Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Tid: Mandag 28. mars 2011 kl 10:00-15:00. Møterom 5. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-043 Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken,UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Beth Linde, HiØ Geir Tveide, HSH Tone Jeanette Berntsen, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Andora Sjøgren, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tid: Mandag 28. mars 2011 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 5. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart og veibeskrivelse

Dagsorden Sak 1 Seminar nytt styre: - Presentasjon av Samarbeidstiltaket FS o Organisasjonen /organiserig av FS o Strategi o Styrets oppgaver - Planer og prioriteringer 2011 Vedtekter FS-11-057 FS-09-146 FS-11-002-2 FS-11-003 - Presentasjon av systemet FS Sak 2 Datavarehusprosjektet Prosjektleders rapport DV-11-011 Sak 3 Møte i styret for FS 10.01.2011 FS-11-014 Sak 4 FS-11-028 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Sak 8 Referatsaker a. Årsmøte 31.01.2011 b. Møte i Planleggingsgruppen 7.-8.02.2011 c. Andre møter: i. EVU-gruppen 19.01.2011 ii. Godkjenningsgruppen 20.01.2011 iii. STAR 24.01.2011, 21.-22.02.2011 iv. EPN 15.-16.02.2011, 25.03.2011 v. Uninett FAS 23.03.2011 Orienteringssaker - Status standardiseringsarbeidet - Status nye høgskoler - NAG - Fuskebasen - Karakterutskrift., høring - Møte med FS-kontakter i april FS-11-012 Oppfølging av risikoanalysen FS-11-060 Vedtaksforslag FS-11-063 Orientering om SO Nye høgskoler etter M-STAS. Søknad fra nye høgskoler 2012: - Dronning Mauds Minne Høgskole - Høgskolen i Staffeldtsgate Sak 9 Møteplan 2011 Sak 10 Eventuelt FS-11-058 FS-11-059 Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Julie Myhre Barkenæs Daglig leder FS FS-11-043 Innkalling til møte i styret for FS 28. mars 2011 Side 2

Samarbeidstiltaket FS Vedtekter Vedtatt 010210 Norges teknisk-natur vitenskapelige universitet Norges teknisk-natur vitenskapelige Arkitektur- og universitet designhøg skolen i Oslo Arkitektur- og designhøg Høgskolen i skolen Bodø i Oslo Universitetet for miljø- og biovitenskap Universitetet for miljø- og Norges biovitenskap Handels høyskole Norges Handels Høgskolen i høyskole Buskerud Universitetet i Agder Universitetet i Agder Norges idrettshøg skole Norges idrettshøg Høgskolen i skole Finnmark Universitetet i Bergen Universitetet i Bergen Norges musikkhøg skole Norges Høgskolen musikkhøg i Gjøvik skole Universitetet i Oslo Universitetet i Oslo Norges veterinær høgskole Norges veterinær Høgskolen i Harstad høgskole Universitetet i Stavanger Universitetet i Stavanger Høgskolen i Akershus Høgskolen i Høgskolen Akershus i Hedmark Universitetet i Tromsø Universitetet i Tromsø Høgskolen i Bergen Høgskolen i Bergen Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Bodø Molde Høgskolen i Buskerud Narvik Høgskolen i Nesna Finnmark Høgskolen i i Nord-Trøndelag Gjøvik Høgskolen i Oslo Harstad Høgskolen i Hedmark Sør-Trøndelag Høgskolen i Lillehammer Telemark Høgskolen i Vestfold Molde Høgskolen i Vestfold Norsk jernbane Politi skole høgskolen Diakon hjemmet Misjons Høgskole høgskolen Westerdals School of Communication Høgskolen i Østfold Narvik Høgskolen i Østfold Politi høgskolen Kunsthøg skolen i Bergen Haraldsplass diakonale høgskole Norges Informasjons teknologiske høgskole Høgskolen i Høgskolen i Ålesund Nord-Trøndelag Stord/ Oslo Haugesund Høgskolen i Høgskulen i Ålesund Sogn og Fjordane Kunsthøg Kunsthøg skolen i skolen i Bergen Campus Kristiania Oslo Det teologiske Menighets Høyskolen Lovisenberg fakultet Diakonova Diakonale Høgskole Forsvarets høgskole Sami Høgskolen i allaskuvla/ Sør-Trøndelag Samisk Høgskulen høgskole i Volda Betanien diakonale høgskole Diakon hjemmet Misjons Høgskole høgskolen Høgskulen Høgskolen i Sogn Telemark og Fjordane Høgskolen Stord/ Campus Haugesund Kristiania Høyskolen Diakonova NLA Høgskolen Høgskulen Høgskolen i Volda Tromsø Norsk jernbane Det skoleteologiske Menighets fakultet Lovisenberg Diakonale Norges Høgskole Informasjons teknologiske høgskole

1. Formål Samarbeidstiltaket FS Felles studentsystem er etablert i henhold til avtale mellom de samarbeidende utdanningsinstitusjoner, med formål å utvikle, vedlikeholde og drifte det studieadministrative datasystemet FS Felles studentsystem. Felles Studentsystem er utviklet av og vedlikeholdes for Samarbeidstiltaket FS av Universitetet i Oslo, USIT (Universitetets senter for informasjonsteknologi). 2. Samarbeidstiltakets organer Samarbeidstiltaket FS har to faste organer: styret og årsmøtet. Årsmøtet består av en representant for hver av institusjonene som er medlem av Samarbeidstiltaket FS. Styret velges av årsmøtet og består av 5 medlemmer med 3 varamedlemmer i numerisk rekkefølge. Leder og nestleder velges særskilt. Styret velges for en periode på 3 år. Dog kan årsmøtet supplere styret eller skifte ut styremedlemmer eller varamedlemmer ved behov. Ved siste årsmøte før utgangen av styreperioden oppnevner årsmøtet en valgkomité som fremmer forslag til neste årsmøte på valg av henholdsvis leder, nestleder, 3 styremedlemmer og 3 varamedlemmer. Ved behov for supplering eller utskiftning i styret i styreperioden, trer den sist oppnevnte valgkomité igjen i funksjon. 3. Årsmøtet Årsmøtet har møte én gang per år i januar. Årsmøtet innkalles skriftlig med minst 14 dagers varsel. Alle institusjonene som er medlemmer av Samarbeidstiltaket FS deltar på årsmøtet med én representant, med en stemmevekt som tilsvarer institusjonens økonomiske forpliktelser i tiltaket. Styrets medlemmer deltar i årsmøtet med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett hvis de ikke samtidig møter som institusjonsrepresentant. Årsmøtet ledes av styrets leder. Årsmøtet skal: - velge styre, jf pkt. 2 - velge valgkomité, jf pkt 2 - behandle eventuelle forslag til endringer av vedtektene - behandle styrets årsmelding og regnskap - behandle eventuelle andre saker som styret legger fram til behandling Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte ved beslutning i styret eller dersom minst 1/3 av medlemsinstitusjonene krever det. 4. Styret Styret er beslutningsdyktig når minst 3 styremedlemmer er til stede. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. 1. varamedlem innkalles fast til styremøtene. Styret innkalles med minst 1 ukes varsel. Styret tar beslutning om observatørstatus for aktuelle institusjoner. Styret er ansvarlig for alle sider ved driften av Samarbeidstiltaket FS og skal blant annet behandle følgende saker: Samarbeidstiltaket FS, vedtekter versjon 010210

