Saksfremlegg Dato Saksbehandler Direkte telefon Vår referanse Arkivkode 19.05.11 Runar Nygård IKT og HR tjenester - Sykehuspartner Saksnr. Møtedato Styret ved Vestre Viken HF 045/2011 26.05.2011 Ingress I saken fremlegges en oversikt over IKT og HR tjenester som leveres fra Sykehuspartner til Vestre Viken HF. Styringsmessige, herunder økonomiske utfordringer belyses. Tiltak iverksatt for å bedre styring fremkommer. Forslag til vedtak 1. Styret for Vestre Viken HF tar saken til orientering, 2. Styret legger til grunn at administrerende direktør sikrer tilstrekkelige tiltak i driften for å møte de økonomiske utfordringer utover budsjett som følger av de leveranser som foretas i tråd med Service Level Agreementavtalene inngått med Sykehuspartner for 2011. Drammen, 19. mai 2011 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Vestre Viken HF Postadresse: Telefon: 32 86 11 00 www.vestreviken.no Beøskadresse: c/o Sykehuset Buskerud HF Telefaks: postmottak@sb-hf.no Grønland 32 B Drammen 3004 Drammen Org.nr.: 894 166 762 Bankgiro:
2 Innholdsfortegnelse Avsnitt Side Vedtak 1 Bakgrunn 3 Oppsummering 3 IKT- Langtidsplan 4 Tjenesteavtalene mellom Vestre Viken HF og Sykehuspartner 4 Utvikling i kostnader 2010 og 2011 6 Tiltak og styring i VV HF 7 Konklusjon 8
3 Bakgrunn I styresak 036/11 Status for DIPS fattet styret blant annet følgende vedtak: Styret ber om at det fremlegges egen sak så snart som mulig om avtale og prising av tjenester fra Sykehuspartner inklusiv kostnader og forbedring av funksjonalitet i EPJ. I denne styresaken fremkommer en overordnet oversikt over de samlede priser og tjenester som leveres fra SP. Det fremkommer også hvordan arbeidet er organisert og tiltak iverksatt for å sikre styring over de elementer som inngår i leveransen. Saken tar ikke for seg det spesifikke arbeidet med forbedring av funksjonalitet i EPJ. Dette vil fremmes som egen sak i juni. Oppsummering Sykehuspartner (SP) er organisert som en avdeling i Helse Sør-Øst RHF og har i dag driftsansvaret for IKT systemer i Vestre Viken HF (VV HF) samt drift av HR-systemet. SP er eneleverandør av tjenester innen IKT og HR til alle helseforetak i Helse Sør-Øst RHF samt det regionale helseforetaket. Tjenestene til VVHF reguleres via to serviceleveranseavtaler (SLA). En for IKT-tjenester og en for HR-tjenester. SLA ene er standardkontrakter hvor avtaleteksten er lik for alle Helseforetakene i regionen. Her beskrives i detalj hvilke tjenester som leveres, volumet og beredskapsnivået for disse. Prisnivået for tjenestene er like for alle helseforetakene. Det er SP som forhandler med tredjepartsleverandører av ulike tjenester og utstyr. Det er i avtalene ikke økonomiske sanksjoner mellom SP og oss som kunde, men det legges opp til at en skal finne løsninger sammen hvis tjenester ikke blir levert til avtalt kvalitet eller omfang. VV HF beslutter beredskapsnivået på tjenestene innenfor menyen som SP stiller til rådighet. Med beredskapsnivå menes hvor raskt en sak skal løses og om hvor lenge servicetilbudet skal være tilgjengelig hele døgnet alle dager i året. Dette definerer prisnivået på tjenesten. VV HF påvirker volumet av tjenester ved direkte bestilling. Samlet har VV HF budsjettert med kjøp fra SP i 2011 på 218 MNOK. Dette er en økning fra budsjett 2010 på 38 MNOK. Det foreligger i prognosen risiko for en økning på 17 MNOK. Måten avtalen er organisert på setter store krav til løpende oppfølging. VV HF eier risiko ved økonomisk avvik som følger av en eventuell mangel ved leveranser fra SP. Det er derfor arbeidet med å etablere en tett oppfølging for å sikre at SP sine leveranser blir foretatt i tråd med de forutsetninger som følger av standard SLA avtaler og vedlegg til disse. Tiltak som beskrives i saken er innrettet mot de forhold som VV HF kan styre og som kan gi effekter på kort sikt. Som det fremkommer i konklusjonen vil administrerende direktør etablere krav til tiltak i den samlede driften for å møte de risiki som følger av merkostnader utover årets budsjett.
