NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING. NRF Produktdatabase 2.0

Transkript

1 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING NRF Produktdatabase 2.0

2 NRF Produktdatabase 2.0 Norske Rørgrossisters forening Support: Norske Rørgrossisters forening Postboks 6317 Etterstad 0604 OSLO Besøksadresse: Karoline Kristiansens vei 7, 1. etg OSLO Kontaktpersoner: Fax

3 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING iii Innholdsfortegnelse Brukerveiledning for NRFs bransjeportal...1 Start og Login... 1 Min side... 2 Produktsøk... 4 Søke etter produkter i Produktdatabasen... 4 NRF nummerserie... 4 Fritekstsøk... 5 Leverandørens varenummer... 5 GTIN søk... 5 Varegruppe filter... 6 Sorter søket... 6 Listevisning... 7 Matrisevisning... 8 Innmelding av data...9 Last opp produktdata og bilder/dokumenter... 9 Bildekrav NRF nummerstatus i Produktdatabasen Pre-registrert NRFnummer Vedlikehold og kobling av produktbilder/dokumenter...11 Registrer produktbilde Koble produktbilde mot tilhørende NRF nummer Registrer FDV/DDV / HMS dokumenter Last opp dokument Nettadresse(URL-link) Koble FDV/DDV / HMS og andre dokumenter mot tilhørende NRF nummer Oppdatering av Produkt data-basen via Excelark...15

4 iv Innholdsfortegnelse Hent aktive produkter i Excelformat Excelarkmal Under registrering/avviste/til godkjenning Excelfilen Last opp Excelarket til Produktdatabasen Utfylling/redigering av nye egenskaper i Produktdata basen...17 Oppdatering av enkelte produkter Nye felter i Excel Nedlasting Opplasting Filformat Hvordan bli leverandør...19 Hvordan bli leverandør i NRFs bransjeportal Innmeldingsskjemaet Logg inn på NRFs bransjeportal... 20

5 1 BRUKERVEILEDNING FOR NRFS BRANSJEPORTAL NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 1 Produktdatabasen er et webbasert program spesielt utviklet for registrering og ved likehold av Produktdatabasen. Produktdatabasen er tilgjengelig på Start og Login Gå inn på NRFs hjemmeside, Figur 1.1: NRF hjemmeside Før cursor over menyvalget «Produktdatabasen». Klikk 1 - en gang på valget Produktdatabasen og du kommer inn på bildet som visst i figur 1.2. Figur 1.2: Produktdatabasen Klikk på «Logg inn» øverst til høyre på siden. Du får frem en dialogboks hvor du fyller ut brukernavn og passord, se figur 1.3. Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

6 2 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING Figur 1.3: Logg inn Når du har logget, inn kommer du inn på «Min side» her har du menyvalgene: Produktsøk, leverandører, samle dokumentasjon, innmelding av data og verktøy 1.2 Min side Når du har logget deg inn kommer du til leverandørsiden «Min status» Denne siden viser det enkelte firmaets aktiviteter og status i databasen. Hvis du går ut av siden og ønsker å finne tilbake, velger du Min status i leverandørmenyen. Siden består av 6 bokser med forskjellig informasjon og funksjon. Se figur 1.4. Figur 1.4: Velkomstbilde etter innlogging til Produktdatabasen. Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

7 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 3 Min side: Oversikt på forskjellig status av NRFnummere. Antall produkter i databasen / leverandørinformasjon med klikkbare linker Godkjenning: Oversikt over NRFnummer som er til godkjenning hos NRF. Oversikt på Avviste produkter ligger også her. Klikkbare linker FDV/DDV Dokumentasjon: Oversikt på hvor mange produkter som har FDV Dokumentasjon. Direkte link til å laste opp FDV Dokumentasjon. Se også «Kapittel 4 Innmelding av data» Bilder: Oversikt på hvor mange produkter med bilder. Direkte link til å laste opp bilder til Produktdatabasen. Se også «Kapittel 4 Innmelding av data Statistikk: Viser en oversikt på antall produkter som mangler påkrevende felter. Opplastninger: Viser dato på de 10 siste opplastninger Ved å klikke på «Produktsøk» kommer du inn i Produktdatabasen. Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

