AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET Sak 43/13 Statusrapportering styringsdokument og foretaksprotokoll 2.tertial 2013 Saksbeh: Vigdis Skjerve Haarberg Saksmappe: 2013/462 Dato: 26.09.13 Forslag til vedtak: 1. Styret tar rapportering av status pr 2. tertial på måloppnåelse knyttet til styringsdokument 2013 og foretaksprotokoll av 14.01.2013 til orientering. 2. Styret tar administrerende direktørs vurderinger av risikoområder til etterretning og ber om at områdene med kritisk og høy risiko blir fulgt opp med korrigerende tiltak, slik at mål kan nåes og oppgaver blir løst. Stjørdal, 19. september 2013 Håkon Gammelsæter Adm.dir.
SAKSUTREDNING: Sak 35/13 Statusrapportering styringsdokument og foretaksprotokoll 2. tertial 2013 VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken: Vedlegg 1: Risikovurdering og tiltaksrapportering 2. tertial 2013 Bakgrunn I styresak 13/2013 ble styret orientert om hvordan administrerende direktør vil følge opp eiers samlede styringskrav. Med eiers samlede styringskrav menes her mål og krav framsatt i styringsdokument fra RHF til foretaket, samt i Foretaksprotokollen. Gjennom statusrapporter og 1. tertial rapport er styret for Ambulanse Midt-Norge HF orientert om status i forhold til hovedelementer i styringsdokument og foretaksprotokoll. Faktiske opplysninger og drøfting Styringsdokumentet 2013 og foretaksprotokollen av 14.02.2013 består av 48 oppgaver det skal rapporteres på i tillegg til 3 styringsparameter. Målsettinger og oppgaver er risikovurdert etter en mal fra Helse Midt-Norge RHF. For 1. tertial var kravet at tiltak knyttet til oppgavene skulle være registret i matrisen, mens det for 2. tertial skal rapporteres hvorvidt tiltakene fører til måloppnåelse og alternativt hvilke nye tiltak som iverksettes. Alle oppgaver er lagt inn, vurdert og ansvarliggjort i Helse Midt-Norge RHF sitt verktøy for oppfølging av disse. Oppgavene vurderes ut fra sannsynlighet for og konsekvens av og ikke nå målet / løse oppgaven. For områder med kritisk risiko (rød) og høy/middels risiko (gul) kreves det at tiltak settes inn for å redusere risikoen og realisere mål/forventet resultat. Hensikten med å foreta en risikovurdering er å identifisere de mest kritiske områdene, de røde, for å kunne vurdere ressursbruk for å påvirke utviklingen slik at sannsynligheten for måloppnåelse og innfrielse av krav, øker. I styresak 13/2013 ble det redegjort for status 1. tertial. Etter 2. tertial er det følgende status på mål og oppgaver: Antall mål og oppgaver Kritisk risiko (rød) 1. tertial:4 2. tertial:4 Høy/moderat risiko (gul) 1. tertial:30 2. tertial:28 Lav risiko (grønn) 1. tertial:14 2. tertial:16
Status pr 2. tertial 2013 Vedlegg 1 viser oversikt over antall oppgaver i styringsdokument og foretaksprotokoll vurdert som kritisk risiko, høy/moderat risiko og lav risiko, samt underveisrapporteringen på hver oppgave. Følgende oppgaver var pr 1. tertial er definert med rød risiko. Pr 2. tertial er de fortsatt vurdert med rød risiko: FP 4.01.1 Resultatkrav for 2013 Ambulanse Midt-Norge HF skal gå i balanse i 2013 og sikre at den samlede ressursbruken til drift og investeringer og bruk av driftskreditter holdes innenfor vedtatte rammer og resultatkrav 2013 er Ambulanse Midt-Norge HF s første driftsår og mangel på erfaringstall er en utfordring. Pr. mars er det akkumulerte underskuddet på 25 MNOK, et resultatavvik på -18,4 MNOK. Avvik i forhold til budsjett skyldes i hovedsak økte pensjonskostnader, lønnskostnader (spesielt overtid) og et utfordringsbilde på 15 MNK fra budsjettprosessen i 2012. I tillegg er det kostnader som gjelder oppstart og derved ikke avspeiler ordinær drift. Prognose for 2013 og en redegjørelse for oppstartskostnader vil bli framlagt i forbindelse med rapportering for 1. tertial. Det er fokus på kostnadskontroll i alle ledd i tillegg til at det er satt i gang tiltak for å få ned overtid. I henhold til krav fra styret, forskyves alle kostnadsutløsende tiltak så langt som mulig til siste del av 2013 inntil risikobildet er redusert. 2. tertial: Resultatet pr 31.8 viser et akk. underskudd på 37 mill. Vi har fortsatt store utfordringer knyttet til overtid. Overtidsutbetalinger og ekstrahjelp pr 31.8 utgjør 41 mill. Det er satt inn mange tiltak for å få redusert lønnskostnadene. Til tross for økt årlig ramme på 50 mill, så viser erfaringstall for de 8 første måneder at AMN ikke ser noen mulighet til å komme i mål med et resultat i balanse i 2013. Det er fokus på kostnadskontroll i alle ledd. FP 4.01.2 Endringer i driftskredittrammen 2013 Foretaksmøtet la til grunn at Ambulanse Midt-Norge HF skal holde seg innenfor en driftskredittramme på 50 mill. kroner pr. 31. desember 2013. Likviditet må ses i sammenheng med FP 4.01.01. Revidert likviditetsprognose/kontantstrøm for 2013 vil bli rapportert i forbindelse med rapportering av 1. tertial Likviditetsprognose for 2013 viser at det kan være utfordrende for AMN å holde seg innenfor driftskredittrammen pr 31.12.2013.