4 IKT- Langtidsplan I styresak til styret for HSØ RHF 088 2010 er Langtidsplan IKT behandlet, og styret ber administrerende direktør med utgangspunkt i Langtidsplan IKT 2011-2014 gi helseforetakene i oppdrag å utvikle og styrebehandle områdevise IKT-planer. AD i VV HF vil fremlegge områdeplanen til behandling i styremøtet 27. juni 2011. Vesentlige forhold som påvirker det økonomiske langtidsbildet til foretaket fra vil innarbeides i Økonomisk Langtidsplan (ØLP) som fremlegges i styrets møte 6.juni 2011. IKT langtidsplan har i første versjon ikke vurdert de driftsmessige konsekvensene ved planlagte tjenestekjøp. Grunnlagsmaterialet for slike vurderinger har ikke vært tilstrekkelig. Fokus har derfor vært kvalitative gevinster ved investeringer. Manglende oversikt mellom investering og påfølgende driftskostnader er en utfordring i samband med å sikre en tilfredsstillende kontroll på IKT kostnadene totalt. Det regionale helseforetaket er premissgiver for en rekke av prosjektene som settes i gang og som medfører endring i driftskostnader påfølgende år. Det er vesentlig at Vestre Viken HF evner å balansere investeringsbehovene mellom regionale og lokale prioriteringer. Det er en betydelig økonomisk risiko knyttet til nødvendige investeringer i infrastruktur, kommunikasjonslinjer, databaseteknologi m.m. Det er sannsynlig at den relative andelen IKT området utgjør av Helseforetakets samlede driftskostnader vil øke i årene som kommer. Investeringene vil derfor sette krav til at effektivisering av kjernedriften finner sted. Dette krever tydelighet i kommunikasjon og langsiktig planlegging for å møte de økonomiske utfordringer som følger av en slik endring av kostnader. Tjenesteavtalene mellom Vestre Viken HF og Sykehuspartner Avtalenes formål er å bidra til konsernoptimale løsninger for IKT og HR -tjenester. Avtalen regulerer partenes forpliktelser og rettigheter i forbindelse med de tjenester som SP skal levere til VV HF. IKT-tjenestene skal leveres i henhold til detaljerte spesifikasjoner, sikkerhetskrav og krav til tjenestekvalitet som fremgår av avtalens kapitler om utstyr, programvare og tjenester. Sykehuspartner IKT plikter å sørge for dokumentasjon av oppnåelse av avtalte krav til tjenestekvalitet. Vestre Viken HF har etablert en samlet tjenesteavtale for alle lokasjoner og tjenester i foretaket. Det er verdt å merke seg at avtalen spesifikt inneholder følgende eskalerings og styringsregime; (Leverandøren = SP): Det gjeldende sanksjonsregime har eskalering av sak som grunnprinsipp. Dette betyr at Leverandøren forplikter seg til å ha tilstrekkelig ledelsesmessig fokus på løsning av det aktuelle problemet på en tilfredsstillende måte for kunden. Leverandøren opererer ikke med refusjoner knyttet til tjenestekvalitet. Sett fra et kundeperspektiv betyr dette at det er begrensede muligheter å bruke redusert betaling som virkemiddel ved mangler i tjenesteleveransen.