8 4 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 2 PRODUKTSØK Her har du Produktdatabasen i sin helhet med valgene «Min side», «Produktsøk», «Leverandør», «Samle dokumentasjon», «Innmelding av data», «Verktøy» som vist i figur 2.1. Databasen har flere altenativer for produktsøk. Se figur 2.2. Figur 2.1: Innlogget i Produktdatabasen. 2.1 Søke etter produkter i Produktdatabasen Her har du muligheter til søke etter produkter på forskjellige måter. Du som er registrert bruker av Produktdatabasen vil se en rullgardinmeny som inneholder «Aktiv», «Utgått»,«Under registrering», «Til godkjenning» og«avvist». De som ikke er pålogget vil kun se aktive produkter. 2.2 NRF nummerserie I NRF nummerserie/listefunksjonen kan man søke fra og til forskjellige NRF nummere eller man kan lage en liste med NRF nummer som skilles med komma eller linjeskift f.eks. hvis man har en liste i et excelark, klikk og lim inn, se figur 2.2. Figur 2.2: NRF nummerserie. Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

9 Fritekstsøk NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 5 I fritekstsøket er det 5 valgmuligheter til å søke etter produkter. Fritekst-, Ekstakt- og Fuzzysøk søker i NRFnummer, Fabrikat og Varetekstfeltene. Skal du søke i andres produkter, må du i søkefeltet «Alle leverandør» enten velge en bestemt leverandør eller «Alle leverandører» og trykke på søkeikonet oppe ved Fritekstsøket. Fritekstsøk (Standard valg) Ekstaktsøk Fuzzysøk GTIN søk Produktnummersøk Se figur 2.3. Figur 2.3: Fritekstsøk, med fem valgmuligheter. Ved å trykke på den lille pilen bak forstørrelsesglasset får du opp forskjellige måter å søke etter produkter i Produktdatabasen. Standardvalget er «Fritekstsøk», så man behøver ikke å velge «Fritekstsøk», kun hvis man har brukt de fire andre valgene i et tidligere søk. Ved å la søkebegrepfeltet være tomt, velge «Aktiv» og klikke på «Søk», vil du få opp alle dine aktive NRFnummer i Produktdatabasen. Nullstilt et søk ved å trykke på det røde krysset som kommer opp. Leverandørens varenummer Søker etter leverandørens unike prod.nr. GTIN søk Søker etter registrert GTIN (EAN) kode på produktet. Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

10 6 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 2.3 Varegruppe filter I den nye Produktdatabasen er det nå mulig å filtrere ut produktene etter Varegrupper på en veldig enkel måte, og man kan velge selv hvilket nivå som skal filtreres ut, se figur 2.4 på fremgangsmåte. Nivå 1 - Armatur. Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 1. Eller klikk på pilen i høyre kolonne for å gå til nivå 2. Nivå 2 - Bidearmatur. Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 2. Eller klikk på pilen i høyre kolonne for å gå til nivå 3. Nivå 3 - Diverse bidearmatur Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 3. Figur 2.4: Varegruppe filter Et utvalg av Varegruppe filtersøket sees i figur 2.5, her sees produktene til leveran dørene som har Varegruppe 3 filter «Fmm dusjarmatur». Ved dette søket får du frem alle produkter som ligger under denne varegruppen ( ) FMM dusjarmatur For å nullstille et Varegruppe 3 filtersøk, så trykker man på det røde krysset, «Nullstill søk». Figur 2.5: Resultat av et varegruppefiltersøk. 2.4 Sorter søket Du kan sortere resultatene etter følgende kriterier: NRFnummer stigende eller synkende - Varetekst alfabetisk - Leverandør alfabetisk - Relevans: NRF nummer stigende eller synkende Varetekst stigende eller synkende Leverandør stigende eller synkende. Relevans Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

11 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 7 Figur 2.6: Sorter resultatet i søket 2.5 Listevisning Listevisningen gir deg en oversikt over produktene du har søkt frem i produktdatabasen, se figur 2.8. Ved å holde markøren over NRFnummer vil det komme opp et infovindu med mer innformasjon. Figur 2.8: Listevisning Figur 2.9: Infovindu under listevisning. Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

12 8 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 2.6 Matrisevisning Matrisevisningen gir en oversikt over produktene du har søkt frem. Se figur Også her kan man velge «Alle leverandører» eller en enkel leverandør. Figur 2.10: Matrisevisning Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

