Ås kommune Oppfølging av kommunestyrevedtak K-sak 94/14, vedtatte endringer i driftsbudsjett 2015-2018, vedlegg 2. Saksbehandler: Trine Christensen Saksnr.: 15/00980-2 Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskapet 15.04.2015 Kommunestyret Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Ås, 24.05.2015 Trine Christensen Rådmann Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Formannskap Kommunestyre Vedlegg: Ingen Øvrige dokumenter som ligger i saken: Svar fra kommunene 15/00980-2 Side 1 av 5
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Saken var fremmet som del av F-sak 16/15, 04.03.2015. Denne saken ble sendt tilbake til rådmannen for å fremmes på nytt i to saker. Fakta i saken: I sak 94/14, 10.12.2014, ble det vedtatt følgende endringer i driftsbudsjett 2015-2018, vedlegg 2: Sentraladministrasjonen: samarbeid med andre Follokommuner om felles støttetjenester med innsparing kr 746 000 i 2015, 2 487 i 2016, 4 973 i 2017 og 4 973 i 2018. Rådmannen har sendt en henvendelse til rådmennene i de seks andre Follokommunene vedrørende et samarbeid om felles støttetjenester jfr. budsjettvedtaket. Saken ble først drøftet på et møte i rådmannskollegiet. Alle rådmennene støtter en utvikling av samarbeid og det ble drøftet flere nye områder. Men det ble poengtert at tidspunktet var svært uheldig, kommunereformen kan/vil tvinge dette fram, men økonomien i vedtaket er krevende uansett med en gevinst til en eller flere i den størrelsesorden. I tillegg opplever også andre kommuner stram tidsprioritering og mange oppgaver og ønsker ikke at dette skal prioriteres nå. Alle kommunene har nå gitt tilbakemeldinger og de videreformidles i store trekk her. Fra Oppegård vurderes det som en god sak, men at det kommer på feil tidspunkt, og at vi nå bør avvente kommunereformen. Det er mulig vi allerede i 2017 skal starte opp et tilsvarende arbeid. Jeg forutsetter at dersom det skulle gi nevnte innsparinger for Ås kommune, skulle det gis tilsvarende innsparinger for andre kommuner og det tilsier ganske omfattende tiltak som ville vært krevende å få til nå. Ski er mer konkret og ser også potensiale i oppgaver utover stab/støtte: Jeg er enig med rådmannen i Oppegård at det er en god sak, samtidig som det også er utfordrende gjennom at vi nå står overfor kommunereformen. Likevel er det viktig å se på hvilke områder som det bør være interessant å jobbe med ut fra en tanke om å effektivisere. Jeg har startet en slik diskusjon i egen ledergruppe, og vi har sett på muligheter innen følende områder: Felles IKT-løsninger, systemer, drift, innkjøp (hele Follo?) Felles innkjøp Felles juridisk kontor Felles trykkeri Felles Kjøkken (varm og kald mat) Felles vaskeri Hjelpemiddellager Felles PP-tjeneste Felles barnevernstjeneste Felles kommunaltekniske tjenester Felles kart og geodata-tjenester 15/00980-2 Side 2 av 5
Fra Enebakk sies bl.a.: Samarbeid om støttetjenester er en interessant tanke. Å ta ut en gevinstrealisering i forkant av et eventuelt samarbeid er noe mer spesielt. Å samarbeide om funksjoner som lønn, regnskap, arkiv etc. er alle interessante områder. Det vil imidlertid betinge like datasystemer for å ta ut nødvendige synergier. For oss i Enebakk blir det vanskelig å gå inn på et slikt arbeid nå. Som dere er kjent med så har vi datasystemer felles med Rælingen og Fet, flere av disse er ikke de samme som benyttes i Follo. Nesodden stiller seg på lik linje med Enebakk i denne saken. Ås kan ikke bygge et budsjettvedtak på en premiss at Nesodden kommune skal "hjelpe" til. Ideen og arbeidet med interkommunalt samarbeid om gevinster er vi enige i, men den står på egne bein. Fra Frogn: For Frogns del er det ikke naturlig å starte et slikt arbeid med sikte på gevinst allerede i 2015. Det er naturlig at samarbeidet om IKT i Follo kommer noe videre før det er naturlig å se på andre støttefunksjoner og innsparingspotensialet. Vestby poengterer at: Vestby og Ås har en del felles kontorstøttesystemer, og det burde således ligge tilrette for et samarbeid. Jeg tror likevel ikke at tiden er inne for dette nå. Vestby kommune ligger en del lavere enn Ås på administrative