Arkivsaksnr.: 13/627-16 Arkivnr.: 143 Saksbehandler: Rådgiver, Ole Øystein Larsen KOMMUNEDELPLAN KOMMUNEORGANISASJONEN 2014-2017 Hjemmel: Plan- og bygningsloven Rådmannens innstilling: 1. Kommunedelplan for Kommuneorganisasjonen 2014 2017 vedtas. 2. Rådmannen gis fullmakt til å oppdatere Kap. 3 Tiltaksplaner etter at Handlingsprogram/økonomiplan 2014 2017 og årsbudsjett 2014 er vedtatt i kommunestyret. Dette slik at Kap. 3 i Kommunedelplan for Kommuneorganisasjon samsvarer med Kap. 5.3 Tiltaksplaner i Handlingsprogrammet. 3. Rådmannen gis fullmakt til å oppdatere Kap 4 i forhold til den kommunestyrevedtatte «Kommuneplanens samfunnsdel».
Sammendrag: FAKTA: Kommunestyret la i sitt møte 26.9.2013 sak 60/13 forslag til Kommunedelplan for Kommuneorganisasjon 2014 2017 ut til offentlig ettersyn i perioden 27. september 7. november. Utleggingen ble gjort ved annonse i Avisa Hadeland, på kommunens hjemmeside, samt at plandokumentet har vært tilgjengelig på bibliotekene og i servicetorget. Ved høringsfristens utløp har det kommet inn to høringsuttalelser fra Utdanningsforbundet Lunner og Voksenopplæringen (VO). Disse vil i det følgende bli gjengitt og kommentert: VO: Kommentarer til helheten Dokumentet har fokus på volum- og kvantitetsøkning (ant innbyggere med mer) hva med kvaliteten? Mener kommunen at kvaliteten er god nok på alle områder? Er det ikke behov for kvalitetsøkning i skoler og barnehager, omsorg mfl? Også her savner vi en setning om å bevare det som er velfungerende. Kommentarer: Viser til «Lea`n i Lunner!». Gjennomføringen av utviklingsprogrammet er i seg selv en kvalitetsreform. Kap. 2 MÅL OG STRATEGISKE VEIVALG «Utdanningsforbundet Lunner stiller seg positive til revidert kommuneorganisasjonsplan. Planen angir viktige mål og strategiske veivalg. Mål og veivalg som etter vår oppfatning langt på vei vil bidra til å ivareta og utvikle et godt arbeidsmiljø hvor medarbeidere kan trives og utvikle seg, og derigjennom bidra til god tjenesteyting. Vi setter stor pris på at planen har ambisjoner om at man skal finne organisatoriske løsninger med samsvar mellom arbeidsoppgaver, bemanning og kompetanse. Spesielt viktig er en slik ambisjon i en «hverdag» med en presset kommuneøkonomi». VO: «Gode målsettinger, mange fine mål, vanskelig å oppfylle nå med store nedskjæringer. Jf. rådmannen i Hadeland er vi gode nok? konsolidere det vi har, vet fungerer, ikke så mange nye mål? (s.7 videreutvikle evnen til omstilling og nyskaping). Mål og visjoner krasjer med den harde virkeligheten i kommunen legge ned ambisjonene noe?». Kommentarer: Utdanningsforbundets uttalelse gir en gjennomgående støtte til det reviderte plandokument. VO stiller spørsmål ved antallet mål og ambisjonsnivå relatert til den harde virkeligheten i kommunen. 2.1 kommunestyrets overordnede myndighet og styringsansvar VO: «HVEM skal utarbeide opplæringsprogrammet til politikerne? viktig at de kommer ut på tjenestestedene lærer om hva vi er og hva vi gjør ikke bare teoretisk opplæring» Kommentarer: Utvalg til å vurdere folkevalgtes godtgjøring har oppdraget med å utarbeide program for folkevalgtopplæringen. 2.3 Arbeidsgiverpolitikk