- Generelle og prinsipielt viktige spørsmål for virksomheten i Samarbeidstiltaket FS - Budsjett, herunder fordelingsnøkkel for den enkelte institusjons bidrag til drift, vedlikehold og videreutvikling av FS - Årsplan i henhold til fastsatt budsjett - Årsberetning og regnskap - Organiseringen av Samarbeidstiltaket FS - Søknader om å ta i bruk FS - Spørsmål om andre institusjoner og/eller brukere skal tilbys tjenester fra Samarbeidstiltaket FS - Avtaler med UiO/USIT - Instruks for daglig leder 5. Daglig leder. Samarbeidstiltaket FS skal ha en daglig leder som forestår den løpende drift av tiltaket. Daglig leder er ansvarlig for at virksomheten er forsvarlig anordnet og foregår i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser. Daglig leder er sekretær for styret og årsmøtet og møter med tale- og forslagsrett i begge organer. 6. Planleggingsgruppe. Styret oppnevner en planleggingsgruppe som skal bidra i utviklingen av FS og sikre jevnlig kontakt mellom Samarbeidstiltaket FS og brukermiljøene. Planleggingsgruppen rapporterer til styret og ledes av daglig leder for samarbeidstiltaket FS. Styret bestemmer hvilke oppgaver som legges til planleggingsgruppen og fastsetter nærmere mandat. Planleggingsgruppen skal sammensettes med representanter for samarbeidende utdanningsinstitusjoner slik at den samlet dekker det faglige og organisatoriske mangfoldet i sektoren. Styret kan i tillegg oppnevne særskilte grupper som skal bidra i arbeidet med konkrete saker eller saksområder. 7. Endring av vedtektene Endringer i vedtektene gjøres av årsmøtet med minst 2/3 flertall blant de frammøtte institusjoner.

<sideskift>

Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-057 22.03.2011 JMB Til: Styret for FS Fra: Daglig leder for FS Organisering av FS I forbindelse med diskusjonen om fremtidig organisering av FS er det behov for en felles forståelse for hvordan FS er organisert i dag Forvaltning og videreutvikling av FS er organisert som et samarbeidstiltak. Samarbeidstiltaket FS ble opprettet 3.3.1999 etter mønster av 1.4 4. ledd i lov om universiteter og høgskoler. FS er administrativt tilknyttet Universitetet i Oslo. Forskjellen på et rent 1.4-4. ledd tiltak og Samarbeidstiltaket FS et at i rene 1.4-4. ledd tiltak er Kunnskapsdepartementet eier og generalforsamling, mens for FS er det årsmøtet som representerer generalforsamlingen og eierskapet. Institusjonene har stemmerett på årsmøtet i forhold til deres økonomiske bidrag. I dag er alle Universitetene og de statlige høgskolene i UH-sektoren medlemmer av Samarbeidstiltaket FS. En del private høgskoler er også medlem av samarbeidstiltaket, og i løpet av 2012 vil alle institusjonene som er med i samordnet opptak bruke FS. Det vil si at FS er et system som skal dekke behovet både for store og små institusjoner, offentlige og private.

Samarbeidstiltaket FS Samarbeidstiltaket FS, Felles studentsystem, er etablert i henhold til avtale mellom de samarbeidende utdanningsinstitusjoner, med formål å utvikle, vedlikeholde og drifte informasjonssystemet FS. Samarbeidstiltaket FS har to styrende organer; styret og årsmøtet. FS årsmøte Årsmøtet har møte én gang per år, vanligvis i januar. Alle medlemsinstitusjonene kan delta på årsmøtet med én representant, men med en stemmevekt som tilsvarer institusjonens økonomiske forpliktelser i tiltaket. Årsmøtet skal: - velge styre, jf pkt. 2 - velge valgkomité, jf pkt 2 - behandle eventuelle forslag til endringer av vedtektene - behandle styrets årsmelding og regnskap - behandle eventuelle andre saker som styret legger fram til behandling Styret for FS Samarbeidstiltaket har et eget styre som ikke er underlagt UiOs styringsordninger. Styret har fem faste medlemmer og er oppnevnt av årsmøtet. Styret er ansvarlig for alle sider ved driften av Samarbeidstiltaket FS og skal blant annet behandle følgende saker: - Generelle og prinsipielt viktige spørsmål for virksomheten i Samarbeidstiltaket FS - Budsjett, herunder fordelingsnøkkel for den enkelte institusjons bidrag til drift, vedlikehold og videreutvikling av FS - Årsplan i henhold til fastsatt budsjett - Årsberetning og regnskap - Organiseringen av Samarbeidstiltaket FS - Søknader om å ta i bruk FS

- Spørsmål om andre institusjoner og/eller brukere skal tilbys tjenester fra Samarbeidstiltaket FS - Avtaler med UiO/USIT - Instruks for daglig leder Daglig leder for samarbeidstiltaket FS Samarbeidstiltaket FS ledes av daglig leder.daglig leder for Samarbeidstiltaket FS skal forestå løpende drift av tiltaket. FS-sekretariatet Daglig leder har et sekretariat til hjelp med løpende oppgaver. I dag består sekretariatet av ett årsverk i tillegg til daglig leder. Planleggingsgruppen Planleggingsgruppen er oppnevnt av styret og skal bidra i utviklingen av FS og sikre jevnlig kontakt mellom Samarbeidstiltaket FS og brukermiljøene. Planleggingsgruppen rapporterer til styret og ledes av daglig leder for samarbeidstiltaket FS. Styret bestemmer hvilke oppgaver som legges til planleggingsgruppen og fastsetter nærmere mandat. Planleggingsgruppen skal sammensettes med representanter for institusjonene slik at den samlet dekker det faglige og organisatoriske mangfoldet i sektoren. Styret kan i tillegg oppnevne særskilte grupper som skal bidra i arbeidet med konkrete saker eller saksområder. Det er ca. 10 medlemmer fra institusjonene i Planleggingsgruppen. Utviklingsleder deltar i møtene i planleggingsgruppen. Andre utviklere deltar etter behov. Rollen til utviklingsleder er sammen med daglig leder å fange opp videre utviklingsbehov, prioritere dem og utarbeide strukturerte kravspesifikasjoner. Ekspertgrupper Daglig leder kan be institusjonene om å bidra med ekspertkompetanse innen studieadministrative områder. I forbindelse med videreutvikling av systemet er det behov for brukernes kompetanse for å spesifisere og diskutere behovene. Utviklere deltar også i disse gruppene. Kontaktlisten Kontaktlisten er en liste med én navngitt kontaktperson med e-postadresse fra hver institusjon. Kontaktpersonen skal være det koordinerende ledd mellom Samarbeidstiltaket FS og egen institusjon og sørge for forankring av FS i egen institusjon. Kontaktpersonen benyttes til høringer og andre henvendelser som angår FS ved institusjonen. Hensikten med kontaktlisten er å sikre at informasjon mellom Samarbeidstiltaket FS og den enkelte institusjon fungerer begge veier. Det er opprettet et eget forum kun for medlemmer av kontaktlisten. Kontaktene møtes en gang i året. Brukerforum Målet med Brukerforum er å skape en arena for temaer som har med FS og studieadministrasjon å gjøre, knytte kontakter og utveksle erfaringer. Brukerforum avholdes en gang i året. Institusjonene kan gjerne delta med flere personer.