5 For å få virkning av tiltak er det avgjørende å ha en forståelse for hvilke områder som har størst effekt på kort og lang sikt. I 2010 ble fordeling av kostnadene innefor ulike tjenesteområder som i tabellen under: Tjeneste type IKT Andel kostnad 2010 Fast driftstjeneste: Applikasjoner, dvs ulike programvarer som DIPS mv 61 % - tredjepart leverandører & endringshåndtering i drift Fast driftstjeneste -: Samband og telefoni 5 % Variabel driftstjeneste: Arbeidsflate (Her inngår antall pcer, nødvendig 27 % infrastruktur mm) Øvrige Variable tjenester: Prosjekter og utstyr 7 % Som det fremkommer er en betydelig andel av kostnad tilknyttet applikasjonene, dvs de ulike programvarer som foretaket anvender. SP viderefakturer leverandøravtalene som definerer prisen for den aktuelle programvaren. I tillegg betaler VV HF for det arbeidet som SP selve må bidra med for å sikre løpende endringshåndtering og drift av programmene. Tiltakene som har direkte virkningen vil i hovedsak omfatte: - Reforhandling av foreliggende tredjepartsavtaler - Effektivisering av SP sin organisering av drift og endringshåndtering - Reduksjon i antall applikasjoner, herunder oppsigelse av tredjepartsavtaler Reforhandling og samling av avtaler er SP sitt ansvar, mens VVHF eier den økonomiske risikoen i kontraktene. Der det er mulig å samle flere kontrakter for en applikasjon som SP har med en og samme leverandør, kan kortsiktige gevinster hentes i 2011. Reduksjon av antall applikasjoner gjennom standardisering og opprydding vil ikke ha større betydning for kostnader før 2012. Dette følger blant annet av oppsigelsesfrister for de ulike avtaler. Per 10.05.11 har Vestre Viken HF 472 applikasjoner som det betales en tjenestepris på. Et stort antall av disse er kandidater for forenkling. Dette betyr at man på sikt vil havne på et lavere antall programmer, noe som isolert sett skal dempe veksten i kostnader innen IKT området. (Eks. er DIPS, Lab-systemer, RIS/PACS, Avvikssystem, prosedyrehåndbøker) En annen viktig kostnadsdriver er antall tjenester herunder vaktberedskap for de aktuelle tjenestene. Antall tjenester har økt samtidig som antall applikasjoner har holdt seg forholdsvis uendret. Det er spesielt tjenester knyttet til samhandling og integrasjoner mellom systemer og løsninger som har økt. På kort sikt vil antall pcer og eventuelt egne initierte prosjekter i 2011, være de områder som VV HF kan redusere kostnader på. Prismodellen innen HR leveranser er i all hovedsak knyttet til en enhetspris pr produsert lønns og trekkoppgave, (LTO). Enhetsprisen påvirkes hovedsakelig av antall tjenester som inngår. Prisen for 2010 var 1.825,- pr LTO. For 2011 øker denne til 2477,50. Økningene skyldes to forhold. Etablering av GAT, som er et personal planleggings verktøy til støtte for turnus og vaktplanlegging og påslag for prisvekst i tråd med statsbudsjettet. Ratene pr time ved leie av konsulenter fra SP til HR-oppgaver er avhengig av kompetansen som etterspørres og varierer fra 565,- til 1.083,- kr pr time.