FP 5.04.7 Oppfølging av arbeidsmiljøloven Foretaksmøtet ba spesielt om at helseforetaket fortsetter det positive arbeidet som er igangsatt med å redusere avvik fra arbeidstidsbestemmelsene. AMN registrerer all arbeidstid og evt. avvik på arbeidstidsbestemmelser. Pga. utfordringer fra leverandør av vårt IKT-system har vi foreløpig ikke fått ut data på evt. brudd på arbeidstidsbestemmelser foreløpig. Ved planlegging og godkjenning av turnuser har sikring av at hviletidsbestemmelser og øvrige arbeidstidsbestemmelser overholdes veiet tungt. På grunn av mangel på vikarer er det imidlertid stor bekymring for arbeidsbelastningen på personell på enkelte stasjoner i foretaket. Det jobbes intensivt med å redusere antall brudd på overtidsbestemmelser i AMN. Det har vært spesiell fokus på å redusere overtidsbruken, da mangel på kvalifisert personell har gjort spesielt ferieavvikling utfordrende. Lokalt på hver enhet er det gitt opplæring i å hente ut oppdaterte tall, samt fokus på avtaler i tilfeller der man overstiger maksgrenser. For øvrig er det jobbet med bevisstgjøring ift. ressursstyring og fordeling av arbeidsbelastning. Det rapporteres foreløpig ikke på dette området, da det har vært utfordringer i å håndtere dette i systemet da overtatte turnuser har vært basert på ulike avtaler om arbeidstid (overført avtaleverk ihht. virksomhetsoverdragelse). Det er også utfordringer i å gi tilstrekkelig opplæring av ledere ift. riktig bruk av ressursstyringssystem. I august ble sentral avtale om arbeidstid forhandlet fram og vil legge grunnlag for bemanningsplanlegging framover. På bakgrunn av dette ligger forholdene bedre til rette for å kunne legge inn riktige konstanter i systemet og dermed få ut sammenlignbare data på aggregert nivå. Det vil ta noe tid å få lagt dette inn i systemet, samt kvalitetssikre registrering og datafangst. FP 5.07 Internkontroll, risikostyring og krav til forbedring av det pasientadministrative arbeidet Foretaksmøtet forutsatte at det elektroniske systemet for melding om uønskede hendelser er på plass innen 1. juli 2013. Systemet skal være integrert i foretakets avvikssystem. Kunnskapssenteret skal både kunne motta meldinger og gi tilbakemeldinger i systemet. Elektronisk system vil ikke implementeres før tidligst i 4. kvartal. Vi er i dialog med programansvarlig HEMIT. Årsak er primært kapasitet. Vi legger til grunn papirbaserte rutiner, og har startet arbeidet med å etablere en tydeligere rapporterings- og sikkerhetskultur. Vi har notert oss at EQS foreløpig ikke støtter eksport av 3.3... Vi har behov for løsning der vi kan samarbeide med andre HF om saksbehandling/analyse og rapportering av hendelser, i det en vesentlig del av avvik antas å være knyttet til samhandling/grensesnitt. EQS-funksjonalitetsmangler tatt opp i fagdirektørmøte. Innføring prosjektorganisert. Det er ikke identifisert nye røde områder pr 2. tertial.
Drøfting Administrerende direktør ser det som viktig at Ambulanse Midt-Norge HF har risikovurdert mål, styringsparametre og oppgaver i styringsdokument /foretaksprotokoll og at det blir satt krav om at det settes inn korrigerende tiltak for å redusere risikoen på de områder måloppnåelse har alvorlige konsekvenser. Ved utgangen av 2. tertial er status 33,37% (16) av oppgavene vurdert til å ha lav risiko (grønn), 58,33% (28) av oppgavene høy/moderat risiko (gul) og 8,30% (4) av oppgavene høy risiko (rød). Oppgaver vurdert med moderat og høy risiko følges særskilt opp og tiltak settes inn for å redusere risikoen og øke sannsynligheten for å nå målene og løse oppgavene.