Anvendtdigitalisering, praktiskeerfaringer v/randi Stavik Regnskap og HR-sjef i Glamox AS 1
Nøkkelinformasjon Et globalt selskap Glamox er et av de største belysningsselskapene på verdensbasis I løpet av de ti siste år har vi solgt 41,5 millioner produkter Totalomsetning (2015) MNOK2500 Driftsresultat (2015) MNOK 300 Førsteklasses teknologi LED En av Europas ledende leverandører av Human Centric Lighting løsninger Kontor, skole, helse, industri og offshore Virksomhet i mer enn 60 land over hele verden Ansatte Kontorer i 15 land 7 fabrikker Største aksjonær: Arendals Fossekompani ASA 1 319 (31.12.2015)
Regnskapskontoret før digitalisering Manuell bokføring av bilag Gammeldagse IT-system uten muligheter for effektivisering Mange er for tålmodig og aksepterer manuelle rutiner Mye stress rundt tidsfristene Overtid nødvendig for å ta toppene
Digitaliseringsprosess 1. Erkjennelse av uønsket situasjon med manuelle rutiner 2. Definere problemet som ønskes løst 3. Diskutere løsninger 4. Finne samarbeidspartnere Interne (egen avdeling, IT-avdeling m.fl.) Eksterne leverandører 5. Planlegge og prioritere forbedringsprosjektet Kontinuerlig forbedringsprosess heller enn omstilling
Digitalisering av regnskapsfunksjonen Glamox AS Hovedprosesser System Oppstart Leverandørbetalinger Baan 1999 Registrere og krysse innbetalinger Adra Receivables 2001 Inngående faktura - Diverse innkjøp - på flyt for godkjenning - Varekjøp matches mot innkjøpsordre - E-faktura Baan og Basware 1999 og 2012
Leverandørbetalinger Problemet løst ved innføring av ERP-systemet Baan i 1999 Kjøre fil med betalingsforslag fra Baan Manuell kvalitetssjekk av forslag Forslag sendes til banken Systemet krysser automatisk ut alle betalte poster fra leverandørreskontro Viktig at grunndata er korrekt registrert, som bankkontonr, kidnummer etc. for å unngå stopp i betalingsprosessen.
Registrere og krysse innbetalinger Løsninger fra AdraAS siden 2001 Store antall fakturaer skal betales av kunder og krysses (NOK) Adra Receivables løser oppgaven Henter åpne poster fra økonomisystemet Innbetalinger fra banken hentes inn Filene matches i Adra Receivables Betalte poster krysses ut automatisk i regnskapssystemet til slutt Utlandsbetalinger i valuta må føres manuelt (fra Russland, Midt-Østen mv) Delbetalinger Forskuddsbetalinger Nesten alltid avvik
Behandling av inngående faktura - 1 Andre innkjøp enn varer til produksjonen FØR: Inngående faktura på papir i posten Ble sendt landet rundt til attestasjonsansvarlige for godkjenning Manuell inntasting i økonomisystemet NÅSITUASJON: Scanning og utsending på flyt for attestering Kun elektronisk behandling Elektronisk arkiv E-faktura (siden 2012) Basware valgt leverandør (2011) PROBLEM: Ressurskrevende Dyrt og tidkrevende Fakturaer ble «borte» Dårlig oversikt Mange purringer Osv..
Behandling av inngående faktura - 2 Varekjøp til produksjonen VISJON Behandle en faktura «uberørt av menneskehender» Inn som e-faktura Automatisk sjekk mot ordre/lager
Utfordringer i fakturabehandlingen Økt mengde fakturaer som mottas i mail på pdf: Må skrives ut og deretter scannes Er mer tungvint enn fakturaer på papir E-faktura setter store krav til presis informasjon Må settes opp og testes mot hver enkelt leverandør Mange ordrer på samme faktura skaper problemer Elma-registeret for e-fakturaadresser ikke tilpasset vår organisasjonsstruktur - Én e-fakturaadresse (ett juridisk selskap; Glamox AS) - 6 selskapsenheter (2 fabrikker, 3 salgsenheter, 1 morselskap) - Krever tilpasning å få fakturaen inn i riktig selskapsenhet Problemene gir dårlig progresjon i overgang til e-faktura
Antall inngående e-faktura pr år Startet med Basware i 2012 50 000 Antall faktura pr år Antall faktura 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 Scannede faktura E-faktura - 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Digitalisering av regnskapsfunksjonen Glamox AS Administrative prosesser System Oppstart Tidregistrering Astrow fra Time Recorder 2016 Telefonsystem Skype 2015 Sykefraværsoppfølging Hressurs fra Infotjenester 2014 Ferie og permisjoner Hressurs fra Infotjenester 2014 Personal- og lederhåndbok Hressurs fra Infotjenester 2014 Reiseregninger Huldtog Lillevik Reise/ Trip & Expense(Aditro) 2000
Viktige momenter ved digitalisering Oppsummering Må erkjenne behovet for endring Definere prosjektansvarlige/prosjektgruppe Involvere og motivere ansatte Vurdere leverandør/samarbeidspartner nøye (sjekk referanser!) Må være genuint interessert i kundens behov Ha kompetanse Må respondere Ha kontroll på kostnadene Ting tar tid Trekke med ansatte som berøres på et tidlig tidspunkt Ikke ta for lett på involvering og opplæring av brukere