Myra, 22.09.2017 Styreperioden 2016-2018 Protokoll fra styremøte nr. 10/2016-2018, tirsdag 19.09.2017 på klubbhuset til Østre Tromøy Trim og Idrettsklubb Tilstede var: Kirsten Borge Anne Blakstad Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Haakon Nipe Siri Marie Gundersen Ellen Dahl Svein Lien Forfall: Marte Bentzen Fossestøl Gunnar Høygilt Inge Roppen Styreleder og møteleder 2. varamedlem Org.sjef Nestleder 1. varamedlem 3. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode 2016-2018, sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 87 B Omvisning og presentasjon av Østre Tromøy Trim & Idrettsklubb v/leder Geir Støylen 88 B Innkalling og referat fra sist møte 77 A Plassering av overskuddslikviditet. Presentasjon av Sparebanken Sør v/kristian Thorbjørnsen 89 B Referat- og orienteringssaker 90 B Regnskap august 2017 91 A Sammenslåingsprosessen med VAI med bl.a. valg av 3 representanter fra styret til et forhandlingsutvalg 92 A Uttalelse vedr fremtidig motorsportanlegg i Lillesand som interkommunelt anlegg for begge fylkene 93 A Høring vedr forslag til folkehelsestrategi for Agder 2018-2025. Frist 1. oktober. 94 A Idrettskretsting 2018 valg av form, dato og sted 95 A Representasjonsoppgaver 96 A Møtedatoer 97 A/B Eventuelt
Side 48 3/10 2017 Sak 87 (B): Støylen Omvisning og presentasjon av Østre Tromøy Trim og Idrettslag v/leder Geir I vår rekke av besøk til ulike idrettslag i kretsen, besøkte vi Østre Tromøy T & IL. Vi fikk en omvisning på anlegget ved Sandnes Skole samt en orientering om klubbens drift. Leder Geir Støylen representerte klubben Omvisning og presentasjon av klubben tas til orientering Sak 88 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr 10-2014-2016 og referatet fra møte nr 9-2016-2018 godkjent. Signaturer utført av leder. Nestleder signerer ved neste anledning Sak 77 (A): Plassering av overskuddslikviditet. Presentasjon av Sparebanken Sør. Utsatt fra møte 09-2016-2018 Dagens rentenivå gir oss svært liten avkastning på vår overskuddslikviditet. Kan vi finne gode løsninger for å plassere deler av kapitalen slik at vi får en høyere avkastning uten for stor risiko? Presentason av ulike øsninger ved Kristian Thorbjørnsen, Sparebanken Sør. For å sikre en god saksbehandling, innhentes det råd fra en uavhengig finansrådgiver, slik at man kan beslutte endelig vedtak på neste styremøte Sak 89 (B): Referat og orienteringssaker 67/17 14.06: Seminar vedr levekår i Agder, Kr.sand. Svein 68/17 14.06: Fagforum NIF kompetanse. Stein 69/17 16.06: Sommeravslutning med ansatte i AAIK og Idrettsfinans AS 70/17 17.06: Jubileumsfest Strengereid IL. Siri repr AAIK 71/17 19.06: Møte med Kontrollkomiteen. Kirsten og Svein 72/17 25-29.06: Idrettsleiren. Karete iog Stein 73/17 18.08: Møte med aktuelle fremtidige stortingspolitikere fra Aust-Agder. Marte, Gunnar og Svein 74/17 15-18.08: Arendalsuka
