MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Torsdag 17. februar 2011 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900-1305. Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen, leder Iver Øksne, nestleder Følgende medlemmer hadde meldt forfall/møtte ikke: Linn Løken Følgende varamedlemmer møtte: Ingen Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Ole Lappen Ellers møtte: Ordfører: Reidar Eriksen (deltok under sakene 2, 3 og 7). Fra administrasjonen: Rådmann Nils Hesthagen (deltok under sakene 2, 3 og 7). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Heidi Holm Olafsen og revisor Solveig Holmen (begge deltok under sakene 2 og 3). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, varaordfører, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 2, 3 7, 1, 4, 5, 6, 8, 9 og 10. Til behandling: SAK NR. 01/2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25.11.10 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 25.11.10 godkjennes. SAK NR. 02/2011 STATUS FOR ARBEIDET MED ETIKK OG ETISKE HOLDNINGER I SØNDRE LAND KOMMUNE Rådmannen orienterte om oppfølging av interpellasjonen i kommunestyrets møte den 22.11.10 om etiske handlingsregler i Søndre Land kommune. Ordfører supplerte orienteringen. 1
1. Kontrollutvalget tar til orientering at det er nedsatt en arbeidsgruppe som jobber med utvikling av etiske retningslinjer for Søndre Land kommune, herunder forankring av prosessen på både politisk og administrativt nivå. 2. Kontrollutvalget ber om å få presentert de nye retningslinjene når disse er på plass. SAK NR. 03/2011 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2010 Oppdragsansvarlig revisor Heidi Holm Olafsen og revisor Solveig Holmen informerte om status med fokus på: Fremdrift i revisjonsarbeidet Kommunikasjon mellom revisor og kommunen Vesentlige endringer i aktuelle regelverk Kartlegging og vurdering av intern kontroll Oppfølging av prioriterte områder Oversikt over vesentlige rutiner og rulleringsplan for testing ble delt ut på møtet. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2010 til orientering. SAK NR. 04/2011 VEILEDER VEDR. KONTROLLUTVALGETS PÅSE- ANSVAR OVERFOR REGNSKAPSREVISOR Utvalgssekretær presenterte anbefalingene i veilederen og sammenholdt disse med kontrollutvalgets praksis. 1. Veileder for kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor tas til orientering. 2. Kontrollutvalget mener dagens praksis samsvarer med forslagene i veilederen. SAK NR. 05/2011 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING AV TOTAL RESSURBRUK FOR REVISJON 2010 Årsrapport 2010 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2010 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 2
SAK NR. 06/2011 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2010 Utvalgssekretær presenterte forslag til årsrapport til kommunestyret. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 tas til orientering. SAK NR. 07/2011 STATUS FOR BESTILLINGER FRA INNLANDET REVISJON IKS Status for følgende bestilte revisjonsprosjekter tas til orientering: Personalforvaltning og ledelse (sluttrapport behandles i kontrollutvalget i juni 2011) Innkjøp overholdelse av lov om offentlige anskaffelser (test av rutiner gjennomføres i løpet av 2011) SAK NR. 08/2011 OPPFØLGING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2008-2011 Gjenstående prioriteringer i planen ble gjennomgått og gjenstående ressurser til forvaltningsrevisjon i 2011 ble vurdert. Vedtak i kontrollutvalget i Nordre Land kommune 14.02.11, der det inviteres til samarbeid om kostra-analyse av barnehagene, ble lagt frem i møtet. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll følges opp slik i 2011: Forvaltningsrevisjon: Barnehager Følges opp slik: Det inngås samarbeid med kontrollutvalget i Nordre Land kommune om en analyse av kostra-tallene i de to kommunene. Det forutsettes at kostnadene kan dekkes innenfor kontrollutvalgets budsjett for 2011. Selskapskontroll: Sølve AS Følges opp slik: Utvalgssekretær undersøker muligheten for et bedriftsbesøk hos Sølve AS i forbindelse med kontrollutvalgets møte i juni 2011. Det bes i den forbindelse om en generell orientering om selskapet (strategier og mål, organisering, nøkkeltall, rammevilkår mv.). I tillegg bes det om synspunkter/kommentar fra ledelsen på spørsmålene som er stilt i kontrollutvalgets plan: Når man målene som er satt? 3
Drives selskapet effektivt? Hvordan utøver kommunen sin eierrolle? Er kommunikasjon og rapportering mellom eier og selskap tilfredsstillende? SAK NR. 09/2011 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2011 Informasjon fra Kontrollutvalgskonferansen 2011 tas til orientering. SAK NR. 10/2011 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Attestasjon av regning til kontrollutvalget 2. Kommunalnytt nr. 1-2011 (fra Kommunal- og regionaldepartementet) 3. Utvalgte avisartikler 4. Møteprotokoller fra kommunestyre og formannskap 5. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 6. Endringer i kontrollutvalgets møteplan for 2011 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Det tas til orientering at kontrollutvalgets møteplan for 2011 er endret slik: Møte tirsdag 26.04.11 er flyttet til onsdag 27.04.11 Møte torsdag 23.06.11 er flyttet til mandag 27.06.11 Hov, 17. februar 2011. RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 17. februar 2011. Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf. 995 77 903 e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4
NESTE MØTE Dato: ONSDAG 27. APRIL 2011 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Kommunens årsregnskap for 2010 (revisor + rådmann m.fl. inviteres) Status for revisjonsprosjektet Personalforvaltning og ledelse Avtalte saker/tema til oppfølging i senere møter: Etisk reglement (oppfølging av sak 02/11) Bedriftsbesøk Sølve (oppfølging av sak 08/11) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Personalforvaltning og ledelse (revisjonsprosjektet gjennomføres vinteren 2010/2011) Innkjøp etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser under kr. 500 000 (revisjonsprosjektet gjennomføres 1. halvår 2011) Møteplan for 2011: Torsdag 17.02.11 kl. 0900 Tirsdag 26.04.11 kl. 0900 flyttet til onsdag 27.04.11 Torsdag 23.06.11 kl. 0900 flyttet til mandag 27.06.11 Torsdag 22.09.11 kl. 0900 Torsdag 24.11.11 kl. 0900 5