EFObasen ELEKTROFORENINGEN

EFObasen ELEKTROFORENINGEN Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

EFObasen Elektroforeningen Support: Elektroforeningen Postboks 6299 Etterstad 0603 OSLO Besøksadresse: Karoline Kristiansens vei 1 H, 3. etg. 0610 OSLO Kontaktpersoner: Phillip Tran epost: phillip.tran@efo.no eller Ole Christoffersen epost: ole.christoffersen@efo.no Tlf. 22 62 63 50 Fax. 22 62 63 51

ELEKTROFORENINGEN iii Innholdsfortegnelse 1 Brukerveiledning for EFObasen 1 1.1 Start og Login...1 2 EFObasen 3 2.1 Søke etter produkter i EFObasen...3 3 Registrere Nytt elnummer, Endre og Slette) 6 3.1 Nytt Elnummer...6 3.2 Endre eller slette et Elnummer...7 Slette et Elnummer...8 3.3 Bilde- og vedleggshåndtering...8 4 Oppdatering av EFObasen via Excelark 9 4.1 Hente tom Excelmal for EFObasen...9 4.2 Last opp excelarket til EFObasen...10 5 Nedlasting fra EFObasen som Excelark 12 Reserverte/Avviste/Til godkjenning...12 5.1 Excelfilen...13 6 Opplastning av bilder og dokumenter 14 6.1 EFOs filoverføringsprogram...14 6.2 Mappestrukturen...17 7 Utfylling/redigering av nye BIM felter i EFObasen 18 7.1 Oppdatering av enkelte produkter...18 7.2 Nye felter i Excel...18 Nedlasting...18 Opplasting...19 Filformat...19

iv Innholdsfortegnelse 8 Statistikksystemet 21 8.1 Statistikksegmenter...21 8.2 Melde inn statistikkdata...21

ELEKTROFORENINGEN 1 1 BRUKERVEILEDNING FOR EFOBASEN EFObasen er et webbasert Windows program spesielt utviklet for registrering og vedlikehold av EFObasen. EFObasen er tilgjengelig på Internett under www.efo.no 1.1 Start og Login Gå inn på EFOs hjemmeside, www.efo.no. Figur 1: EFO Velkomstbilde Før kursor over menyvalget «EFObasen» til venstre på siden og beveg kursor til høyre så du får opp EFObasen som menyvalg. Klikk 1 gang på valget EFObasen og du kommer inn til Logg inn bildet for å hente informasjon fra EFObasen som vist i figur 2. Figur 2: EFObasen Klikk på «Logg inn» øverst til høyre på siden. Du får frem en dialogboks hvor du får spørsmål om å registrere brukernavn og passord, se figur 3.

2 ELEKTROFORENINGEN Figur 3: Logg inn Når du har logget inn, får du opp et bilde som bl.a. inneholder «Min status» og «Søk i EFObasen» i tillegg til menyvalget «Elnummersøk», «Opplastinger», «Nedlastinger», «Statistikk» og «Hjelpevideoer». «Min status» viser informasjon om Elnumrene i EFObasen og som bruker av EFObasen gir den informasjon om hvor mange Elnummer og bilder du har i EFObasen. Ved å klikke på «Søk i EFObasen» kommer du inn i EFObasen. Figur 4: Velkomstbilde etter innlogging til EFObasen. Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

ELEKTROFORENINGEN 3 2 EFOBASEN Her har du EFObasen i sin helhet med valgene «Elnummersøk», «Opplastinger», «Nedlastinger», «Statistikk» og «Hjelpevideoer», som vist i figur 5. Figur 5: Innlogget i EFObasen. 2.1 Søke etter produkter i EFObasen Det du også har tilgang til, er å se på produkter i EFObasen samt redigere egne produkter. På de neste sidene skal vi komme nærmere inn på dette. Her har du muligheter til søke etter produkter på forskjellige måter. Du som er registrert bruker av EFObasen vil se en rullgardinmeny som inneholder «Aktiv», «Reservert», «Til godkjenning» og «Avvist». Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