6 Utvikling i kostnader 2010 og 2011 Etter vedtaket om etableringen av VV HF, har det vært gjennomført en rekke systeminnføringer. Formålet har vært å sikre standardisering som understøtter den vedtatte fusjonen og den strategi som eier la til grunn ved etablering av VVHF. Det er forutsatt at foretaket fortsetter konsolideringen og optimaliseringen av it-systemene. Dette er krevende både økonomisk og kompetansemessig. VV HFs driftsbudsjett på SLA IKT og HR for 2010 og 2011 var: (Tall i MNOK) Tekst 2010 2011 IKT 162 193 HR 21 25 Sum 183 218 Endelig kostnad 2010 ble som følger: (Tall i MNOK) Tekst IKT HR Total 2010 budsjett 162 21 183 Utkjøp av IMX servere pga DIPS implementering 5 5 DIPS prosjekt og etableringsaktivitet 19 19 Fradrag tjenestepris for overtakelser fra SAB HF - 3 Merbelastning ved økte antall LTO 2 2 Sum 183 23 206 Budsjett 2011 innebar følgende hovedendringer mot 2010: (Tall i MNOK) IKT HR Totalt Faktiske kostnader 2010 183 23 Fradrag for engangsbeløp 2010-21 Fradrag for samling fra 4 til 1 HR løsning -4 Basis linje for budsjett 2011 162 19 181 DIPS avskrivninger 9 9 DIPS fase 2, prosjekt 3 3 Oppgradering RIS/PACS 2 2 Innkjøp/logistikk fase 2 2 2 Ressurs- og arbeidsplan impl. GAT 6 6 Nødnett 2 2 Oppgradering SDSL samband DS 1 1 Omleggingsprosjektet Sykehuset Bærum 5 5 Øvrige nye leveranser, systemer 4 4 Microsoft True Up + Oracle 3 3 Bud 2011 193 25 218 DIPS avskrivninger er en økning i faste kostnader basert på gjennomførte investeringer i SP i 2009 og 2010. Nødnett prosjektet, samt ressurs og arbeidsplan prosjektet er nasjonale og regionale prosjekter. De øvrige kostnadene er i all hovedsak knyttet til alt gjennomførte eller pågående prosjekter for å standardisere systemer basert på de valg som ble foretatt høsten 2009. Her har vurderingen vært at det blir mer kostbart å stoppe prosjektene enn å fortsette disse.
7 Prognose 2011: Det er foretatt en detaljert gjennomgang våren 2011 for å sikre en tilstrekkelig oversikt over de samlede kostnader som vil følge av de SLAer som foreligger. Her er det vurdert at det kan foreligge inntil 17 MNOK i risiko. Disse fordeler seg mellom HR og IKT som følger: HR: Økning i antall LTO slik disse nå er beregnet utgjør en vurdert risiko på 4 MNOK mens prosjekt innføring av nytt ressursstyringsverktøy utgjør 1 MNOK IKT: Pr 1.1.2011 ble telekommunikasjonsavdeling for Drammen, Kongsberg og Ringerike sykehus overført til SP. Tjenesteavtalen er på denne posten underbudsjettert med 7 MNOK. Innføring av DIPS har i tillegg satt betydelige krav til modernisering av PCer. Det er et sentralt tiltak for å bedre svar tiden for klinikere sammenlignet med det som oppleves ved bruk av eldre PCer. Der er vurdert at behovet for utskifting vil medføre økt kostnad i IKT tjenesteavtalen på totalt 5 MNOK. Tiltak og styring i VV HF HR SLA er budsjettert og følges opp samlet i HR-avdelingen og for IKT er hele avtalen samlet i klinikk for intern Service. (KIS). Modellen har en svakhet da avvik fra budsjett som genereres av behov i en avdeling, ikke belaster den aktuelle avdelingen direkte. Prognoseavvik fra budsjett i KIS pr april 2011 er i sin helhet knyttet til vurdert risiko i SLA for IKT området. Innen Stabsområdet er de samlede iverksatte tiltak vurdert som tilstrekkelig til å håndtere risikoen i SLA for HR. Løpende oversikt med utvikling i antall LTO med budsjettert antall er pr i dag ikke tilgjengelig. Dette representerer også en styringsmessig svakhet. Bestillinger av tjenester er organisert i en egen bestillerfunksjon for å sikre en oversikt og styring over inngåelse av nye forpliktelser. Organisering av arbeidet med oppfølging har fra mars 2011 blitt etablert som følger: Statusmøte månedlig økonomi og drift. Funksjoner som deltar er: o Fra VV HF: IKTsjef, Controller og Klinisk IKT ansvarlig for systemer. o Fra SP: Kunde ansvarlig, Markedsansvarlig samt Controller SP DIPS statusmøte 2 ganger i måneden. Funksjoner som deltar er: o Fra VV HF: Medisinskfaglig Sjef og Klinisk IKT ansvarlig for systemer og DIPS systemansvarlig. o Fra SP: DIPS tjenesteansvarlig og leder av kliniske applikasjoner SP o Skriftlig rapport ukentlig sendes fra SP til VVHF. Denne omfatter driftsleveranser og viser prioriteringsliste samt avvik fra serviceparametre. Rapport publiseres på intranett Det er etablert samarbeid mellom VVHF og SP for å utvikle tilfresstillende nøkkelparametre(kpier) i oppfølging, slik at både drift og økonomiske forhold blir rapportert strukturert. Møte ca med 6 ukers mellomrom o Porteføljestyring er etablert for å bedre kontroll med iverksettelse og gjennomføring av nye prosjekter som genererer driftskostnader. Dette arbeidet er også avstemt med SP.