VO: «Videreutvikle en flat admin ledelsesstruktur. Flere ønsker seg en skolesjef, slik det var tidligere, noen ønsker en 3-nivå kommunen. Evalueres dagens organisering?» Kommentarer: Evaluering skjer mer eller mindre kontinuerlig. Jf. Arbeidet med «TjenesteOptimal», Agenda Kaupangrapporten, Kommune 1.1 og Lea`n i Lunner. 2.4 Lea`n i Lunner 2.4.1 Medbestemmelse VO: «Viktig at de tillitsvalgte involveres SÅ TIDLIG som mulig i prosesser». Kommentarer: Tilbakemeldingene fra arbeidstakerorganisasjonene er at de hovedtillitsvalgte er fornøyd med involveringen. Involvering av de plasstillitsvalgte og verneombud er tjenesteleders ansvar på tjenestestedet. Ved større overgripende prosesser/prosjekter må involveringen koordineres på tvers og nivåmessig. 2.4.2 Brukermedvirkning VO: «Savner ordet «reell» her, reell innflytelse, reell brukermedvirkning inn på arenaer der de blir hørt, kan påvirke, ikke kun bli orientert om saker». Kommentarer: Viser til hvordan målsettingene skal realiseres bla ved å involvere brukerne aktivt i egen sak/behandling og i forbedring av tjenestene på et tidligst mulig tidspunkt. 2.4.3 Medarbeiderskap VO: «Kommunen som demokratiarena. Ansatte i voksenopplæringa har ikke alltid opplevd å bli hørt og tatt med i prosesser som gjelder egen framtid og arbeidsmiljø demokratisk underskudd viktig med demokratiarenaer ikke bare for innbyggerne, men også for kommunens ansatte. God tjenesteproduksjon fornøyde arbeidstakere er gode arbeidstakere. Medarbeiderskap flottarena for å bli kjent i kommunen, med tjenestestedene, må tas videre slik at det blir et reelt medarbeiderskap ute på tjenestestedene Kommentarer: Viser til hvordan målsettinger skal realiseres under «Medarbeiderskap». 2.4.4 Kontinuerlig endring og utvikling VO: «ALLE områder må spare, Lea`n er unntatt nedskjæringer. Alle medarbeidere i VO har vært på medarbeiderskapskurs mener at kurset fint kunne kokes ned til 2 dager penger spart på vikarer og på admin dessuten ville det komprimere opplegget mer effektivt. Det bør foretas en mer helhetlig evaluering av Lean hva har det kostet? Hva har vi oppnådd kostnadsanalyse her også. Ikke nok å rydde garderobesituasjonen i barnehagene hvor er tid/penger spart???» Kommentarer: Lea`n i Lunner er vårt utviklingsprogram for å skape: Tjenesteyting med kvalitet og brukerverdi, medarbeidertilfredshet og effektivitet (mest for pengene). Programmet gjennomføres i perioden 2011 2015 og skal evalueres ved utgangen av 2015. Medarbeiderskapskurset er under evaluering også innholds- og omfangsmessig da alle fast ansatte (nesten 700) nå har deltatt i kurset.
