FORVALTNINGSREVISJON AV VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG ROGALAND FYLKESKOMMUNE JANUAR 2011
Forsidefoto: Hetland vgs, Medier og kommunikasjon
INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Fylkesrådmannens kommentar... 7 Rapporten... 8 1.1 Innledning... 9 1.1.1 Formål og problemstillinger... 9 1.1.2 Revisjonskriterier og metode... 9 1.2 Faktabeskrivelse... 11 1.2.1 Kriterier for god eiendomsforvaltning... 11 1.2.2 Overordnede politisk bestemte mål... 12 1.2.3 Organisering og styring... 14 1.2.4 Kostnadsutvikling for vedlikehold... 18 1.2.5 Brukernes vurderinger... 22 1.2.6 Konsekvenser av utsatt vedlikehold... 25 1.3 Vurderinger og anbefalinger... 29 Vedlegg... 32 VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 3 - ROGALAND FYLKESKOMMUNE
SAMMENDRAG Hovedkonklusjonen er at Rogaland fylkeskommune forvalter bygningsmassen på over 360 000 kvm på en tilfredsstillende måte. Fylkeskommunen har nok likevel betydelige utfordringer med et vedlikeholdsnivå som ligger under det som er vanlig i norske kommuner og fylkeskommuner. De viktigste utfordringene her løses etter hvert som skolebruksplanen realiseres og enkelte skolebygg blir erstattet, rehabilitert eller solgt. Formålet med prosjektet har vært å vurdere hvordan fylkeskommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin realkapital (bygg) og angi konsekvenser av utsatt vedlikehold for fylkeskommunens økonomi og brukerne. Følgende problemstillinger er belyst i rapporten: Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er etterslepet? Hvordan arbeider fylkeskommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer? Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for fylkeskommunens økonomi og brukerne? Organisering, overordnede politiske mål, planlegging og styring Gjennom Strategi for vedlikehold av fylkeskommunens bygningsmasse (FT-sak 56/09) har Fylkestinger lagt strategiske føringer som eier. Det vil være et vedvarende behov for slike strategiske drøftinger, f. eks. gjennom skolebruksplanen og eierstrategiutviklinger. Gjennom dette får man styrket politisk forankring, kommunikasjon og får en felles forståelser for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. Rogaland fylkeskommune har valgt en organisatorisk modell med en egen sentral byggseksjon, og egne driftsledere/vaktmestere ved den enkelte skole. Denne modellen har både fordeler og ulemper. En vesentlig del av bemanning og kompetanse er på denne måten fortsatt knyttet til det enkelte bygg. Noen vil hevde at det er gevinster å hente ved at kompetanse og kapasitet i sterkere grad knyttes til den sentrale Bygg- og kontraktseksjonen. De organisatoriske valgene er ikke gjort en gang for alle, og vi regner med at denne debatten kommer opp igjen også i Rogaland fylkeskommune. Rogaland fylkeskommune bruker dataverktøyet Facilit for å registrere behov og for å utarbeide planer for vedlikehold. Det er viktig å styrke dette arbeidet. Skal man være sikker på å gjøre de rette prioriteringene, må registreringsgrunnlaget være så komplett som mulig. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 4- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Vedlikeholdsomfang og etterslep Det opereres innen fylkeskommunens eiendomsforvaltning med to typer vedlikeholdsmidler; spesielt vedlikehold (disponert av eiendomsforvaltningen sentralt) og ordinært vedlikehold (disponert av skolene). I forbindelse med tiltakspakken i 2009 kom vedlikeholdsomfanget opp på et nivå langt over det som var tilfelle i årene før. En styrking av vedlikeholdet er videreført inn i 2010. Likevel er utgifter til vedlikehold per kvadratmeter også dette året langt under estimert normtall (170 kr per kvm) i rapport bestilt av KS. I KS-rapporten er vedlikeholdsetterslept anslått til 985 mill kr. I sitt strategidokument angir fylkeskommunen at man har ambisjoner om å dekke inn 200 mill kr av dette Beløpet reduseres så mye fordi man har holdt utenom skoler som skal erstattes, rehabiliteres eller selges basert på skolebruksplanen. Det kan nok diskuteres om det vil være riktig å se bort fra skoler som man fortsatt vil beholde i flere år framover. Fylkestinget sier at budsjettene til ordinært og spesielt vedlikehold fra 2010 skal legges minimum på et nivå som sikrer et verdibevarende vedlikehold. Med dagens prioriteringer får man løst det mest akutte vedlikeholdet, men det er grunn til å tro at man ikke får tatt inn etterslepet og at dette fortsatt akkumuleres. Konsekvenser av etterslep Vi ser at etterslep i vedlikehold har store økonomiske konsekvenser enten ved at bygget får kortere levetid, eller ved at det kreves mer for istandsetting/rehabilitering. Etterslep i vedlikehold vil også kunne ha innvirkning på arbeidsmiljø i form av inneklima, trivsel osv. Skoleledelsen og hovedtillitsvalgte mener at mangelfullt vedlikehold i stor grad fører til dårlig inneklima og temperaturproblemer på enkelte skoler. Her kan disse forholdene føre til helseproblemer for både elever og ansatte. Nedslitte og uhensiktsmessige lokaler kan også i seg selv gi et dårligere tjenestetilbud til brukerne. Manglende vedlikehold og dårlig kvalitet på fylkeskommunen eiendommer kan i ytterste konsekvens påvirke kommunens omdømme i negativ retning, med de implikasjoner dette måtte få. Anbefalinger Vi vil anbefale at: - Fylkeskommunen årlig reviderer Strategi for vedlikehold av bygningsmassen og skolebruksplanen som en del av sin eierstrategiutvikling, og slik at man styrker politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelser for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. - Fylkeskommunen intensiverer arbeidet med dataverktøyet Facilit, for å få bedre registreringer og oversikter over vedlikeholdsbehovene, og dermed få et bedre grunnlag for å utarbeide planer og vedta prioriteringer. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 5- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
- Fylkeskommunen drøfter organisering av vedlikeholdstjenesten, spesielt med tanke på bemanning og kompetanse på det enkelte bygg, kontra bygg- og kontraktseksjonen. - Fylkeskommunen vurderer å gjøre en kartlegging av videre helsemessige konsekvenser av dårlig inneklima og temperaturproblemer på utvalgte videregående skoler. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 6- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
