KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/12 Møtedato: 14.03.2012 Tid: kl 08.30 kl 10.40 Møtestad: Kommunestyresalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 01/12 07/12 Møteleiar: Møtande medlemmer: Ann Kathrin Hjelvik, leiar (H) Birger Lilleheim, nestleiar (Ap) Øyvind Uren (Ap) Hilde Anita Furland Frostad (H) Jan Olav Vadseth (Frp) Forfall: Ingen Ikkje møtt: Ingen Møtande vara: Ingen Frå sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Frå revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Magne Værholm, kommunalsjef (under sak 01/12, 02/12 og 07/12) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 6. DESEMBER 2011 PS 02/12 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 03/12 KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2011 PS 04/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 PS 05/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 PS 06/12 MØTEPLAN FOR 2012 PS 07/12 OPPFØLGINGSLISTE PS 01/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 6. DESEMBER 2011 Protokollen frå møte 6. desember 2011 vert godkjent. Side 1 av 6
PS 02/12 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: Orienteringssaker: OS 01/12 Kundebrev 2/2011 Kjøreplan for årsrapportering, Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 20. desember 2011 OS 02/12 OS 03/12 OS 04/12 OS 05/12 OS 06/12 OS 07/12 OS 08/12 Samhandlingsreformen - Kommunal medfinansiering, Nyhetsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert 08.12.2011 Årsrapport og rekneskap for 2011 Skatteoppkrevjaren i Vestnes kommune Sekretær orienterte om skatterekneskapen. Kommunalsjef Magne Værholm svara på spørsmål frå utvalet sine medlemmar. Kontrollrapport 2011 vedrørande skatteoppkrevjarfunksjonen i Vestnes kommune Brev frå Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 16.02.2012 Refusjon sykepenger utfordring for kommunene brev frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R,datert 09.02.2012 Forvaltningsrevisor Grete Gjendem gjorde greie for kommunane sine utfordringar med refusjon av sjukepengar. Brevet frå kommunerevisjonen er ei oppsummering av dei hovudinntrykk revisjonen sitt att med etter gjennomførte forvaltningsrevisjonar på dette området. Kommunalsjef Magne Værholm gjorde greie for dei utfordringar Vestnes kommune har med innkrevjing av refunderte sjukepengar. Avslutning av tilsyn Vestnes kommune- uanmeldt tilsyn pasientrettighetsloven kap. 4A brev frå Fylkesmannen i M&R, datert 18.01.2012 Sekretær orienterte og viste til tilsynsrapporten som var lagt fram for kontrollutvalet i september 2011. Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang overfor personar med psykisk utviklingshemming i Vestnes kommune 2011 (3 avvik) Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 18.01.2012 Handlingsplan for å lukke avvik brev frå Vestnes kommune til Fylkesmannen i M&R, datert 03.02.2012 m/vedlegg Sekretær orienterte om handlingsplan for lukking av avvik. Kontrollutvalet var nøgd med det arbeidet kommunen til nå har gjort etter at tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang overfor personar med psykisk utviklingshemming var gjennomført. Side 2 av 6
OS 09/12 OS 10/12 Forvaltningsrevisjonsrapporten Tiltak mot landbasert miljøforureining i Vestnes kommune Forvaltningsrevisor Grete Gjendem og kommunalsjef Magne Værholm orienterte. Arbeidet med oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vil starte opp i næraste framtid. Beredskapsplan for Vestnes kommune Sekretær orienterte om årsak til at saka var foreslått satt opp på oppfølgingslista. Kontrollutvalet drøfta behovet for ein heilskapleg beredskapsplan. Kommunalsjef Magne Værholm orienterte og svara på spørsmål frå utvalet. Sekretær vert beden om å tilskrive administrasjonen og be om ein orientering om kommunens beredskapsarbeid. PS 03/12 KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2011 Kontrollutvalet si tilråding Kontrollutvalet si årsmelding for 2011 vert teke til etterretning. Utvalet gjekk igjennom årsmeldinga. Det kom ingen merknader eller forslag til endring av utkast til årsmelding. PS 04/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Kontrollutvalet si tilråding Kommunestyret godkjenner kontrollutvalet sitt forslag til Vestnes kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 som gir kontrollutvalet fullmakt til å prioritere prosjekt som ikkje er tatt inn i planen, dersom utvalet finner dette nødvendig. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om plandokumentet og gjorde greie for oppbygginga av dei overordna analysane av risikofaktorane som var lagt til grunn. Kontrollutvalet fremma følgjande forslag til endringar i plana: Pkt. 3.2 Prioritert område nytt punkt: Vedlikehold av kommunale veier. Side 3 av 6