Utvikling av FS Felles Studentsystem er utviklet av og vedlikeholdes for Samarbeidstiltaket FS av Universitetet i Oslo, USIT (Universitetets senter for informasjonsteknologi). USIT utvikler også systemene Samordna opptak for opptak til høyere utdanning og Cristin for UH-sektoren, instituttsektoren og helsesektoren. I tillegg er utviklingen av et datavarehus i gang med henting av data fra flere kildesystemer. Utviklingsressursene deles til en viss grad på tvers av systemene for å få til en effektiv bruk av ressursene. Forholdet mellom samarbeidstiltaket FS og utviklingsleder/utviklerorganisasjonen Forholdet mellom utviklerorganisasjon og Samarbeidstiltaket FS er illustrert med et håndtrykk i figuren som beskriver organiseringen av FS. FS er et system med en meget kompleks funksjonalitet som støtter studieadministrasjon ved universitetene, små og store høgskoler, offentlige og private. FS er under stadig videreutvikling og vekst for å møte sektorens behov. En effektiv videreutvikling er mulig fordi FS er basert på en god generell datamodell. Skal utviklingen gå i riktig retning for å møte sektorens behov, er vi prisgitt en utviklingsmetode som er basert på tett og nær dialog med brukerne. Dette har vært et viktig grunnlag for den suksessen FS nå har oppnådd. Denne organiseringen er basert på et tillitsforhold mellom samarbeidstiltaket FS og utviklingsleder/utviklerorganisasjonen. Det er viktig å ha klart for seg at samarbeidstiltaket og utviklerorganisasjonen har felles mål og eierskap til produktet. Smidig metodikk, effektive bestillinger og nærhet til brukere er viktige ingredienser i utviklingsmetoden.

<sideskift>

Strategi for FS 2009-2013 USIT, FS

FS-09-146, AFS, Dato: 12.8.2009, Sist endret: 7.1.2010, JMB Side 2 Strateginotat FS 2009 2013

Strategiområder for Felles Studentsystem i årene 2009-2013 Mål for systemet FS: 1 Funksjonalitet FS skal først og fremst være et studieadministrativt system. FS skal videreutvikles slik at systemet i planperioden befester sin stilling som det riktige og gode studieadministrative systemet for UH-sektoren. Hovedfokus skal være endringer basert på nye krav i ytre rammebetingelser, kommunikasjon med andre systemer, rapportering, effektivisering av rutiner og forbedringer. 2 Forenklet drift FS skal videreutvikles slik at driften av systemet forenkles. Dette skal oppnås ved innføring av VPD i FS (Virtual Private Database). 3 Integrasjon med andre systemer FS skal tilrettelegges for god kommunikasjon med andre systemer for utveksling av data mellom systemene. WebServices skal være standard for utveksling av FS-data mellom systemer. 4 Utviklingsverktøy Utviklingen av FS skal baseres på moderne og hensiktsmessige utviklingsverktøy. 5 Datavarehus Det skal utvikles datavarehusløsning som kan brukes til analyseformål, både for data fra FS alene, og for data hentet fra flere kildesystemer. Datavarehusløsningen skal tilby analyser som er et supplement til analysene som kan hentes fra DBH. Analysene skal være tilgjengelige både for Kunnskapsdepartementet og institusjonene. Mål for arbeidsrutiner og organisasjonsform: 6 Ensartet bruk av FS FS skal tilrettelegges slik at de institusjoner som benytter FS, benytter systemet på en ensartet måte. 7 Datakvalitet Å sikre god datakvalitet er en høyt prioritert oppgave og det skal legges til rette for å sikre god datakvalitet fra innlegging til bruk. God datakvalitet kjennetegnes ved at de er fullstendige og riktige. 8 Samarbeid og kommunikasjon med andre enheter Samarbeidstiltaket FS skal jobbe aktivt for å få til et tett samarbeid og god kommunikasjon med eksterne institusjoner som har interesser knyttet til studieadministrasjon ved universitet og høgskoler. Dette gjelder blant annet Kunnskapsdepartementet, UHR og Samordna Opptak. 9 Organisering FS er ved strategiperiodens begynnelse organisert etter mønster av et 1.4 foretak. Tidlig i strategiperioden skal FS gå i dialog med Kunnskapsdepartementet og avklare organisasjonens form. 10 Standardisering FS skal prioritere arbeidet med å etterfølge standarder som vedtas for offentlig sektor. FS skal arbeide aktivt for å fremme standardisering, både nasjonalt og internasjonalt. FS-09-146, AFS, Dato: 12.8.2009, Sist endret: 7.1.2010, JMB Side 3 Strateginotat FS 2009 2013

Utdyping av de enkelte satsingspunkter Som bakgrunn for dette strategidokumentet henvises det til notatet FS-09-123 Utvikling og organisering av FS fra 1993 til 2009 som beskriver prosessen med utvikling av FS fra starten i 1993 og fram til i dag. Notatet viser også dagens funksjonalitet og organisasjonsform for Samarbeidstiltaket FS. Flere og flere institusjoner har tatt i bruk FS, og i løpet av 2009/2010 vil alle statlige universitet og høgskoler benytte FS som sitt studieadministrative system (bortsett fra Kunsthøgskolen i Oslo som pr september 2009 ikke har tatt noen formell beslutning om overgang). I tillegg benytter flere private institusjoner FS som studieadministrativt system. Denne utviklingen har ført til at Samarbeidstiltaket FS står overfor en ny situasjon og nye muligheter. Strateginotatet er utarbeidet på denne bakgrunn. Nedenfor følger en nærmere begrunnelse for de punkter som styret for FS ønsker å fokusere på i denne femårsperioden. 1 Funksjonalitet Styret er av den formening at FS i dag dekker de vesentlige sidene av hva et studieadministrativt system skal dekke. FS er uten tvil et av de mest omfattende system som finnes for studieadministrasjon på verdensbasis. Deler av det arbeid som ligger til studieadministrasjonen, har imidlertid ingen løsning i FS. Det må jevnlig vurderes om slike oppgaver skal dekkes av andre systemer eller være en integrert del av FS. Systemet bygger på en solid datamodell, og er utviklet etter gode metoder. Omfanget og valgmuligheter gjør likevel at systemet er komplekst. Systemet må imidlertid videreutvikles kontinuerlig. De ytre rammebetingelser endres. Dette gjelder for eksempel regler knyttet til studier og studieprogram. Rapporteringskravene endres, og generelle lover kan påvirke systemet. FS må til enhver tid kunne gjenspeile dagens krav til et studieadministrativt system. Oppgaver som kan være aktuelle: - Grensesnittet og forholdet mellom FS og arkivsystem må avklares og utvikles for å møte krav til arkivering og avlevering til Riksarkivet. - Innspill fra brukerne må vurderes og eventuelt følges opp med endringer. - Det må vurderes om administrative rutiner kan forbedres og forenkles, og hvilke krav dette setter til endringer i FS. Et eksempel her er rutiner rundt sensurregistrering. - Tilpasninger i FS må vurderes i forbindelse med plikten til universell utforming av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven) - Det kan komme krav om at fødselsnummer generelt ikke skal vises i skjermbilder og rapporter. Dette vil eventuelt være en stor jobb, både å få på plass i en kravspesifikasjon, og i selve utviklingsarbeidet. - Mulighet for å kunne sende ut elektronisk faktura kan bli lovpålagt. Konsekvensen for FS må vurderes. FS-09-146, AFS, Dato: 12.8.2009, Sist endret: 7.1.2010, JMB Side 4 Strateginotat FS 2009 2013

