HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 18/14 Statusrapport Helse Midt-Norge pr januar 2014 Saksbehandler Ansvarlig direktør Marianne Støre Saksmappe 2014/12 Anne-Marie Barane Dato for styremøte 06.03.2014 Forslag til vedtak: 1 Styret for Helse Midt-Norge RHF tar statusrapport per 31.1.2014 til etterretning 2 Utviklingen i ventetider, fristbrudd samt økonomi understreker behovet for tett oppfølging i 2014, slik det også er understreket i foretaksprotokollen til alle helseforetakene. Stjørdal 27.02.2014 Administrerende direktør Trond Michael Andersen 1
SAKSUTREDNING: Rapportering av helsefag, økonomi og bemanning pr januar 2014 VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken 1. Resultat pr januar fra ØBAK SAKSUTREDNING 1 Administrerende direktørs vurdering Aktiviteten ved helseforetakene i Helse Midt-Norge ser pr januar ut til å ha samme profil som 2013, med lavere aktivitet i Helse Møre og Romsdal HF og høyere aktivitet i Helse Nord- Trøndelag HF. Imidlertid er periodiseringen svært følsom så tidlig i året. Det er viktig at man setter i verk tiltak tidlig dersom denne tendensen fortsetter. Ventetider og fristbrudd er mindre følsomme for periodisering, og det er en tydelig trend at forbedringen har stagnert. Det er bekymringsfullt at man fortsatt er langt unna målet om ventetid lavere enn 65 dager og null fristbrudd. Hvis man skal nå disse målene i løpet av 2014, må det jobbes hardere og mer systematisk i helseforetakene. Det må fortløpende vurderes om man må kjøpe kapasitet eksternt. Profilen på aktiviteten ved foretakene i januar reflekteres også delvis i det økonomiske resultatet med tilsvarende avvik i de aktivitetsbaserte inntekter. Flere foretak har samtidig utfordringer med å tilpasse driften til gitte økonomiske rammer, og er hovedårsaken til et resultat som ligger noe bak budsjett i januar. Uløste utfordringer i budsjettet har også resultert i en negativ endring i prognosen på 47 mill kr. Det jobbes systematisk i foretakene med å kartlegge potensiale og identifisere tiltak for å håndtere de gjenstående utfordringene. Administrasjonen vil stille krav om rapportering på foretakenes arbeid med tiltak for å håndtere avvik fra resultatmål i 2014. Innenfor HR viser bemanningen totalt en kraftig økning sammenlignet med tilsvarende måned i 2014, og sett i lys av at aktiviteten er lavere enn forutsatt, gir dette grunn til bekymring. For indikatorer på HR-området for øvrig er det en positiv utvikling, med unntak av andel deltid som har hatt en liten nedgang, samt avvik fra arbeidstidsbestemmelsen som er noe høyere enn foregående måned. For sykefraværet ser den positive utviklingen vi hadde i 2013 ut til å fortsette. 2 Status og utvikling - KPI Tabell 2.1 under viser status og utviklingen i noen av foretaksgruppens kjerneindikatorer, som også er gjengitt under de enkelte kapittel og fagområder i statusrapporten. I matrisen fremgår et utvalg indikatorer og tilhørende mål. Mål angir hvilke nivå indikatoren skal ligge på i den aktuelle rapporteringsperioden. Resultat hittil viser indikatorens faktiske verdi for rapporteringsperioden, og sammenligning av mål og resultat gir et avvik og en status som kan være grønn, gul eller rød. Status rød dersom indikatoren ligger bak angitt mål. I tillegg til status viser matrisen utvikling i forhold til forrige rapporteringsperiode. Det vil si om indikatoren har hatt en positiv, negativ eller ingen utvikling i forhold til rapportering forrige måned. For sykefravær vises utvikling i forhold til samme periode i fjor. Utviklingen er angitt med henholdsvis grønn, rød eller gul pil. I januar vises utvikling i forhold til desember for de fleste indikatorene. Unntaket er DRG-produksjon og økonomi som viser utvikling i forhold til budsjett. 2