FYLKESRÅDMANNENS KOMMENTAR Fylkesrådmannen har følgende kommentar til rapporten, datert 28.01.2011 Fylkesrådmannen takker for rapporten og de vurderinger revisjonen har gjort mht. hvordan fylkeskommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin bygningsmasse. Fylkesrådmannen har følgende kommentarer til anbefalingene i rapporten: ad strek-pkt. 1 Strategidokument bør etter fylkesrådmannens oppfatning ha en mer langsiktig tidshorisont mht mål og veivalg. Bruk og vedlikehold av bygningsmassen blir vurdert i skolebruksplanen som rulleres hvert 2. år. Det tas stilling til ressursbruk og tiltak for vedlikehold sett i forhold til vedtatte mål og strategier i forbindelse med årlig rullering av økonomiplanen. ad. strek-pkt 3 Fylkesrådmannen har igangsatt et arbeid hvor ulike modeller for organisering av vedlikeholdsarbeidet blir vurdert. ad. strek-pkt 4 Arbeidet med kartlegging av tilstanden på alle ventilasjonsanlegg er godt i gang og vil bli sluttført våren 2011. Måling av luftkvaliteten vil også bli gjennomført på aktuelle skoler i samarbeid med HMS- tjenesten. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 7- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
RAPPORTEN VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 8- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
1.1 INNLEDNING 1.1.1 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER I plan for forvaltningsrevisjon for 2009 er det tatt med et forvaltningsrevisjonsprosjekt om vedlikehold hvor spørsmålet er om midlene som brukes til vedlikehold av fylkeskommunale bygg utnyttes optimalt. Formålet med dette prosjektet er å vurdere hvordan fylkeskommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin realkapital (bygg) og angi konsekvenser av utsatt vedlikehold for fylkeskommunens økonomi og brukerne. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontroll- og kvalitetsutvalget i møte 19.11.2009. I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er etterslepet? Hvordan arbeider fylkeskommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer? Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for fylkeskommunens økonomi og brukerne? 1.1.2 REVISJONSKRITERIER OG METODE Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f. eks lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Forskrift om årsregnskap og årsberetning Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter Kommunal regnskapsstandard nr 4 Norsk standard: 3424 (Tilstandsanalyse av byggverk) Norsk standard: 3454 (Livssykluskostnader for byggverk) NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle Om eiendomsforvaltning i kommunesektoren Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde (KS 2008) utarbeidet av PricewaterhouseCoopers og Multiconsult Økonomiplan Strategi for vedlikehold av fylkeskommunens bygningsmasse VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 9- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Metodisk er det benyttet elektronisk spørreskjema, intervju, dokumentgransking samt sammenligninger (mot seg selv over tid og mot andre fylkeskommuner). En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kvalitets- og kontrollutvalget vedtok. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 10- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
1.2 FAKTABESKRIVELSE 1.2.1 KRITERIER FOR GOD EIENDOMSFORVALTNING Fylkeskommunenes eiendommer og formålsbygg er en stor del av de faste verdiene en fylkeskommune har. Dersom disse forfaller, vil fylkeskommunen tape disse verdiene over tid. Rogaland fylkeskommunes eiendomsforvaltning og vedlikehold er vurdert opp mot spesifikke kriterier. Drøftingen baserer seg på: NOU 2004:22 1 VELHOLDTE BYGNINGER GIR MER TIL ALLE OM EIENDOMSFOR- VALTNING I KOMMUNESEKTOREN Utredningen anbefaler at organisering av eiendomsforvaltning tar utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av byggene. God praksis er at eieren fastsetter de målene, prioriteringene og rammene som eiendomsforvaltningen skal styres etter, og at man har et system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. De forskjellige rollene innen kommunal eiendomsforvaltning er i utredningen definert slik: Eieransvaret omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor eiendommens kreditorer, de långivere og leverandører av varer og tjenester som eiendommen er avhengig av, offentlige myndigheter, naboer og andre i henhold til inngåtte avtaler, norsk lov og sedvane. Forvalterrollen omfatter å forestå løpende drift og vedlikehold av bygningen så langt dette er eierens (og ikke brukerens) ansvar. Forvaltningen innebærer også å betale skatter og avgifter og å følge opp eierens plikter og rettigheter etter inngåtte avtaler overfor brukerne. Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet, men også av den sentrale fagadministrasjonen og kommunestyret/fylkestinget som ansvarlig for tjenestetilbudet. Kommunestyret eller fylkestinget vil derfor kombinere rollene som eier og bruker på et overordnet, strategisk nivå og ha det overordnede ansvaret som følger med begge rollene. Forholdet mellom kommunens ulike organer som ivaretar rollene som eier, forvalter og bruker, kan organiseres som en integrert organisasjon, hvor funksjoner og ansvar fordeles og styres etter vanlige administrative prinsipper. En slik integrert organisasjon byr på både fordeler og ulemper med hensyn til en mer markedsorientert modell. Der får brukersiden en rolle som bestiller, og eier- og forvaltersiden får rollen som utfører eller leverandør av lokaler og driftstjenester. Dette skjer for eksempel når eiendomsforvaltningen og eventuelt brukerne organiseres som mer eller mindre selvstendige resultatenheter. 1 NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 11- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