FS skal først og fremst være et studieadministrativt system. FS skal videreutvikles slik at systemet i planperioden befester sin stilling som det riktige og gode studieadministrative systemet for UHsektoren. Hovedfokus skal være endringer basert på nye krav i ytre rammebetingelser, kommunikasjon med andre systemer, rapportering, effektivisering av rutiner og forbedringer. 2 Forenklet drift Uninett FAS har ansvaret for driften av FS for alle høgskolene. NTNU, UiB, UiO og UiT drifter systemet selv. Man kan også tenke seg at Uninett FAS får oppgaven med å drifte for alle institusjoner, også universitetene. Uninett FAS setter ut selve driftsoppgaven. I dag (september 2009) er det USIT ved UiO som har ansvar for all drift. Det vil si at USIT drifter for 21 institusjoner, hver institusjon har en produksjonsdatabase og en demo-database. Arbeidet med nye versjoner og oppgraderinger er omfattende. I løpet av 2009/2010 blir det flere enn 20 nye institusjoner som får FS drift fra Uninett. Det er i dag teknisk mulig å slå databasene til de ulike institusjoner sammen i en database på en slik måte at institusjonen fortsatt har enerett på sine data (VPDløsning, Virtual Private Database). Dette vil gi innsparinger på driften av FS. En konsekvens av en slik sammenslåing er imidlertid at den enkelte institusjon ikke kan bestemme selv når de ønsker oppgraderinger. Ulempen med dette er neppe særlig stor, spesielt for de mindre institusjoner. FS skal videreutvikles slik at driften av systemet forenkles. Dette skal oppnås ved innføring av VPD i FS (Virtual Private Database). 3 Integrasjon med andre systemer FS henter og leverer data til andre systemer: - Lånekassa - DBH - SSB - Timeplanleggingssystemer (Syllabus og TimeEdit) - Økonomisystemer: Oracle Financial og Agresso - E-læringssystemer - Samordna Opptak - Utdanning.no - Bibsys Utveksling av data skjer på flere forskjellige måter. Dette er i stor grad avhengig av hvordan andre systemer kan ta i mot data. WebServices er et grensesnitt for utveksling av data mellom systemer på XMLformat. Arkitekturen for slik utveksling er på plass i FS, men foreløpig er det bare noen få utvekslingsformater som er implementert. FS skal tilrettelegges for god kommunikasjon med andre systemer for utveksling av data mellom systemene. WebServices skal være standard for utveksling av FS-data mellom systemer. FS-09-146, AFS, Dato: 12.8.2009, Sist endret: 7.1.2010, JMB Side 5 Strateginotat FS 2009 2013

4 Utviklingsverktøy I 2006 startet USIT et prosjekt som skulle finne verktøy for utvikling av webapplikasjoner. Dette var nødvendig da verktøyet som var/er i bruk (WebObjects) ikke lengre blir støttet på de plattformer som vi ønsket å kjøre applikasjonene på. For at FS skal være et system som tilfredsstiller dagens krav til verktøy, er det viktig å følge med på verktøysiden. Verktøy for web-utvikling ble valgt tidlig i 2008. Det nye verktøyet som skal brukes, er JBoss Seam. Verktøyet er java-basert. I løpet av våren 2008 kom arkitekturen på plass, og den første web-applikasjonen ble utviklet med dette verktøyet. Saksbehandlerklienten i FS er utviklet som en PowerBuilder-applikasjon. Det må vurderes om også denne skal legges om til en web-applikasjon i den kommende femårs-perioden. Utviklingen av FS skal baseres på moderne og hensiktsmessige utviklingsverktøy. 5 Datavarehus LIST (LedelsesInformasjon og STatistikk) er en del av FS som er tatt ut i et eget datavarehus. Hensikten med systemet er å legge til rette for avanserte analyser. I dag er analysene først og fremst knyttet til studiepoengproduksjon og til studentgjennomstrømming. Departementet ber institusjonene om analyser av data knyttet til de resultater studentene har fra videregående skole og de resultater de oppnår innen høyere utdanning. Datavarehuset (LIST) bør utvides til også å dekke slike analyser. Siden datavarehuset er utviklet som en VPD-database (Virtual Private Database, en felles database med logisk atskilte data for institusjonene) er det enkelt å kunne lage analyser på tvers av institusjoner. Dette er Kunnskapsdepartementet interessert i, og også i forskningssammenheng er det etterspørsel etter slike data. Bruken og tilgang til data i LIST må avklares. DBH har mye av den informasjonen som kan hentes fra FS gjennom LIST og datavarehuset, men DBH har ikke analyser på institusjonsnivå og DBH oppdateres en til to ganger i året (. Både Kunnskapsdepartementet og institusjonene trenger anaylser på institusjonsnivå og analyser basert på data som er oppdatert hyppigere enn en gang i året. I arbeidet med datavarehus og LIST må det følges med på det som skjer i sektoren, spesielt Kunnskapsdepartementet og NSD, både for å dekke behov og for å sikre at vi ikke bruker ressurser på analyser som leveres gjennom DBH. I strategiperioden bør FS fokusere på datavarehusløsninger. Det må arbeides videre med å analysere behovet for kobling av data fra ulike kildesystemer. FS-09-146, AFS, Dato: 12.8.2009, Sist endret: 7.1.2010, JMB Side 6 Strateginotat FS 2009 2013

Det skal utvikles datavarehusløsning som kan brukes til analyseformål, både for data fra FS alene, og for data hentet fra flere kildesystemer. Datavarehusløsningen skal tilby analyser som er et supplement til analysene som kan hentes fra DBH. Analysene skal være tilgjengelige både for Kunnskapsdepartementet og institusjonene. 6 Ensartet bruk av FS Da arbeidet med FS startet i 1993, var en del av mandatet at en skulle komme fram til et felles system som det enkelte universitetet selv kunne tilpasse til sine behov. En slik tilpasning er aldri blitt gjort. Etter hvert har det blitt tydelig at behovene ikke er så forskjellige (prioriteringene kan være ulike), og at en sparer store ressurser på å ha ett felles utviklet system. Det er imidlertid lagt inn en del valgmuligheter i systemet, og muligheter for å utføre enkelte oppgaver ulikt. Når det gjaldt dokumentasjon, var den opprinnelige tanken at en sentralt i FS skulle utarbeide brukerdokumentasjon, men at rutinebeskrivelser var den enkelte institusjons oppgave. Det var imidlertid få institusjoner som utarbeidet rutinebeskrivelser. Bruken av FS ble dermed til en viss grad opp til den enkelte enhet ved en institusjon. Etter at finansieringsmodellen til Kunnskapsdepartementet ble innført, ble det større fokus på rutinebeskrivelser. Det ble også et behov for å utvikle disse felles. Brukerstøtten i FS har derfor utarbeidet forslag til rutinebeskrivelser for institusjonene innenfor enkelte områder. Dette, sammen med at institusjonene ser behovet for felles bruk av systemet internt, har ført til at vi går i en retning der bruken av systemet blir mer ensartet. Når data skal overføres fra FS til andre systemer, tas det utgangspunkt i at institusjonene har fulgt de felles rutinebeskrivelsene slik at data er representert som beskrevet. I stedet for å tillate variert måte å gjøre oppgaver på, tilbyr FS-utviklerne å omstrukturere dataene til påkrevd format. FS skal tilrettelegges slik at de institusjoner som benytter FS, benytter systemet på en ensartet måte. 7 Datakvalitet Både styret for FS og institusjonene er opptatt av hva som kan gjøres for å bedre datakvaliteten. Tiltak for god datakvalitet: - Gjennomarbeidet datamodell - Kontroller implementert i FS (lovlige verdier for felt) - Forretningsregler i FS - Kontrollrapporter i FS - Rutinebeskrivelser - Oppfølging av rutinebeskrivelser - Tilgjengelige data for diverse brukergrupper (for eksempel studenter) - Felles måte å bruke systemet - Bruk av data i datavarehus Data fra FS går inn i departementets finansieringsmodell. Data oversendes Lånekassa og brukes i prosessen for å omgjøre lån til stipend. Dataene brukes i analysesammenhenger og for å sammenligne institusjonene, og norsk utdanning kontra utenlandske utdanninger. Datakvalitet er derfor blitt enormt viktig. FS-09-146, AFS, Dato: 12.8.2009, Sist endret: 7.1.2010, JMB Side 7 Strateginotat FS 2009 2013