4 ELEKTROFORENINGEN Ved å la søkebegrepfeltet være tomt, velge «Aktiv» og klikke på «Søk», vil du få opp alle dine aktive elnummer i EFObasen. Og ved å trykke på «Last ned produktdata i Excelformat», vil du få alle dine aktive Elnummer over på et Excelark. Denne prosedyren kan du gjøre ved alle valgene i rullgardinmenyen. Dette gir deg raskt oversikt over dine produkter i EFObasen. Ved å klikke på et Elnummer kommer du rett inn på et produkt og kan se data. Skal du søke i andres produkter, må du i vinduet «Leverandør» enten velge en bestemt leverandør eller «Alle leverandører» Plasser kursor i feltet «Søkebegrep» og søk på følgende måter: Pr. Elnummer/Tekst Pr. GTIN nummer Pr. Blokknummer Lev.prod.nr Du må merke angitt søkemetode ved å klikke i liten runding foran ovenstående søkealternativ og så klikke på «Søk». Se figur 5. Du kan også gå ned på siden og klikke på «Blokknummersøk». Se figur 6. Figur 6: Blokknummersøk Figur 7: Skjermbilde med alle Blokknummer. Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

ELEKTROFORENINGEN 5 Som nevnt kan du også søke via en egen Blokknummerliste ved å søke deg gjennom Blokknummernes nivå 1, 2 og 3 som vist i figurene 8 og 9. Figur 8: Blokknummersøk 1.nivå Figur 9: Blokknummersøk 1.2.3.-nivå Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

6 ELEKTROFORENINGEN 3 REGISTRERE NYTT ELNUMMER, ENDRE OG SLETTE Nede på høyre side finner du knappen «Legg til nytt elnummer».: Figur 10: Nyinnmelding Fremgangsmåte: Legg til nytt Elnummer i EFObasen 3.1 Nytt Elnummer Nå har du kommet inn i redigeringsmodus for nytt Elnummer, figur 11. Velg serie i rullgardin-menyen «Reservasjon». Se figur 12 Figur 11: Nyinnmelding i EFObasen eller endring av elnummer Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

ELEKTROFORENINGEN 7 Alle feltene ned til og med «Grunnenhet» er MÅ-felter og skal derfor fylles ut. EFObasen godtar ikke et ufullstendig utfylt skjema. Figur 12: Velg en serie og et elnummer. Her legger du inn informasjon om ditt produkt i EFObasen. Husk minimumsinformasjon av feltopplysninger basen krever. Navnet på bildet må fylles inn, ellers blir produktet avvist og ikke synlig for andre brukere. Er du usikker på dette, se på malskjema i Excel eller kontakt EFO. Bruk også EFObasens innebygde verktøy for å sjekke at du har et gyldig GTIN nummer. 3.2 Endre eller slette et Elnummer Når du skal endre/slette et Elnummer i EFObasen, trykker du på blyanten i søkevinduet. (Du må være pålogget). Figur 13. Figur 13: Endring av elnummer, trykk på blyanten i feltet «Endre» Gjør dine endringer på produktet og husk at alle MÅ-feltene skal være utfylt. Se figur 14. Du kan eventuelt legge til mer informasjon om Elnummeret under fanen «Dokumenter/bilder». Se punkt 3.3. Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

8 ELEKTROFORENINGEN Figur 14: Endre på elnummer Slette et Elnummer Nederst i endringsvinduet finnes knappen «Slett», til høyre for «Lagre». Benytt den hvis du skal slette et produkt fra EFObasen. Se figur 14. 3.3 Bilde- og vedleggshåndtering Her legger du inn produktbilder i tillegg til andre Word- eller PDF-dokumenter som bruksanvisninger, FDV-dokumentasjon, produktblad m.m. Måten du gjør det på fremkommer i figur 15. Her kan du skrive inn dokumentnavnet, f.eks. 1090900_FDV.pdf, eller du kan legge inn en url-link hvor dokumentet ligger på internet. Figur 15: Legge til/endre bilde/vedlegg i EFObasen Bildene og vedleggene må lastes opp via EFOs filoverføringsprogram, se kapittel 5. Koblingen mellom Elnummer og bilde/vedlegg i EFObasen skjer automatisk i filoverføringsprogrammet. Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

ELEKTROFORENINGEN 9 4 OPPDATERING AV EFOBASEN VIA EXCELARK 4.1 Hente tom Excelmal for EFObasen Har du mange Elnummer som du skal gjøre endringer på (eller legge til nye), kan det være til hjelp å samle disse produktene i et Excelark for så å kjøre en oppdatering mot EFObasen. EFO har utarbeidet en mal som må benyttes for å få oppdatert fra en Excelfil til EFObasen. Egne Excelfiler vil ikke bli tatt i mot i basen. Måten du går frem på fra henting av Excelmalen til opplasting av data er følgende: Velg menyen «Opplastninger» fra menylinjen øverst på siden og du kommer inn på følgende skjermbilde: Figur 16.1: EFO Filoverføring Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