Side 49 3/10 2017 75/17 23.08: Møte med Østfold IK og OLT Sør vedr erfaring og etablerin av OLT Øst. Stein 76/17 28.08: Møte med initiativtakere i Lillesand vedr utvikling av nytt motorsportsenter på Kjerlingland. Svein 77/17 29.08: Møte med AAFK vedr fylkeskommunens idrettsstipend. Stein 78/17 31.08 02.09: Fagsamling utdanning/kompetanse og besøk Barents Summer Games. Bodø. Stein 79/17 04-07.09: Samling vedr AS365 Kilandsenteret. Stein 80/17 15.09: Åpning av Sparebanken Sør Amfi Grimstad (friidrettshallen). Svein 81/17 15.09: Innlevering av søknad til Gjensidigestiftelsen på 1,5 mill til videreutvkling av Idrettsleiren. Karete 82/17 17.09: Åpning av nye Norac Stadion, Bjønnes, Arendal. Marte og Ellen 83/17 Status AS 365 84/17 Status ApD 85/17 Status Idrettsleiren 86/17 Status OLT Sør 87/17 Status jubileumsbok 88/17 Referat fra Ungdomsutvalget. Marte 89/17 Status deltakelse på Arendalsuka 2017. 90/17 Status ansatte 91/17 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder. Vedlegg 92/17 Postliste. Vedlegg Referatsakene 67/17 til 92/17 tas til orientering. Saker om jubileumsboken og deltakelse i Arendalsuka 2018 settes på sakskartet på neste møte. Sak 90 (A) Regnskap pr 31.08.2017 Vedlagt følger foreløpig regnskapsoversikt pr. 31.08.1017. Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr 31.08.1017: Totalresultat: 1 247 477 Budsjett: 462 847 2016: 581 637
Side 50 3/10 2017 AVVIK IFT BUDSJETT pr 31.08.2017 Avdeling Dr.res Budsjett Diff 2. Hovdenleiren -41 4-45 2. Idrettsleiren 220 65 155 3. Regnskap 135 54 81 6. APD 747 327 420 7. AS365-44 -28-16 8. Jubileumsbok (Mgl innbet fra AAFK 250') -19 181-200 TOT 998 603 395 1. Basis 419-36 455 5. Kurs/utdanning -161-104 -57 TOT 258-140 398 Alle avd 1256 463 793 AVVIK IFT BUDSJETT pr 31.08.2017 Kto inntekter Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per. 3119 Idr.leir fotobok Ny konto 28 3120 Idr.leir Sponsor Feil budsjett 45 3215 Regnskap Feil budsjett 32 3400 Tilsk AAFK Sen innbet boktilskudd -250 3403 Tilskudd kommuner Høyere innbet fra kommuner 38 3404 Tilskudd andre H.leir: +8, APD -5', Bok sent innbet fra bank 3-25 3407 Bok Mgl overføring fra Fondet -50 3446 Tilskudd NIF komp.tilskudd lavere tilskudd enn budsj -60-41 3920 Deltakeravg Høyere delt.ant APD og H.leiren, minus på I.l 155 3980 Gave Sp Sør Godtgj adm av stipend (25 videre til VAI og TIK 50 3985 Gaver Bok: Tidlig innbet Valle Sp.b 25 3995 Fakt.gebyr APD + Idr.leir 18 Div Div småbeløp summert 23 TOT inntekter -9 309-318 Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett 309 000 Kto kostnader Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per. 4301+4303 Innkjøp fotobok + O-matr Fotobok ny ide idr leir (ref kto 3119) 19 5XXX Lønn Budsjettert litt høyt -215 7450 Tilskudd særkretser Sen utebet pga mgl rapp -171 7451 Tilsk vedr talentmidler Sen utbet -71 7460 Tilskudd andre Sen overføring til Idrettsgalla Sør -25 63xx Bokostnader Feil budsjett leie 18 6422+6420 IT Programutvikling ikke ferdig/fakturert -71 6540 Inventar Høyere enn budsjett 14 6780 Selvst næringsdr Kommunikasjonsplan. Jobb delvis ferdig -34 6800+6801 Kopi + kont.rekv Feil budsjett leie -25 6860 Møter/kurs Budsjettert likt pr mnd, fakt ulikt -23 6890 Div adm Gebyr ifm innbetalinger 25 7099+7101+45+60 Reiser Budsjettert likt pr mnd - fakturert ulikt -51 7600 Oppholdsutgifter Overforbruk H.leiren. Nytt sted 35 7610 Instr/trening Laver pga lavere delt.ant I.l -44 7612 Bekledning leir Lavere pga lavere delt.ant -23 7614 Leie lokaler/utstyr APD periodisering - for høyt budsjett -89 7619 Innkjøp kiosk Gratisvarer istedenfor kjøp -20 Div Div småbeløp summert -24 TOT kostnader -775-329 -446 Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett -329 000 Reell driftsøkonomisk situasjon i forhold til budsjett 638 000 Finansinntekter/overføringer 0 Reell total-økonomisk situasjon i forhold til budsjett (pluss betyr bedre enn budsjett) 638 000
