1 Indirekte kostnader og egeninnsats for EU-prosjekter Nye rutiner for 2013 og endringer i Maconomy Nettverksmøte prosjektøkonomer, 28.02.2013 Per Inge Andresen
2 Agenda Hvilke økonomiske størrelser gjelder dette? Automatisering Prinsipper Nye felter i Maconomy Krav til registrering av nye prosjekter Verdier for eksisterende prosjekter Overgang fra gammel til ny løsning Illustrasjon av økonomisk effekt Oppsummering
3 Hvilke økonomiske størrelser gjelder dette? Indirekte kostnader Brutto Egenandel Egeninnsats Egenfinansering av direkte kostnader
4 Automatisering Tidligere manuelle operasjoner blir nå automatisert Regnskapskvalitet Sikre konsistent beregning og bokføring Mer oppdatert regnskap Muliggjør hyppigere bokføring Bokføring 2 ganger pr. periode (måned) Samme som for indirekte kostnader for andre prosjekter
5 Prinsipper Bruttoprinsipp Bokføre alle kostnader på bruttobasis fullt ut Bokføre både ekstern finansiering og egenfinansering fullt ut Sammenholde 2 beregninger for brutto indirekte kostnader Sats og beregningsgrunnlag definert av EU NTNUs sats og beregningsgrunnlag Brutto indirekte kostnader = Den av de to beregningene som normalt vil gi størst beløp
6 Nye felter i Maconomy Beregningsgrunnlag for indirekte kostnader Hvilke typer kostnader som inngår EUs grunnlag To mulige verdier: a) «Alle direkte kostnader» (unntatt subcontracting/tjenestekjøp) b) «Personalkostnader» EU-sats indirekte kostnader Den sats som EU har definert for beregning av indirekte kostnader Skal legges inn som tall, uten prosenttegn. Desimaler tillatt. Finansieringsgrad Den andel av gyldige kostnader som EU skal kunne finansiere Skal legges inn som tall, uten prosenttegn. Desimaler tillatt. Ofte lik EUs maks-/standard sats, men kan være lavere!
7 Endret vindu - Prosjektdata 2 (foreløpig demo)
8 Hoved- og delprosjekter Hovedprosjekt Hovedprosjektet er kun til føring av inntekt Det skal ikke budsjetteres eller regnskapsføres kostnader på hovedprosjektet Registrér samme verdier i de nye feltene for hovedprosjektet som for de underliggende delprosjektene Hvis delprosjekter med ulike verdier, bruk den laveste av disse på hovedprosjektet Delprosjekter Korrekt verdi for hvert felt må vurderes for hvert delprosjekt Eget delprosjekt for sentrale incentivmidler Indirekte kostnader: 0% Finansieringsgrad: 100% (finansiert av incentivmidler)
9 Krav til registrering av nye prosjekter Alle de nye feltene må fylles ut for alle nye EUprosjekter Feltene blir skrivebeskyttet når prosjektet er godkjent sentralt
10 Verdier for eksisterende prosjekter De nye feltene må fylles ut for alle prosjekter som ikke er avsluttet! Utkast til verdier for eksisterende prosjekter er utarbeidet Alle prosjektøkonomer/lp er som har EU-prosjekter bør kontrollere utkastet til verdier for sine prosjekter Korrigerte verdier for aktive prosjekter må sendes inn senest mandag 4.mars kl. 10:00, til: Per.Andresen@ntnu.no
11 Metode og grunnlag for utkast til verdier for aktive prosjekter Grunnlag: Data registrert for hvert delprosjekt i Maconomy Beregningsgrunnlag for indirekte kostnader a) Hvis prislinje for «EU-grunnlag»: «Alle direkte kostnader» b) Hvis ingen prislinje for «EU-grunnlag», men for «dirlønn»: «Personalkostnader» c) Ellers:? (spørsmålstegn) EU-sats indirekte kostnader Registrert avanse i Maconomy Finansieringsgrad Andel av budsjett for gyldige kostnader som ikke er dekket av egeninnsats
12 Overgang fra gammel til ny løsning Tidligere metode: 1 måneds etterslep på beregningsgrunnlag for indirekte kostnader f.eks. bokføring i april var beregnet basert på påløpte kostnader i mars Ny metode: Fortløpende beregning av indirekte kostnader i samme måned som påløpt grunnlag Konsekvens: Indirekte kostnader for 13 måneder i 2013 Første bokføring i 2013: Bokføres i februar Gjelder både januar og februar
13 Økonomisk effekt - eksempel Grunnlagsdata Sum direkte kostnader 1 000 000 Andel personalkostnader av direkte kostnader 60 % NTNUs ordinære sats for indirekte av direkte kostnader 40 % personalkostnader Selv med like direkte kostnader, kan totalkostnadene bli ulike, avhengig av type EU-prosjekt Konsekvens av ulike indirekte kostnader
14 Illustrasjon av økonomisk effekt
15 Oppsummering Konsekvent bruk av bruttoprinsipp Brutto indirekte kostnader er den beregning som gir størst beløp: a) EU-beregning b) NTNU-beregning Bokføring 2 ganger pr. mnd.: Indirekte kostnader Egeninnsats Korrigerte verdier for aktive prosjekter må sendes inn senest mandag 4.mars kl. 10:00, til: Per.Andresen@ntnu.no