10 ELEKTROFORENINGEN Her velger du «Excelmal for EFObasen» (helt nederst på siden) og lagrer Excelfilen på din PC. I denne filen finner du også instruksjoner om hva du skal legge hvor på feltnivå. Denne Excelmalen er helt tom for data. Når du har fylt ut nødvendig informasjon i Excelfilen, må du lagre filen og laste dette opp til EFObasen for registrering. NB! Husk at det er et minimum antall felter du må fylle ut for å få lov til å laste inn data til EFObasen. Dette står omtalt i Excelfilen med tekstene «Må være med» i respektive felter. Et tips her er at jo flere felter du fyller ut, jo bedre er det for brukerne (grossistene). Figur 16.2: Tom Excelmal for EFObasen. Vi ser her bare et utsnitt av alle feltene 4.2 Last opp Excelarket til EFObasen Du laster opp filen til EFObasen på følgende måte: Se figur 16.1 og velg «Last opp excelark» under EFO Filoverføring. Du kommer så inn til følgende skjermbilde: Figur 17: EFO Filoverføring Last opp fil Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

ELEKTROFORENINGEN 11 Skriv en kort beskrivende tekst for din opplasting i «Beskrivelse-feltet». Velg «EFObasen» som Opplastingstype. For Filnavn, trykk på knappen «Bla gjennom»» for å hente din Excelfil som skal lastes opp til EFObasen. Tilslutt trykk «Last opp fil». Maskinen vil nå stå å jobbe litt til du får en melding på skjermen om fullført opplasting. Les meldingen du får på skjermen. Denne meldingen gir deg beskjed om å gå inn på din E-post. Her får du kvitteringen sendt fra EFObasen om overføringen var vellykket eller ikke (figur 18). Figur 18: EFObasen rapport (Overføringsrapport) I dette eksemplet er 43 av 47 produkter lastet opp til basen, mens 4 ble forkastet fordi det var ulike feil i noen felter. Rett feilene, og last opp det som var feil på nytt med samme prosedyre som tidligere beskrevet. Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

12 ELEKTROFORENINGEN 5 NEDLASTING FRA EFOBASEN SOM EXCELARK Når du har behov for å se hvilke Elnummer du har innestående i EFObasen, kan dette gjøres via nedlasting fra EFObasen. Klikk på menyvalget «Nedlastinger» øverst på siden. Figur 19: Nedlasting fra EFObasen som Excelark I figur 19 ser vi at 6188 poster er funnet. Dvs. at Glamox har registrert 6188 Elnummer i EFObasen pr. nå (når manualen ble skrevet) som er aktive. I tillegg ser vi et lite utvalg informasjon om Elnummer og varetekst. Dersom du ønsker et uttrekk kun på noen få produkter gjør du det ved å legge inn opplysninger i feltene «Varenummer fra», «Varenummer til» eller Søkebegrep og du vil få et uttrekk av det du ber om. Reserverte/Avviste/Til godkjenning Vareeier kan også laste ned sine produkter som har statusene «Reserverte», «Avviste» og «Til godkjenning» Se figur 5, velg den statusen du er på jakt etter, trykk på søk. Når søket er ferdig, kan du laste ned et Excelark med de aktuelle produktene ved å trykke på Excelark ikonet med teksten «Last ned produktdata i Excelfomat» under tabellen. Dette er en rask måte å få tak i produktene som det må gjøres endringer (Avviste, Reserverte) på for at de skal bli godkjent av EFO. Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

