at Matt lagde ordren
I SAP ECC 6.0 kalles Sales Order for Standard Order Skjermbilde fra SAP (ikke i boken) Sammenlign med papirskjema side 82 Ordrelinjer
Aktivitet 5: Plukk fra lager og pakk Prepare Shipment (Pick) PC-symbol i figur 4.10 for Enter/Update Data : Dataflyt: Ut: Sales Order Data Inn: Picking Data
Aktivitet 5 i SAP-øvelsen Requested Delivery Date i fig 4.5 s. 82 er 1. august Tim (Req.Deliv.Date feltet i SAP skjermbildet foran) Antar gjennomsnittlig tid for å hente varene: 1 dag Antar forsendelsestiden er: 3 dager SAP beregner når Tim må gjøre jobben, her blir det 28. juli. Når Tim på lageret logger på SAP 28. juli vil denne Salgsordren vises i Delivery Due List listen over salgsordrer som må leveres i dag for å møte leveringsdatoen
Eksempel på Delivery Due List (Fig. 4.11 side 92) Tim på lageret logger på og får opp Delivery Due List for i dag 1: I figuren vises salgsordrene (OriginDoc), her tre stk: 43, 42 og 44 2: ConfirmQty: Antall som kunden har bestilt og som vi har bekreftet 3: Open qty: Antall som skal leveres 4: Material: varene i ordrelinjene i salgsordren
Aktivitet 6: Send varer Papirsymbol for Packing List Dataflyt: Ut: Sales Order Data Inn: Shipping Data
Aktivitet 6: Send varer Når transportfirmaet henter varen vil Tim på lageret logge på SAP Tim henter Salgsordren frem på skjermen og registrerer at varen er sendt (Goods Issue i Delivery Document) Dette medfører at SAP oppdaterer regnskapet Resultatregnskapet Balanseregnskapet SAP lagrer når varen ble sendt, av hvem, etc.
Aktivitet 7: Lag og send faktura Papirsymbol for Invoice Dataflyt: Ut: Sales Order-, Shipping-, & Customer- Data Inn: Invoice Data
Aktivitet 7: Lag og send faktura i Øvelsen Når varen er sendt er det klart for fakturering Fakturering kan gjøres på mange måter: Når Shana i økonomiavdelingen logger på finner hun frem en liste over fakturaer som må lages og sendes Billing Due List (fig 4.12 side 93) eller SAP kan sende Shana en e-post som sier varen er sendt og at hun må lage og sende en faktura eller SAP kan gjøre dette automatisk: lager og sender faktura til kunde via e-faktura (EDI/bank), e-post, eller på annen måte. Dersom en Billing Due List vises velger Shana kunden som det skal lages faktura for (fig 4.12 side 93 neste lysark)
Fig 4.12 Billing Due List side 93 1: Document = Delivery Document i SAP = Shipping Data inn i ERP i fig 4.10 2: Name of sold-to-party : Kunde ( Customer data )
Aktivitet 8: Motta betaling Papirsymbol for Payment Dataflyt: Ut: Invoice Data Inn: Payment Data
Aktivitet 8: Motta betaling i øvelsen Når kunden sender betaling sender banken oss beskjed Shana logger på SAP Finner frem kunden og alle fakturaer til kunden Shana velger fakturaen som er sendt til kunden, og registrerer i SAP at fakturaen er betalt SAP oppdaterer da regnskapet Vi hadde 3-way match i innkjøpsforretningsprosessen. Har vi noe tilsvarende her? (Kanskje til og med 4-way match: Sales Order, Goods Issue, Invoice sent, Payment Received?)
SD9: Review Document Flow (FOR INNLEVERING) Lever kopi av skjermbilde (Document flow) på Fronter. For å få godkjent skal det se ut som vist nedenfor med din kunde (Business Partner) og dine dokument nummer.