kostnader. Årsakene til det kan være mange, men jeg vil tro at det kan bli svært utfordrende å først ta Ås ned til Vestbynivå, og deretter ta en sammenslått tjeneste ytterligere ned. Skal Vestby være med på dette må det også for Vestby være en økonomisk gevinst. Uavhengig av dette forholdet mener jeg at det blir helt feil å gå inn i et nytt forpliktende interkommunalt samarbeid før vi vet hvordan kommunereformprosessen vil påvirke kommunene våre. De foreløpige KOSTRAtallene for 2014 viser Follokommunenes netto driftsutgifter til administrasjon, styring og felles utgifter pr. innbygger: Vestby kr 3217 Ski kr 3297 Oppegård kr 3683 Ås kr 3854 Frogn kr 3991 Nesodden kr 4513 Enebakk kr 4524 I disse tallene ligger også tolkninger av ulike stillingers plassering i organisasjonen. Dette gjør at tall kan svinge noe fra år til år. Vurdering: Rådmannen kan vanskelig påtvinge andre kommuner nye samarbeid. Det kan likevel være aktuelt å ta initiativ til samtaler om felles løsning med en eller flere kommuner om nye områder, slik de fleste samarbeidene er kommet i gang i dag. Rådmannen 15/00980-2 Side 3 av 5
har kontinuerlig fokus på effektivisering av egen organisasjon og de felles samarbeidsområdene Ås kommune allerede deltar i. Økonomiske konsekvenser: Å spare i millionklassen på andres velvilje er en krevende øvelse. Det er derfor ikke fra andre kommuner en kan finne utgiftsdekning i denne saken. Konklusjon med begrunnelse: Ås kommune er en kommune i stor vekst. Samtidig møter stabene stadig nye krav innen internkontroll, dokumentasjon og rapportering. Rådmannens anbefalte strategi er å møte veksten i nye oppgaver uten økning i antall ansatte. Dette innebærer i seg selv en betydelig effektivisering og krever omprioritering av ressurser. Gjennom effektivisering av arbeidsprosesser og økt bruk av elektroniske løsninger, har administrasjonen omdisponert ressurser til blant annet økt internkontroll, innkjøp og dokumentasjon. Det er imidlertid fortsatt et potensiale for å redusere kommunens totale kostnader ved ytterligere å omdisponere ressurser til disse områdene. Eksempelvis viser erfaringer fra andre kommuner at systematisk gjennomgang av leverandørenes fakturaer og priser, kan gi flere millioner i årlig innsparing. Ås kommune har hatt noe vekst i administrasjonskostnader det siste året som følge av oppbemanning av stillinger som skal følge opp store investeringsprosjekter. Ås kommune står ovenfor betydelige investeringer de kommende årene, og en god oppfølging av disse er helt avgjørende for å sikre god økonomistyring. Videre er det viktig å sikre gode prosesser som legger til rette for best mulig løsninger ved ulike investeringsvalg. De samlede investeringer i planperioden 2015-2018 er anslått til 918 mill. kr. Uten nødvendig oppbemanning i administrasjonen vil det ikke være mulig å gjennomføre kommunestyrets vedtatte investeringer. Kommunestyrets vedtatte innsparinger krever betydelig kutt i ansatte. Dette vil være krevende å gjennomføre uten stor risiko for manglende internkontroll. Dette er tjenester som har lite driftsmidler å redusere, men hvor lønninger er hoveddel av budsjettet. Rådmannen anbefaler ikke at det tas ned på kompetansemidler eller IKT utstyr/ oppgraderingskostnader da dette vil sette organisasjonen tilbake i forhold til utviklingen i kommunene rundt oss. For kommunen er kompetanseheving og utvikling noe av de eneste rekrutteringsfortrinn vi har der vi til en viss grad kan konkurrere. For 2015 kan innsparingen dekkes inn gjennom redusert overføring til Follo kemnerkontor som følge av tilbakeført overskudd fra 2014. I tillegg må stabene redusere vikarbruk noe ved vakanser. Rådmannen kommer tilbake til dette i 1. tertialrapport 2015. Innsparingene for 2016 til 2018 er av et omfang som krever en større prosess med andre kommuner. Tilbakemeldingene fra nabokommunene tyder imidlertid på at prosessen med kommunereformen må få en nærmere avklaring, før konkrete samarbeidsområder kan konkretiseres. Rådmannen mener derfor at innsparingskravene fra og med 2016 må utsettes minst et til to år frem tid. 15/00980-2 Side 4 av 5
Kan vedtaket påklages? Nei 15/00980-2 Side 5 av 5