Kontrolluilalget i Flå kommune

Kontrolluilalget i Flå kommune MøTERPROTOKOLL Møte dato/tid Mandag 30. januar 2017, kl. 09.00-12.00 Møtested MØterom «Reinsjøfjell», Vekthuset Flå Med lem m e råa ra med lem me r Leder Ole Kr. Grimeli, tilstede imøtet Medlemmer: Marit Pettersborg, Trond Skontorp Varamedl: BjØrn Ole Pettersborg, Per Aas Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Behandlet saker Anders Olav Frydenlund, Anna B. Kollhus Revisjonssjef Åge Sandsengen ( Komm unerevisjon I KS), Rådmann Odd EeilStavn Hanne Heen Wengen ol.{,3l2o17 SAKSKART SAKERTIL BEHANDLING ou20l7 Sykefravær - status og tiltak 0212017 Anskaffelser og a nskaffelsesruti ner ælzad Kostnader konsulenter/innleid personale lnnkallingen os sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse, Protokoll fra møte 07.09.2016 os fellesmøte 20.10.2016: Protokoll fra møtet 07.09.2016 og fellesmøte 20.10.2016 ble formelt godkjent og signert. Orientering fra ordfører: Orientering fra ordfører utgikk da ordfører ikke hadde anledning til å delta i møtet. Orientering fra rådmann: Møtet ble enstemmig vedtott lukket, under rådmonnens orientering, med hjemmel i koml. 31, jf. offl 24. Rådmannen orienterte om et spenstig budsjett for 2017 med flere store investeringer, som Flå stadion, boliger og skole i 2018. Det jobbes med Turufjell-utbyggingen og en områderegulering. Det skal vaere Planforum i februar og man vil da vite mer nøyaktig hvor langt man har kommet i prosessen. Turufjell ligger slik til at området vil få et lokalt renseanlegg. Det har kommet en innsigelse mot utbyggingen vedr. gyldigheten av kommuneplanarealdelen, hvor det pekes på at konsekvensutredningen ikke har vært god nok. Rådmann anser ikke dette som noe problem for utbyggingen, da det har blitt gjort grundig forarbeid med utredninger og vurderinger. Vedr. utbygging på tomten som deler eiendomsgrense med kirken, har det kommet protest fra biskopen på at bygget vil bli for dominerende. Kirken kom ikke med noen form for innsigelser når kommunedelplanen ble vedtatt. Det føres dialog med kirken og man vil se nærmere på evnt. løsninger på plassering av bygget. Rådmann anser at kirken har stor nok plass til å kunne utvide kirkegården til flere gravplasser. Kontrollutvalget tok rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedal E-post: ha n ne.we ngen @gol. kom mune. no - Firma e-post: ha n ne@ hwengen. no Org.nr:917 355 246 MVA

MøTERPROTOKOLT Drøft i ngs-/orienteri ngssa ker: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, under rådmonnens orientering i drøftings- og orienteringssoker, med hjemmel i koml. jl, jf. offl. 24. - Drøfting av bestilling i sak07l20t6 - Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. PP-tjenesten i Nedre Hallingdal I vedtaket, sak07/2016, heter det: «Revisjonen bes om å følge opp PPT-rapporten iforhold til kvalitet i skolen». Skolen i Flå kommune. Revisjonssjef Å. Sandsengen ønsker en drøfting rundt dette. Drøfting i møte: Rådmann orienterte om at det allerede er gjort mye i tråd med flere av forva ltn ingsrevisjonsra pporte ns pu nkter. Flå ligger høyt i antall elever som er i systemet til PPT, men ser man på antall timer brukt totalt ligger Flå greit an. Kontrollutvalget er opptatt av om det er elever som har kommet inn i PPT-systemet som har fått enkeltvedtak og spesialundervisning, men som kunne ha fått nødvendig hjelp og tilrettelagt undervisning av skolen uten å at eleven må henvises til PPT. Det er bred enighet i møtet om viktigheten av at rektor og lærer fanger opp elever som faller ut i ett eller flere fag, og gir de tilpasset undervisning og nødvendig hjelp for å hente inn eleven i faget. Revisjonssjefen påpeker at det ifølge forvaltningsrevisjonsrapporten skal være elever med en diagnose som skal henvises til PPT. Rådmann informerer om det foretas flere tester av eleven før eleven eventuelt blir henvist til PPT. Revisjonssjefen ønsker en oversikt over antall elever som har spesialundervisning - enkeltvedtak. K-utvalget ønsker å vite hvor skolen setter grensen for hvilke andre elever som henvises til PPT? Kontrollutvalget og revisjonen har flere spørsmål de ønsker svar på og for å diskutere om det er tiltak som kan gøres for å bedre kvaliteten på skolens praksis og tilrettelegging for elever som trenger ekstra hjelp. Kontrollutvalget og revisjonen ønsker åfølge opp dette i neste møte og anmoder rådmann å delta i møtet, og at rådmann inviterer med seg rektor og leder for PPT, - Brev av 10.01.2017 til Flå kommune om avslutning av forvaltningsrevisjon om branntilsyn og beredskap. Undersøkelsene er avsluttet med vedlagt brev. Rådmannen orienterer om hvordan brannberedskapen er lagt opp i Flå og at det fungerer bra med deltidsbrannvesen. Det har de siste to år ikke vært problemer med at det ikke kommer nok brannmannskaper til ved en utrykning. Kontrollutvalgssekretariatv/Hanne Heen Wengen, Tr6imsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: ha n ne.wengen @gol. kommune.no - Firma e-post: ha n ne@ hwengen. no Mobil:91 60 51 08