13 3 INNMELDING AV DATA NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING Last opp produktdata og bilder/dokumenter Her kan du laste opp data, bilder og dokumenter til Produktdatabasen. Du kan laste opp enkelte filer (Excel, bilde eller dokumenter) eller samle alle filene i en komprimert zip-fil. Bruk «Ny fil» knappen for å legge til flere filer dersom du ønsker å laste opp mer enn én fil. Klikk til slutt på «Meld inn» for å starte prosessen. Du vil få en oversikt over forløpet når prosessen starter. Valgene om å overskrive bilder og dokumenter styrer om du vil overskrive filer i Produktdatabasen dersom det finnes bilder og dokumenter med samme filnavn fra før. Hvis valgene er avkrysset, vil filene i Produktdatabasen erstattes med de opplastede filene. Excelarkene må inneholde bildenavn. Og finnes ikke bildene i Produktdatabasen fra før må bildene være med i samme opplastingsprosess som Excelarket. Figur 3.1: Innmelding av data, startside. Velg bilder/dokumenter eller en zip-fil og last dem opp ved å trykke på «Meld inn» knappen. Figur 3.2: Start innmeldingen av data ved å trykke på «Meld inn». Følg prosessen i høyre vindu. Når filene er overført, vises et vindu med status på opplastingen. Se figur 3.3 Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

14 10 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING Figur 3.3: Loggvindu. I loggen på eksemplet som er vist i Figur 3.3, så ser vi at alle filene er ok unntatt bilde4.gif, det har fått status Ugyldig, trykk på utropstegnet (!) for å se årsaken til denne statusen. Viktig! For å oppdatere endringene må du trykke på «Fullfør». Det er bare produktene som har fått grønn fargen i valideringen som oppdateres. 3.2 Bildekrav Bilder er et krav for å få registrert nye produkter. Krav til oppløsning er minimum 400px bredde eller høyde i et forhold på 0,25. Bilder beskjæres i bildeprogram. Produktdatabasen støtter bildeformatene: JPG TIF/TIFF EPS PGN MERK at GIF bilder ikke støttes. 3.3 NRF nummerstatus i Produktdatabasen De ulike statusene et NRF-nummer kan ha er: Aktiv - NRF nummeret er aktiv i Produktdatabasen og alle dataene er på plass sammen med bilde. Utgått - NRFnummeret er slettet fra Produktdatabasen. Under registrering / Pre-registrert - NRFnummeret er registrert i Produktdatabasen, men kun vareeier ser NRFnummeret. NRFnummeret mangler noen MÅ-felter og/eller bilde. Til godkjenning - NRFnummeret er registrert i Produktdatabasen og ligger til godkjenning hos NRF sekretariatet. Alle felt og bilder er på plass. Avvist - NRFnummeret har blitt avvist av NRF sekretariatet, en E-post blir sendt til vareeier om årsaken til avvisningen. Pre-registrert NRFnummer Under opplastning av produkter til Produktdatabasen med excelark kan man noen ganger få en melding om produktet er pre-registrert. Det vil si at produktet vil bli registrert og få status «Under Registrering». Produktet har 4 MÅ-felt utfylt. Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

15 4 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 11 VEDLIKEHOLD OG KOBLING AV PRODUKTBILDER/DOKUMENTER 4.1 Registrer produktbilde Logg deg inn med ditt personlige passord og velg Bilder og dokumenter under Verktøy Figur 4.1: Last opp produktbilde. Popupvinduet har Produktbilde som standard på Filtype. I feltet Fil velger du et bilde som ligger lokalt på din maskin eventuelt server. Trykk på knappen med tre prikker. Navngi produktbildet i feltet «Dokumentnavn» og trykk så på knappen «Last opp». Bildene skal være høyoppløslig i JPG, EPS eller TIF format og vi anbefaler at bildene dypetses. Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

16 12 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 4.2 Koble produktbilde mot tilhørende NRF nummer Koble produktbilde mot et eller flere NRF nr. Søk frem via NRF nr med Fra-Til, eller en nummerliste, fritekstsøk eller Varegruppelistesøk. Figur 4.2: Koble produktbilde mot NRF nummer. I det høyre vinduet søker man etter de aktuelle NRF-nummerne. Fritekstsøk (f.eks. varetekst eller nrfnummer) Varegruppefilter NRF nummerserie. Og i det venstre vinduet så søker man etter det aktuelle produktbilde. Her er det også tre måter å søke på. Søk etter dokumentnavn Søk etter produktbildenavnet. Åpne Bildemappen og finn bildet der. Kryss av hvilke NRF nummer som skal kobles mot et Produktbilde. Velg bilde og høyreklikk, man får da opp en rekke valg, velg «Koble til valgte produkter». Bildet er nå koblet mot NRFnummer. I det samme vinduet så er det også andre nyttige funksjoner. Vis tilkoblede NRF nummer. Resultat i høyrevinduet er en liste over NRFnummer(e) som er koblet mot bilde Koble fra valgte produkter. Gi nytt navn. Endrer dokumentnavnet Bytt med et annet objekt. Oppdater fil. Erstatt eksisterende bilde med et nytt. Slett. Sletter bilde. Bildet kan ikke være koblet mot noe NRF-nummer. Last ned. Laster ned originalbilde til din maskin. Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