Pr januar ligger foretaksgruppen bak fastsatt mål på samtlige indikatorer både innenfor helsefag og økonomi. Det negativet avviket på det økonomiske resultatet pr januar kan delvis ses i sammenheng med lav DRG-aktivitet som gir en svikt i de aktivitetsbaserte inntektene. Når det gjelder HR-indikatorene, er det foretakene selv som fastsetter mål, og dette arbeidet blir først ferdigstilt ved neste rapportering. KPI-matrisen er under utvikling og det kan derfor forekomme justeringer av matrisen gjennom 2014. Tabell 2.1: KPI-matrise pr januar KPI Mål Resultat hittil Avvik Utvikling * Sørge-for DRG 17 658 17 275-383 -383 ## Tiltak Helsefag Sørge-for DRG prognose 204 703 204 703 0 - - Ventetid avviklede 65 75-10 -10-9 Ventetid ventende 91 2 Fristbrudd avviklet - andel 0 % 4,7 % -4,7% -0-0 Fristbrudd avviklet - antall 0 414-414 -414 ## Økonomi HR Resultat 86696 81451-5246 #### ## Resultat prognose 534 800 487 800-47000 #### ## Bemanning 15588 Andel deltid 31,2 % -0 Gjennomsnittlig stillingsandel 89,8 % 0 Sykefravær 7,5 % 0 Avvik fra arbeidstidsbestemmelsen 5431 ## Se kap 4.3 Se kap 4.3 * Utvikling i forhold til forrige periode. 3 Helsefag I denne delen av statusrapporten beskrives aktivitet, ventetider/fristbrudd, et utvalg kvalitetsindikatorer og bruken av bevilgning til Raskere tilbake. I tillegg gis det en oversikt over et utvalg kvalitetsindikatorer og en status på arbeidet med pasientsikkerhet samt på samhandling pr tertial. 3.1 Pasientsikkerhet For pasientsikkerhet vises det til egen orienteringssak i styremøte 6.3.14 om pasientsikkerhet og kvalitet. 3.2 Aktivitet I løpet av året vil aktivitetstall for somatikk bli presentert i hver rapport. Aktivitetsoversikter for psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) presenteres tertialvis. 3.2.1 Somatikk Sørge for og egen produksjon I dette avsnittet presenteres en oversikt over sørge-for-aktiviteten målt i DRG-poeng og DRGpoeng helseforetakene har produsert. 3
Tabell 3.1, som viser sørge-for DRG-poeng, gir en oversikt over aktiviteten det enkelte HF har produsert for midtnorske pasienter samt den aktiviteten som er knyttet til at befolkningen i HFets opptaksområde har mottatt behandling ved HF i andre regioner. Januar er for tidlig til at man kan si noe om trender, men det ser ut til at inngangen av 2014 har samme tendens som var tydelig i 2013. Helse Møre og Romsdal har en lavere aktivitet enn bestillingen, mens Helse Nord-Trøndelag ligger høyere. Forklaringene på avvikene kan være en kombinasjon av utypisk aktivitet og usikker periodisering. En liten feil i periodiseringen gir relativt store utslag så tidlig på året. Når det gjelder avviket på kjøp fra private, forklares dette i hovedsak at det er satt av midler på budsjettet til kjøp, som det ennå ikke avtale om. Det er derfor forventet at dette vil tas igjen utover året. Tabell 3.1: Realisert og prognose DRG-aktivitet sørge for i HMN Aktivitet "Sørge for" HMN - 2014 Hittil i år Totalt for året DRG-poeng Realisert Budsjett Avvik Avvik % Prognose Budsjett Avvik Avvik % St Olavs Hospital 8 491 8 752 (262) -3 % 101 840 101 840 0 0 % Helse Møre og Romsdal 5 601 5 892 (291) -5 % 66 144 66 144 (0) 0 % Helse Nord-Trøndelag 2 861 2 542 319 13 % 31 478 31 478-0 % Kjøp fra private 321 472 (150) -32 % 5 241 5 241-0 % Sum aktivitet "Sørge for" 17 275 17 658 (383) -2 % 204 703 204 703 (0) 0 % Tabell 3.2, viser HF enes produksjon, og gir en oversikt over hvor mange DRG-poeng hvert av HF ene har produsert for pasienter med bosted i Midt-Norge og øvrige pasienter (med bosted utenfor Helse Midt-Norge). Oversikten viser også DRG - produksjonen ved private avtaleinstitusjoner. I kolonnen hittil i år ser man hvordan aktiviteten har vært så langt i 2014 og om det er avvik relativt til plan. I kolonnen totalt for året sammenholdes prognosen for 2014 med den planlagte aktiviteten (budsjett). Når avviket her er litt lavere enn i tabell 3.1, skyldes dette at helseforetakene har behandlet flere gjestepasienter enn prognosen tilsier. Dette kan nok forklares med usikker periodisering tidlig på året. Tabell 3.2: Realisert og prognose DRG-aktivitet egen produksjon pr HF Samlet aktivitet HMN - 2014 DRG-poeng Egne pasienter Andre pasienter behandlet i HMN Hittil i år Totalt Realisert Realisert Realisert Budsjett Avvik Avvik % St Olavs Hospital HF 8 185 559 8 743 8 942 (198) -2 % Helse Møre og Romsdal HF 5 322 169 5 491 5 760 (269) -5 % Helse Nord-Trøndelag HF 2 674 85 2 759 2 511 248 10 % Kjøpt fra private 321 15 336 472 (135) -29 % Totalt HMN 16 501 828 17 329 17 684 (355) -2 % 3.3 Kvalitetsindikatorer 3.3.1 Ventetider I dette avsnittet presenteres figurer som viser utvikling i ventetider og fristbrudd i Helse Midt- Norge. Ventetidsoversiktene viser tall fra 2010 til 2014, mens fristbruddsoversiktene er fra årene 2011 til 2014. Siden utviklingskurvene er presentert år for år er tallene for desember året før lagt inn først i figurene, for å få en tydeligere overgang mellom årene. Normalt vil også helseforetakenes egne forklaringer til indikatorene bli inkludert i statusrapporten, men for januar ble de offisielle tallene publisert for sent til at dette var mulig. 4
I et forsøk på å forklare (noe av) dynamikken i ventelistene: Desember er en måned med lavere kapasitet (som også juni, juli og august). I disse månedene behandles det en relativt høy andel ø- hjelpspasienter, og som en konsekvens, avvikles relativt få pasienter fra ventelistene. Da vil typisk ventetiden være kort, fordi de pasientene som avvikles er de som haster mest. Det antallet pasienter som fortsatt venter vil øke, og dermed blir ventetiden for avviklede pasienter blir kort i desember. Når så sykehusene får full kapasitet i januar, vil de starte behandling på pasienter som har ventet lenge, og dermed øker også gjennomsnittlig ventetid på avviklede pasienter. Det er derfor en sammenheng mellom figurene 3.1 og 3.2. I figur 3.1 ser vi at gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter økte fra 66 til 75 dager fra desember til januar. Selv om dette kan forklares av resonnementet ovenfor, er det ikke tilfredsstillende. Det har aldri før vært en sterkere økning i ventetider fra desember til januar, og med tanke på utviklingen de siste to årene må man tidlig vurdere tiltak som må settes inn for å nå målet om en ventetid lavere enn 65 dager. Figur 3.1: Gjennomsnittlig ventetid for pasienter avviklet fra venteliste i Helse Midt-Norge (Kilde: NPR) Figur 3.2 viser gjennomsnittlig ventetid for ventende pasienter. Blant disse kan det være pasienter som ikke har rett til helsehjelp. Disse vil trekke opp ventetiden. Imidlertid finnes det pasienter her som har rett til helsehjelp, og høy ventetid indikerer en utfordring. Selv om det er en nedgang på 2 dager fra desember 2013 til januar 2014, er ventetiden 8 dager høyere enn tilsvarende periode i 2013. 5