5.1 Excelfilen ELEKTROFORENINGEN 13 Når du nå skal få dette i en Excelfil, klikker du på valget «Last ned Excelark». Du får nå opp en Excelfil med alle opplysninger om produktet lagt inn i EFObasen. Velger du «Lagre» når du åpner filen vil systemet anbefale et filnavn som eksempelvis: EFO_20120320_101116_.xls. Dette er type base, dagens dato og klokkeslett. Figur 20: Excelfil med uttrekk av data fra din valgte leverandør Excelskjemaet du får ut her er det samme som du benyttet hvis du brukte rutinen «Oppdatering av EFObasen via Excelark». Alle data blir lagt ut på riktig plass i henhold til dine innlegg. (Unntak: Noen leverandører og grossister har automatiserte rutiner og innlagte XML-rutiner fra eget system direkte til EFObasen og dermed benytter de ikke dette skjemaet for innlegg av data til EFObasen, men kan få ut dataene på denne måten allikevel). Du kan gjøre endringer i dette Excelarket. I kolonnen «E-kode» setter du inn E hvis det er en endring av et produkt eller S hvis du skal slette produktet. Når du er fornøyd, kan du så laste det tilbake til EFObasen. Se punkt 4.2 «Last opp Excelarket til EFObasen.» Det skal ikke være noen tomme felter i kolonnen «E-kode», da stopper innlesningen automatisk og de produktene som ligger i de neste radene blir ikke lest inn. Ha kun produkter som er nye eller som skal endres/slettes i Excelarket som skal lastes opp til EFObasen. Eksisterende «aktive» Elnummer som allerede ligger EFObasen kan fjernes fra Excelarket før opplasting. Se også på siden hjelpevideoer som ligger som egen side på EFObasen for utfylling og opplastning av Excelarkene. Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

14 ELEKTROFORENINGEN 6 OPPLASTNING AV BILDER OG DOKUMENTER 6.1 EFOs filoverføringsprogram For å få lastet opp bilder og dokumenter til EFObasen må man benytte EFOs eget program for dette, «EFOs Filoverføringsprogram». Du finner programmet på siden «Opplastinger» - «Opplastninger av bilder og dokumenter». Ved første gangs bruk vil det være en veilleder (wizard) som guider deg igjennom oppsettet av programmet. Trykk på den store blå knappen «Start program» og dette vinduet kommer opp: Figur 21: Startvindu ved førstegangs bruk, trykk på neste. Figur 22: Legg inn adressen hvor du vil ha bildene/dokumentene til EFObasen liggende. Trykk Neste Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

ELEKTROFORENINGEN 15 Du kan ha bildene på din egen maskin. Hvis det er flere som skal ha tilgang til disse bildene/dokumentene, må mappestrukturen velges på en felles server. Programmet oppretter nå automatisk en mappestruktur på din maskin/server som er lik med mappestrukturen i EFO-basen. OBS! Du skal ikke opprette bildemappe manuelt på din maskin. Figur 23: Installasjonen av programmet var vellykket. Trykk OK. Nå kommer det et innloggingsvindu opp som du fyller ut med ditt brukernavn og passord, samme som du bruker for å logge på EFObasen. Dette innloggingsvinduet er det samme som heretter vil komme opp når du skal overføre bilder til EFObasen. Se figur 24. Figur 24: Innloggingsvindu for EFO Filoverføring. Fyll inn ditt brukernavn og passord. Trykk på «Logg inn» Et tomt vindu vil nå komme opp, se figur 25. Det er tre faner «Start synkronisering», «Vis mine data» og «Åpne mappe med EFOfiler» som er interessante: «Start synkronisering», trykk på denne knappen når du vil overføre filer til EFObasen. «Vis mine data», her ser du hvilke filer som har blitt lastet opp og dato for når de ble lastet opp og endret. Står det 0 - NULL så er det kun linken(koblingen) som er på plass i EFObasen, selve bildet mangler. Se figur 26. «Åpne mappe med EFOfiler», åpner mappen direkte hvor filene dine ligger. Ligger de ikke her, så vil de ikke bli overført til EFObasen. Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

16 ELEKTROFORENINGEN Figur 25: EFO Filoverføring. Figur 26: «Vis mine data». Her ser du dine data i EFObasen. Produkter som har 0 - NULL i feltene dato og størrelse har foreløpig ikke blitt lastet opp. Feltet «Filnavn» viser navnet på filen som er koblet mot EFObasen. Pass på at selve filnavnet er stavet likt i EFObasen. Feltet «Mappenavn» viser hvor bildet/dokument ligger lagret. Mappestrukturen i EFObasen er lik din mappestruktur på PCen. Datofeltene viser når bildet ble lastet opp første gang og endret siste gang. Feltet «Størrelse» viser den fysiske størrelsen på filen. Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