Det skal utarbeides gode felles rutinebeskrivelser for bruk av FS slik at konsekvent og lik bruk av systemet sikres og dermed også sikre god datakvalitet i FS. Å sikre god datakvalitet er en høyt prioritert oppgave og det skal legges til rette for å sikre god datakvalitet fra innlegging til bruk. God datakvalitet kjennetegnes ved at de er fullstendige og riktige. 8 Samarbeid og kommunikasjon med andre enheter Når alle statlige institusjoner for høyere utdanning benytter det samme studieadministrative systemet, er det naturlig med et tettere samarbeid med Kunnskapsdepartementet, Universitets- og høgskolerådet og Samordna Opptak. I mange situasjoner kommer samarbeidstiltaket FS opp i situasjoner der en ønsker at høyere myndigheter tar avgjørelser og kommer med pålegg slik at ikke løsningene ved de enkelte institusjoner spriker. Et eksempel på dette er karakterutskrifter (må ikke forveksles med vitnemålskarakterutskrift) som den enkelte institusjon i dag har mange ulike ønsker og krav til. Det er nødvendig med et tettere samspill mellom FS og SO. Endringer i opptaksregler har i mange år vært en risikofylt utviklingsaktivitet i SO og FS. Spesifikasjoner kommer sent, og medfører ofte store endringer i systemene. Samarbeidstiltaket FS skal jobbe aktivt for å få til et tett samarbeid og god kommunikasjon med eksterne institusjoner som har interesser knyttet til studieadministrasjon ved universitet og høgskoler. Dette gjelder blant annet Kunnskapsdepartementet, UHR og Samordna Opptak. 9 Organisering 3.3.1999 ble Samarbeidstiltaket FS opprettet som et samarbeidstiltak etter mønster av 1.4, 4. ledd i lov om universiteter og høgskoler. FS er administrativt tilknyttet Universitetet i Oslo. Organisering av FS må i dag vurderes i lys av at alle statlige høgskoler og mange private høgskoler vil delta i Samarbeidstiltaket FS. I dag fungerer som et 1.4-tiltak, men oppnevningen av styret skjer på årsmøtet og ikke av Kunnskapsdepartementet. Det blir i ulike sammenhenger stilt spørsmål ved om de juridiske retningslinjer som gjelder for et 1.4-tiltak også gjelder for tiltak som er organisert slik som FS. Spørsmålet er vurdert av jurister tidligere. Mange momenter ble trukket fram, og vurderingen var at organiseringen av FS var grei i forhold til moms og eventuelle anbudsforespørsler. Det er imidlertid ryddigere om FS organiseres som et 1.4 foretak og fordeler ved at Kunnskapsdepartementet oppnevner styret. FS er ved strategiperiodens begynnelse organisert etter mønster av et 1.4 foretak. Tidlig i strategiperioden skal FS gå i dialog med Kunnskapsdepartementet og avklare organisasjonens form. 10 Standardisering FS-09-146, AFS, Dato: 12.8.2009, Sist endret: 7.1.2010, JMB Side 8 Strateginotat FS 2009 2013

Stortingsmelding nr. 17 (2006 2007), Eit informasjonssamfunn for alle, fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet, slår fast at offentlig sektor i større grad skal ta i bruk åpne IT-standarder. Meldingen varslet at det skulle utarbeides en referansekatalog som gir nærmere anvisninger om standarder som skal benyttes. Første versjon av denne katalogen er vedtatt, og den inneholder standarder for publisering av dokumenter på offentlige nettsider. Det er obligatorisk for statlig sektor å følge de anvisninger referansekatalogen angir. Både FAD og Standardiseringsrådet, et rådgivende organ som er nedsatt av departementet, vil jobbe videre for å utvide referansekatalogen for IT-standarder i offentlig sektor i tiden fremover. Det er lagt vekt på åpenhet i denne prosessen, og alle kan komme med innspill til nye områder og standarder som bør utredes. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) har ansvaret for å veilede offentlige virksomheter i hvordan de skal forholde seg til IT-standarder i offentlig sektor. Etter hvert som DIFI blir fullt operativt, vil det komme lenker fra referansekatalogen til nyttig veiledningsinformasjon. Data fra FS benyttes i dag i en rekke andre systemer. Det er et problem at det ikke finnes standarder for utveksling av data. FS har gjort en omfattende jobb for å bidra til standarder innen studieadministrasjon (blant annet utviklingen av CDM Course Description Metadata), og FS-utviklere deltar i flere fora, både nasjonalt og internasjonalt, der en arbeider med denne problemstillingen. Det arbeides på europeisk nivå med en standard for utveksling av studiedata. MLO (Metadata for Learning Opportunities) bygger i stor grad på CDM, og det er sannsynlig at dette blir en europeisk standard. I Norge utvikles også en standard for personinformasjon, PIFU. FS deltar aktivt på disse områdene. FS skal prioritere arbeidet med å etterfølge standarder som vedtas for offentlig sektor. FS skal arbeide aktivt for å fremme standardisering, både nasjonalt og internasjonalt. FS-09-146, AFS, Dato: 12.8.2009, Sist endret: 7.1.2010, JMB Side 9 Strateginotat FS 2009 2013

<sideskift>

2011 Budsjett Felles Studentsystem

Budsjett 2011 Felles Studentsystem Generelt Pr. 01.01.2011 har Samarbeidstiltaket FS 50 medlemsinstitusjoner. Ca 92 % av alle studenter på høyere utdanning i Norge er representert i FS. Tallet er basert på rapporterte studenter totalt til DBH høsten 2009. I løpet av 1. halvår 2011 vil også Westerdals School of Communication inngå i Samarbeidstiltaket FS. Oppgavene som er knyttet til overgangen, er først og fremst: - Prosjektledelse for totalprosjektet Nye høgskoler - Prosjektledelse for en eller flere høgskoler - Opplæring og brukerstøtte - Konvertering Inntektene fra nye høgskoler baseres på de retningslinjer for betaling som vi har brukt tidligere for nye institusjoner. De høgskoler som går i produksjon i første halvdel av 2011, betaler for et helt år. De som går i produksjon etter 1. juli, betaler for et halvt år. Det betales ikke ekstra for opplæring og konverteringsbistand. Det er budsjettert med 750 timer til arbeide med nye høgskoler og kr. 40.000 til reiser og bevertning i forbindelse med møter og kurs. I Kunnskapsdepartementets budsjett for 2011 er det satt av 1.800.000 kroner til bidrag til FSsekretariatet, mens kostnadene er 2.100.000 kroner. I 2010 ble det gjennomført en risikoanalyse av FS og de tiltakene etter risikoanalysen som skal følges opp i 2011 er inkludert i planene sammen med de løpende vedlikeholds og videreutviklingsoppgavene. I 2011 er følgende oppgaver høyt prioritert: - omskriving av EpN - oppdatering av brukerdokumentasjon - design av ny studentweb - videreføring av satsingen på datavarehus fra 2010 1