Figur 3.2: Gjennomsnittlig ventetid for pasienter ventende fra venteliste i Helse Midt-Norge (Kilde: NPR) Figurene 3.3 og 3.4 viser henholdsvis andel og antall fristbrudd for pasienter som er avviklet fra venteliste. På samme måte som for ventetid kommer fristbruddene i etterkant av perioder med lav kapasitet. Det var en svært positiv utvikling fra 2011 til 2012, men for 2013 har den vært variabel. I første halvår var både andel og antall fristbrudd lavere enn året før, men gjennom høsten 2013 har indikatorene ligget i overkant av nivået i 2012. Utviklingen fra desember 2013 til januar 2014 er svært lik tilsvarende periode i fjor. Dette er et tegn på at det ikke er nevneverdig forbedring, og at man ikke vil nå målet om null fristbrudd uten særlige tiltak. 6
Figur 3.3: Andel fristbrudd for pasienter avviklet fra venteliste i Helse Midt-Norge (Kilde: NPR) Figur 3.4: Antall fristbrudd for pasienter avviklet fra venteliste i Helse Midt-Norge (Kilde: NPR) 3.4 Raskere tilbake Helse Midt-Norge har i 2014 mottatt 114,759 mill kr i Raskere Tilbake midler. Av disse blir 41,2 mill kr benyttet til Hysnes Helsefort og 4 mill kr til arbeidsmedisinsk avdeling ved St. Olavs Hospital HF. Dette gir 64,5 mill kr til øvrige tiltak. Helse Midt-Norge RHF har av dette bevilget 7
34,7 mill kr til tiltak i helseforetakene og 28,3 mill kr til tiltak ved private rehabiliteringsinstitusjoner. Pr januar er 3 % av bevilgningen benyttet. 4 Økonomi I denne delen av statusrapporten beskrives resultat, prognose og likviditet. I tillegg rapporteres investeringer og produktivitet hvert tertial. Fremlagte resultat sammenholdes med vedtatt resultatkrav, jf sak 05/14 Resultat og investeringsbudsjett 2014. Pensjonskostnadene lagt til grunn i budsjett 2014 er basert på aktuarberegning fra juni 2013, og ligger foreløpig på et lavere nivå enn i 2013. Det endelige nivået på pensjonskostnadene i 2014 er foreløpig ikke kjent. Det forventes å foreligge en ny aktuarberegning for pensjonskostnader 2014 i løpet av våren. 4.1 Resultat Tabell 4.1 under sammenligner det regnskapsmessige og det budsjetterte resultatet pr foretak og samlet for Helse Midt-Norge, for denne perioden og hittil i år. For januar er tall for denne periode og hittil i år lik. Tabell 4.1: Resultat mot budsjett denne periode og hittil januar 2014 Denne periode Hittil i år Resultat 2014 HMN Tall i tusen Resultat Budsjett Avvik Resultat Budsjett Avvik St.Olavs Hospital 16 337 14 145 2 193 16 337 14 145 2 193 Helse Møre og Romsdal 8 418 17 208-8 790 8 418 17 208-8 790 Helse Nord-Trøndelag 12 654 11 802 851 12 654 11 802 851 Sykehusapotekene i Midt-Norge 847-50 896 847-50 896 Ambulanse Midt-Norge -3 109-1 038-2 070-3 109-1 038-2 070 Hemit 2 798 1 663 1 135 2 798 1 663 1 135 RHF, avd. Stjørdal 43 506 42 967 539 43 506 42 967 539 Sum 81 451 86 696-5 246 81 451 86 696-5 246 St. Olavs Hospital HF har pr januar et resultat som er 2 mill kr bedre enn budsjett. Helse Møre og Romsdal HF har pr januar et resultat som ligger om lag 9 millioner kr bak budsjett. Det negative avviket skyldes i hovedsak en lavere aktivitet og mindre aktivitetsbaserte inntekter enn forutsatt i budsjett, samt uløste utfordringer i budsjett hvor det pr januar ikke er spesifisert tiltak for å håndtere. Sistnevnte utgjør 7,4 mill kr. Helse Nord-Trøndelag HF har pr januar et resultat som er i underkant av 1 mill kr bedre enn budsjett, og som i hovedsak skyldes en høyere aktivitet enn forutsatt i budsjett. Sykehusapotekene i Midt-Norge har pr januar et resultat som er i underkant av 1 mill kr bedre enn budsjett. Ambulanse Midt-Norge HF har pr januar et negativt resultatavvik på 2 mill kr, og som i hovedsak skyldes uløst utfordring i budsjett på 25 mill kr. 8
Helse Midt-Norge IT har pr januar et resultat som er om lag 1 mill kr bedre enn budsjett. Helse Midt-Norge RHF har pr januar et resultat som er om lag i balanse. 4.2 Prognose resultat Tabell 4.2 under sammenligner foretakenes rapporterte prognose på resultat med vedtatt resultatkrav i budsjett for 2014. Helse Midt-Norge rapporterer pr januar en prognose som ligger bak budsjett. Samtlige foretak rapporterer en prognose lik budsjett med unntak av Helse Møre og Romsdal HF som endrer sin prognose negativt med 47 mill kr. Den negative prognosen skyldes at Helse Møre og Romsdal HF har en uløst utfordring i sitt budsjett, som det pr januar ikke er spesifisert tiltak for å håndtere. Se for øvrig Kap 3.3 Arbeid med tiltak under. Tabell 4.2: Prognose mot budsjett pr januar 2014 Prognose 2014 HMN - Tall i tusen Prognose Vedtatt budsjett Avvik - budsjett og prognose St.Olavs Hospital 137 500 137 500 0 Helse Møre og Romsdal 20 200 67 200-47 000 Helse Nord-Trøndelag 48 100 48 100 0 Sykehusapotekene i Midt-Norge 0 0 0 Ambulanse Midt-Norge * 0 0 0 Hemit 0 0 0 RHF, avd. Stjørdal 282 000 282 000 0 Sum 487 800 534 800-47 000 4.3 Arbeid med tiltak Arbeidet med og realisering av tiltak i 2014 blir svært viktig for at foretakene skal nå sine budsjetterte resultat i 2014, spesielt med tanke på det høye nivået på den underliggende driften i 2013 som angir inngangsfarten for 2014. Samtlige foretak har utfordringer med å tilpasse budsjettene til rammene for 2014, men det er for de fleste innarbeidet tiltak tilsvarende det beregnede utfordringsbildet. Arbeidet med og realiseringsgraden av planlagte tiltak må følges opp gjennom 2014. St. Olavs Hospital HF har innarbeidet tiltak og tilpasninger i sitt budsjett for 2014 tilsvarende en beregnet utfordring på 150 mill kr. Foretaket presiserer at budsjettet forutsetter produktivitetsforbedringer i alle ledd i organisasjonen. Jf sak 45/13 Budsjett 2014 ved St. Olavs Hospital HF. 9
Helse Møre og Romsdal HF. Som det fremgår av sak 2014/11 Budsjett 2014 i styret i Helse Møre og Romsdal HF har foretaket identifisert tiltak tilvarende 106 mill kr for å håndtere utfordringer og krav til effektivisering i sitt budsjett for 2014. Foretaket har samtidig en uløst utfordring i sitt budsjett for 2014 på til sammen 87 mill. Utfordringen består av uspesifiserte tiltak på 47mill kr på fellesavdelingen og 40 mill kr i gjenstående tiltak på klinikknivå. Helse Møre og Romsdal HF har arbeidet med en omstillings- og effektiviseringsplan hvor det er satt i gang omfattende arbeid i flere klinikker med fokus på gode arbeidsprosesser, aktivitet og bemanning. Arbeidet ledes av klinikksjefene med hjelp fra en egen ressursgruppe. Foretaket benytter også ekstern ekspertise i deler av arbeidet. Arbeidet som er satt i gang i de ulike klinikkene skal være et langsiktig arbeid som etter hvert vil resultere i gode pasientforløp og arbeidsprosesser, og som i sin tur vil gi høyere aktivitet, lavere liggetid, bedre utnyttelse av operasjonsstuer, mer dagbehandling og poliklinikk og mer effektiv bruk av personalet. Målet er at arbeidet skal gi effekt tilsvarende gjenstående tiltak på klinikknivå på 40 mill kr i 2014. I tillegg vil tiltak som allerede er satt i gang i klinikkene bli intensivert gjennom arbeidet sammen med ressursgruppen. Som det fremgår av prognosen omtalt over, har Helse Møre og Romsdal HF valgt å endre sin prognose pr januar negativt knyttet til uspesifiserte tiltak lagt på fellesavdelingens budsjett. Det foreligger foreløpig ikke forslag om hvordan dette skal håndteres, og foretaket ber i sak 2014/11 til sitt styret om mer tid for å kartlegge ytterligere potensiale i de prosessene som de går gjennom. Helse Nord-Trøndelag HF har beregnet en økonomisk utfordring i sitt budsjett for 2014 på 60 mill kr, jf