KS` RAPPORT - VEDLIKEHOLD I KOMMUNESEKTOREN - FRA FORFALL TIL FORBILDE Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) fikk i 2008 gjennomført en omfattende undersøkelse 2 av tilstanden på kommuners og fylkeskommuners bygningsmasse. Rapporten konkluderte med at det var et samlet oppgraderingsbehov på mellom 94 og 142 mrd. kroner. Dette skyldes dels et betydelig vedlikeholdsetterslep, dels at kravene til standard har økt over tid. I rapporten blir det framhevet at det er viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Denne strategien må forankres i fylkeskommunens overordnede styringsdokumenter. Rogaland fylkeskommune deltok i denne undersøkelsen. Som en oppfølging av denne rapporten, har KS utarbeidet en veileder for bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. I denne presiseres det hvor viktig det er å ha oversikt over en eiendoms tilstandsgrad, og prioritere tiltakene utfra denne. NORSK STANDARD 3454: LIVSSYKLUSKOSTNADER FOR BYGGVERK Definisjon vedlikehold: Tiltak som er nødvendig for å opprettholde byggverket på et fastsatt kvalitetsnivå og derved gjøre det mulig å bruke det til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. I henhold til standarden innebærer vedlikeholdskostnader planlagt vedlikehold og utskiftninger. Istandsetting etter utflytting, serviceavtaler og hærverk kommer under driftskostnader. Samlede kostnader (kapitalkostnader, forvaltningskostnader, driftskostnader, vedlikeholdskostnader og utviklingskostnader) skal relateres til hvert bygg i løpet av dets livssyklus. NORSK STANDARD 3424: TILSTANDSANALYSE AV BYGGVERK Registrerer tilstandsgrad: i hvilken tilstand en bygningsdel eller bygning befinner seg i. Gradering fra 0 til 3, der 0 tilsvarer meget god tilstand og 3 meget dårlig tilstand. Registrerer svikt: Negativt avvik fra det referansenivå som er lagt til grunn. Registrerer konsekvensgrad: Uttrykk for alvoret av konsekvenser. Gradering fra 0 til 3. 1.2.2 OVERORDNEDE POLITISK BESTEMTE MÅL STRATEGI FOR VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNENS BYGNINGSMASSE - ROGALAND FYLKESTING SAK 56/09 Rogaland fylkesting behandlet Strategi for vedlikehold av fylkeskommunens bygningsmasse på sitt møte 16.06.2009 - sak 56/09: I denne saken formuleres følgende mål for vedlikehold: 2 Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde (KS 2008) utarbeidet av PricewaterhouseCoopers og Multiconsult VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 12- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
opprettholde bygningsmassens verdi over tid verdibevarende vedlikehold tilfredsstille alle lover- og forskriftskrav tilfredsstille brukernes krav, gi gode rammer for læringsprosesser og bidra til verdiskaping hos brukerne fremtre på en estetisk positiv måte (signaleffekt) I saken fattet fylkestinget følgende vedtak: 1. Budsjettene til ordinært og spesielt vedlikehold legges fra 2010 minimum på et nivå som sikrer et verdibevarende vedlikehold. 2. Det er et mål å dekke inn vedlikeholdsetterslepet i den fylkeskommunale bygningsmassen over en periode på 10 år. 3. Bevilgninger til vedlikehold og status for vedlikeholdsetterslep tas opp i forbindelse med årlig rullering av økonomiplanen. 4. Driftspersonell på fylkeskommunale bygninger må sterkere med i arbeidet med vedlikehold. Av saken framgår det ellers at det trengs en årlig bevilgning på kr 40 mill. - som tilsvarer kr 110/ kvm - for å sikre et verdibevarende vedlikehold. (I KSrapporten tar man utgangspunkt i at det kreves kr 170/kvm per år). For å dekke inn etterslepet på kr 200 mill. i løpet av en 10- års periode vil en ha et samlet årlig behov på kr 60 mill. til vedlikehold. SKOLEBRUKSPLAN 2010 (INVESTERING) SAK 21/10 I OPPLÆRINGSUTVALGET I skolebruksplanen presenteres fylkesrådmannens fordeling av investeringsmidlene til kvalitetsforbedrende tiltak, tilrettelegging av enkelte skoler for elever med nedsatt funksjonsevne (universell utforming), og til miljøtiltak eller utbedring av inneklimaet (miljø). Til sammen er det avsatt 25,7 mill. kroner (inklusiv avgift) fra investeringsmidlene i budsjettet for 2010. Skolene er satt opp med budsjett fra 290 000 (Randaberg) til 8,1 mill. (Stavanger offshoretekniske). Tiltak spesifisert på eiendom og bygg beløper seg per 29.12.10 til 14,2 mill. kroner (inklusiv avgift). Skolene har fått utbetalt fra 2 400 (Rygjabø) til 7,1 mill. (Øksnevad). S e vedlegg, tabell 3, for detaljert oversikt. ØKONOMIPLAN 2010-2013; BUDSJETT 2010 Vedlikehold av eiendomsmasse sies i økonomiplanen å være en utfordring. Det sies også at behovsanalyser tilsier at nivå for vedlikehold bør styrkes i årene framover. Det vises til egen sak angående behov for midler til vedlikehold av bygningsmassen. Vedlikehold av eiendomsmasse sies å skulle være et prioritert område i årene framover. Etter fylkesrådman- VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 13- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
nens vurdering vil det ut over dette (vedlikehold av bygningsmasse) være sterkt begrensede muligheter for å iverksette nye tiltak på driftssiden uten at dette finansieres via omdisponering. Budsjettet for spesielt vedlikehold for 2010 er på kr 24,6 mill. Dette er vesentlig høyere enn for årene 2007 og 2008, men samtidig vesentlig lavere enn for tiltaksåret 2009. Budsjett for bygningsmessig vedlikehold ble for 2010 likevel styrket i forhold til basisnivå 2008. 1.2.3 ORGANISERING OG STYRING 1.2.3.1 ORGANISERING AV EIENDOMSTJENESTEN Figur 1 Organisasjonskart eiendomstjenesten Administrasjonsavdelingen Opplæringsavdelingen Bygg- og kontraktseksjonen Inkl. stab Rektor ved den enkelte vgs. Offentlige anskaffelser Driftsleder og ev. driftsoperatør(er) Drift Fylkeshuset Prosjektledere for byggeprosjekter Forvaltning og vedlikehold av skoler BYGG- OG KONTRAKTSEKSJONEN Bygg- og kontraktseksjonen presenteres som eier og forvalter av bygningsmassen til de videregående skolene og diverse andre fylkeskommunalt eide bygg med ansvar for bl.a. større vedlikehold og leieavtaler. Til sammen er det 35 ansatte i seksjonen (32,9 årserk). VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 14- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Av disse er 16 ansatte knyttet til drift og sevice av fylkeshuset (trykkeri, post, kantine,, renhold, vedlikehold). Seksjonssjef har stab på fire ansatte (med ansvar for eiendomsinformasjon, drift- og byggeregnskap, budsjett m.v. ). Forvaltnings- og vedlikeholdsgruppe består av tre ingeniører og en innleid med elektro-bakgrunn. Disse har ansvar for å følge opp hver sine fylkeskommunale skolebygg, og en har i tillegg ansvar for å følge opp fylkeshuset, når det gjelder større vedlikehold/spesielt vedlikehold. Prosjektledergruppe for større byggeprosjekter består av fire ansatte. Disse har byggherre- og prosjektansvar for nye skolebygg og ombygginger. Offentlige anskaffelser med tre ansatte har et overordnet ansvar for at alle anskaffelser foregår etter regelverket og forestår større felleskjøp av varer og tjenester i fylkeskommunen. DRIFTSLEDERE (OG DRIFTSOPERATØRER) PÅ DE VIDEREGÅENDE SKOLENE Skoleledelsen, ved rektor eller avdelingsleder, har personalansvar for driftspersonell. Antall drifts-/vedlikeholdsstillinger skolene disponerer over varierer fra 1 til 4 og det er 33 driftsledere og 10 vaktmestere på skolene (figur 5). Det varierer veldig hvilken utdanning driftsledere og operatører har. Omfattende og avanserte vedlikeholdsoppgaver løses i samarbeid med Bygg- og kontraktseksjonen.. Opplæringsavdelingen har ansvaret for gjennomføring av samlinger for driftsledere. Tidligere har disse vært avholdt annethvert år, men de blir ikke lenger avholdt regelmessig. Figur 2 Oversikt over driftsledere og vaktmestere ved videregående skoler (de skolene som bare har 1 driftsleder er ikke med i oversikten) Øksnevad Vågen Vardafjell St.Olav Sola Randaberg Karmsund Jåttå Haugaland Godalen Bergeland Driftsleder Vaktmester 0 1 2 3 4 5 VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 15- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
