NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 13. Mai 2013 Møtetid: Kl. 13.00 Møtested: Kommunehuset, møterom Dåapma De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Namdalseid kommune har vedtatt åpne møter i kontrollutvalget. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/13 014/13 015/13 016/13 Referatsaker Orientering fra administrasjonen Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap 2012 Rapport etter besøk på Statland og Namdalseid skoler Steinkjer 06.05.2013 Nils Kristian Lie/s/ leder Einar Sandlund kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 77 Mob. 938 97 555
SAK 013/13 REFERATSAK Kontrollutvalget 13.05.2013 Einar Sandlund 013/13 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat vedlagt: 1. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Endelig tilsynsrapport skolens arbeid med elevenes psykososiale miljø Namdalseid skole 24.04.13 2. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Endelig tilsynsrapport skolens arbeid med elevenes psykososiale miljø Statland skole 24.04.13 3. Namdalseid kommuestyre vedtak KU sin årsrapport 2012 4. KomRev Trøndelag IKS Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon 18.03.13 5. KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat årsoppgjørsrevisjon 2012 - U. off og fvl. 13 SAK 014/13 ADMINISTRASJONEN ORIENTERER Kontrollutvalget 13.05.2013 Einar Sandlund 014/13 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter: Ingen Saksopplysning Kontrollutvalget har bedt rådmannen, eller de han bemyndiger, gi kontrollutvalget en muntlig orientering om aktuelle saker. Likedan gir orienteringen kontrollutvalget mulighet til å stille spørsmål om aktuelle saker til administrasjonen.
SAK 015/13 KONTROLLUTAVLGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP 2012 Kontrollutvalget 13.05.13 Einar Sandlund 015/13 420-1725-5.3 Formannskapet Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for kommunes årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalget merker seg at budsjetteringsrutinene ikke er tilfredsstillende. 3. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 4. Kontrollutvalget tar Årsberetning for Namdalseid kommune for 2012 til orientering. Vedlegg (til kontrollutvalgets faste medlemmer) 1. Forslag til uttalelse til Namdalseid kommunes årsregnskap for 2012. 2. Revisjonsberetning til årsregnskapet for 2012 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Nummerert brev nr. 1 fra KomRev Trøndelag IKS etter revisjon av årsregnskapet for 2012. 4. Namdalseid kommunes årsregnskap for 2012 utsendt fra kommunen 5. Namdalseid kommunes årsberetning for 2012 utsendt fra kommunen Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og for hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2012 Driftsegnskapet er gjort opp med et mindreforbruk på kr 580 324-.-. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 144,5 og 140,3 millioner kroner. Dette gir et brutto driftsresultat på 4,1 millioner kr.
Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2012 Budsjett 2012 Regnskap 2011 Til fordeling drift 95 617 093 96 939 706 90 785 333 Netto driftsresultat + 1 201 871-883 206 + 1 913 622 Bruk av tidligere års avsetninger + 3 311 754 + 4 043 306 + 2 657 944 Årets avsetninger - 3 933 302-3 160 100-3 855 595 Regnskapsmessig mindreforbruk 580 323 0 715 971 Investeringsregnskapet for 2012 Sum finansiert, inkl. avsetninger, var på 18,4 millioner kroner. Med et finansieringsbehov på 18,4 millioner kroner, ble investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den 11.04.2013. Revisjonsberetningen er med 2 forbehold og 1 presisering. Forbeholdene viser de unntak hvor revisor mener kommunen ikke har oppfylt lov og god bokføringsskikk og som kan ha betydning for kommunens årsresultat for 2012. Nummerert brev I tillegg til revisjonsberetningen har revisor avgitt et nummerert brev (Brev nr. 1 til kontrollutvalget i Namdalseid kommune) den 11.04.13 som går på 2 forhold. Første er at kommunestyret vedtok årsbudsjettet på et meget overordnet nivå med kun ett beløp; til fordeling drift. Andre er avvik i investeringsbudsjettet som fører til tvil om hvilket nivå budsjettet er vedtatt på. Det er ikke budsjettert på prosjektnivå slik økonomireglementet krever. Dessuten har administrasjonen foretatt administrative endringer i investeringsbudsjettet, noe om ikke er i tråd med kommuneloven. Presiseringen går på for sent avgitt årsberetning 10.04.13. Fristen var 31.03.13. Om frister for årsavslutningen Følgende frister gjelder, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsberetningen Kommunens årsberetning for 2012 synes å gi et godt situasjonsbilde. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter:
Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget / fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret / fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Namdalseid kommunes årsregnskap for 2011 er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor la fram sin uavhengighetserklæring for kontrollutvalget i sak 018/12 i møtet den 14.9.2012. Revisjonsstrategien for regnskapsåret 2012 i møtet den 14.09, sak 016/12. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt revisjonsforskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og kap. 6 (krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisjonsberetningen er avgitt med 2 forbehold og 1 presisering. Det er utferdiget et nummerert brev, nr. 1, til kontrollutvalget vedr. revisors forbehold og presiseringer til regnskapet. Saksbehandler viser særskilt til at kommunen, spesielt på området kultur, ikke har tilfredsstillende budsjetteringsrutiner. Kontrollutvalget bør derfor i sin uttalelse tilrå kommunestyret i sitt vedtak å konstatere at budsjetteringsrutinene ikke er tilfredsstillende og at disse blir fulgt. Det er saksbehandlers videre anbefaling at kontrollutvalget også retter oppmerksomhet mot øvrig omtalte forhold nummerert brev nr. 1 fra KomRev Trøndelag IKS, og påser at de forhold som der er nevnt blir fulgt opp. Det anbefales at kontrollutvalget avgir en uttalelse i tråd med forslaget gitt i vedlegg. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet følger vedlagt. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsberetningen.
SAK 016/13 RAPPORT ETTER BESØK PÅ NAMDALSEID OG STATLAND SKOLER Kontrollutvalget 13.05.2013 Einar Sandlund 016/13 420-1725-5.3 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksopplysninger Kontrollutvalget gjennomførte den 01. og 13.03.13 besøk ved hhv. Statland og Namdalseid skoler. Ved besøkte deltok kontrollutvalgets medlemmer og utvalgets sekretær. Besøkene var delt i 4 sekvenser: 1. Møte med ledelse; inspektør/rektor 2. Møte med tillitsvalgt for Utdannings- og Fagforbundet 3. Møte med elevrådsledere og ledere av FAU/Samarbeidsutvalg 4. Møte med oppvekstsjef De inviterte orienterte og hadde en dialog med kontrollutvalget. Utvalget fikk svar på spørsmål de hadde. I tillegg ble kontrollutvalget vist rundt på skolene. Besøkene var ikke formelle tilsynsbesøk, men ga kontrollutvalget nyttig informasjon og kunnskap om skolene. Vurdering Saksbehandler legger saken frem for kontrollutvalget til behandling uten forslag til vedtak.