17 4.3 Registrer FDV/DDV / HMS dokumenter Dette gjelder alle typer dokumenter i NRF Produktdatabase. Logg deg inn med ditt personlige passord og velg Bilder og dokumenter under Verktøy NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 13 Figur 4.3: Last opp dokument. Last opp dokument Popupvinduet har Produktbilde som standard på Filtype. Velg den aktuelle dokumenttypen f.eks. FDV/DDV i nedtrekksvinduet. I feltet Fil velger du dokumentet (som må være et PDF-dokument) som ligger lokalt på din maskin eventuelt server. Trykk på knappen med tre prikker for å finne dokumentet. Navngi dokumentet i feltet «Dokumentnavn» og trykk så på knappen «Last opp». Andre dokumenttyper i NRFs Produktdatabase: HMS Produktsertifikat EPD Miljødeklarasjon Monteringsanvisning Produktdatablad Teknisk godkjenning Ytelseserklæring Nettadresse(URL-link) Bruk knappen «Registrer lenke» som ligger nede i venstre hjørne for å skape en lenke mot en ekstern nettadresse hvor dokumentet ligger. Se Figur 5.4. Vi anbefaler at dokumentets nettadresse brukes. Da er det alltid det sist oppdaterte dokumentet som lastes ned via NRF portalen. Dokumentet må være i PDF-format og ikke overstige 1 MB. Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

18 14 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING Figur 4.4: Lag en link mot en ekstern nettadresse. 4.4 Koble FDV/DDV / HMS og andre dokumenter mot tilhørende NRF nummer Se punkt 4.2 og figur 4.2. Koblingen av dokumenter gjøres på samme måte som produktbilder. Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

19 5 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 15 OPPDATERING AV PRODUKT DATA-BASEN VIA EXCELARK Har du mange NRF-nummer som du skal gjøre endringer på (eller legge til nye), kan det være til hjelp å samle disse produktene i et Excelark for så å kjøre en oppdatering mot Produktdatabasen. NRF har utarbeidet en mal som må benyttes for å få oppdatert fra en Excelfil til Produktdatabasen. Egne Excelfiler vil ikke bli tatt i mot av Produktdatabasen. Ikke fjern eller legg til nye kolonner i NRFs excelarkformat. 5.1 Hent aktive produkter i Excelformat Ved å trykke på Excelarkikonet helt til venstre, figur 5.1, vil du få alle dine aktive NRFnummer over på et Excelark. Man får et valg om man vil ha med utvidet informasjon. Skal man ta ut et excelark med utvidede egenskaper bør man benytte Varegruppe 3 filterfilter eller NRF nummerfilter først, for så å ta ut de aktuelle produktene man skal jobbe med. Benytt gjerne muligheten til å få tilsendt excelarket via e-post. Figur 5.1: Last ned produktene i Excelarkformat. Utvidede egenskaper er krysset av som standard. Fjern den hvis du ikke vil ha med disse egenskapene. Trykk på Startknappen, og følg progress baren. Lagre Excelfilen på din PC. Du får alle dine NRFnummere med i dette excelarket. I denne filen finner du også instruksjoner om hva du skal legge hvor på feltnivå. Når du har fylt ut nødvendig informasjon i Excelfilen eller gjort dine endringer, må du lagre filen og laste dette opp til Produktdatabasen for registrering. NB! Husk at det er et minimum antall felter du må fylle ut for å få lov til å laste inn data til Produktdatabasen. Varen blir ikke aktiv i NRF-databasen før alle påkrevde felt er fylt ut. Excelarkmal Under «innmelding av data «ligger en tom excelmal som er tilpasset for databasen Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