1.2.3.2 OVERSIKT OVER VEDLIKEHOLDSBEHOV OG SYSTEM FOR PLANLEGGING Det planlegges for to typer vedlikehold: ordinært og spesielt. Det er systemet for større planlagt vedlikehold (spesielt vedlikehold) som tas for seg i denne delen. ORDINÆRT VEDLIKEHOLD Midler til ordinært vedlikehold fordeles ut fra bygningens areal med noen mindre justeringer knyttet til en vurdering av standard og spesielt behov. Disse midlene forvaltes av hver skole, og det er ikke systematisert tilbakemelding om bruk. SPESIELT VEDLIKEHOLD STØRRE PLANLAGTE ARBEIDER Utfylt vedlikeholdsskjema (matrise), med skolens prioritering av tiltak, er utgangspunkt når bygningsansvarlig besøker skolen høst/vinter. På årlig befaringen møter rektor (evt. avdelingsleder) og driftsleder. Bygningsansvarlige undersøker tilstand, for eksempel på gulvbelegg og lys, spør etter lekkasjer, driftsproblemer med tekniske anlegg etc. og sjekker tilstand på tak. Tiltak blir prioritert i kategorier fra 1-3 og deretter lagt inn i Facilit. Bygningsansvarlig legger inn vedlikeholdsplan for hver skole i Facilit. Inndelingen er slik: Prioritet 1: Må gjennomføres omgående/snarest. Konsekvenser for HMS eller åpenbare følgeskader/fare for havari, dersom arbeidene utsettes. Prioritet 2: Må gjennomføres innen 1-2 år. Overhengende fare for følgeskader/havari dersom tiltaket utsettes ut over dette. Prioritet 3: Arbeidet må gjennomføres i løpet av 2-5 år. Større tiltak - spesielt vedlikehold - blir som regel lagt direkte inn i planleggingssystemet Facilit: Byggregnskap - med prioritet. Det er ikke krav om logg/referat fra tilstandsbefaringer og praksis for dette varierer. De som er involvert uttaler at det hadde vært en fordel å skrive referat. Energioppfølging, med ukentlig registrering av energiforbruket, blir trukket fram som eksempel på rutine som bidrar til å oppdage feil på anleggene. Videre utfører Bygg og kontrakt en gjennomgang av om skolene bruker serviceavtalene riktig. Mange skoler har levert inn dokumentasjon på dette. Prosedyre for planlegging av større vedlikehold har til formål å sikre en forsvarlig planlegging og kalkulasjon av tiltak som skal gjennomføres som større vedlikehold. Planlegging av større vedlikehold skal følge en standard prosess, beskrevet som et årshjul. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 16- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Bygg- og kontraktseksjonen skal i juli hvert år sende til skolene en orientering om oppstart av planleggingen for påfølgende år. Vedlagt brevet skal det følge en liste over tiltak som er registrert for institusjonen på langtidsplanen. Skolens ledelse får utsendt et matriseskjema (vedlikeholdsskjema) som antyder hvilke bygningsdeler/områder som bør vies oppmerksomhet. Skolens ledelse blir, sammen med driftsleder, bedt om å foreta en gjennomgang av bygningene og registrere tiltak de mener er nødvendig av hensyn til verdibevaring av konstruksjoner og tekniske anlegg. Skjemaet har en inndeling i 16 bygningsdeler. Disse skal det knyttes alder til, og hvilket behov det er for vedlikehold. FACILIT: BYGGREGNSKAP OG IK-VEDLIKEHOLD Facilit Byggeregnskap er et fagsystem spesielt rettet mot større vedlikehold og prosjektstyring. Det er forskjellige tiltakstyper; spesielt vedlikehold, skolebruksplan, universell utforming og energieffektivisering. Utgifter knyttet til hver tiltakstype relateres til hvert bygg. Investeringer i forbindelse med nybygg og større ombygginger er knyttet til egne prosjektnummer. Budsjett for spesielt vedlikehold blir satt opp av forvaltnings- og vedlikeholdsgruppen og seksjonssjef for Bygg og kontrakt. Tiltak legges inn i Facilit og budsjettoppfølges. I oktober avholder forvaltnings- og vedlikeholdsgruppen og seksjonssjef et statusmøte hvor tiltakene gjennomgås for å sikre at vedlikeholdsmidlene blir benyttet best mulig. Facilit IK-Vedlikehold (internkontroll og vedlikehold) er en webbasert modul for planlegging og oppfølging av periodisk og akutt vedlikehold. Vågen og Hetland vgs er pionerskoler når det gjelder utprøving av driftsledermodul i Facilit. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 17- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
1.2.4 KOSTNADSUTVIKLING FOR VEDLIKEHOLD 1.2.4.1 NØKKELTALL FRA KOSTRA Figur 3 KOSTRA 2008 og 2009 - Utgifter til vedlikehold per kvadratmeter 140 120 100 80 60 40 20 0 119 51 122 41 104 38 122 122 110 2009 2008 2009 2008 Rogaland Rogaland Gj.snitt alle fylkeskommuner 79 90 79 Gj.snitt alle fylkeskommuner Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i eiendomsforvaltning per kvadratmeter, konsern Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, administrasjonslokaler per kvadratmeter, konsern Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, skolelokaler per kvadratmeter, konsern Sammenligninger mellom Rogaland fylkeskommune og andre fylkeskommuner på grunnlag av KOSTRA- innrapportering, viser at Rogaland fylkeskommune bruker langt mindre enn landsgjennomsnittet. Dette er ikke så påfallende for unntaksåret 2009, men med utgangspunkt i 2008 bruker Rogaland fylkeskommune omtrent halvparten av det andre fylkeskommuner bruker til vedlikehold. Her må det viktig å bemerkes at budsjett for vedlikehold er vesentlig styreket fra 2008 til 2010. 