MøTERPROTOKOLT Det er heller et motsatt problem med at det kommer for stort antall mannskap på utrykninger, da alarmen går til alle. Dette medfører unødige kostnader. Brannvesen har også fått nye og flere oppgaver i og med at lensmannskontoret på Flå har blitt lagt ned. Brannvesen må i enkelte tilfeller rykke ut i påvente av at politiet kommer. Dette kan være oppgaver brannmannskapene ikke har grunnlag til å håndtere. Kommunen får ikke dekket kostnader for slike utrykninger. Det ligger en risiko i at det ikke stiller nok mannskaper ved en utrykning, noe rådmann skal ta videre til politisk nivå og informere om beredskapsordningen og risikobildet. Siste politiske vedtak på beredskapsnivå er i 1995. Kontrollutvalget tok rådmannens orientering, i drpftings-/og orienteringssakene, til etterretning. Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. PP-tjenesten i Nedre Hallingdal tas opp til ny drøftings' /orientering i neste møte. Dokumenter: Eventuell dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplysninger Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen, Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Kontrollutvalget ønsker å drøfte temaet og rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. Hvis sykefraværet er høyt innen f.eks. pleie- og omsorg eller barnehager over disse årene, ønskes det en vurdering av årsaken til dette og om det kan forebygges. Det ønskes også en redegjørelse for hvilke tiltak som: o typisk iverksettes overfor langtids-sykemeldte. o typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake ijobb/sjeldnere blir syke. Kan et tettere samarbeid med fastlege, med fokus på redusert bruk av sykemelding, kunne redusere kort- og langtidssykefravær i kommunen. Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravaer ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 94-3550 Hemsedal E-post: ha nne.wengen @qol. kommune. no - Firma e-post: ha nne@ hweneen. no Org.nr:917 355 246 MVA

it t' Kontrollutvalget i Flå kommune MøTERPROTOKOLL Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslae ti! vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering Behandlins i møte: Sykefraværet lå iflere år opp moll0%. Dette har administrasjonen arbeidet mye med og en rutine som er innført med gode resultater er samtaler mellom ansatt og nærmeste leder, Disse skal i utgangspunktet utføres 5 ganger årlig i opptil L time pr. gang' Dette må ikke forstås som medarbeidersamtaler hvor det ofte brukes skjemaer o.l og hvor samtalen i all hovedsak dreier seg om jobbrelaterte emner. I de innførte møtene mellom leder og ansatt kan den ansatte snakke om det han vil. I de 6 årlige samtalene skal leder og ansatt bli bedre kjent, og det skal være et fora hvor den ansatte kan snakke om eventuelle problemer og utfordringer både ijobb og privat. Problemer i livet fører ofte til at man ikke føler å strekke til på jobb, som i neste omgang kan føre til sykemeldinger, Samtalene har som hensikt å gi støtte til den ansatte og finne løsninger på evnt. problemer. Rådmann anser samtalene som et svært godt tiltak som har fungert godt i Flå kommune og forhindrer sykemeldinger. Talloversikt sykefravær totalt pr. år: 2074-5,7 % 2015-5,8% 2076-7,2% Flg. har størst sykefravær i 2076: Pleie- og omsorg 17,8% Barnehage 9,1 % Ledergruppa har tilnærmet ikke fravær. ' De høye tallene for 2016 forklares av rådmannen med at det i perioden før jul var et stort antall ansatte med influensa og andre typer epidemier. Vedtak: Enstemmig vedtas forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering SakOZ ZOLT Anskaffelser os anskaffelsesrutiner Dokumenter: Dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Kontrolluwalgssekretariatv/Hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 94-3560 Hemsedal E-post: ha nne.we ngen @qol. kommune. no - Firma e-postl ha n ne@ hwensen. no