I 2011 vil vi også arbeide med: o Flere tjenester på webservice o Igangsette arbeid med felles rutiner o Utvikling av funksjonalitet for utenlandske søkere o Innlevering av Masteroppgaver via StudentWeb o Superbrukerkurs o Interaktive kurs o Nye institusjoner (1) o Oracle 11/VPD o Vurdering o Godkjenningsmodul Det er budsjettert med 19 årsverk/27750 timer til brukerstøtte, vedlikehold og videreutvikling av FS. Utgifter på kr 21 265 000 fordeles på 50 institusjoner. Notatet FS-10-123-3 Arbeidsoppgaver 2011 som er vedlagt budsjettforslaget, gir en oversikt over hvilke utviklingsoppgaver styret har prioritert i 2011. Beregningsmodell som brukes til å fordele utgiftene mellom institusjonene tar utgangspunkt i antall studenter. Tallene hentes fra DBH (DataBase for Høyere utdanning), og er gjennomsnittet av antall studenter høsten 2009 og våren 2010. Den baseres på en minstepris på kroner 125 000 for antall studenter opp til 500. Deretter beregnes en pris for antall studenter mellom 501 og 10 000, og halve prisen pr student over 10 000. Prisen pr student mellom 500 og 10 000 blir da kroner 98,66, og pr student over 10 000 kroner 49,33. Budsjettet er av samme størrelsesorden som i 2010 og kontingenten for den enkelte institusjon blir også tilnærmet den samme, men med individuelle forskjeller basert på endringer i antall studenter. 2

Utgifter og inntekter 2011 Budsjettpost Sekretariat 2 årsverk Vedlikehold og videreutvikling 10,5 årsverk Videreutvikling Datavarehus Brukerstøtte 5 årsverk Vedlikehold Nye høgskoler Andre utgifter Timepris/ Beløp Sum Kjøp av personell fra USIT til FS-sekretariat (2 årsverk/3 000 timer) 700 2 100 000 Kjøp av personell fra USIT til vedlikehold og videreutvikling av FS (10,5 årsverk/15 750 timer) 650 10 237 500 Kjøp av personell fra USIT til datavarehus (3 årsverk/4500 timer) 650 2 925 000 Kjøp av personell fra USIT til brukerstøtte (5 årsverk/7 500 timer) 650 4 875 000 Kjøp av personell fra USIT til nye høgskoler (0,5årsverk/750 timer) 650 487 500 Sum timer henhold til arbeidsoppgaver 2011 20 625 000 Kjøp av personell fra USIT for betalingskurs, basert på omfanget i 2010 (0,1 årsverk/153 timer) 650 100 000 Leie av infrastruktur USIT, kr 40 000/årsverk, 13,5 årsverk Konsulentbruk Konferansedeltakelse, kompetanseoppbygging Reiser/kurs sekretariat og brukerstøtte Bevertning på møter og kurs Seminarer/Brukerforum Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie Utgifter i forbindelse med standardiseringsarbeid Design av StudentWeb Prosjektleder Datavarehus Reiser og bevertning på kurs/møter nye høgskoler 540 000 200 000 400 000 300 000 150 000 200 000 200 000 100 000 250 000 60 000 40 000 Sum andre utgifter 2 540 000 SUM UTGIFTER 23 165 000 Inntekter Budsjettpost Beløp Sum KD Bidrag fra Kunnskapsdepartementet til sekretariatet 1 800 000 Vedlikehold og Betaling fra institusjonene 21 265 000 videreutvikling Betalingskurs Inntekter fra betalingskurs 100 000 SUM INNTEKTER 23 165 000 3

Beløp og % -andel for 2011 Institusjon Sum 2011 % 1. NTNU 1 526 500 7,18 2. Universitetet for miljø- og biovitenskap 395 000 1,86 3. Universitetet i Agder 895 000 4,21 4. Universitetet i Bergen 1 238 000 5,82 5. Universitetet i Oslo 1 890 000 8,89 6. Universitetet i Stavanger 875 500 4,12 7. Universitetet i Tromsø 878 000 4,13 8. Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 129 000 0,61 9. Norges handelshøyskole 367 000 1,73 10. Norges Idrettshøgskole 201 000 0,94 11. Norges Musikkhøgskole 134 000 0,63 12. 1 Norges Veterinærhøgskole 125 000 0,59 13. Høgskolen i Akershus 398 000 1,87 14. Høgskolen i Bergen 737 000 3,47 15. Universitetet i Nordland 586 000 2,76 16. Høgskolen i Buskerud 398 000 1,87 17. Høgskolen i Finnmark 252 000 1,19 18. Høgskolen i Gjøvik 311 000 1,46 19. Høgskolen i Harstad 204 000 0,96 20. Høgskolen i Hedmark 605 000 2,84 21. Høgskolen i Lillehammer 476 000 2,24 22. Høgskolen i Molde 248 000 1,17 23. Høgskolen i Narvik 181 000 0,85 24. Høgskolen i Nesna 164 000 0,77 25. Høgskolen i Nord-Trøndelag 463 000 2,18 26. Høgskolen i Oslo 1 162 000 5,46 27. Høgskolen i Sør-Trøndelag 782 000 3,68 4

28. Høgskolen i Telemark 610 500 2,87 29. Høgskolen i Vestfold 501 000 2,36 30. Høgskolen i Østfold 500 000 2,35 31. Høgskolen i Ålesund 263 000 1,24 32. Høgskolen Stord/Haugesund 369 000 1,73 33. Høgskulen i Sogn og Fjordane 392 000 1,84 34. Høgskulen i Volda 377 000 1,77 35. Samisk Høgskole 125 000 0,59 36. Kunsthøgskolen i Bergen 125 000 0,59 37. Kunsthøgskolen i Oslo 125 000 0,59 38. Norsk jernbaneskole 125 000 0,59 39. Politihøgskolen 220 000 1,04 40. Betanien diakonale høgskole 125 000 0,59 41. Campus Kristiania 414 000 1,95 42. Det teologiske Menighetsfakultet 162 500 0,76 43. Diakonhjemmet Høgskole 286 000 1,35 44. Haraldsplass diakonale høgskole 125 000 0,59 45. Høyskolen Diakonova 126 000 0,59 46. Lovisenberg diakonale høgskole 145 000 0,68 47. Misjonshøgskolen 125 000 0,59 48. Norges Informasjonsteknologiske Høgskole 129 000 0,61 49. NLA Høgskolen 149 000 0,70 50. Westerdals School of Communication 125 000 0,59 Totalt 21 265 000 100,00 5

