Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 08.12.2016, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 20:30 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 16/37 16/44 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder Tov Myklatun, nestleder Anne Marit Skovly Hanne Synnestvedt Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker og seksjonsleder Anders Svarholt Møtene fra administrasjonen: Rådmann Dag Willien Eriksen, virksomhetsleder areal og byggesak Robert Moan, virksomhetsleder kommunal teknikk Jan Aspheim, kommunalsjef for samfunnsutvikling Thea Gaulen og økonomisjef Kurt Skarning Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Hvaler har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.. Øivind Kristiansen, leder. Tov Myklatun, nestleder
Kontrollutvalget Hvalers møte 08.12.2016 Sakliste PS 16/37 Informasjon om boplikten PS 16/38 Godkjenning av protokoll fra møtet 29.9 2016 PS 16/39 PS 16/40 PS 16/41 Forvaltningsrevisjonsrapport dokumentasjon og likebehandling i byggesaker Revisjonsnotat - Gjennomgang av en rammeavtale Rapport - Eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS PS 16/42 Møteplan 1. halvår 2017 PS 16/43 PS 16/44 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/37 Informasjon om boplikten 1. Informasjon om status for kommunens oppfølging av boplikten, tas til orientering Innledningsvis ga Robert Moan utvalget informasjon om de ulike sidene ved boplikten på Hvaler kommune. Utvalget stilte spørsmål og kommunens representanter svarte på disse. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Informasjon om status for kommunens oppfølging av boplikten, tas til orientering PS 16/38 Godkjenning av protokoll fra møtet 29.9 2016 1. Protokoll fra møtet 29.9 2016, godkjennes Vedtaket ble som innstillingen 1. Protokoll fra møtet 29.9 2016, godkjennes
PS 16/39 Forvaltningsrevisjonsrapport dokumentasjon og likebehandling i byggesaker 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Dokumentasjon og likebehandling i Kontrollutvalget finner det positivt at Hvaler kommune har etablert systemer og rutiner som sikrer dokumentasjon og likebehandling i saksbehandlingen. Kravene til Kontrollutvalget merker seg videre at kommunens ulovlighetsoppfølging kan bli bedre. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at Kommunen bør intensivere innsatsen hva gjelder ulovlighetsoppfølging. Kommunen bør arbeide målrettet med avvikskulturen i avdelingen. Kommunen bør foreta stikkprøver av gebyrberegning og utfakturering av saksbehandlingsgebyr. 2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Utvalg for samfunnsutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2015 3. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Dokumentasjon og likebehandling i Kommunestyret finner det positivt at Hvaler kommune har etablert systemer og rutiner som sikrer dokumentasjon og likebehandling i saksbehandlingen. kravene til Kommunestyret merker seg videre at kommunens ulovlighetsoppfølging kan bli bedre. Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han intensiverer innsatsen hva gjelder ulovlighetsoppfølging. arbeider målrettet med avvikskulturen i avdelingen. foretar stikkprøver av gebyrberegning og utfakturering av saksbehandlingsgebyr. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Utvalg for samfunnsutvikling innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. 3. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp
Seksjonsleder ved Østfold kommunerevisjon Anders Svarholt gjennomgikk forvaltningsrevisjonsrapport Dokumentasjon og likebehandling i byggesaker og ga utvalget et en god orientering om rapportens innhold. Utvalget stilte spørsmål til rapporten og revisjonen besvarte dette. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Dokumentasjon og likebehandling i Kontrollutvalget finner det positivt at Hvaler kommune har etablert systemer og rutiner som sikrer dokumentasjon og likebehandling i saksbehandlingen. Kravene til Kontrollutvalget merker seg videre at kommunens ulovlighetsoppfølging kan bli bedre. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at Kommunen bør intensivere innsatsen hva gjelder ulovlighetsoppfølging. Kommunen bør arbeide målrettet med avvikskulturen i avdelingen. Kommunen bør foreta stikkprøver av gebyrberegning og utfakturering av saksbehandlingsgebyr. 2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Utvalg for samfunnsutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2015 3. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Dokumentasjon og likebehandling i Kommunestyret finner det positivt at Hvaler kommune har etablert systemer og rutiner som sikrer dokumentasjon og likebehandling i saksbehandlingen. kravene til Kommunestyret merker seg videre at kommunens ulovlighetsoppfølging kan bli bedre. Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han intensiverer innsatsen hva gjelder ulovlighetsoppfølging. arbeider målrettet med avvikskulturen i avdelingen. foretar stikkprøver av gebyrberegning og utfakturering av saksbehandlingsgebyr. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Utvalg for samfunnsutvikling innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>.
3. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 16/40 Revisjonsnotat - Gjennomgang av en rammeavtale 1. Kontrollutvalget tar Notat gjennomgang av rammeavtale mellom Hvaler kommune og leverandør A, til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å sørge for at revisjonens anbefalinger til forbedringer av internkontrollen blir fulgt opp av administrasjonen. Seksjonsleder i Østfold kommunerevisjon Jolanta Betker gikk igjennom notatet med kontrollutvalget. Administrasjonen ga uttrykk for sitt syn og informerte utvalget om at en del tiltak allerede var igangsatt. Utvalget endret punkt to i sekretariats forslag: revisjonen foretar en etterkontroll av om administrasjonen følger anbefalingene. 1. Kontrollutvalget tar Notat gjennomgang av rammeavtale mellom Hvaler kommune og leverandør A, til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber regnskapsrevisjonen om å foreta en etterkontroll av om administrasjonen følger opp anbefalingene som er gitt i notatet. Etterkontrollen gjøres i løpet av 2017. Resultatet av kontrollen rapporteres til kontrollutvalget. PS 16/41 Rapport - Eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering. Sekretariatet redegjorde for eierskapskontrollen. Utvalget ønsker at sekretariatet følger opp om selskapet sørger for at økonomirapporteringen til styret behandles som egen sak på sakskartet. Rådmannen beklaget at kommunen ikke har avgitt tilsvar på rapporten innen tidsfristen.
1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering med følgende merknader: Kontrollutvalget merker seg at selskapet ikke har egen sak om økonomisk rapportering til hvert styremøte. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet følge opp om økonomirapporteringen til styret behandles som egen sak på sakskartet. Oppfølgingen fremlegges kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2017. 3. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS og kontrollutvalgets merknader, tas til orientering. PS 16/42 Møteplan 1. halvår 2017 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2017: 2. mars 18. mai (regnskapsmøte) 22. juni Møtestart kl. 18.00 Utvalget endret på to av de foreslåtte møtedatoene: 18 mai endres til 15. mai og 22. juni endres til 15. juni. 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2017: 2. mars 15. mai (regnskapsmøte) 15. juni Møtestart kl. 18.00 PS 16/43 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen
1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/44 Eventuelt Sekretariatet orienterte om kontrollutvalgskonferanser i 2017. Utvalget ble enige om at Thor Bjønnes deltar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 1 2. februar 2017. Sekretariatet melder ham på. Prosjektplan for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt forventes lagt frem i møte 2. mars 2017.