Kurset blir etter all sannsynlighet vårt introduksjonsprogram for nyansatte. Programmet er finansiert i all hovedsak av eksterne finansieringskilder med unntak av vikarbruk ved for eksempel medarbeiderskapskurs. Når det gjelder gjennomførte lean prosesser og igangsatte kontinuerlige forbedringstiltak (Kaizen/tavlemøter) vises det til rådmannens oversikt av oktober 2013. 2.4.5 Strategisk kompetanse-styring «Utdanningsforbundet Lunner ser det som positivt at Lunner kommune vil legge til rette for etter- og videreutdanning. Dette er viktig for å kunne bidra til å videreutvikle kvalitativt gode tjenester, men også et virkemiddel for å beholde og sikre kvalifisert arbeidskraft. I planen heter det at «medarbeidere som tar planlagt utdanning prioritert av arbeidsgiver kan gis økonomisk uttelling ved fullført utdanning». Utdanningsforbundet Lunner ønsker at etterog videreutdanning som er ønsket av arbeidsgiver automatisk gis økonomisk uttelling. Dette vil motivere medarbeidere til å ta etter- og videreutdanning. Det kan også bidra til å gi «karriereveier» og lønnsavansement ved å fortsatt forbli i sin stilling. Slik kan vi bevare dyktige og engasjerte fagfolk i det direkte arbeidet med barn og elever». VO: «Kompetanse - skaffe nok kvalifiserte medarbeidere kan dette stå når det for tiden er ansettelsesstopp? Innenfor helse og omsorg må vikarer sies opp, det er ikke nok folk til å utføre jobbene. Utfordring: rekruttere til helsefagarbeider her har VO gode erfaringer vi skreddersyr opplæring i norsk og helsefag sammen med Opus de fleste av våre deltakere søkes inn på Opus fullfører der. Prosjektet står i ferd med å strande pga manglende økonomi hva med å støtte ordningen, slik at vi kunne sikre flere kvalifiserte søkere til helsefagarbeider-utdanningen?» Kommentarer: Strategisk kompetanse-styring, målrettede utviklingssamtaler (MUS), karriere- og kompetanseplaner vil sammen med bruken av opprykk i avansementsstillinger ved fullført forhåndsavtalt etter- og videreutdanning knyttet til forutsigbart lønnsopprykk, imøtekomme Utdanningsforbundets ønsker på området. Rekruttering av lærlinger til helsefagarbeiderfaget er en kjent utfordring. Tiltak vurderes løpende av Opplæringskontoret for fag i offentlig sektor, Hadeland. Saksbehandler er ikke kjent med at det er ansettelsesstopp hos Lunner slik VO hevder. Imidlertid er tjenesteledernes ansettelsesfullmakt inndratt slik at utlysing av og/eller ansettelse i ledige stillinger må godkjennes i Stillingsbanken. Saksbehandler er heller ikke kjent med at vikarer innenfor helse og omsorg må sies opp. Enkelte vikarer får imidlertid ikke forlenget sine vikariater ved utløpet av vikarperioden. 2.5 Inkluderende arbeidsliv VO: «Sykefraværet har økt har en undersøkt om det er en sammenheng med nedbemanning/kutt/små ressurser? Hva gjør kommunen aktivt for å forebygge sykefravær? Hva gjør kommunen for å rekruttere arbeidskraft med nedsatt funksjonsevne burde være en foregangsbedrift på området (er en sinke), Vo har en midlertidig ansatt i rullestol.» Kommentarer: Sykefraværet inkl. egenmeldt sykefravær har gått vesentlig ned de 10 første månedene i år fra tilsvarende periode i fjor 9,8 til 6,7 %. Lunner kommune har mottatt KLP sin arbeidsmiljøpris og IA-prisen for Oppland og Hedmark. Etter saksbehandlers skjønn er det anerkjennelser for den måten vi jobber på og de resultater vi oppnår bla gjennom Lea`n i Lunner. seniortiltak,