Side 51 3/10 2017 Regnskap pr 31.08.2017 tas til etterretning. Sak 91 (A) Sammenslåingsprosessen med VAI med bl.a. valg av 3 representanter fra styret til et forhandlingsutvalg I sak 83-2017 ble det vedtatt at man skal velge ut tre personer fra styret til å sitte i et utvalg sammen med tilsvarende fra VAI for å sikre en god prosess ifm sammenslåingen av idrettskretsene pr 01.01.2020. I veilederen fra NIF fremgår det at styringsgruppen minimum skal bestå av leder og nestleder fra hvert av de involverte idrettskretsstyrene. Org.sjef deltar i prosessen som sekretær for gruppen med tale og forslagsrett Det er viktig at denne gruppen får klare føringer fra styret. Valg av styringsgruppemedlemmer fra AAIK: Leder, nestleder og Gunnar Høygilt, varamedlem: Anne Blakstad. Gruppen fikk føringer i oppdrag av styret å lage mandat for gruppen og forelegge dette på neste styremøte. Org.sjef orienterer VAI om dette og oppforder til det samme hos dem Sak 92 (A) Uttalelse vedr fremtidig motorsportanlegg i Lillesand som interkommunelt anlegg for begge fylkene Det arbeides med etablering av et meget stort motorsportanlegg på Kjerlingland i Lillesand. Arbeidet er i stratfasen, med Lillesand Vekst, som er initiativtaker, ønsker en positiv uttalelse fra AAIK om ønske om etablering av et slikt anlegg. Org.sjef utarbeider en positiv uttalelse til etablering av et motorsportanlegg i Lillesand. Det skal i uttalelsen legges vekt på viktigheten av å ta hensyn til miljøet ved både bygging og bruk av anlegget Sak 93 (A) Høring vedr forslag til folkehelsestrategi for Agder 2018-2025. Frist 1. oktober. AAIK er mulig høringsinstans for ny folkehelsestrategi for Agder 2018-2025. Dersom AAIK ønsker å sende inn innspill til strategien, må dette gjøres innen 1. oktober. Org.sjef var ikke ferdig med et forslag til innspill, men orienterte om hovedpunktene i det som var tenkt som et innspill fra AAIK Org.sjef ferdigstiller høringsinnspillet, sender det på høring til styremedlemmene før det sendes fylkeskommunen innen 1. oktober Sak 94 (A) Idrettskretsting 2018 valg av form, dato og sted
Side 52 3/10 2017 Idrettskretstinget skal avvikles innen 30. april 2018, og det skal sendes ut forespørsel til aktuell vertskommune i god tid. Derfor bør denne saken vedtas på dette møtet. Tvedestrand, Bygland, Valle og Iveland har ikke vært vertskommuner etter 1997. Idrettskretstinget avvikles etter tradisjonell form lørdag 21. april 2018. Tvedestrand kommune forespørres som vertskommune. Sak 95 (A) Representasjonsoppgaver NM i bowling for veteraner 20-22. oktober Vedlegg 94-1 Ingen stiller på vegne av AAIK Sak 96 (A) Møtedatoer ut 2017 Møtedatoer ut 2017 + første i 2018. NB! ENDRINGER FORETATT!! Tirsdag 7. november, mandag 27. november, tirsdag 16. januar. Styreseminar 9-10. februar Sak 97 (A/B) Eventuelt Sak 97-1 (A): Høringsinnspill til Aktive Aust-Egder II AAIK er høringsinstans for planen «Aktive Austegder II» - Regional plan for idrett, friluftsliv, fysisk aktivitet lokale og regionale kulturarenaer Aust-Agder 2018-2021. Org.sjef leverte et forslag til innspill som ble gjennomgått og til en viss grad endret. Org.sjef sender inn omforent inspill til planen «Aktive Aust-Egder II» Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder