Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 06.06.2017 Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 73 97 20 00, e-post: postmottak@malvik.kommune.no. Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune leder Sissel Langås sekretær 1
Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Arkivsaksnr Side Saker til behandling PS 2/17 Valg 2017 - Delegering av myndighet og fullmakter 2017/1639 4 PS 3/17 PS 4/17 PS 5/17 Valg 2017 - Oppnevning av arbeidsutvalg for godkjenning av forhåndsstemmegivning Valg 2017 - Delegasjon: opptelling av forhåndsstemmer og antall forhåndsstemmer som skal legges til side Valg 2017 - Fastsetting av stemmesteder for forhåndsstemmegivning og oppnevning av forhåndsstemmemottakere 2017/487 6 2017/1408 7 2017/1398 9 PS 6/17 Valg 2017 - Forhåndsstemmegivning ved institusjon 2017/1414 11 PS 7/17 Valg 2017 - Frist for søknad om ambulerende stemmegivning 2017/1406 12 PS 8/17 Valg 2017 - Stemmetider og kunngjøring 2017/1413 14 PS 9/17 Valg 2017 Oppnevning av stemmestyrer 2017/2073 16 2
Saker til behandling PS 2/17 Valg 2017 - Delegering av myndighet og fullmakter 3
Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2017/1639-1 Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 2/17 06.06.2017 Valg 2017 - Delegering av myndighet Rådmannens innstilling: 1. Valgstyret delegerer enkeltsaker av kurant karakter og praktisk art til rådmannen. 2. Valgstyret delegerer de praktiske oppgavene med manntallet til rådmannen. 3. Manntallet legges ut på følgende steder: Servicetorget, Malvik rådhus Saksdokumenter (ikke vedlagt): Valgloven 4-1 Kommuneloven 10 nr. 4, 23 nr. 4 Valgforskriften 35 Valghåndboken kap. 3 og kap. 4 Valgloven 2-3 Valgloven 2-6 Valgforskriften 4 Saksopplysninger Det er kommunelovens regler om saksbehandling i faste utvalg som gjelder for valgstyret. Derfor skal avgjørelser treffes i møte. Valgstyret kan delegere sin myndighet som omfatter enkeltsaker eller type saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommunelovens 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Departementet uttaler i Valghåndboken kap. 4 at delegeringsvedtaket må leses med den begrensning at den som har fått myndighet, har plikt til å gå tilbake til valsturet hvis en enkeltsak innenfor en generell fullmakt må anses å ha prinsipiell betydning. Videre står det at det ikke er mulig å gi eksakt svar på hva som ansees for å være av prinsipiell betydning, slik at myndigheten ikke kan delegeres. Som en veiledning kan en si at saker som er 4
av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Dette kan være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, lage lister over klager, underrette velgere, trykking av valgkort og lignende. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning, og som dermed ikke kan delegeres, er avgjørelse om forkastelse av stemmegivninger. Denne oppregningen av eksempler på hva som er av prinsipiell og ikke-prinsipiell art er ikke ment å være uttømmende. Det er departementet/valgdirektoratet som er ansvarlig for at manntallet opprettes og oppdateres på grunnlag av opplysninger fra folkeregistermyndigheten. Dette skjer gjennom det valgadministrative systemet EVA som alle kommuner og fylkeskommuner har tilgang til. Valgstyret skal sørge for at stemmeberettigede som har vært bosatt utenfor landet i mer enn 10 år føres inn i manntallet i den kommune vedkommende sist var registrert som bosatt. Disse velgeres må søke valgstyret om innføring. Dette kan gjøres samtidig som at stemme avgis. Det er folkeregisteret den 30.juni i valgåret som legges til grunn for manntallet. Så snart det lar seg gjøre etter denne dato skal valgstyret legge manntallet ut til offentlig ettersyn, jf. valgloven 2-6 første ledd. Manntallet kan ikke legges ut på internett, jf. folkeregisterloven 13. Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for utlegging og opplyse om adgangen til fremgangsmåten for å kreve feil rettet, jf. valgloven 2-6. Manntallet skal oppdateres så langt det er praktisk mulig fram til valgdagen. Hva som gir grunnlag for oppdateringen er detaljert regulert i valgloven med forskrift. I praksis skjer dette for det meste i valgadministrasjonssystemet EVA via endringsmelding fra folkeregistermyndigheten. Endringene foretas av kommunen. Vurdering Rådmannen anbefaler at valgstyret delegerer enkeltsaker av kurant karakter og praktisk art, og praktiske oppgaver med manntallet, til rådmannen. 5
Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2017/487-1 Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 3/17 06.06.2017 Valg 2017 - Oppnevning av arbeidsutvalg for godkjenning av forhåndsstemmegivning Rådmannens innstilling: Valgstyret oppnevner følgende personer til arbeidsutvalget for godkjenning av kurante forhåndsstemmegivninger: Ingrid Aune Sissel Langås Lise Guldsten Heidi Kjørsvik-Fossen Elise Mathisen Saksdokumenter (ikke vedlagt): Valglovens 10-1 (3) Saksopplysninger I valglovens 10-1 (3) heter det at forhåndsstemmegivningen avgitt i forhåndsstemmekonvolutt skal godkjennes før valgdagen i den utstrekning det er mulig. Dersom godkjenning av stemmegivningen skjer samtidig med åpning av stemmeseddelkonvoluttene, kan det ikke være de samme personene som gjør dette. Det skal være minst 2 personer tilstede ved åpning av stemmegivningene. Vurdering Valgstyret kan delegere til et arbeidsutvalg å godkjenne kurante forhåndsstemmegivninger. Tvilsomme stemmegivninger må legges til side for behandling i valgstyret. 6
Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2017/1408-1 Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 4/17 06.06.2017 Valg 2017 - Delegasjon: opptelling av forhåndsstemmer og antall forhåndsstemmer som skal legges til side Rådmannens innstilling: Før den foreløpige opptellingen av forhåndsstemmer begynner skal det legges til side 15 tilfeldige stemmegivninger i en særskilt urne, som skal telles sammen med sent innkomne forhåndsstemmer. Valgstyret delegerer til rådmannen å oppnevne valgmedarbeidere til opptelling av forhåndsstemmer og valgtingsstemmer. Saksdokumenter (ikke vedlagt): Valgloven kapittel 10 Valgforskriften 35 og 37 Saksopplysninger Foreløpig opptelling av forhåndsstemmer som er mottatt, godkjent og avkrysset i manntallet før valgdagen, skal starte senest 4 timer før valglokalene stenger på valgdagen (jf. valgloven 10-5 (1)). Før opptellingen starter skal et visst antall forhåndsstemmer legges til side for å sikre hemmeligholdelse av forhåndsstemmer som ankommer etter at forhåndsstemmeperioden er slutt (fredag 8.september) og før kl. 17:00 dagen etter valgdagen (jf. valgforskriften 37). Forhåndsstemmer må være mottatt av valgstyret før kl. 17:00 dagen etter valgdagen for å bli godkjent (jf. valgloven 10-1 (1) g)). Det kan ikke være samme person som godkjenner stemmegivningen og som åpner stemmeseddelkonvolutten dersom dette skjer samtidig. Det skal være minst 2 personer tilstede ved åpning av stemmegivninger (jf. valgforskriften 35). 7