jobbtilrettelegging/omplassering oa når slike behov oppstår. I tillegg er organisasjonen åpen for å ta inn de som har falt utenfor på bla arbeidsutprøving. Over tid har dette ført til ansettelser hos oss. 2.6 Lønnspolitisk plattform «I del 2.6 av forslaget til revidert plan for kommuneorganisasjonen heter det: «Kriteriene for lokale lønnstillegg skal gi forutsigbarhet for partene». Utdanningsforbundet Lunner mener slike kriterier også må være objektive. Utdanningsforbundet er fornøyd med at Lunner kommune skal ha et konkurransedyktig nivå på lønns- og arbeidsvilkår. GSI statistikk viser at Lunner kommune har høy andel lærere uten godkjent utdanning for det trinnet de underviser på, og det har også vært utfordringer knyttet til rekruttering av kvalifisert arbeidskraft innen PPT. Det er derfor av avgjørende betydning å være konkurransedyktig på lønns- og arbeidsvilkår, både for å rekruttere og for å beholde kompetente medarbeidere». Kommentarer: Hovedtariffavtalen for kommunal sektor inneholder forhandlingsbestemmelser om at ved lønnsfastsettelsen skal det bla. tas hensyn til den enkelte ansattes innsats, resultatoppnåelse og/eller utøvelse av lederskap. Skal Lunner kommunes lokale lønnspolitikk videreføre slike kriterier, vil utøvelse av skjønn være et vesentlig element. Kravet til objektivitet vil således ikke kunne oppfylles slik Utdanningsforbundet mener det må være. Et moment som bør vurderes nærmere er forskningsresultater som viser at slike kriterier reint faktisk kan virke mot sin hensikt. Kommunens nærhet til hovedstadsregionen gir både fordeler og ulemper i arbeidet med å rekruttere og beholde kvalifisert arbeidskraft. Nærheten gir mulighet til bosetting og tilflytting av kvalifisert arbeidskraft og samtidig press oppover i nivået på lønn og andre arbeidsvilkår. I rekrutteringen av flere yrkesgrupper skjer det en markedstilpasning av lønnsnivået. Kommunen ligger for tiden under gjennomsnittlig relativt lønnsnivå for landets kommuner. 2.7 Omdømme VO: «Kommunen driver aktiv markedsføring om tettstedene hva med å markedsføre tjenestestedene yter gode tjenester, f.eks voksenopplæringa: kunne informert mer om voksnes rett til opplæring i grunnleggende ferdigheter med mer. Miljøperspektivet fint mht UTE-miljø, men vi må ikke glemme innemiljø gammel bygningsmasse i kommunen mange usunne bygg, deler av Frøystad inkludert». Kommentarer: Det er satt et vesentlig trykk på arbeidet med å få til bedre inneklima på tjenestesteder hvor dette har vært/er en utfordring. Jf. Gjennomførte inneklimaanalyser, medarbeiderundersøkelser og gjennomførte tiltak. Jf. pkt. 2.5 Inkluderende arbeidsliv. Kommunens nettsider er under omlegging. Dette vil bla bedre muligheten til aktiv markedsføring av kommunens tjenester. 2.8 Personalpolitikk VO: «Lunner kan ikke konkurrere på lønn med f eks Oslo eller det private. Må ha andre goder beskrive dem fleksitidsordning, fleksible ordninger for alle medarbeidere (livsfasepolitikk småbarnsforeldre, seniorer), trening i arbeidstida, seniortid mm».
Kommentarer: Markedsføre disse godene både generelt og målrettet. Bruk av nettsider, profilering som arbeidsgiver mm. Den beste markedsføring er fornøyde medarbeidere som er stolte av sin arbeidsplass. Kap. 4.2 og kap. 5.1 BEFOLKNINGSUTVIKLING «Utdanningsforbundet Lunner er noe skeptisk til antakelsene om framtidig befolkningsvekst. De siste årene har prognoser for befolkningsvekst vist seg å ikke slå til. Dette har bidratt til at tjenester er «bygget opp» utfra en antatt befolkningsvekst og skatteinntekter som ikke har kommet. Dermed kommer man i en situasjon hvor man må kutte i budsjetter og nedbemanne. Dette er krevende omstillinger for medarbeidere, for brukere av tjenestene og for hele organisasjonen». VO: På bakgrunn av at det kun kom 2 nye til Lunner 2013 burde kanskje målsettingen om befolkningsøkning modereres noe? Mange mener dessuten at folketallet er greit konsolidere sikre god kvalitet framfor mye nytt, mange nye innbyggere. Kommentarer: Utdanningsforbundets uttalelse påker på et vesentlig dilemma som kan oppstå når organisasjonen bemannes for et tjenestevolum som er større enn det den faktiske befolkningsøkningen blir. For øvrig vises det til at befolkningsveksten er vedtatt av kommunestyret. Jf. Kommuneplanen. 