Sammenligning av institusjonenes bidrag siste 4 år Til slutt følger en oppstilling av hva institusjonene har betalt pr år til drift og vedlikehold og videreutvikling av FS for årene 2008 2011: Institusjon Sum 2008 Sum 2009 Sum 2010 Sum 2011 NTNU 1 624 000 1 500 000 1 583 500 1 526 500 Universitetet for miljø- og biovitenskap 366 000 351 000 379 000 395 000 Universitetet i Agder 894 000 808 000 876 000 895 000 Universitetet i Bergen 1 396 000 1 240 000 1 277 000 1 238 000 Universitetet i Oslo 2 148 000 1 870 000 1 944 000 1 890 000 Universitetet i Stavanger 800 000 801 000 854 500 875 500 Universitetet i Tromsø 697 000 843 000 878 000 878 000 Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 125 000 125 000 126 000 129 000 Norges handelshøyskole 328 000 342 000 371 000 367 000 Norges Idrettshøgskole 213 000 182 000 195 000 201 000 Norges Musikkhøgskole 129 000 131 000 130 000 134 000 Norges Veterinærhøgskole 125 000 125 000 Høgskolen i Akershus 219 000 456 000 398 000 Høgskolen i Bergen 721 000 690 000 744 000 737 000 Universitetet i Nordland 256 000 564 000 586 000 Høgskolen i Buskerud 363 000 374 000 393 000 398 000 Høgskolen i Finnmark 128 000 265 000 252 000 Høgskolen i Gjøvik 261 000 265 000 293 000 311 000 Høgskolen i Harstad 104 000 216 000 204 000 Høgskolen i Hedmark 662 000 613 000 614 000 605 000 Høgskolen i Lillehammer 444 000 430 000 467 000 476 000 Høgskolen i Molde 257 000 248 000 Høgskolen i Narvik 89 000 180 000 181 000 Høgskolen i Nesna 177 000 193 000 164 000 Høgskolen i Nord-Trøndelag 263 000 521 000 463 000 Høgskolen i Oslo 1 202 000 1 112 000 1 189 000 1 162 000 Høgskolen i Sør-Trøndelag 784 000 722 000 784 000 782 000 Høgskolen i Telemark 607 000 637 000 610 500 Høgskolen i Tromsø 365 000 Høgskolen i Vestfold 236 000 527 000 501 000 Høgskolen i Østfold 493 000 467 000 505 000 500 000 Høgskolen i Ålesund 252 000 263 000 6

Høgskolen Stord/Haugesund 355 000 332 000 349 000 369 000 Høgskulen i Sogn og Fjordane 381 000 392 000 Høgskulen i Volda 368 000 349 000 380 000 377 000 Samisk Høgskole 125 000 125 000 Kunsthøgskolen i Bergen 125 000 125 000 125 000 125 000 Kunsthøgskolen i Oslo *62 500 125 000 Norsk jernbaneskole 125 000 125 000 125 000 Politihøgskolen 194 000 199 000 220 000 Sum statlige institusjoner 14 863 000 16 070 000 19 542 500 19 353 500 Betanien diakonale høgskole *62 500 125 000 Campus Kristiania 165 000 170 000 185 000 414 000 Det teologiske Menighetsfakultet 162 000 157 000 163 000 162 500 Diakonhjemmet Høgskole 142 000 315 000 286 000 Haraldsplass diakonale høgskole *62 500 125 000 Høyskolen Diakonova 62 000 125 000 126 000 Lovisenberg diakonale høgskole 72 000 146 000 145 000 Misjonshøgskolen 62 000 125 000 125 000 Norges Informasjonsteknologiske Høgskole 125 000 125 000 129 000 NLA Høgskolen *72 000 149 000 Westerdals School of Communication 125 000 Sum private institusjoner 327 000 790 000 1 381 000 1 911 500 TOTALT 15 190 000 16 860 000 20 923 500 21 265 000 Beløp merket med * utgjør 1/2 årsavgift. 7

Budsjett 2011 Felles Studentsystem Felles Studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086 Blindern 0316 OSLO Besøksadresse: Forskningsveien 3b Telefon daglig leder: 22852738 Telefaks: 22852970 Email: fs-sekretariat@usit.uiono http://www.fs.usit.uio.no

2011 Arbeidsoppgaver Felles Studentsystem

Arbeidsoppgaver 2011 Felles Studentsystem Innholdsfortegnelse GENERELT... 4 HOVEDAKTIVITETER I 2011... 7 1. SYSTEMVEDLIKEHOLD... 10 2. BRUKERSTØTTE OG DOKUMENTASJON... 12 3. NYE HØGSKOLER... 13 4. WEBSERVICE... 14 5. VIDEREUTVIKLING PÅ PRIORITERTE OMRÅDER... 15 6. STUDENTWEB... 16 7. SØKNADSWEB... 17 8. FAGPERSONWEB... 18 9. ETTERUTDANNINGSMODUL MED EVU-WEB... 19 10. DATAVAREHUS OG LIST/STAR... 20 11. EMNEPLANLEGGING PÅ NETT EPN... 21 12. FS - SEKRETARIATET... 22 2

3

Generelt Med utgangspunkt i strategiplan for FS 2009 2013 og risikoanalyse av FS gjennomført i 2010 har styret vurdert og prioritert arbeidsoppgaver for FS i 2011. 1. Funksjonalitet Følges opp i aktivitet 12, FS-sekretariatet gjennom deltakelse i ekspertgruppene og gjennom utvikling av en egen rutine og mal for innmelding av saker 2. Forenklet drift Ferdigstille arbeid med innføring av VPD, se aktivitet 1. Systemvedlikehold 3. Integrasjon med andre systemer Utvikle flere webservice/tjenester på webservice. Det er en egen aktivitet (4. Webservice) for dette arbeidet i 2011. 4. Utviklingsverktøy Omskriving av Fagpersonweb, EVU-web, EpN og Student-WEB til nytt verktøy. Dette strategipunktet følges opp i aktivitetene 6. StudentWeb, 7. Søknadsweb, 8. Fagpersonweb og 9. Etterutdanningsmodul med EVU-web. 5. Datavarehus Eget prosjekt for datavarehus er opprettet. Prosjektet løper gjennom hele 2011, se aktivitet 10 Datavarehus. 6. Ensartet bruk av FS og 7. God datakvalitet Under prosjektet datavarehus, aktivitet 10, vil kontrollrapporter utvikles. Gjennom utvikling av brukerdokumentasjon og interaktiv kursdokumentasjon, se aktivitet 2 og gjennom å få satt i gang arbeide med felles rutiner, ligger under aktivitetene 2 og 12 legges grunnlag for mer lik og riktig bruk av FS og derav også god datakvalitet. 8. Samarbeid og kommunikasjon med andre enheter Følges opp under aktivitet 12. For tiden er både KD og Lånekassen observatører i styret for FS. På FS- Brukeforum blir aktuelle aktører involvert/representert. 9. Organisering FS sekretariatet og FS styret vil videreføre arbeidet med organisering av samarbeidstiltaket i 2011, se aktivitet 12. 10. Standardisering FS utviklingsleder deltar i Europeisk samarbeid i regi av CEN og RS3G og i norsk samarbeid om 4

