Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2010/495-2 Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Brannvern og samfunnssikkerhet i Midtre Namdal samkommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre Administrasjonssjefens innstilling 1. Det vedtas å utvikle en helhetlig beredskapsmodell for kommunene i Midtre Namdal samkommune etter anbefalinger i utredning fra arbeidsutvalget. Det opprettes en 100% prosjektstilling direkte underlagt administrasjonssjefen som regional beredskapskoordinator for en 4 års periode. Det tas forbehold om ekstern finansiering. I prosjektperioden skal det utarbeides en samlet sektorovergripende ROS-analyse for kommunene i MNS. Administrasjonssjefen bes utarbeide mandat for utviklingsprosjektet og stillingsbeskrivelse i tråd med innstilling fra arbeidsutvalget. 2. Det vedtas å anbefale opprettelse av en felles brann- og redningstjeneste for kommunene Overhalla, Namdalseid, Fosnes og Namsos organisert i Midtre Namdal samkommune med virking i fra 01.01.11. Forberedelse for implementering av nyordningen startes umiddelbart. Det søkes om ekstern finansiering av oppstartskostnaden. Det gjennomføres en utredning om ny felles brann- og redningstjeneste i MNS til godkjenning i direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Sak om ny brannvernordning med en økonomisk konsekvensanalyse og med forslag til ansvars- og myndighetsoverføring fra kommunene til samkommunen legges samlet fram til behandling i kommunestyrene. Kostnadene til ny brann og redningstjeneste fordeles mellom kommunene med at 5 % av budsjettet fordeles mellom kommunene med 4 like deler og 95 % av budsjettet fordeles relativt etter andelen av samlet budsjett for kommunenes brann- og redningstjeneste for basisåret 2010.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I 18.01.2010 Innstilling fra prosjektgruppen brannberedskap og samfunnssikkerhet MNS S 21.01.2010 Brannvern og samfunnssikkerhet i Midtre Namdal samkommune Trond Stenvik Saksopplysninger Midtre Namdal regionråd behandlet i sak PS 8/09 i møte 14.04.09 mandat og framgangsmåte for utredning av forslag til helhetlig samfunnssikkerhetsfunksjon i MNR. Følgende vedtak ble fattet: 1. For å styrke arbeidet med beredskap og samfunnssikkerhet i Midtre Namdal nedsettes en arbeidsgruppe for å klargjøre felles utfordringer og utrede forslag til en felles løsning som kan innlemmes i samkommuneforsøket. Forslaget skal omfatte en samkommunal løsning for brann- og redningstjenesten som kjerne, organisert som fagenhet i samkommunen med regionstyret som styreorgan. Forslaget skal videre omfatte en felles kompetanseressurs som kan bistå kommunene i deres arbeid med andre viktige beredskapsfunksjoner og som kan bidra til samordning. 2. Arbeidsgruppen skal utrede følgende problemstillinger: Felles utfordringer og krav til kommunene innenfor beredskap og samfunnssikkerhet, herunder status mht. kompetanse og rutiner for samordning i forhold til andre viktige instanser. Etablering av en felles fagressurs med ansvar for samordnet beredskapsplanlegging ifht. kommunene og regionale aktører. Det bør foretas en prioritering av oppgaver og funksjoner som kan være viktig å samordne. Fordeling av oppgaver og ansvar mellom de involverte aktører bør klargjøres. Mulige organsiasjonsløsninger og erfaringer fra andre deler av landet bør innhentes. En felles brann- og redningstjeneste for Namsos, Overhalla, Fosnes og Namdalseid, organisert som del av samkommunen. Tidligere utredning av felles brann- og redningstjeneste i MNR oppdateres med hensyn til dimensjoneringsbehov, organisering og kostnader. Mulige konsekvenser for samhandling med andre interkommunale ordninger avklares (110-sentralen i namsos og IUA for Namdalen). Mulige fordeler og ulemper med en samkommunal styringsordning sett i forhold til interkommunalt selskap bør drøftes. Mulighet for kjøp og salg av tjenester til andre kommuner bør også utredes. Forslag til en konkret oppstartsløsning der det etableres en felles brann- og redningstjeneste og en felles kompetanseressurs på beredskapsplanlegging fra 1.1.2010. med plan for gjennomføring og etablering. Det skal bl.a. legges vekt på kostnadseffektive løsninger, muligheter for spesialisering og stordriftsfordeler. 3. Arbeidsgruppen bør starte sitt arbeid så snart praktisk mulig og arbeidet bør sluttføres innen 1.oktober 2009. 4. Arbeidsgruppen sammensettes på følgende måte:
1 representant fra regionstyret: Steinar Lyngstad 1 representant fra rådmannsgruppen: Trond Stenvik 4 representanter fra brann- og redningsvesenet, 1 fra hver kommunene 1 beredskapskoordinator fra kommunene oppnevnt av rådmannsgruppen Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og DSB inviteres til å bidra med fagkompetanse, evt ved deltagelse med representanter i arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen organiserer selv sitt arbeid herunder evt underutvalg for oppdatering av tidligere brannutredning og utredning av evt andre særskilte problemstillinger 5. Rådmannsgruppen etablerer nødvendig sekretærressurs for utredningsarbeidet. 6. Eksterne utgifter med utredningen forutsettes finansiert fra Fylkesmannen i Nord- Trøndelag og/eller DSB. Oppgaven er utført og arbeidsgruppens konklusjoner oppsummeres i vedlegg 1 til saksutredningen. Arbeidsgruppen har valgt å dele utredningen i to, helhetlig beredskapsarbeid og felles brann- og redningstjeneste. Delrapportene følger med saksutredningen. Helhetlig beredskapsarbeid Oppsummering av arbeidsgruppens anbefalinger: Arbeidsgruppen mener det bør opprettes en regional beredskapskoordinator i 100 prosent stilling knyttet opp mot samkommunens ledelse. Arbeidsgruppen anser stillingen som samkommunal beredskapskoordinator som første skritt i en fireårig satsing på beredskap og samfunnssikkerhet i Midtre Namdal. Satsingen anses som en kritisk forutsetning for å komme videre med en bred og helhetlig tilnærming til de beredskapsfaglige utfordringer som kommunene står overfor. Det forutsettes på denne bakgrunn ekstern finansiering av den planlagte stillingen. Arbeidsgruppen mener det ligger til rette for utvikling av en helhetlig beredskapsmodell for kommunene gjennom kompetanseoppbygging og regional samordning som del av samkommunen. Regional beredskapskoordinator vil inngå i et tverrsektorielt fagmiljø, dels gjennom sin kontakt mot fagpersonell i samkommunen innenfor helse, sosialtjeneste, IKT og evt. brann og redning, dels gjennom sin kontakt mot beredskapskoordinatorene og øvrig fagpersonell i kommunene. Regional beredskapskoordinator bør ha et sektorovergripende mandat med ansvar for samordning og støtte til både kommunale og samkommunale funksjoner. Koordinator skal være ansvarlig for utvikling og av gode ROS-rutiner i den samlede kommunale og samkommunale virksomhet. Regional beredskapskoordinator vil være en ressurs i løpende dialog om beredskapsfaglige utviklingstiltak som vil være nødvendig for å bygge opp en mer helhetlig regional samfunnssikkerhetsfunksjon styrt av kommunene. Arbeidsgruppen mener regional beredskapskoordinator bør ha hovedansvar for gjennomføring av overordnet ROS i samarbeid med beredskapskoordinatorene i kommunene. Arbeidet med en sektorovergripende ROS for de fire deltakerkommunene bør startes opp i 2010, så snart regional beredskapskoordinator er på plass. Regional beredskapskoordinator bør også ha ansvar for å initiere samarbeid om beredskap og samfunnssikkerhet på andre områder som er påpekt som viktige i den fremlagte delrapporten. Det framheves som særlig viktig at koordinatoren bidrar til gode beredskapsrutiner i den løpende kommuneplanleggingen. Regional beredskapskoordinator bør også tillegges oppgaver i forbindelse med kommunenes dialog med regionale beredskapsinstanser, herunder samordning mot tilsynsmyndigheter og ulike faginstanser.
