Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Valgstyret Dato: 13.01.2011 Tidspunkt: 14:30 Rådhuset, Formannskapssalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt prosjektleder e-valg prosjektet, Svein Inge Johansen telefon 907 45 953, e-post: svein.johansen@bodo.kommune.no så tidlig at vararepresentant kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra 16.09.2010. Orientering/diskusjon: Plan frem mot valget. Evaluering av BUR valget (prøvevalget). Status om e-valgprosjektet. Nye valgsystemet, partiene kan selv legge inn listekandidatene. Informasjonsarbeid. Side 1
Saksliste Saksnr PS 11/2 PS Innhold Kommunestyre- og fylkestingsvalg 2011 - Organisering av stemmestyrene. Referatsaker Bodø, 10. januar 2011 Kirsten Hasvoll Valgstyrets leder Svein Inge Johansen Prosjektleder e-valg Side 2
Ufordelt/sendt tilbake til Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 05.01.2011 687/2011 2011/144 Saksnummer Utvalg Møtedato 11/2 Valgstyret 13.01.2011 Kommunestyre- og fylkestingsvalg 2011 - Organisering av stemmestyrene. Saksopplysninger Dagens ordning i Bodø kommune: Stemmestyrets medlemmer og sammensetning: I hver av de 12 valgkretsene i Bodø kommune blir det oppnevnt stemmestyrer som består av 3 medlemmer i de minste kretsene og 20 medlemmer i de største. Se tabell nedenfor. Disse stemmestyrene blir oppnevnt av valgstyret og består av politikere fra de forskjellige partiene, ansatte i kommunen og øvrige innbyggere. Stemmestyrets oppgaver: Ansvarlig for at valghandlingen følger valglovens bestemmelser. Åpne valglokale til rett tid. Mottar stemmer utenfor valglokalet hvis det er behov for dette og at valgloven følges. Stenge valglokalet til rett tid og sørge for at alle som er inne i valglokalet får stemt. Organiserer og gjør klar til opptelling, ubrukte stemmesedler fjernes. Alle stempler leveres inn Kryss i manntallet telles. Urnene tømmes for stemmesedler og sorteres partivis. Særskilte stemmegivninger telles og føres i møteboka Av disse vil det være noen som er tvilsomme og som dermed legges til side for nærmere vurdering. Fører møtebok og underskriver denne. Kolonnene i tabellen viser hvor mange personer det er i hvert valglokale. Behovet er vurdert ut fra antall stemmeberetige i kretsen og erfaring fra tidligere valg. Det bør gjøres en vurdering med stemmestyre lederne om hvorvidt det skal endres i antall medlemmer eller om dagens bemanning er optimal etter dette valget og med erfaringer om bruk av elektronisk manntall. Side 3
Nr. Krets Info ved ankomst Pers. som veileder Ved avlukke Manntallskrysser Stempel- og urnepasser Pers. ansvarlig for særskilt omslag Ekstra Sum Antall medlemmer 2009 Antall avlukker 1 Sentrum 1 4 4 4 1 2 16 20 12 Saltvern/ 9 Rønvik 1 3 4 4 1 2 15 20 10 12 Saltstraumen 1 2 1 1 1 2 8 6 4 22 Helligvær 0 1 1 1 0 0 3 3 1 25 Landegode 0 1 1 1 0 0 3 3 1 30 Kjerringøy 0 1 1 1 0 0 3 4 1 35 Nordsia 1 2 2 2 1 2 10 11 5 40 Alstad 1 2 3 3 1 2 12 15 7 45 Mørkved 1 3 4 4 1 2 15 20 10 50 Løding 1 2 2 2 1 2 10 11 6 106 Misvær 0 1 1 1 0 0 3 4 1 108 Skjerstad 0 1 1 1 0 0 3 4 1 Det synes nødvendig å vurdere dagens ordning ut fra følgende: Tilbakemeldinger fra OSSE etter gjennomførte valgobservasjoner om at det er betenkelig at det er aktive politikere er medlem av stemmestyret og derigjennom skal for eksempel veilede velgeren i valglokalet. Kommunal- og regionaldepartementet oppfordrer kommunene til å tenke prinsipielt og være varsomme med å oppnevne stemmestyremedlemmer slik at det kan oppstå en situasjon der velgeren opplever interessekonflikt. Skape klarhet i hvem har den formelle rollen ifht. til