KontrolluWalget i Flå kommune MøTERPROTOKOLT Saksopplvsninger: Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: o Anskaffelser under kr 100.000 o Anskaffelser mellom kr 100.000 og 500.000 o Anskaffelser over kr 500.000. Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr. 500.000, hvor lov og forskrift har detaljerte krav. Det anmodes om at rådmannen: 7. Redegjør for kommunens rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. 2. Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. 3. Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Behandline i møte: Rådmann orienterte kort om innkjøpssamarbeidet BTV (Buskerud-Telemark-Vestfold). Dette er et stort samarbeid som fungerer godt på noen områder, for eksempel kopipapir og leasingavtaler på bil. Men på andre områder går det dessverre ut over lokalt næringsliv, som ikke har mulighet til å konkurrere med store firmaer i sentrale strøk. Et eksempel er konsulenter - hvor det lokalt finnes dyktige konsulenter med god kjennskap til kommunen og regionen. Det er nært forestående at det ansettes en prosjektleder i kommunen, for en periode på 2 år, som i hovedsak skal ta seg av anbud og anskaffelser. Dette er et vanskelig område med mye regelverk og mange rammeavtaler, Det har vært mange søkere til stillingen - hvor alle er lokale. I kommunen er det utarbeidet sjekkliste for innkjøp og anskaffelser av varer og tjenester, samt en a nskaffelsesproto ko I l. Protokollen skal fylles ut for hvert innkjøp. Anskaffelsesprotokollen arkiveres i saksarkivet, Det skal i nær fremtid kjøres en ny runde i ledermøte på regelverk og rutiner i forbindelse med anskaffelser. Anskaffelsesrutiner, herunder sjekklisteskjema og anskaffelsesprotokoll skal igjennom en oppdatering og deretter legges lett tilgjengelig på kommunens intranett. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 94-3560 Hemsedal E-post: ha n ne.wengen @gol. kom mune. no - Firma e-post: ha n ne@ hwenqen. no Mobil:9160 5108

MøTERPROTOKOTL Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvolget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Rådmonn skol melde tilbøke til kontrollutvalget når onskoffelsesrutiner og tilhørende skjemaer er oppdotert i henhold til nytt regelverk. Dokumenter: Dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplvsninger: Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand, Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet, Forslae til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Behandline i møte: Rådmannen anser ikke konsulentbruken i Flå til å være mer enn hva som kan anses som normalt, sett ut ifra kommunens størrelse. ' Totalt for 2016 ble det kostnadsført kr. 320 000,- på konsulentbruk. Noen eks. på konsulentbruk 2015: Kr. 168 000,- på innleid feiing - disse kommer med stort mannskap og utfører jobben raskt. Kr. 230 000,- Asplan Viak - Distribusjon av vann Kr. 80 000,- (ca,) Momentum. Disse er innleid for å se på selvkostregnskapet. Hva skalvære selvkost Kr. 25 000,- SOS Brannconsult - i skole vedr. brannrutiner Rådmannen anser at kommunens bruk av konsulenter og innleid personale er hensiktsmessig og nødvendig. Vedtak: Enstemmig vedtas forslag til vedtak: Kontrollutvalget tor informasjonen fra rådmannen til orientering. Kontrolluwalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 94-3560 Hemsedal E-post: ha n ne.weneen @gol. kommu ne. no - Firma e-post: ha n ne@ hwengen. no Mobil: 9160 5108

MøTERPROTOKOTL Annet: - Neste møte: ForelØpig ikke fastsatt - Saker neste møte: o Drøftingssak - Forvaltningsrevisjonsrapport PPT. Spørsmål til rådmann o Juridisketvistesaker o Årsregnskap 2016 o Årsmelding KU - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer fikk utdelt skjema i møtet Flå, 06.02.2017 Ole Kr. Grimeli leder Marit Pettersborg medlem Trond Skontorp medlem Bjørn Ole Pettersborg varamedlem 7, rt fr." Per Aas voramedlem Møteprotokollen er sendt: ljtvalgsmedlemmer, Flå kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS Kontrollutvalgssekretariatv/Hanne Heen Wengen, Trøimwegen 9A - 3560 Hemsedal E-posf @ - Firma e-post: hanne(dhwengen.no Org.nr:917 356 245 MVA