1.2.4.2 UTGIFTER OG BUDSJETT TIL VEDLIKEHOLD (2007-2010) Tabell 1 Vedlikeholdsutgifter 2007-2010 (med spesielt fokus på utgifter skole) Utgifter i 1000 kr Budsjett 2010 Regnskap 2009 Regnskap 2008 Regnskap 2007 Totale vedlikeholdsutgifter 39 000 60 098 20 445 20 613 Spesielt vedlikehold 24 600 46 338 7 645 7 643 Ordinært vedlikehold 14 400 13 760 12 800 12 970 Totale utgifter vedlikehold skole per kvm 106 143 50 44 VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 18- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Årlige midler til vedlikehold over driftsbudsjettet er delt mellom Spesielt vedlikehold og Ordinært vedlikehold. Spesielt vedlikehold disponeres av fylkesrådmannen (Bygg og kontrakt) og brukes til å utføre større tiltak med høy prioritet. Ordinært vedlikehold beregnes av Bygg og kontrakt ut fra bygningens areal med noen mindre justeringer knyttet til en vurdering av standard og spesielt behov. Midlene overføres til skolenes budsjett og disponeres av skolene innenfor samlet ramme. Som det går fram av Tabell 1 utgjorde ordinært vedlikehold den desidert største delen av vedlikeholdsbudsjettet fram til 2009 (da tiltakspakken utgjorde en stor del av det spesielle vedlikeholdet). Trenden med relativt store budsjettrammer innen spesielt vedlikehold er i henhold til FT- sak 56/09 (1.2.2) videreført i 2010, men med vesentlig mindre ramme enn i 2009. Samlet budsjett for vedlikehold (ekskl. tannhelsebygg) for 2010 er på kr 39 mill. VEDLIKEHOLDSUTGIFTER PÅ SKOLER Tabell 2 Utgifter vedlikehold 2007-2010 videregående skoler 2007 2008 2009 2010 SPESIELT ORDINÆRT SPESIELT ORDINÆRT SPESIELT ORDINÆRT SPESIELT ORDINÆRT SAMLET BERGELAND VGS. 395 000 22 944 395 000 595 043 395 000 437 421 551 000 2 791 408 BRYNE VGS. 264 000 37 836 264 000 551 089 264 000 227 863 355 000 1 963 788 DALANE VGS. 512 179 345 000 367 056 365 000 4 149 619 365 000 264 023 427 000 6 794 877 FORUS VGS. 44 946 120 000 146 485 120 000 120 000 176 000 727 431 GAND VGS. 55 337 768 000 202 331 788 000 131 092 788 000 987 870 000 3 603 747 GODALEN VGS. 238 181 512 000 308 317 512 000 3 720 460 512 000 1 120 344 697 000 7 620 302 HAUGALAND VGS. 42 897 460 000 419 267 460 000 448 756 460 000 113 834 621 000 3 025 754 HETLAND VGS. 160 000 100 364 320 000 27 563 320 000 360 000 1 287 927 JÅTTÅ VGS 150 000 400 000 400 000 22 894 645 000 1 617 894 JÅTTÅ/HINNA VGS. 135 000 135 000 135 000 180 000 585 000 KARMSUND VGS 589 000 589 000 81 084 589 000 56 263 726 000 2 630 347 KOPERVIK VGS. 176 000 11 263 176 000 225 584 176 000 15 275 240 000 1 020 122 LUNDEHAUGEN VGS. 352 279 224 000 43 606 224 000 4 845 224 000 140 000 1 212 730 MØLLEHAGEN SKOLESENTER 65 000 65 000 65 000 82 000 277 000 RANDABERG VGS. 199 789 480 000 1 411 727 580 000 6 386 292 580 000 1 819 072 663 000 12 119 880 RYGJABØ VGS. 139 000 139 000 139 000 143 676 170 000 730 676 SANDNES VGS. 655 800 176 000 400 000 176 000 1 313 191 176 000 469 154 203 000 3 569 145 SAUDA VGS. 482 595 342 000 336 416 362 000 2 635 337 362 000 2 168 092 420 000 7 108 440 SKEISVANG VGS. 32 800 260 000 706 914 260 000 1 657 942 260 000 970 405 300 000 4 448 061 SOLA VGS. 1 033 263 321 000 457 583 321 000 3 295 437 321 000 235 363 420 000 6 404 646 ST.OLAV VGS. 111 516 293 000 184 990 293 000 2 633 012 293 000 646 778 343 000 4 798 296 ST.SVITHUN VGS. 322 342 243 000 508 750 243 000 3 491 754 243 000 580 149 319 000 5 950 995 STAVANGER KATEDRAL 350 866 230 000 230 000 230 000 34 812 247 000 1 322 678 STVGE OFFSHORE TEKN. SK. 334 000 295 800 344 000 3 929 091 344 000 992 908 348 000 6 587 799 STRAND VGS. 245 272 345 000 247 124 345 000 418 645 345 000 370 014 436 000 2 752 055 TIME VGS. 55 728 480 000 496 553 480 000 273 609 480 000 349 204 590 000 3 205 094 VARDAFJELL VGS. 391 992 244 000 269 123 244 000 429 657 244 000 1 386 783 319 000 3 528 555 VÅGEN VGS 325 000 325 000 ØKSNEVAD VGS. 460 000 104 110 460 000 1 151 644 460 000 377 701 577 000 3 590 455 ØLEN VGS. 172 533 158 000 33 057 158 000 901 662 158 000 305 431 219 000 2 105 683 ÅKREHAMN VGS. 461 332 272 000 360 000 203 227 360 000 127 032 413 000 2 196 591 BUDSJETT SPESIELT OG ORDINÆRT VEDLIKEHOLD (REGULERT) 2007-2010 For 2009 ser vi at utgiftene til spesielt vedlikehold varierer fra null kroner til 6,4 mill. kroner. Det har vært en jevn økning i utgifter til spesielt vedlikehold fra 2007-2009 (sett bort fra tiltakspakken). Utgiftene vil også øke i 2010 ved endelig årsoppgjør. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 19- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Midlene under ordinært vedlikehold som overføres de videregående skolene skal dekke serviceavtaler, reparasjon av mindre skader, skifting av slitasjedeler, mindre innvendig oppussingsarbeider m.m. Skolene disponerer budsjett for ordinært vedlikehold på artene 12300 (vedlikehold), 12400 (serviceavtaler, reparasjoner og vaktmestertjenester) samt 12500 (materialer til vedlikehold). Budsjettmidlene for årene 2007-2009 ligger på rett i underkant av 10 mill. kroner. Det var en nedgang i 2008 pga. nedlegging (Våland vgs) og økning i 2010 pga Vågen vgs. 1.2.4.3 VEDLIKEHOLDSSITUASJON Basert på KS-undersøkelsen Ut fra KS-undersøkelsen i 20008 kan vedlikeholdssituasjonen i Rogaland fylkeskommune beskrives slik: Tabell 3 Vedlikeholdssituasjonen i Rogaland fylkeskommune basert på KS-rapport 2008 Prosentandel av Prosentandel av bygningsmassen bygningsmassen Rogaland f.k. alle delt. kommuner Kategori 0 Ingen Symptomer 22 19 Kategori 1 Svake symptomer 20 42 Kategori 2 Middels kraftige symptomer 45 31 Kategori 3 Kraftige symptomer 13 7 Oversikten viser at Rogaland fylkeskommune har 42 % av sin bygningsmasse i de to beste kategoriene, mens landsgjennomsnittet ligger på 61 %. Detter er et klart uttrykk for at fylkeskommunen har vedlikeholdsutfordringer som er betydelig større enn andre kommuner/fylkeskommuner. Basert på årlig registrering I utgangspunktet skal alt vedlikehold på prioritet 1 utføres omgående. Da ville man hatt kontroll over det mest presserende vedlikeholdet. Men dette er ikke alltid tilfelle.. Det er noen oppgaver på prioritet 1 og 2 hvor kostnadene er så betydelige at tiltakene vanskelig kan gjennomføres innenfor budsjettrammene. Dette gjelder hovedsakelig nedslitte ventilasjonsanlegg hvor utskifting også krever betydelige bygningsmessige og elektrotekniske arbeider. 3 Basert på brukernes vurderinger 3 Mail fra seksjonssjef Lars Hallgren 21.01.2011 VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 20- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Ut fra kartleggingen får en et bilde av at fylkeskommunens bygningsmasse har et relativt stort vedlikeholdsbehov. Men på spørreundersøkelsens spørsmål om mitt bygg samlet sett er meget godt vedlikeholdt, svarer brukerne ca 4 på en skala fra 1 til 6. Dette er et utsagn som er mer positivt enn negativt, og gir sånn sett ikke uttrykk for en kritisk vedlikeholdssitausjon. 