Oppbygging av en generell samkommunal beredskapskompetanse vil være lettere å gjennomføre dersom brann- og redningstjenesten innlemmes som del av samkommunen, men vurderes ikke å være en avgjørende forutsetning. De føringer som her er påpekt bør danne grunnlag for utlysning av stilling som regional beredskapskoordinator inkl. stillingsinstruks. Arbeidsgruppen tilrår at rådmannsgruppen konfereres og at administrasjonen i samkommunene utarbeider et saksframlegg for snarlig behandling i samkommunestyret. Arbeidsgruppen ser for seg en tidsplan som følger: Dialog med Fylkesmannen og DSB med sikte på tilsagn om ekstern finansiering av regional beredskapskoordinator, samt utarbeidelse av saksframlegg i løpet av januar 2010. Behandling i samkommunen 5. februar. Deretter behandling i kommunestyrene før utlysing og tilsetting i løpet av 1. halvår 2010. Oppstart av arbeid med overordnet ROS i 2.halvår 2010. Felles brann og redningstjeneste. Arbeidsgruppen har bedt brannsjefene i de 4 kommunene om å utarbeide en rapport om felles brann og redningstjeneste i MNS. Et foreløpig utkast ble behandlet i arbeidsgruppens møte 04.12.09 og brannsjefene ble bedt om å gjøre noen justeringer. Endelig rapport datert 12.01.10 følger vedlagt saksutredningen. Brannsjefene går inn for at det opprettes en felles tjeneste og at alt ansvar etter brannvernlovgivningen overføres samkommunen. Det anslås i utredningen at merkostnaden med en felles tjeneste på kort sikt vil være ca. 1,7 mill. pr år. På sikt mener brannsjefene at en felles tjeneste vil kunne driftes mer kostnadseffektivt enn 4 mindre. Et felles brann- og redningsvesen vil i følge delrapporten medføre en rekke faglige og kvalitetsmessige fordeler. Arbeidsgruppen konkluderer med å anbefale at det opprettes en felles brann- og redningstjeneste i Midtre Namdal samkommune. Fordelene og ulempene med felles ordning oppsummeres på s 4 og 5 i rapporten. Pga av usikkerhetene med kostnadene med en ny tjeneste anbefales det at det i første omgang gjøres en prinsippvedtak om felles tjeneste og at det så gjennomføres en ROSanalyse som grunnlag for endelig dimensjonering og kostnadsfordeling. Vurdering Helhetlig beredskapsarbeid Arbeidsgruppens innstilling ble behandlet i rådmannsforumet i møte 18.01.10. Kommunene stilles overfor nye utfordringer som følge av nye krav til beredskap og ROS-analyser. Rådmannsforumet deler i hovedsak arbeidsgruppens vurderinger og konklusjoner og går inn for at ansvaret for regional samordning av en helhetlig beredskapsopprettelse legges til samkommunen og løses gjennom opprettelse av en 4-årig prosjektstilling som regional beredskapskoordinator i 100% stilling. Det betinges ekstern finansiering til stillingen. Mandat og stillingsbeskrivelse utarbeides etter anbefalingene i arbeidsgruppens anbefalinger. Felles brann- og redningstjeneste Forslaget til felles brann og redningstjeneste ble behandlet i rådmannsgruppen i møte 18.01.10. Det er enighet om at et felles brann- og redningsvesen vil medføre en rekke faglige og kvalitetsmessige fordeler med økt profesjonalisering, større fokus på forebyggende tiltak og en styrket samlet beredskap i regionen. Med skjerpede krav til kommunene på området må det forventes at en samlet tjeneste på sikt må kunne drives mer kostnadseffektivt enn den ordningen vi har i regionen i dag.