sak 67/2013 Budsjett 2014 i Helse Nord Trøndelag HF. Klinikkene har beskrevet tiltak tilsvarende 58 mill kr, og det arbeides med de siste tilpasningene til gitte rammer for 2014. Ambulanse Midt-Norge HF har en uløst utfordring i sitt budsjett på 25 mill kr, og har i sak 12/14 Budsjettoppfølging 2014 - tiltakspakke kostnadsreduksjon konkretisert tiltak med tilhørende kostnadseffekt for å sikre et resultat i balanse for 2014. Saken skal behandles i styremøte Ambulanse Midt Norge HF 27.02.2014. Foretaket har for øvrig i 2013 og fortsatt i 2014 jobbet med tiltak for å få på plass tilstrekkelig bemanning med riktig kompetanse, og som vil gi en reduksjon i bruk av overtid. Tiltakene har fått effekt men foreløpig ikke i det omfang som er forutsatt i budsjett for 2014. 5 HR 5.1 Bemanning Figur 5.1 Brutto månedsverk pr januar 10
Alle foretakene har ennå ikke levert sine bemanningsbudsjetter for 2014. Sammenlignet med tilsvarende måned i fjor, ser vi imidlertid en kraftig økning i bemanningen på nesten 400 brutto månedsverk, eller 2,6 %. AMN har økt med nærmere 100 årsverk mens resten av økningen fordeler seg på St. Olav Hospital og HMR. Også HEMIT har en økning på 32 brutto månedsverk. Helse Nord-Trøndelag har redusert personalforbruket sammenlignet med januar 2013 (- 32 brutto månedsverk). 5.2 Deltid Figur 5.3: Andel deltid pr januar 11
Helseforetakene nådde tidlig i 2013 målet om å øke den gjennomsnittlige stillingsstørrelsen med virkning fra 2010, slik indikatoren var definert av eier. Samtidig har det i 2013 ikke skjedd endringer i andelen deltid. Dette til tross for at styret har vedtatt at regelen skal være tilsetting i hele stillinger. Dette skyldes dels at for få ønsker utvidelse til hele stillinger, men også at helseforetakene som arbeidsgivere i for liten grad har hatt trykk på dette i 2013. I forhold til framtidige utfordringer, både på bemanningssiden og bedring av kvalitet og pasientsikkerhet, er det helt nødvendig at det settes mer trykk på dette arbeidet. Foretakene er bedt om å sette realistiske mål, både for reduksjon av deltid og økning av gjennomsnittlig stillingsstørrelse. Dette vil det bli rapportert på fra neste måned. 5.3 Sykefravær Figur 5.4: Sykefraværsprosent pr januar Foretaksgruppen leverte i 2013 på IA-avtalens mål når det gjelder sykefraværet. Den positive utviklingen fortsetter i januar 2014 ved at sykefraværet ligger 1,1 % -poeng lavere enn for tilsvarende måned foregående år. Erfaringene viser at det er regelmessige sesongmessige svingninger når det gjelder sykefravær med høyeste fravær før og etter nyttår. Den samme profilen viser seg ved dette årsskiftet, men nivået ligger lavere. Helseforetakene vil selv fastsette periodiserte mål for sykefraværet, som tas med på neste statusrapport. 5.4 Etterlevelse av arbeidsbestemmelser Figur 5.5: Antall avvik pr januar 12
Reduksjonen i antall avvik har stoppet opp, og vi ser en økning i januar, sammenlignet med måneden før. Fortsatt er det store svakheter i IKT-systemet, hvor dette registreres og registreringspraksis er ennå ikke god nok. Utbedring av systemfeilene er for lengst startet, men det krever utviklingsarbeid av leverandøren og testing av foretakene. Inntil dette er på plass, skjer det manuelle korrigeringer i datamaterialet. Det viktigste nå er at foretakene fortsetter arbeidet med å forbedre arbeidsplanleggingen i samarbeid med organisasjonene, og at vi på regionalt nivå tar ansvar for systemforbedringene. Det siste er helt nødvendig for videre motivering og effekt av arbeidet. Kunnskapsgrunnlaget er likevel tilstrekkelig til at foretakene kan identifisere gode tiltak. 13