8 Høsten 2010 gjennomførte konsernrevisjonen en revisjon av SP HR. Alle tilbakemeldinger gitt fra konsernrevisjonen er tatt inn som elementer i handlingsplanen for 2011. Med bakgrunn i blant annet dette er det iverksatt et prosjekt. Sikring av tjenesteleveransen til Fra Sykehuspartner HR. Prosjektet skal levere sine anbefalinger medio juni 2011. Oppfølging av konklusjoner vil legges til grunn for intern organisering av nødvendige tiltak i VV HF Konkret tiltak kort sikt. SP skal fokusere på å bedre avtalevilkår på de systemene vi benytter med prioritering av muligheter som foreligger på kort sikt. Samling av avtaler der man har hatt samme leverandør på forskjellige sykehus er hovedarbeid. Det er laget prioriteringsliste for bestillinger for å effektive leveranser fra SP SP har krav på seg om å realisere 100 MNOK i effektivisering i 2011. VVHF har adressert forventning til SP om at foretaket skal få sin dokumenterte andel. Andel av konsulentkjøp gjennomgått og redusert kjøp av tjenester innarbeidet Telefoniområdet gjennomgås. Herunder foretas en detaljert gjennomgang av leide samband og datakommunikasjon for å reduserer volumet. Det arbeides med plan for innføring av ny teknologi der dette bidrar til lavere kostnader o Møte avvikling på pc for å redusere reisekostnader testes. o pc-er med lavt strømforbruk, mobiltelefon kontra fasttelefon Det er iverksatt en egen gjennomgang av lister over ansatte som har sluttet. Dette for å være 100 % sikre på at alle avtaler og tjenester knyttet til deres arbeidsstasjoner er blitt avsluttet Alle påloggede pc-er vurderes for å analysere faktisk pc-tetthet. Foreløpig viser analysene at det er kun er 2800 pc-er (arbeidsflater) som logger seg på daglig. Analysen viser også at flere pc-er benyttes sjelden, dvs med frekvens på mindre enn en gang på fjorten dager. VV HF betaler løpende for 5400 arbeidsflater. Inaktive pcer skal leveres i retur for å sikre at leiekostnad kan avsluttes. Mobilabonnement samles under ett felles juridisk eierskap. Dette vil bedre vilkår for abonnement (ProffNett), her inngår rydding i eierforhold til mobilabonnement og datasamband (Internet, ADSL, SHDSL) På lengre sikte er de viktigste tiltakene som det arbeides med forhold knyttet til systemer og applikasjoner, dette betyr fokus på å konsolidere/samle systemer slik at porteføljen blir mindre og dermed rimeligere å drifte. Herunder har VV HF iverksatt bestilling til SP om differensiering av tjenestekvalitet og dermed alternativ prismodell. 51 av 472 applikasjoner har i dag høyeste servicegrad Styringsmessig vil budsjett 2012 i VV HF sette krav til at det foreligger forankrede planer for gevinstrealiseringen på prosjekter Prinsipper for budsjettansvar vil bli vurdert samtidig. Konklusjon AD ser at det fortsatt er betydelig risiko økonomisk i relasjon til IKT og HR tjenesteleveransene fra SP til VV HF. Estimatet er på 17 MNOK utover budsjett 2011. For å sikre tilstrekkelig tiltak har AD besluttet at det skal innarbeides tiltak i VVHF samlede drift for å møte risiko for budsjettoverskridelse i foretaket knyttet til SLA innen IKT området. Tiltakene som er iverksatt for øvrig vil følges tett opp med sikte på å nå budsjett i 2011. Parallelt med å redusere kostnader vil det arbeides med å utarbeide konkrete planer om gevinstrealisering i driften i Vestre Viken HF.