Det beskrives en kostnadsøkning på kort sikt anslått til ca. 1,7 mill kroner. Brannsjefen i Namsos er bedt om å konkretisere denne utgiftsveksten, og det kommer da fram følgende: Pos. Beskrivelse Beregning Sum 1 Lokale særavtaler for deltidsmannskaper. Gjelder harmonisering av lønnsavtaler for 79 personer. (Usikker, kan bli større) RS 350 000 2 Interne informasjonsmøter, utarbeidelse av like felles rutiner, tiltak for etablering og utvikling av organisasjonskultur og arbeidsmiljø, ekstra øvelser for å styrke samhandlingen, kompetansekartlegging og revisjon av opplæringsplan RS 500 000 3 Kombinertstilling i Namsos (65% tilsyn og samtidig beredskap) splittes, og 65% av 100% tilsynsstilling må finansieres. 290 000 4 Overbefalsvakt som dekker hele samarbeidsregionen medfører behov for vaktbil. Leasing uniformert bil og øvrige driftskostnader. RS 100 000 5 1 stilling i stab (100%) med arbeidsfelt plan, ROS, intern informasjon og driftsoppgaver. Lønn inkl. sosiale kostnader 480 000 Øvrige driftsmidler til stillingen RS 50 000 Finansieres med andel av samarbeidsordn. -100 000 1 670 000 Pos. 2 Omstillingsmidler bør søkes på kroner 500.000 likelydende for 2 år. Om oppstart beregnes 01.01.2011 vil det påløpe oppstartskostnader fra medio 2010. Det antas at det er god mulighet til å få eksternt finansiert oppstartskostnaden inkl. kostnader knyttet til ROS-analysen. Det søkes å finansiere inntil kr 500.000 pr år eksternt i implementeringsfasen. Anslått netto økning som vil belaste kommunebudsjettene vil dermed bli ca kr 1.170.000. Med den foreslåtte løsning om et vedtak nå for å utrede ny brannvernordning, vil en på kort sikt opprettholde de 4 brannordningene som i dag. Det betyr at det er kostnadene knyttet til harmonisering av avtaler ikke må finansieres på kort sikt. Det må da gjennomføres en
utredning av ny brannordning for godkjenning i direktoratet for brann og sikkerhet. Samkommunestyret og det enkelte kommunestyret vil på det grunnlaget kunne drøfte dimensjonering og også ev justering av kostnadsfordelingsmodell om det fremkommer åpenbare skjevheter med foreslåtte ordning. Kostnadsfordeling er spesielt komplisert i denne saken. Det fremgår også av utredningene der ingen kostnadsfordeling entydig anbefaling gis. Det at det signaliseres kostnadsøkning, gjør selvfølgelig saken ekstra vanskelig for de kommunene som får størst prosentvis økning med de forskjellige modellene. Det er signalisert fra Namsos og Namdalseid at det vil være behov for økninger i resursbruken til brann- og redningsvesen i de nærmeste årene. Det er ulike krav til brannordningen basert på likheter mellom kommunene. Dermed er det ikke rimelig å fordele denne tjenesten med basis i antallet innbyggere. Namsos har ekstra krav til vaktberedskap pga. at det er tettsted over 8000 innbyggere, Namdalseid må ha to stasjoner pga av geografien, Fosnes har spesielle krav pga. deling av kommunen mellom øy og fastland, mens Overhalla i denne sammenheng er relativt kompakt uten for store befolkningskonsentrasjoner. Utgangspunktet er at alle 4 kommuner har en godkjent ordning pr i dag. Dermed kan vi si at budsjettet (ev regnskapet) vil kunne være et godt uttrykk for disse ulikehetene i krav til brannordning og vil kunne være et utgangspunkt for fordeling av kostnad. Fordelen med en slik ordning er også at vi får et fast utgangspunkt og slipper å justere fordelingen mellom kommune hvert år etter befolkningsutvikling. Rådmannsgruppen vil derfor foreslå at det i dette tilfelle legges budsjett 2010 til grunn en fordeling. Det betyr at det foreslås at kostnadene fordeles med kun 5% fast og resten etter fordeling av budsjett 2010. Om det kommer fram urimelige konsekvenser i fordelingsnøkkelen som følge av foreslått ny felles brannvernordning, vil denne fordelingen kunne justeres i forbindelse med behandling av brannvernordningen. Med et regneeksempel med økt kostnad med 1, 17 mill kroner vil denne modellen bety følgende fordeling mellom kommunene: Fordeling kostnader felles brann- og redningsvesen Fordelingsnøkkel 5 % fast, 95% etter B2010. Økning i kostnader 1,17 mill Kommune R 2008 B2010 Fordeling. Endr fra B2010 Fordeling i % Fosnes 1 116 480 1 124 000 1 345 928 221 928 8,9 Namdalseid 1 034 236 1 230 000 1 455 117 225 117 9,7 Namsos 8 873 044 9 978 000 10 466 301 488 301 69,5 Overhalla 1 762 709 1 547 000 1 781 654 234 654 11,8 Sum 12 786 469 13 879 000 15 049 000 1 170 000 100,0 Forslaget betinger at kommunene overfører myndighet etter brannlovgivning til samkommunen. Det er en del arbeid som skal gjøres før implementering kan skje. Bl.a. må lederstillinger besettes og nødvendig formaliteter på plass. Å få startet ROS analysen så raskt som mulig vil også ønskelig. Utredningene beskriver muligheter for ekstern finansiering til dette arbeidet. Forslaget til implementering av ny brann- og redningstjeneste er presentert for tillitsvalgte som ikke har innvendinger mot fremgangsmåten.