Vurdering Rådmannen anbefaler at valgstyret delegerer til rådmannen å oppnevne valgmedarbeidere til opptelling av forhåndsstemmer og valgtingsstemmer. 8
Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2017/1398-1 Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 5/17 06.06.2017 Valg 2017 - Fastsetting av stemmesteder for forhåndsstemmegivning og oppnevning av forhåndsstemmemottakere Rådmannens innstilling: 1. Rådhuset i Hommelvik benyttes som forhåndsstemmemottak både i perioden for tidlig stemmegivning (1. juli 9. august), og for perioden for ordinær forhåndsstemmegivning (10. august 8. september). Fra kl. 08:30 15:00. Åpningstiden utvides to torsdager i denne perioden til kl. 18:00 og en lørdag fra kl. 10:00 kl. 14:00. 2. Det tilbys mulighet for forhåndsstemmegivning to dager på Malvik senter og to dager på Vikhammer senter i sentrenes åpningstid. 3. Ved ambulerende stemmegivning skal det benyttes stemmeseddelkonvolutt og velgeren skal ikke legge stemmeseddelen direkte i urne. 4. Det delegeres til rådmannen å oppnevne forhåndsstemmemottakere. Saksdokumenter (ikke vedlagt): Valgloven Valgforskriften Saksopplysninger Forhåndsstemmegivningen skal foregå fra 10. august til siste fredag før valgdagen (valgloven 8-1). Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale (valgloven 8-3). Velgere som oppholder seg innenriks og som ikke kan avgi stemme i perioden for forhåndsstemming eller på valgtinget, kan henvende seg til kommunen og avgi stemme fra 1.juli og frem til den ordinære forhåndsstemmegivningen starter 10.august (valgloven 8-1). 9
I Malvik kommune er det tradisjon for å avholde forhåndsstemming ved rådhuset i Hommelvik. Også i perioden for tidlig forhåndsstemmegivning (1.juli til 9.august) legges det til rette for å kunne avgi stemme ved rådhuset. I tillegg har vi de 3 siste valgene hatt forhåndsstemmemottak ved Malvik senter og Vikhammersenteret med hhv 2 dager hvert sted. På disse 4 dagene tok vi ved forrige valg imot ca. 700 forhåndsstemmer. Totalt ble det avgitt 1658 forhåndsstemmer i Malvik kommune. Ved forhåndsstemmegivning innenriks skal det være minst to stemmemottakere til stede ved mottak av forhåndsstemmer. Vurdering Det er viktig at kommunen legger godt til rette for at innbyggerne skal kunne få avlagt en forhåndsstemme dersom de ønsker det. Erfaringer fra de siste valgene viser at det å tilby forhåndsstemmemottak ved kommunens 2 kjøpesenter blir godt tatt imot av kommunens innbyggere. For å få tilgang til det elektroniske valgmanntallet må man på forhåndsstemmestedet ha tilgang til internett. Der kommunen ikke har tilgang til eget nett, vil det bli benyttet mobil internettilkobling. Rådmannen anbefaler valgstyret å vedta at det ved den ambulerende stemmegivningen skal benyttes stemmeseddelkonvolutt i stedet for elektronisk valgmanntall. Det er lik praksis som ved tidligere valg. Dette innebærer dermed at stemmeseddelen ikke legges direkte i urnen. Vedtak om bruk av stemmeseddelkonvolutt gjøres i medhold av valgloven 8-4 nr. 4: Valgstyret selv kan i særlige tilfeller bestemme at det ved enkelte forhåndsstemmemottak skal benyttes stemmeseddelkonvolutt. Etter at stemmeseddelen er stemplet, legger velgeren denne selv i en stemmeseddelkonvolutt og limer denne igjen. Stemmemottaker legger stemmeseddelkonvolutten sammen med valgkortet i en omslagskonvolutt. Stemmemottakere: Valgstyret skal oppnevne stemmemottakere for forhåndsstemmegivning jf. valgloven 8-2 nr. 1 bokstav a). Bestemmelsen bruker ikke formuleringen «valgstyret» selv. Oppgaven kan derfor delegeres til rådmannen. En slik delegasjon er mest hensiktsmessig fordi det må være en viss fleksibilitet i bruken av stemmemottakere. Som stemmemottakere i forhåndsstemmeperioden benyttes ansatte ved servicetorget og personal/stab. 10
Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2017/1414-1 Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 6/17 06.06.2017 Valg 2017 - Forhåndsstemmegivning ved institusjon Rådmannens innstilling: Det gjennomføres forhåndsstemmegivning ved følgende institusjoner i Malvik kommune: Hommelvik helsetun Vikhammer helsetun Betania Malvik Saksdokumenter (ikke vedlagt): Valgloven 8-2 og 8-3 Valgforskriften 25 Saksopplysninger I følge valgloven 8-3 skal det gjennomføres forhåndsstemmegivning på helse- og omsorgsinstitusjoner og i henhold til valgforskriften 25 kan stemmer også mottas hjemme hos personer som oppholder seg i trygde- og omsorgsboliger med umiddelbar tilknytning til institusjonen. Forhåndsstemmegivningen må foregå ved hjelp av stemmemottakere som er oppnevnt etter valgloven 8-2. Det skal være minst 2 stemmemottakere tilstede. 11
Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2017/1406-1 Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 7/17 06.06.2017 Valg 2017 - Frist for søknad om ambulerende stemmegivning Rådmannens innstilling: 1. Søknad om ambulerende stemmegivning må være Malvik kommune i hende innen onsdag 6. september kl. 12:00. 2. Det må fremgå av søknaden at velgeren er syk eller ufør, og derfor ikke er i stand til å avgi ordinær forhåndsstemme eller valgtingsstemme. 3. Fristen for å søke om ambulerende stemmegivning annonseres i slutten av august. Saksdokumenter (ikke vedlagt): Valgloven 8-3 Saksopplysninger Valgloven sier dette om muligheten for ambulerende stemmegivning: 8-3. På hvilke steder kan det mottas forhåndsstemmer (2) Hos stemmemottaker oppnevnt av valgstyret foregår stemmegivning a) på helse- og omsorgsinstitusjoner, og b) der valgstyret ellers beslutter at det skal mottas forhåndsstemmer. (6) Velgere som oppholder seg innenriks, unntatt på Svalbard og Jan Mayen, og som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme etter annet ledd, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Valgstyret fastsetter selv fristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Fristen må fastsettes til et tidspunkt innenfor perioden mellom tirsdag og freda siste uke før valget. Søknadsfristen skal kunngjøres. Den ambulerende stemmegivningen vil foregå torsdag 7. september. 12
Vurdering Fristen for søknad om ambulerende stemmegivning skal settes så nært opp mot valgdagen som mulig. Administrasjonen har derfor ikke mulighet til å svare skriftlig på søknadene. Fristen foreslås satt til onsdag 6.september kl. 12:00. Rådmannen foreslår at annonseringen gjennomføres i slutten av august. 13
Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2017/1413-1 Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 1/17 29.05.2017 Valgstyret 8/17 06.06.2017 Stortingsvalg 2017 Valglokaler, stemmetider og kunngjøring Rådmannens innstilling: 1. Det avholdes valg i følgende valglokaler på valgdagen 11. september: 01 Vikhamar krets: Ytre Malvik Samfunnshus 02 Saksvik krets: Saksvik skole 03 Sveberg krets: Grendahuset, Sveberg skole 04 Hommelvik krets: Idrettsbygget Hommelvik ungdomsskole 06 Sneisen krets: Mostadmark samfunnshus 2. Valglokalene i Malvik kommune holdes åpen fra kl. 09:00 til kl. 21:00 på valgdagen. 