1.2.4.4 ETTERSLEP PÅ VEDLIKEHOLD UNDERSØKELSE I REGI AV KS Det ble i 2008 gjennomført en undersøkelse i regi av KS som viste et vedlikeholdsmessig etterslep på kr 985 mill. for å bringe bygningsmassen til Rogaland fylkeskommune opp til god tilstand (dvs. minst tilstandsgrad 1). Dette etterslepet representerer i størrelsesorden 14 % av den samlede bygningsmassens verdi. Også den bygningsmassen som skal avhendes eller renoveres/ rehabiliteres inngår i undersøkelsen. Når de byggene som skal erstattes, rehabiliteres eller selges blir holdt utenfor 4 er etterslepet knyttet til den resterende bygningsmassen som skal videreføres i størrelsesorden kr 360 mill. Siden et etterslep tilsvarende kr 150 mill. (2 % av en anslått verdi på kr 7 milliarder) blir vurdert å være naturlig, ble etterslepet i 2008/2009 vurdert å være i størrelsesorden kr 200 mill. 5 Det kan nok diskuteres om det i et slikt ansalg er riktig å se bort fra skolebygg som fortsatt skal brukes i flere år. STATUS FOR ETTERSLEP ETTER TILTAKSPAKKEN 2009 Det er et uttalt mål å stoppe etterslepet. I FU sak 28/09 om vedlikehold av fylkeskommunale bygg i forbindelse med tiltakspakken kommer det fram at det ikke har vært rom for å gjennomføre alt nødvendig vedlikehold ved de videregående skolene og fylkeshuset. Kostnadene innenfor de to høyeste prioriteringskategoriene (jf 1.2.3.2) var ved inngangen til 2009 på ca 51 mill. kroner. Ekstramidler på drøye 30 mill. kroner til bygg gjennom den statlige tiltakspakken, (FT-sak 6/09) gjorde at vedlikehold og opprustning dette året dekket noe av tidligere opparbeidet etterslep (jf vedlegg, tabell 2). Samlet forbruk på kr 60 mill. til vedlikehold var tilstrekkelig til å sikre innhenting av en god del av det mest prekære etterslepet (prioritet 1 og 2). Regnskapet for 2009 viser at samlede utgifter til spesielt vedlikehold (inklusiv tiltakspakken) var kr 46,3 mill. (tabell 1). Når det tas med i beregningen at det for dette året (2009) løp ordinære kostnader til vedlikehold ser vi at det ikke i særlig grad var midler til verdibevarende vedlikehold for de lavere prioriterte tiltakene. Det var ikke midler til både å hente inn det høyest prioriterte etterslepet og samtidig oppnå verdibevarende vedlikehold på de tiltakene som hadde lavere prioritet. 4 Øksnevad, Åkrahamn, Haugaland, og Gand, Våland, Lundehaugen, Forus, Time og Bryne. 5 Strategi for vedlikehold av fylkeskommunens bygningsmasse, FT-sak 56/09 VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 21- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
I vedtak står at Bevilgninger til vedlikehold og status for vedlikeholdsetterslep tas opp i forbindelse med årlig rullering av økonomiplanen. Under Utfordringer på kostnadssiden (i økonomiplan 2011-2014) kommer det fram at etterslepet fremdeles er regnet å være i størrelsesorden kr 200 mill. 1.2.5 BRUKERNES VURDERINGER For å få et inntrykk av hvordan brukerne/ leietakerne opplever forholdet til eiendomsenheten, har revisjonen bedt dem ta stilling til en del påstander. Disse er positivt formulert, og respondentene har kunnet gradere dem på en skala fra 1 til 6, der lav score betyr at en er uenig og høy score betyr at en er enig. En score på over 3,5 er altså mer positiv enn negativ. Tabell 4 Oppfatninger om eiendomsansvarliges oversikt over vedlikeholdsbehovet Spørsmål Skole Sentraladm. N Jeg oppfatter at fylkeskommunens eiendomsansvarlige har tilfredsstillende oversikt over vedlikeholdsbehovet for mitt bygg 3,82 3,85 54 Tilbakemeldingen her er midt på treet. Systemet fylkeskommunen har for å planlegge vedlikehold synes på dette grunnlag å være rimelig tilfredsstillende. 1.2.5.1 RELASJONEN TIL EIENDOMSTJENESTEN HVEM GIS DET OFTEST TILBAKEMELDING TIL? Tabell 5 Hvem det gis oftest tilbakemelding til angående vedlikehold (N = 54) Tilhørighet (og andel utvalg) Skole (74 %) Sentraladministrasjon (26 %) 1 Driftsleder/ vaktmester N 32 80,0 % N 9 64,3 % 2 Ringer eiendomstjenesten 2 5,0 % 0 0,0 % 3 Mail til eiendomstjenesten 2 5,0 % 3 21,4 % 4 Annet 4 10,0 % 2 14,3 % Vi finner her at rektorer/hovedtillitsvalgte i all hovedsak gir tilbakemelding til driftsleder/ vaktmester på skolene, mens seksjonssjefer/ hovedtillitsvalgte i sentraladministrasjonen sender i større grad mail til eiendomstjenesten. AVKLART ANSVARSFORHOLD MELLOM LEIETAKERE OG EIENDOMSTJENESTEN? Tabell 6 Oppleves ansvarsforholdet som avklart (N = 54) Spørsmål Skole Sentraladm. Det er et avklart ansvarsforhold mellom fylkeskommunens eiendomsenhet og meg som leietaker/bruker 4,26 4,92 VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 22- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Både innen skole og sentraladministrasjon er det en positiv oppfatningen av at ansvarsforholdet til eiendomsenheten er avklart. TILBAKEMELDING OG OPPFØLGING Figur 4 Opplevelse av kommunikasjonen og resultater (N = 54) Innmeldte behov blir gjennomført innen rimelig tid 3,38 3,18 Jeg får tilfredsstillende tilbakemeldinger på hva som skjer med mine henvendelser Det er enkelt å gi tilbakemelding om behov for vedlikehold 3,46 3,83 4,46 4,45 Sentraladm. Skole 0 1 2 3 4 5 Det er positive vurderinger om hvor enkelt det er å gi tilbakemelding om behov for vedlikehold. Derimot er det mer negative vurderingene om innmeldte behov blir gjennomført innen rimelig tid. BRUKERES OPPLEVELSE AV VEDLIKEHOLD AV EGET BYGG Tabell 7 Brukeres opplevelse av vedlikeholdet av eget bygg Spørsmål Skole Sentraladm. N Mitt bygg er samlet sett meget godt vedlikeholdt 4,00 4,14 54 Undersøkelse i Questback har blitt gjennomført med rektorer og seksjonssjefer samt hovedtillitsvalgte ved skolene og sentraladministrasjonen. Leietakerne er generelt sett positiv til vedlikeholdet av sitt eget bygg. Enkelte skoleledere/ hovedtillitsvalgte på skoler har likevel kritiske kommentarer til vedlikeholdet. Dette kommer frem både i kommentarer i spørreundersøkelse og i intervju med rektorer utført av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Kommentarer i forbindelse med skolebesøk (foretatt av regnskapsrevisjonen) Disse viser at rektorer stort sett vurderer samarbeidet med fylkeskommunen sentralt omkring planlegging og gjennomføring av vedlikeholdstiltak til å fungere bra. Det er likevel en del problematikk i forbindelse med gammel bygningsmasse. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 23- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Uttalelser fra rektorer om vedlikehold og samarbeid med eiendomsenheten: - Føler at samarbeidet ikke fungerer helt bra. - Føler at samarbeidet med fylkeskommunen vedrørende planlegging og gjennomføring av vedlikehold fungerer bra. - Føler at en har god dialog med fylkeskommunen og får stort sett midler til vedlikehold iht behov. - Samarbeidet er bra og skolen har en person hos RFK som de forholder seg til og som er på besøk flere ganger i løpet av året for å følge opp forhold. - Samarbeidet er bra, men synes at fylkeskommunen tenker lite langsiktig. Er trege med gjennomføring av vedlikehold og får ikke nok ressurser fra fylkeskommunen for å oppgradere skolen slik at den tilfredsstiller dagens krav. 1.2.5.2 KRITISKE SUKSESSFAKTORER FOR VEDLIKEHOLD NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren presenterer en rekke kritiske suksessfaktorer knyttet til vedlikehold. Vi omgjorde faktorene til påstander som vi ba respondentene ta stilling til. Vårt spørsmål lød: Hvor dekkende er de for fylkeskommunen sett fra ditt ståsted? Respondentene ble bedt om å si seg enig eller uenig langs en skala fra 1 til 6. Figur 5 Vurdering av kritiske suksessfaktorer for vedlikehold (N = 54) Avsatte vedlikeholdsmidler blir optimalt utnyttet Fylkeskommunens bygningsmessige kompetanse God kompetanse på eiendomsforvaltning i Hensiktsmessig organisering av fylkeskommunens Tilstrekkelig politisk prioritering av ressurser til planmessig Tydelig fokusering på bygningsmessig vedlikehold i Fylkeskommunen har langsiktige mål og planer for 4,33 4,71 4 4,2 4,13 4,5 3,88 3,45 3,22 2,81 4 3,52 5 3,78 Sentraladm. Skole 0 1 2 3 4 5 6 VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 24- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Vi ser gjennomgående positive vurderinger av de kritiske suksessfaktorene, riktig nok langt mer positivt i sentraladministrasjonen enn på skolene. Brukerne synes at fylkeskommunen har god kompetanse på dette området, og at avsatte midler utnyttes godt. På den andre siden er det en klar negativ vurdering av politisk prioritering av ressurser til vedlikehold. Det er også kritiske merknader til organiseringen av vedlikeholdstjenesten. Kommentarer gitt i spørreundersøkelse - alle er fra skole: - Jeg har et problematisk forhold til denne delen av min virksomhet. Dette er et vanskelig område for mitt arbeide. - Så lenge Rfk prioriterer nye bygg på bekostning av de "gamle" så vil det få konsekvenser for en stor gruppe brukere - både ansatte og elever. - Etterlyser en tydelig plan slik at vi vet hva vi har å holde oss til. Usikkerhet og manglende tydelig tilbakemelding på innmeldte behov skaper frustrasjon. 1.2.6 KONSEKVENSER AV UTSATT VEDLIKEHOLD 1.2.6.1 ØKONOMISKE ASPEKTER I NOU fra 2004 sies det: Utvalget har vurdert hvordan planmessig vedlikehold påvirker forvaltningskostnadene over tid. Det enkle svaret på dette er at planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt over tid, og vil føre til at forvaltningskostnadene blir lavere enn ellers. Å utsette vedlikehold for å spare penger er altså kortsiktig og fører til økte kostnader i det lange løp. Et dårlig vedlikehold har også andre følger når det gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS)for brukerne. Den økonomiske siden ved manglende vedlikehold, eller manglende plan for vedlikehold, kan illustreres slik 6 : Figur 6 Veien til verdiforringelse 6 KS- rapporten VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 25- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
KS uttaler i sin veileder 7 at utbedringer må gjøres planmessig over flere år og innarbeides i økonomiplanen, da det normalt ikke vil være rom for å rette opp alle forhold innenfor ett budsjettår. En systematisk plan og en god oversikt er dermed avgjørende for effektiv gjennomføring av vedlikehold. KS skriver videre at: Uten, eller ved lavt vedlikehold, vil bygget være nedslitt etter 15-20 år, og man blir løpende mellom akutte situasjoner om offentlige pålegg som krever ekstraordinære bevilgninger. Manglende vedlikehold tvinger fram en tidligere total rehabilitering som koster mange millioner, og som finansieres med lån, Med lånene øker driftsutgiftene i form av årlige renter og avdrag som kan utgjøre langt mer enn 100 kr per kvm per år. 1.2.6.2 BRUKEROPPFATNINGER AV GENERELLE KONSEKVENSER Vi framsatte i spørreundersøkelsen blant fylkeskommunens rektorer, seksjonssjefer og hovedtillitsvalgte en rekke påstander om konsekvenser av mangelfullt vedlikehold. Vi ba respondentene ta stilling til dem langs en skala fra 1 til 6. Figur 7 Det mangelfulle vedlikeholdet av mitt/mine bygg medfører ingen (N = 54) klager fra ansatte klager fra brukerne av bygget (publikum) forringet estetisk opplevelse av bygget ekstrakostnader til renhold, strøm eller andre midlertidige løsninger utstyrsreparasjoner konsekvenser for tjenesteytingen 3,82 3,36 4,11 3,29 3,64 3,34 3,26 4,5 3,58 4,56 3,89 3,47 4,00 3,49 0 1 2 3 4 5 Sentraladm. Skole Det er på dette området relativt store forskjeller mellom sentraladministrasjonen og skolene. Svarene fra sentraladministrasjonen indikerer at manglende vedlikehold ikke resulterer i slike situasjoner, mens resultatene fra skolene indikerer at det kan forekommer slike negative konsekvenser som nevnt. 1.2.6.3 BRUKEROPPFATNINGER AV HMS-KONSEKVENSER Konsekvensene ble i spørreundersøkelsen trukket videre mht. helse, miljø og sikkerhet. Her er svarfordelingen på åtte underpunkter. 7 Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 26- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
Figur 8 Det mangelfulle vedlikeholdet av mitt/mine bygg medfører ingen (N = 54) uheldige eller farlige situasjoner dårlige sanitære forhold temperaturproblemer brannfare fuktproblemer dårlig inneklima dårlige lysforhold inne støyplager 4,7 4,56 4,58 4,03 4,31 2,94 4,68 5,1 4,36 3,65 2,79 4,21 4,83 4,03 4,64 4,06 0 1 2 3 4 5 6 Sentraladm. Skole Her ligger vi merke til tilbakemeldingen fra skolene om at vedlikeholdssituasjonen kan føre til dårlig inneklima og temperaturproblemer. Det scores bedre på de andre HMS-områdene og fra sentraladministrasjon scores det bra på hele dette området. Kommentar i spørreundersøkelsen (Questback): - Inneklima for elever og lærere er påklagelig. Varm og tung luft. Dette kunne lett blitt fikset ved effektiv solblending. Kommentarer til dårlig inneklima og temperaturproblemer (rektorer): - Har ikke større sykefravær enn andre skoler. Det er kontinuerlig kontakt mellom driftsansvarlig og eiendomsforvaltningen for å sikre optimal drift av ventilasjon. En del kommer inn under spesielt vedlikehold. Det er bedre forhold enn før, men ikke godt nok. Scorer dårlig på dette i medarbeiderundersøkelse. - Har for dårlig inneklima. Tung luft fører til at en lufter ut manuelt og må ha ovnene på fullt. Dette fører til at folk blir forkjølt. - Inneklima er et stort problem. Kommunelegen har gitt kortvarig dispensasjon. Driver nå uten dispensasjon. Har hatt sykemelding pga. dette. Får nye lokaler innen 2 år. Har fått kommentaren: Under at lokaler ikke er stengt av verneombud. Kommentarer i forbindelse med skolebesøk (foretatt av regnskapsrevisjonen) Det meldes om en praksis som innebærer omdisponering av ledige driftsmidler til bruk på vedlikehold. Det kommer fram enkelte eksempler på ganske alvorlige HMS-problemer for skoler med gammel bygningsmasse. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 27- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
- Føler ikke at vedlikeholdsutfordringer går utover driften for øvrig. Men vi kunne alltid hatt mer vedlikeholdsmidler- slik vil det alltid være. Men vi mener vi har et forsvarlig gjennomgående vedlikehold og dyktig driftsansvarlig på skolen. - Det er avholdt flere personal-/elevundersøkelser hvor skolen har kommet godt ut på nesten alle. Det gås vernerunder og evt. avvik løses raskt. Skolen har god dialog med alle og følger godt opp. Vedlikeholdsutfordringene påvirker ikke driften nevneverdig takket være overskudd i forretningsdriften. - Utfordringene går selvfølgelig ut over trivselen, men vi er heldige å ha et godt miljø og positive elever som vil noe og lærere som står på og er stolte over den skolen de arbeider ved. Viser til konkurransesituasjonen mellom skolene som konsekvens. Dette er et forhold å ta på alvor. - Her er det betydelig utfordringer. Ikke universell utforming og mange plasser som mangler rullestol tilgang, dårlige luft/ventilasjon og lokalet er overbefolket, dvs. ved pause så har den gamle kantinen ikke nok kapasitet for 850 elever samtidig. Går ut over trivselen både hos ansatte og elever, men forsøker å fokusere på det positive og et godt miljø. Vanskelig å konkurrere om de beste elevene når forholdene er slik og andre skoler har nye bygninger. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 28- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
1.3 VURDERINGER OG ANBEFALINGER Politisk styring og forankring Det som kjennetegner kommuner som får til et godt vedlikehold, er god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet som operativ eier og eiendomsforvalteren. 8 Gjennom Strategi for vedlikehold av fylkeskommunens bygningsmasse viser fylkeskommunen at øverste politiske nivå har lagt viktige strategiske føringer som eier. Det er etter vår vurdering et kontinuerlig behov også i Rogaland fylkeskommune - for å jobbe med politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. Det er også en utfordring å sikre at eierprioriteringene avspeiles i budsjettet. Registrering / planlegging Rogaland fylkeskommune bruker dataverktøyene Facilit IK-Vedlikehold og Facilit Byggregnskap. Disse systemene skal sikre registreringen og gi oversikt over vedlikeholdsbehovene. Det er viktig at disse systemene brukes så langt det er mulig, for derigjennom å få et tilfredsstillende grunnlag for å utarbeide planer og vedta prioriteringer. Organisering Vedlikeholdssektoren er i Rogaland fylkeskommune delt mellom en sentral Bygg- og kontraktseksjon og lokale driftsledere/vaktmestere ved den enkelte skole. Denne modellen har både fordeler og ulemper. En vesentlig del av bemanning og kompetanse er på denne måten fortsatt knyttet til det enkelte bygg. Noen vil hevde at det er gevinster å hente ved at kompetanse og kapasitet i sterkere grad knyttes til den sentrale Bygg- og kontraktseksjonen. Rektor ivaretar ivaretar i dene modellen rollene både som bruker av bygg, forvalter av bygg og skoleleder. Det er et prinsipielt spørsmål om i hvilken grad det er ønskelig å kombinere disse ulike rollene. Etter vår vurdering er det stadig behov for at fylkeskommunen drøfter hvordan man organisatorisk legger til rette for best mulig vedlikehold. En slik drøfting bør vurdere om man har et hensiktsmessig skille mellom eier-, forvalter- og bruker-rollen, og også om man har optimal utnyttelse av ressurser og kompetanse. Vedlikeholdsstatus Med bakgrunn i KS-kartleggingen fra 2008 har Rogaland fylkeskommune etter vår vurdering betydelige utfordringer med vedlikehold av sin bygningsmasse. 8 Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold En veileder for folkevalgte og rådmenn (KS) VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 29- ROGALAND FYLKESKOMMUNE
42 % av bygningsmassen får i denne kartleggingen en positiv score, mens dette tallet er 61 % på landsbasis. Hele 13 % av bygningsmassen i fylkeskommunen får dårligste score mot 7 % i gjennomsnitt for landet. Fra fylkeskommunen pekes det på at dette bildet i stor grad påvirkes av skolebygg som skal erstattes, rehabiliteres eller selges. Vi legger likevel merke til at brukerne av byggene gir en relativt positiv beskrivelse av vedlikeholdet. Vedlikeholdsutgifter 2007-2010 Utgiftene til vedlikehold har økt vesentlig de siste årene, fra 20 mill, kr i 2007 til 39 mill kr i budsjettet for 2010. I 2009 ble det gjennom tiltakspakken gitt store statlige tilskudd, og regnskapet for fylkeskommunen viser ca 60 mill kr dette året. Med dagens prioriteringer får man løst det mest akutte vedlikeholdet, men det er grunn til å tro at man ikke får tatt inn etterslepet og at dette fortsatt akkumuleres. Etterslep Med utgangspunkt i KS-rapporten fra 2008 som er den mest presise beregningen som er gjort - var etterslepet for vedlikeholdet for Rogaland fylkeskommune på 985 millioner. I Strategi for vedlikehold av fylkeskommunens bygningsmasse justerer fylkesrådmannen dette beløpet for skoler som skal erstattes, rehabiliteres eller selges, og står igjen med et beløp på 360 mill kr. Av dette argumenterer fylkesrådmannen for at man bør ha ambisjoner om å hente inn et etterslep på ca 200 mill kr. I samme sak vurderer fylkesrådmannen det årlige behovet til å være 40 mill kr per år for å få et verdibevarende vedlikehold. Dette er basert på at det er behov for 110 kr per kvm. KS går i sin rapport ut fra at behovet er på 170 kr per kvm. Ut fra denne siste beregningsmodellen vil det årlige behovet være 62 mill kr. Denne modellen vil da gi et akkumulert vedlikeholdsbehov på 20 mill kr pr år ut fra budsjett 2010 eller 40 mill per år med utgangspunkt i regnskap 2008. Konsekvenser av etterslep Vi ser altså at etterslep i vedlikehold har store økonomiske konsekvenser enten ved at bygget får kortere levetid eller ved at det kreves mer for istandsetting/rehabilitering. Etterslep i vedlikehold vil også kunne ha innvirkning på arbeidsmiljøet i form av inneklima, trivsel osv. Nedslitte og uhensiktsmessige lokaler kan også i seg selv gi et dårligere tjenestetilbud til brukerne. Rektorene peker på at dårlig vedlikehold kan gi et dårlig førsteinntrykk av skolen, samt at det har helsemessige konsekvenser. Inneklimaet på noen av skolene er nok også av en slik art at det kan være snakk om brudd på 19 i Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG - 30- ROGALAND FYLKESKOMMUNE