20 16 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING Under registrering/avviste/til godkjenning Vareeier kan også laste ned sine produkter som har statusene «Under registrering», «Avviste» og «Til godkjenning» Se figur 5.1, velg den statusen du er på jakt etter, trykk på søk. Når søket er ferdig, kan du laste ned et Excelark med de aktuelle produktene ved å trykke på Excelark ikonet. Dette er en rask måte å få tak i produktene som det må gjøres endringer (Avviste, Under registrering) på for at de skal bli godkjent av NRF. 5.2 Excelfilen Når du nå skal få dine NRF-nummer i en Excelfil, klikker du på Excelikonet. Du får nå opp en Excelfil med alle opplysninger om produktet lagt inn i Produktdatabasen. Velger du «Lagre» når du åpner filen vil systemet anbefale et filnavn som eksempelvis: Produktdata_ xlsx Dette er type base, dagens dato og klokkeslett. Figur 5.2: Excelfil med uttrekk av data fra din valgte leverandør Excelskjemaet du får ut her er det samme som du benyttet hvis du brukte «Mal for innhenting av data». Men her er alle data blitt lagt ut på riktig plass i henhold til dine innlegg. Du kan gjøre endringer i dette Excelarket. I kolonnen «Reg. kode» setter du inn E hvis det er en endring av et produkt eller S hvis du skal slette produktet. Når du er fornøyd, kan du så laste det tilbake til Produktdatabasen. Se punkt 4.1 «Last opp produktdata og bilder/dokumenter» under kapittel 4. Det skal ikke være noen tomme felter i kolonnen «Reg. kode», da stopper innlesningen automatisk og de produktene som ligger i de neste radene blir ikke lest inn. Ha kun produkter som er nye eller som skal endres/slettes i Excelarket som skal lastes opp til Produktdatabasen. Eksisterende «aktive» NRF-nummer som allerede ligger Produktdatabasen kan fjernes fra Excelarket før opplasting. 5.3 Last opp Excelarket til Produktdatabasen Se under 3.1 «Last opp produktdata...» på side 14. Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

21 6 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 17 UTFYLLING/REDIGERING AV NYE EGENSKAPER I PRODUKTDATA BASEN 6.1 Oppdatering av enkelte produkter Det enkelte produkt vil oppdateres på samme måte som tidligere, men har fått et utvalg av nye egenskaper tilknyttet. Disse finner du under fanen «Utvidet informasjon» når du er inne på produktvisningssiden: Figur 6.1: Utvidet informasjon Listen over hvilke felter som er tilknyttet et produkt, vil endre seg avhengig av hvilket Varegruppe 3 filter produktet er tilknyttet. Noen felter er bundet til definerte verdier, og her må man velge en verdi fra en rullgardinmeny. 6.2 Nye felter i Excel Nedlasting Genereringen av Excelfiler med de nye feltene kan være en tung prosess hvis det er mange produkter du skal laste ned. Det er derfor bygget et nedlastingssystem hvor man ber om et dokument, og deretter blir dette laget på serveren og sendt per e-post til mottakeren. Bruk Excelikonet med en konvolutt, se fig 5.1. Fyll ut din epostadresse. Merk at det kan ta minutter før dokumentet vil bli tilsendt. Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

22 18 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING Opplasting Opplastingsprosessen er den samme som tidligere nevnt i kapittel 4. Filformat Exceldokumentet vil bestå av flere ark hvor det første arket er identisk med det tidligere Exceldokumentet. I tillegg vil det opprettes ett ark for hvert egenskapssett. I og med at forskjellige produkter kan ha forskjellige felter, er det ikke mulig å representere alle feltene i ett ark. Figur 6.2: Excelark med utvidet informasjon. Det nye arket vil inneholde én linje per vare. Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

23 7 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING 19 HVORDAN BLI LEVERANDØR 7.1 Hvordan bli leverandør i NRFs bransjeportal For å registrere produkter i Bransjeportalen for VVS og VA produkter må din bedrift være registrert som leverandør i NRF databasen. Klikk på start innmeldingsprosess og fyll ut skjema som beskrevet under. Figur 7.1: Registrer dere som leverandør i NRFs bransjeportal. Innmeldingsskjemaet Følg nøye instruksene på skjermen under registreringen. Figur 7.2 Ver Brukermanual for NRF produktdatabase

24 20 NORSKE RØRGROSSISTERS FORENING Etter man har trykket på knappen Registrer vil det komme opp en advarsel at man har registrert en uvertifisert konto. I løpet av kort vil man motta en mail fra NRF som inneholder en link som må klikke på for å fullføre registreringen. Figur 8.3. Verifiser kontoen. Logg inn på NRFs bransjeportal Figur 8.4: Innlogging for første gang. Min side. Nå kan dere registere firmaet deres. Trykk på knappen «Rediger firmainformasjon» Brukermanual for NRF produktdatabase Ver

25 Norges Rørgrossisters Forening, Karoline Kristiansens vei 7, 1. etg 0610 Oslo,