3. Kunngjøring av tid og sted for stemmegivningen på valgdagen skjer på kommunens nettsider og facebookside, i Bladet lørdagene 26.august og 9.september 2017 og på malviknytt.no. Behandling i Valgstyret - 29.05.2017 Det ble vedtatt å utsette pkt. 3 i rådmannens innstilling. Rådmannens innstilling pkt 2 og pkt 3 ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Valgstyret - 29.05.2017 1. Det avholdes valg i følgende valglokaler på valgdagen 11. september: 01 Vikhamar krets: Ytre Malvik Samfunnshus 02 Saksvik krets: Saksvik skole 03 Sveberg krets: Grendahuset, Sveberg skole 04 Hommelvik krets: Idrettsbygget Hommelvik ungdomsskole 06 Sneisen krets: Mostadmark samfunnshus 14
2. Valglokalene i Malvik kommune holdes åpen fra kl. 09:00 til kl. 21:00 på valgdagen. Saksdokumenter (ikke vedlagt): Valgloven 9-3 Saksopplysninger Valgdagen for stortingsvalget 2017 er fastsatt til mandag 11.september 2017. Valgkretsene i Malvik kommune er slik: 01 Vikhamar, 02 Saksvik, 03 Sveberg, 04 Hommelvik og 06 Sneisen. Valglokalene er som følger: 01 Vikhamar krets Ytre Malvik Samfunnshus 02 Saksvik krets Saksvik skole 03 Sveberg krets Grendahuset, Sveberg skole 04 Hommelvik krets Idrettsbygget Hommelvik ungdomsskole 06 Sneisen krets Mostadmark samfunnshus Valgloven 9-3 sier dette om tid og sted for stemmegivningen: (2) Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. (...) Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn kl. 21. (3) Valgstyret kunngjør tid og sted for stemmegivningen. Ved de 4 siste valgene har åpningstidene ved alle valglokaler i Malvik kommune vært satt til kl. 09:00 kl. 21:00. Vurdering Rådmannen anbefaler at valglokalene i Malvik kommune holdes åpen fra kl. 09:00 til kl. 21:00 på valgdagen 11. september. 15
Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2017/2073-1 Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 9/17 06.06.2017 Valg 2017 - Oppnevning av stemmestyrer Rådmannens innstilling: 1. Medlemmer av stemmestyrene velges i henhold til vedlagte oversikt. 2. Oppnevning av øvrige stemmemottakere og reserver, delegeres til rådmannen. 3. Reserve stemmemottakere kan disponeres fritt innenfor alle valgkretser etter behov. Vedlegg: Forslag stemmestyrer 2017 Saksopplysninger I valgloven 4-2 heter det: Foregår stemmegivningen på flere steder i kommunen skal et stemmestyre med minst tre medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted. Kommunestyret kan delegere oppnevningen av stemmestyrer til valgstyret. Kommunestyret har delegert til valgstyret å oppnevne stemmestyrer, jfr. k-sak 72/15. Det vil bli avholdt opplæring for stemmestyrene i forkant av valgdagen 11.september. 16
Stemmestyrene 2017: Medlemmer: 01Vikhammer krets 1. Marianne Reitan, leder 2. Eli Trøan, nestleder 3. Maria Skarsaune-Terzie, medlem Øvrige stemmemottakere: 4. 5. 6. 7. 8. 9. 02 Saksvik krets 1. Randi Hammer Fosmo, leder 2. Wenche Koa, nestleder 3. Bjørg Løkken, medlem Øvrige stemmemottakere: 4. 5. 6. 7. 8. 9. 03 Sveberg krets 1. Elise Mathisen, leder 2. Renate Eliassen, nestleder 3. Hans Jørgen Renå, medlem Øvrige stemmemottakere: 4. 5. 6. 7. 8 9. 04 Hommelvik krets 1. Marit Haugen, leder 2. Marit Hammer, nestleder 3. Arve Renå, medlem Øvrige stemmemottakere: 4. 5. 6. 7. 8. 9. 06 Sneisen krets 1. Stig Ingstad, leder 2. Cate Irene Wenn, nestleder 3. Kai Inge Lothe, medlem Øvrige stemmemottakere: 4. 5. Varamedlemmer: 1. 1. 1. 1. 1. Oppnevning av øvrige stemmemottakere delegeres til Rådmannen. Varamedlemmene kan disponeres innenfor alle valgkretser etter behov. Rådmannen oppnevner nye stemmemottakere ved stort forfall. 17