6.2 Mappestrukturen ELEKTROFORENINGEN 17 I figur 27 ser du mappestrukturen som programmet automatisk opprettet ved installasjonen. Du kan ikke endre/flytte disse mappene uten veiledning fra EFO. Programmet leter automatisk etter filer i disse mappene. Figur 27: Mappestruktur i EFOs Filoverføringsprogram. Filene skal ligge i hver sin mappe, f.eks. MÅ produktbildene ligge i mappen «Produktbilde» ellers vil ikke filene bli overført til EFObasen. Se også hjelpevideoer i EFObasen. Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

18 ELEKTROFORENINGEN 7 UTFYLLING/REDIGERING AV NYE BIM FELTER I EFOBASEN 7.1 Oppdatering av enkelte produkter NB! Før man kan laste opp felt med BIM-data må Elnummeret være godkjent og aktivt i EFObasen. Det enkelte produkt vil oppdateres på samme måte som tidligere, men har fått et utvalg av nye egenskaper tilknyttet. Disse finner du nederst på redigeringssiden under navnet «Utvidede egenskaper»: Figur 28: Oppdatering av enkelte produkter Listen over hvilke felter som er tilknyttet et produkt, vil endre seg avhengig av hvilket blokknummer produktet er tilknyttet. Noen felter er bundet til definerte verdier, og her må man velge en verdi fra en rullgardinmeny. 7.2 Nye felter i Excel Nedlasting Genereringen av Excelfiler med de nye feltene er en veldig tung prosess. Det er derfor bygget et nedlastingssystem hvor man ber om et dokument, og deretter blir dette laget på serveren og sendt per e-post til mottakeren. For å starte denne prosessen velger man «Last ned produktdata i Excelformat med fullt egenskapssett»: Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

ELEKTROFORENINGEN 19 Figur 29: Last ned produktdata i Excelformat Knappen «Last ned produktdata i Excelformat» vil laste ned den tidligere versjonen av Excelarket uten de nye feltene. Merk at det kan ta 10-15 minutter før dokumentet vil bli tilsendt. Opplasting Opplastingsprosessen er den samme som tidligere. Filformat Exceldokumentet vil bestå av flere ark hvor det første arket er identisk med det tidligere Exceldokumentet. I tillegg vil det opprettes ett ark for hvert egenskapssett. I og med at forskjellige produkter kan ha forskjellige felter, er det ikke mulig å representere alle feltene i ett ark. Figur 30: Det nye arket vil inneholde én linje per vare. Det er ingen MÅ-felter i de nye arkene. Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

20 ELEKTROFORENINGEN Figur 31: Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

ELEKTROFORENINGEN 21 8 STATISTIKKSYSTEMET 8.1 Statistikksegmenter Blokkummer der ditt firma har produkter i EFObasen er forhåndsvalgt. Kryss av for alle blokknummer du kan rapportere omsetningstall på. Du må velge blokknummer på nivå 3. Du kan fortløpende lagre en arbeidskopi ved å trykke på «Lagre kladd». Når du er fornøyd med ditt utvalg av blokknummere, velger du «Lagre og godkjenn utvalg». Figur 32: Velg Statistikksegmenter under «Statistikk»siden. 8.2 Melde inn statistikkdata Hvis du på et seinere tidspunkt vil endre ditt utvalg av blokknummere, kontakt EFO. Velg «Melde inn statistikkdata» under siden «Statistikk». Se figur 32. Statistikkdata registreres for en eller flere åpne perioder som vises i nedtrekks menyen, se figur 33. Om du ønsker å laste opp statistikkdata via Excel, må du velge periode før du laster ned Excelarket. Excelarket du laster ned er knyttet til den aktuelle perioden som er valgt og kan kun brukes til å laste opp resultater til denne perioden. Du benytter menyvalget «Opplastinger» for opplasting av statistikkdata. Ver. 4.3 Brukermanual for EFObasen

22 ELEKTROFORENINGEN Figur 33: Registrere statistikkdata, enten ved å bruke blyanten på høyre side av tabellen eller laste ned et excelark Hvis du vil bruke Excelarket for utfylling av statistikkdata, så laster du det ned til din maskin. Trykk på knappen «Last ned som Excel». Figur 34: Fyll inn dine data i Excelarket før du laster det opp igjen. Se i kap 4.2 hvordan du laster opp Excelarket. Velg «Statistikk» i nedtrekksvinduet. Se også på hjelpevideoen på EFObasen om Statistikksystemet. Brukermanual for EFObasen Ver. 4.3

Elektroforeningen, Karoline Kristiansens vei 1 H, 3. etg 0610 Oslo 22 62 63 50, www.efo.no