fellesarkitektur Oppsummert oversikt over oppgaver planlagt i 2011: o Flere tjenester på webservice o Datavarehusprosjekt o Omskriving av EpN o Igangsette arbeid med felles rutiner o Utvikling av funksjonalitet for utenlandske søkere o Brukerdokumentasjon o Planlegging av ny studentweb o Innlevering av Masteroppgaver via StudentWeb o Superbrukerkurs o Interaktive kurs o Nye institusjoner (1) o Oracle 11/VPD o Vurdering o Godkjenningsmodul Omskriving av EpN er høyt prioritert i 2011. Dette er veldig etterspurt applikasjon og dagens versjon må tilpasses for bruk ved den enkelte institusjon. Dette er et såpass omfattende arbeide at applikasjonen omskrives til nytt verktøy før den tilbys flere institusjoner. Sammenliknet med 2010 er det satt av mye ressurser til brukerstøtte og dokumentasjon. Bakgrunnen for dette er at antall institusjoner er doblet i løpet av de siste 2 årene, arbeidet med de nye institusjonene har medført ett etterslep på dokumentasjon, erfaringsmessig har de 25 nye institusjonene behov for mer brukerstøtte enn de som har brukt FS i mange år. Satsingen på datavarehus fra 2010 er videreført i budsjett for 2011. Plan for 2011 og risikoanalysen I henhold til risikoanalysen som ble gjennomført i 2010 er det knyttet størst risiko til følgende områder: - Nøkkelpersoner ved USIT Tiltak: Dublering av kritisk kompetanse. Dette er ikke en egen arbeidsoppgave, men skjer gjennom bruk av SCRUM som metode og gjennom samhandling der SCRUM ikke benyttes - Kompetanse lokalt ved institusjonene: brukerkompetanse, lederengasjement, lover og regler, ansvar og roller Tiltak: Utvikle Brukerdokumentasjon og kurs egnet for selvstudium. (Følges opp under aktivitet 2) - Datakvalitet Tiltak: kontrollrapporter, se Datavarehusprosjektet, dette følges opp i aktivitet 10 Datavarehus 5

- Ulik bruk av FS (rutiner utvikles forskjellig ved institusjonene) Tiltak: Felles rutinebeskrivelser. Må følges opp gjennom institusjonene i møter med kontaktpersoner for FS og Brukerforum. Følges opp under aktivitetene 2 og 12 - Dokumentasjon og Systemdokumentasjon Tiltak: Utvikle Brukerdokumentasjon og Systemdokumentasjon Følges opp under aktivitetene 1 og 2 - Riktige prioritering for utvikling - Tiltak: Rutine og mal for innmelding av saker slik at disse blir godt belyst og begrunnet. Følges opp under aktivitet 12 - Samhandling/integrasjon med andre systemer (er den mangelfull?) Tiltak: Oversikt over aktuelle systemer og arkitektur, Standardiserte grensesnitt for datautveksling (WebService), følges opp under aktivitet 4 WebService ) - Flere driftsformer - Tiltak: kvalitetssikre rutine for informasjon som angår drift. Følges opp under aktivitet 12 Tidligere år har dette dokumentet ikke inneholdt FS-sekretariatets oppgaver. Ettersom vi i dette dokumentet også ønsker å vise hvordan de ulike strategiområdene satses på i arbeidet gjennom året og en viktig del av sekretariatets oppgaver er å følge opp strategiplan for FS, har vi valgt å også inkludere FS-sekretariatets oppgaver og planer i dokumentet. 6

Hovedaktiviteter i 2011 De enkelte aktiviteter er beskrevet nærmere senere i notatet. ARBEIDSOPPGAVER Aktivitetsnavn Planlagte timer i 2010 Utførte timer i 2010 Planlagte timer i 2011 Vedlikeholdsoppgaver Systemvedlikehold 4 500 4 901 4 500 VPD-løsning 600 1 500 500 Brukerstøtte og dokumentasjon 3 500 4 347 7 500 Bestillingskurs 150 240 - Sum vedlikeholdsoppgaver 8 750 10 988 12 500 Aktivitetsnavn Planlagte timer i 2010 Utførte timer i 2010 Planlagte timer i 2011 Nye høgskoler Brukerstøtte 4 000 2 217 500 Konvertering 1 800 676 125 Prosjektleder nye høgskoler 750 400 125 Sum nye høgskoler 6 550 3 293 750 7

Aktivitetsnavn Planlagte timer i 2010 Utførte timer i 2010 Planlagte timer i 2011 Videreutviklingsoppgaver Webutvikling/arkitektur 4 500 4628 0 WebService 1 500 2 076 2 200 Videreutvikling på spesielle 500 251 1 500 områder StudentWeb - - 1 000 SøknadsWeb 750 865 750 Fagpersonweb 150 3 300 Etterutdanningsmodul med EVU-web 150 79 500 Datavarehus og STAR 4 500 3 939 4 500 Emneplanlegging på Nett - EpN 400 3 72 4 500 Sum videreutviklingsoppgaver 12 450 12 129 15 250 TOTALT FS utvikling 27 750 26 494 28 500 8

Aktivitetsnavn Planlagte timer i 2010 Utførte timer i 2010 Planlagte timer i 2011 FS sekretariat 3 000 3 542 3 000 Prosjektleder nye høgskoler - - Se under nye høgskoler Sum FS sekretariat 3 000 3 542 3 000 TOTALT inklusive FS-sekretariat 30 750 30 036 31 500 9

1. Systemvedlikehold Ansvarlig for aktiviteten Geir Vangen Systemvedlikehold i FS omfatter alle delsystemene som FS består av, FS-database, saksbehandlerklient, StudentWeb, SøknadsWeb, faglærerweb, EVU-web, EpN, LIST og FS WebService. Brukerstøtte, feilretting og tilpasninger/endringer skal gjøres fortløpende. Systemvedlikehold kan deles opp i følgende aktiviteter: Feilmeldinger Feilretting er en løpende aktivitet. Oppgradering og testing i forbindelse med nye versjoner av verktøy (PowerBuilder, Oracle database, Oracle WareHouseBuilder, Discoverer, JBoss-produkter og Webobjects). FS-databasene vil bli oppgradert til Oracle 11, og tegnsettet i basene skal endres til UTF-8. Begge deler forutsetter omfattende testing av FS, spesielt overgang til UTF- 8 mht kommunikasjon mot eksterne systemer. Videre testing av Powerbuilder 12, med overgang høsten 2011 dersom dette er forsvarlig. Systemdokumentasjon Det arbeides videre med utvikling av systemdokumentasjon. Mindre tilpasninger Opplagte forbedringer blir gjort i den grad det er tid til det. Andre ønsker blir notert på en ønskeliste. Ønskene blir så behandlet i Planleggingsgruppen. Ekstern rapportering Alle institusjonene skal rapportere til SSB, NSD, BIBSYS, NIFU STEP og Lånekassa. Denne rapporteringen skal skje direkte fra FS. Det er planlagt større endringer i rapporteringen til NSD, for å komplettere overgang til individrapportering og samrapportering NSD/SSB. Lånekassa legger om sine systemer, og dette kan medføre behov for endringer i kommunikasjonen mellom FS og systemene i Lånekassa. VPD - Virtual Private Database FS ble klargjort for overgang til VPD i 2010, og alle enkeltdatabaser er oppgradert med ny struktur klargjort for VPD. Selve sammenslåingen vil begynne tidlig i 2011. Det forventes fortsatt noe oppfølgingsarbeid rundt dette. Standardisering Aktiv deltakelse i standardiseringsarbeid fortsetter i 2011. Dette gjelder både nasjonalt (i regi 10