5.2 Folkehelse VO: «Bra at integrering og innvandrere er nevnt men savner en setning om å legge til rette for lokale arbeidsplasser støtte lokal gründervirksomhet mye god helse i å slippe å pendle (særlig for småbarnsforeldre), kan næringsutvikler ha kurs for gründere hvordan etablere seg i Lunner?» Kommentarer: Viser til de øvrige kommunedelplanene. Rådmannens forslag til endringer i plandokumentet. Korrigeringer i planens kapittel 4: Kap 4 må oppdateres noe i forhold til den vedtatte «Kommuneplanens samfunnsdel». Oppdateringene er som følger: Kap 4.1 Tettstedsutvikling, kulepunkt 2 skal lyde: «Roa skal være administrasjonssentrum i kommunen og videreutvikles som tettsted for bo og næring» Kap 4.1 Næringsutvikling inkl landbruk, nytt kulepunkt inn som nr 3: «Roa sentrum skal videreutvikles med varehandel og annen næring. Plasskrevende næring legges til Roa sør». Da blir det totalt 6 kulepunkter under Næringsutvikling.
I perioden hvor kommunedelplanen har vært ute til offentlig ettersyn har det også blitt utarbeidet forslag til Handlingsprogram/økonomiplan 2014 2017 og årsbudsjett 2014. Handlingsprogrammet består av kommunedelplanenes kap. 1 Sammendrag, Kap 2 Mål og strategiske valg og Kap. 3 Tiltaksplaner. Rådmannen anbefaler at formannskapets høringsforslag til Handlingsprogram/økonomiplan 2014 2017 og årsbudsjett 2014 hva gjelder Kommunedelplanen for KommuneOrganisjonen blir vedtatt.. Tiltaksplan investering I Kommunedelplan for Kommuneorganisasjonen 2014 2017 er det ikke lagt inn investeringstiltak som utgår. Tiltaksplan drift Når det gjelder Tiltaksplan drift har det, med unntak av økning av midlene til seniortiltak og IKT-utskiftinger, ikke vært mulig å finne rom for nye ordinære driftstiltak i 2014. Konklusjon: Rådmannen fremmer følgende innstilling: 1. Kommunedelplan for Kommuneorganisasjonen 2014 2017 vedtas. 2. Rådmannen gis fullmakt til å oppdatere Kap. 3 Tiltaksplaner etter at Handlingsprogram/økonomiplan 2014 2017 og årsbudsjett 2014 er vedtatt i kommunestyret. Dette slik at Kap. 3 i Kommunedelplan for Kommuneorganisasjonen samsvarer med Kap. 5.3 Tiltaksplaner i Handlingsprogrammet. 3. Rådmannen gis fullmakt til å oppdatere Kap 4 i forhold til den kommunestyrevedtatte «Kommuneplanens samfunnsdel». DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: 13/6457 Kommunedelplan KommuneOrganisasjonen - revisjon 2013 - oppdatert arbeidsdokument. 13/7838 Kommunedelplan KommuneOrganisasjonen - revisjon 2013Plandokument til behandling i trepartsorganet 6. juni 2013. 13/15672 Høringsuttalelse - Forslag til revidert kommunedelplan for kommuneorganisasjonen. 13/12490 Kommunedelplan KommuneOrganisasjonen - revisjon 2013Rådmannens planframlegg til behandling i Trepartsorganet 12. september 2013. 13/15661 Høringsuttalelse - Forslag til revidert kommunedelplan for kommuneorganisasjonen. Avsender:Trepartsorganet Avsender:Trepartsorganet Avsender:Gran og Lunner Voksenopplæring v/vibeche Holte Avsender:Trepartsorganet Avsender:Utdanningsforbund et
Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær