Ny kommune Hitra - Snillfjord Fillan den: 25.09.2017 Medlemmer og varamedlemmer av Fellesnemnd Hitra og Snillfjord Innkalling til møte i Fellesnemnd Hitra og Snillfjord Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra rådhus - Ordførers kontor 02.10.2017 Kl 17:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: 72 44 17 00 eller postmottak@hitra.kommune.no Ordfører Ole L. Haugen informerer om planer for TEC-senter, museum etc. på Sandstad. Rådmannen i Hitra vil trekke opp en del tema til diskusjon. Sak om engasjement av prosjektleder ettersendes. Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 7855.05.16178 7240 Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 1
2 Side 2 av 2
Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 3/17 Konstituering av Fellesnemnda Hitra og Snillfjord PS 4/17 Prosjektbudsjett 2018 og 2019 PS 5/17 Oppgaveløsning frem til 2020 og behov for personell PS 6/17 Engasjement av prosjektleder - ETTERSENDES 3
Saker til behandling PS 3/17 Konstituering av Fellesnemnda Hitra og Snillfjord 4
HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2016/3021-19 Saksbehandler: Laila Eide Hjertø Dato: 14.09.2017 Konstituering av Fellesnemnda Hitra og Snillfjord Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Fellesnemnd Hitra og Snillfjord 02.10.2017 3/17 Vedlegg: Innstilling: Som leder for Fellesnemnda Hitra og Snillfjord velges Som nestleder velges.. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent 5
Bakgrunn for saken Det er etablert felles nemnd for Hitra og Snillfjord, heretter kalt Fellesnemnda. Nemndas mandat er godkjent av begge kommunestyrene. Saksopplysninger Fellesnemnda består av 3 medlemmer fra Hitra og 3 fra Snillfjord. Nemnda velger selv leder og nestleder, jfr. Inndelingslova 26. Vurdering Valget er en politisk beslutning og saken legges frem uten innstilling på personer. 6 Side 2 av 2
HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2016/3021-22 Saksbehandler: Laila Eide Hjertø Dato: 19.09.2017 Prosjektbudsjett 2018 og 2019 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Fellesnemnd Hitra og Snillfjord 02.10.2017 4/17 Vedlegg: Innstilling: Fellesnemnda Hitra og Snillfjord godkjenner fremlagte prosjektbudsjett 2018 og 2019 som veiledende budsjett. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent 7
Bakgrunn for saken Det er i likelydende vedtak fra begge kommunestyrene delegert til Fellesnemnda å disponere engangstilskudd og reformstøtte, samt å lage økonomiplan for selve gjennomføringsprosessen. Saksopplysninger Det er laget utkast til prosjektbudsjett for 2018 og 2019 ut fra de kostnadene man så langt har oversikt over. Hitra og Snillfjord kommuner har fått utbetalt kr 13,3 mill. til dekning av engangskostnader. Dersom vedlagte budsjett blir vedtatt er det ca. 4,2 mill. i rest til påkommende prosjekter og/eller tiltak. Budsjettet er laget ut fra erfaringstall og noen antakelser. Prosjektbudsjett 2018 Prosjektbudsjett 2019 Kommentar Stillinger Innovasjon, fornyelse og digitalisering 812 500 832 813 1 stilling, årslønn 650.000 Infrastruktur for mobil og bredbånd 812 500 832 813 1 stilling, årslønn 650.000 Næringsutvikling - Omdømmebygging 937 500 960 938 1 stilling, årslønn 750.000 Saksbehandler Plansaker 812 500 832 813 1 stilling, årslønn 650.000 Prosjektleder 232 500 238 313 20% av rådmannens stilling Sum lønnsutgifter 3 607 500 3 697 688 Kjøregodtgjørelse 100 000 100 000 Anslag Møtegodtgjørelse felles nemnd 60 000 60 000 1000 pr møte, 10 møter pr år Bevertning 15 000 15 000 1500 kr pr møte, 10 møter Ansettelseskostnader 400 000-100.000 pr ansatt Kurs og konferanser 50 000 50 000 Anslag Hotell 30 000 30 000 Anslag Kontorleie inklusiv fellesarealer og renhold 200 000 200 000 4 kontorplasser Fellestj. eks. regnskap, lønn, telefoni, IKT, renhold,serv.torg 165 000 165 000 Kontorinventar og utstyr, PC., lisenser etc. 98 000 - Sum andre driftskostnader 1 118 000 620 000 Totalt prosjektbudsjett 4 725 500 4 317 688 9 043 188 I tillegg til de kr 13,3 er det innvilget kr 2 mill. til dekning av infrastrukturkostnader. Kroner 5,1 mill. i reformstøtte vil bli utbetalt i 2020. Vurdering Det er en rekke arbeidsoppgaver som er lagt til Fellesnemnda og det vil komme kostnader man foreløpig ikke har oversikt over. Restbeløpet på kr 4,2 mill. bør dekke det meste av direkte kostnader. For øvrig må man forvente at det blir utført en del arbeidstimer i den nåværende kommunale bemanningen som ikke blir regnskapsført på prosjektet. Dette må ses i sammenheng med den nytte man forventer å få av de foreslåtte nye stillingshjemlene. 8 Side 2 av 2
HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2016/3021-20 Saksbehandler: Laila Eide Hjertø Dato: 14.09.2017 Oppgaveløsning frem til 2020 og behov for personell Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Fellesnemnd Hitra og Snillfjord 02.10.2017 5/17 Vedlegg: Innstilling: 1. Fellesnemnda Hitra og Snillfjord vedtar å opprette flg. stillinger: 1 stilling rådgiver for Innovasjon, fornyelse og digitalisering. Prosjekt over 2 år med mulighet for forlengelse. 1 stilling rådgiver Infrastruktur for mobil og bredbånd. Prosjektstilling over 2 år med mulighet for forlengelse. 1 stilling rådgiver Næringsutvikling Omdømmebygging. Prosjektstilling over 2 år med mulighet for forlengelse. 1 stilling saksbehandler i Plansaker. Prosjektstilling over 2 år med mulighet for forlengelse. 2. Fellesnemnda delegerer til Hitra kommune v/rådmann å forestå utlysing og ansettelser i stillingene under pkt. 1. Hitra kommune v/rådmann delegeres arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent 9
Bakgrunn for saken Stortingets vedtok 8. juni sammenslåing av Hitra og deler av Snillfjord kommune fra 01.01.2020. Kommunene har mottatt brev om tildeling av kr 13,3 millioner til dekning av engangskostnader i kommunereformen. Det er ikke spesifisert krav til bruken av midlene, men det skal rapporteres til departementet om bruken innen 31.12.2020. Saksopplysninger Hitra kommune blir større både i omfang og befolkning fra 2020. Kommuneorganisasjonen vil ha svært varierte og store oppgaver. Kommunen skal yte lovpålagte pleie- og omsorgstjenester og ha et godt undervisningstilbud. Samtidig har kommunen en viktig rolle i arbeidet med å legge til rette for en fremtidsrettet og god samfunnsutvikling og verdiskaping i næringslivet. Som stor arbeidsgiver vil Hitra kommune sette høye krav til både effektiv organisering og bruk av lokalsamfunnets ressurser. Det betyr at kommunen skal være effektiv og styrbar både politisk og administrativt. Kommunen skal ligge i forkant og være nysgjerrig på nye måter å løse oppgavene på. For å nå disse målene må den kommunale organisasjonen være en god og robust organisasjon både organisasjonsmessig og i måten å arbeide på. Til dette trengs hurtig utvikling på noen områder, noe som i første omgang krever personellmessige ressurser. INNOVASJON, FORNYELSE, DIGITALISERING For å bli en effektiv og løsningsorientert kommune med gode tjenester for fremtiden trenger vi folk som jobber med utvikling og implementering av nye løsninger. Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Dagens innbyggere ønsker å ha tilgang til kommunens tjenester 24 timer i døgnet. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten. Å digitalisere kan være lønnsomt og hensiktsmessig for virksomhetene, iallfall så lenge de digitale løsningene faktisk bidrar til raskere, og gjerne også mer korrekt, saksbehandling. Digitaliseringsarbeidet kan imidlertid få enda større effekt dersom det også kan bidra til å forenkle kontakten mellom virksomheter og innbyggere. Digital transformasjon illustrerer at det ofte ikke er tilstrekkelig å digitalisere dagens tjenester og prosesser. For å møte de økende kravene til en effektiv, brukervennlig og åpen forvaltning må vi tenke nytt og kanskje løse våre samfunnsoppdrag på nye måter. En prosess der virksomhetene endrer hvordan de utfører sine oppgaver, tilbyr bedre tjenester, jobber mer effektivt eller skaper helt nye tjenester o hvor brukerfokus og brukeropplevelsen er selve kjernen i endringen o og som baserer seg på utnyttelse av digital teknologi En grunnleggende og omfattende endring, ikke en mindre justering Redesign av virksomheten på alle nivå: folk, prosesser, teknologi og styring. KS og KMD har lansert en finansieringsordning for å samordne innsatsen med digitalisering av offentlig sektor. Et viktig delmål for å samordne kommunal sektor er digitale fellesløsninger. KS har sendt en invitasjon til kommunene om å delta i finansieringsordningen og dette vil komme opp som sak i den respektive kommune. Ved å utvikle løsninger sammen får vi bedre kvalitet og lavere pris på det som utvikles. En annen fordel er at mange vil stå sammen om videreutviklingen og forvaltningen, noe som vil forlenge levetiden til løsningene. 10 Side 2 av 2