PS 05/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalet si tilråding Kommunestyret godkjenner kontrollutvalet sitt forslag til Vestnes kommunes plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015 som gir kontrollutvalet fullmakt til å prioritere prosjekter som ikkje er tatt inn i planen, dersom utvalet finner dette nødvendig. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem viste til at oppbygging av plandokumentet og risikoanalysen var den same som for Plan for forvaltningsrevisjon. Utkast til Plan for selskapskontroll er lik for alle dei ni kommunane som reviderast av Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M & R. PS 06/12 MØTEPLAN FOR 2012 Følgjande møteplan for 2012 vert godkjend: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 11 14.03. 1/12 Kontrollutvalet si årsmelding for 2011 Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 Plan for selskapskontroll 2012 2015 Møteplan for 2012 21 23.05. 2/12 Kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen 2011 for Vestnes kommune Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilling av selskapskontroll Økonomirapport for 1. kvartal 2011 Revisjonen si årsmelding for revisjonsåret 2011 38 19.09. 3/12 Økonomirapport pr. august 2012 Revisjonsplan for revisjonsåret 2012 Verksemdsbesøk / alt. Orientering frå einingsleiar? 50 12.12. 4/12 Revisjonsmelding pr. desember 2012 Resultat av forvaltningsrevisjon Resultat av selskapskontroll Kontrollutvalets leiar i samråd med kontrollsekretær vert gjeve fullmakt til å foreta endringar av møtedatoar dersom det vert naudsynt. Sekretær gjorde greie for møteplana. Side 4 av 6
PS 07/12 OPPFØLGINGSLISTE Følgjande saker vert ført opp på oppfølgingslista: Forvaltningsrevisjonsrapporten Tiltak mot landbasert miljøforureining i Vestnes kommune Handsama 16.12.09 i KU sak 22/09. Rapporten vart oversendt kommunestyret og vedtatt 25.03.2010 i K sak 22/10. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten var venta skulle skje i løpet av 1. halvår 2011. Saka overførast frå oppfølgingslista for 2011. 14.03.12: Arbeidet med oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vil starte opp i næraste framtid. FR prosjekt Refusjon sykepenger i Vestnes kommune Kontrollutvalet handsama forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Vestnes kommune i møte 22.06.2011 i sak 14/11. Rapporten vart oversendt kommunestyret og vedtatt 29.09.2011 i K sak 63/2011. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vil venteleg skje i slutten av 2012. Saka førast opp på oppfølgingslista. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet har i 2011 ikkje fått framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskap, kommunestyret og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. Utvalet meiner at dette skal være ei prioritert oppgåve å få ei slik årleg rapportering. Saka førast opp på oppfølgingslista. Beredskapsplan for Vestnes kommune Kommunal beredskapsplikt vart lovfesta i 2010. Kommunane plikter å kartlegge kva for uønska hendingar som kan inntreffe i kommunen, vurdere kor sannsynleg det er for at desse hendingane inntreff og korleis dei i så fall kan påverke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderast og samanstillast i ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. I forskrifta om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommunar må lage ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse som ser beredskapsarbeidet under eit. Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Vestnes kommune. Saka førast opp på oppfølgingslista. 14.03.12: Sekretær vert beden om å tilskrive administrasjonen og be om ein orientering om kommunens beredskapsarbeid. Sekretær orienterte og gjekk i gjennom dei sakane som var foreslått til oppfølgingslista i saksframlegget Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforent forslag frå utvalets medlemmer. (5 voterande) Side 5 av 6
Ann Kathrin Hjelvik Birger Lilleheim Øyvind Uren leiar nestleiar Hilde Anita F. Frostad Jan Olav Vadseth Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6