For å kunne ivareta den nye kommunens oppgaver innenfor feltet innovasjon, digitalisering, fornying trenger man dedikert personell med dette som avgrenset oppgave. Jobben kan ikke utføres som tilleggsoppgave av eksisterende bemanning som har fullt opp med andre oppgaver. Det bør derfor opprettes en stilling som sørger for fremdrift og koordinerer dette arbeidet. INFRASTRUKTUR FOR MOBIL OG BREDBÅND Vi er tildelt kr 2 millioner til utbygging av infrastruktur for å bedre kommunikasjonen mellom de kommunale enhetene. Dette er neppe tilstrekkelig for å løse utfordringene, men kan være egenandelen i et samarbeid mellom fylkeskommune, kommune og nettselskap. Det er flere midler å søke på for å løse de manglende kommunikasjonene i Hitra, men vi trenger personell til å behandle sakene og drive prosjektene. God infrastruktur innen kommunikasjon er kritisk for effektiv drift, ansattes helse og kommunens preferanser ved rekruttering av fagpersonell. Begge kommuner har utfordringer her som må løses for å få til enhetlig og god arbeidsflyt. Eksempler på dette er arbeidet med velferdsteknologi innenfor pleie- og omsorgstjenesten og økte krav til bruk av digitale verktøy i grunnopplæringen. Det bør opprettes en stilling som får ansvaret for dette området. NÆRINGSUTVIKLING - OMDØMMEBYGGING Begge kommunene har omdømmebygging og tilrettelegging for boligutbygging, samt gode levekår for innbyggerne som delmål i sine samfunnsplaner. Det samme gjelder tilrettelegging for reiseliv og turisme av forskjellig art. Hitra legger i tillegg stor vekt på næringsutvikling og tilrettelegging for eksisterende og nytt næringsliv. Den delen av Snillfjord som slås sammen med Hitra har også et spennende næringsliv og potensiale for å nyte godt av de prosjektene man ser konturene av i Hitra Industripark og kysthavna. En vellykket satsing her vil ha ringvirkninger både for bosetting og næringsliv på begge sider av Hitratunnelen. Det er derfor viktig å ha kompetent personale med fokus på å forløse mulighetene som ligger i næringsområdene. Det anbefales å opprette stilling dedikert til formålet. TEKNISK SEKTOR BEHOV FOR SAMORDNING Begge kommunene har i dag utfordringer når det gjelder å dekke oppgavemengden på plan og byggesak. Dårligst bemanningsdekning er det på planområdet. Når man nå skal inn i en sammenslått kommune er det flere planer, regler og rutiner som skal samordnes. Dette vil berøre dagens ansatte i teknisk sektor i begge kommuner. For å få til gode løsninger på dette foreslås det å opprette en stilling som får ansvaret for å planlegge samordning, men som også bistår begge kommunene i løsning av akutt kapasitets-problemer på ordinær saksbehandling. Stillingen lønnes under Fellesnemnda sitt budsjett. Man anser at på sikt vil fordelingen av kostnader mellom kommunenes ordinære regnskap og Fellesnemndas regnskap utjevne seg. ØKONOMI Kommunene har fått kr 13,3 millioner til dekning av engangskostnader og kr 2 millioner som bidrag til utbygging av bredbånd der man mangler dette i kommunale bygninger. I tillegg kommer det kr 5,1 millioner i reformstøtte som utbetales i 2020. Kommunestyrene har delegert til Fellesnemnda å disponere engangstilskudd og reformstøtte. Det vil sannsynligvis bli nødvendig å tilrettelegge ytterligere prosjekter for å få på plass dokumenter, arkiv, og systemer innenfor flere områder, og det vil bli ført prosesser i forhold til innplassering av ansatte. Dette vil avtegne seg etter hvert og det vil komme saker til Fellesnemnda på dette. 11 Side 3 av 3
Hverken Hitra eller Snillfjord kommune har kapasitet til å utføre den forholdsvis omfattende tilsettingsprosedyren som disse stillingene vil medføre. Det foreslås derfor å benytte bemanningsbyrå i prosessen. Kostnaden for dette er anslått til ca. kr 400.000 og vil bli en engangskostnad. Det er laget forslag til budsjett for Fellesnemnda for 2017 og 2018, jfr. sak nr. 5/17. ORGANISERING Det er allerede enighet mellom kommunene om at Hitra kommune skal føre regnskap for Fellesnemnda. Det er naturlig at alle kontortekniske og administrative oppgaver legges til samme administrasjon. De som ansettes vil ha tilgang på kontorarbeidsplass i begge kommuner, men velger selv hovedarbeidssted. Det er viktig at ansettelser skjer i en av kommunene slik at personellet får ivaretatt sine rettigheter i forhold til lov og overenskomster. Det er naturlig at ansettelser skjer i Hitra kommune og at Fellesnemnda refunderer kostnadene. Dette vil enklest skje ved overføring internt mellom regnskapsposter i Hitra kommune (fra prosjekt Kommunesammenslåing), med dokumentering og regnskapsavleggelse til Fellesnemnda. Vurdering Rådmannen vurderer bemanningsbehovet å være reelt. Samtidig er det viktig å ta høyde for avgrensede konkrete prosjekter som vil komme som følge av sammenslåingen. Det vil fortsatt være midler til slike prosjekter. Det er trolig at det vil bli behov for å forlenge engasjementene ut over 2 år. Dersom det er budsjettmessig dekning for det i den nye kommunen bør man vurdere dette innen utløpet av 2- årsperioden. Det er viktig å signalisere i utlysningsteksten at dette er en mulighet. 12 Side 4 av 4
PS 6/17 Engasjement av prosjektleder - ETTERSENDES 13