at valget gjennomføres etter lov og forskrifter og dermed er ansvarlig for foreløpig opptelling og godkjenning av møtebok. Skape klarhet i hvem som er berettiget til møtegodtgjøring og hvem som mottar lønn fra kommunen for valgarbeid. Deltakelse i forsøk med elektronisk valg medfører at det er behov for god kompetanse i bruk av data og administrative funksjoner. Vi vil være avhengig av å ha en stab som kan få grundig opplæring i forkant av valgdagen. En opplæring som går ut over den praksis som vi har hatt med å innkalle leder og nestleder til en tre timers gjennomgang av valghandlingen. Har ved de siste valgene hatt problemer med å rekruttere medlemmer til stemmestyrene. Begrunnelser fra aktive politikere er at de gjerne er opptatt med valgkamp. Andre synes at det er belastende med å være i valglokalet fra tidlig morgen til sent på kvelden. Forslag til ny organisering av stemmestyrene og administrasjon i valgkretsen. Det anbefales å oppnevne et stemmestyre på 3-7 medlemmer i hver krets. Disse velges av valgstyret som også foretar valg av leder og nestleder blant disse. I tillegg til stemmestyrene foretar rådmannen oppnevning av nødvendig personell for gjennomføring av valget som benevnes som valgfunksjonærer. Til dette kan det benyttes kommunalt ansatte, studenter, øvrige innbyggere. Det utpekes en kommunal ansatt som sekretær for stemmestyret som skal ha hovedansvaret blant annet for å føre digital møtebok, ansvar for at det datatekniske fungerer, få egen opplæring i bruk av valgsystemet og vil få ansvar for opplæring av de som skal krysse i det elektroniske manntallet. I de minste kretsene vil det ikke være behov for Side 4
flere enn stemmestyret for å gjennomføre valget og der vil det være naturlig at det er stemmestyrets leder som har denne rollen. Fordelen med slik organisering vil være at man får kontinuitet i funksjonærkorpset og ryddige forhold ved frikjøp, opplæring og avlønning. Økonomiske konsekvenser. Følgende møtegodtgjøring ble vedtatt i Godtgjøringsutvalget 22.05.03: Møtegodtgjørelse til politikerne og funksjonærer som ikke er ansatt i Bodø kommune fastsettes til kr. 700,- pr. dag for stemmestyrer med opptelling og kr. 450,- i øvrige stemmekretser. Det fremlegges sak for Godtgjøringsutvalget med forslag om at både stemmestyremedlemmer og valgfunksjonærer får en møtegodtgjørelse på 1000 kroner pr dag i kretser med to dagers valg og 700 kroner pr dag for kretsen med en dags valg. Det betales ikke møtegodtgjøring for rigging og opplæring. Dersom godtgjøringsutvalget vedtar dette forslaget så vil det medføre en kostnad på ca kr 215 000 i møtegodtgjøring til stemmestyrene og funksjonærer, da er ikke eventuelle krav til tapt arbeidsfortjeneste medregnet. Dette medfører en økning i forhold til tidligere valg på ca 50 000, men forventes ikke å ha konsekvenser for budsjett 2011 pga. at vi er forsøkskommune så dekker Kommunal- og regionaldepartementet utgiftene til valgsystemet. Ved de siste valgene har bystyret bevilget 1 mill kr til valggjennomføringen, men det har vist seg at dette beløpet ikke er tilstrekkelig. Før valget i 2013 må det imidlertid foretas en ny gjennomgang av utgifter tilknyttet valget i forhold til bevilgninger. På dette tidspunkt vil vi jo vite resultatet av e-valgforsøket og hvorvidt det blir vesentlige endringer blant annet i forhold til statlig administrativt valgsystem. Innkjøp av valgsystem nevnes her spesielt fordi det er en vesentlig del av utgiftene ifbm. valg. Forslag til vedtak 1. Fra og med kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 så har stemmestyrene følgende inndeling: Nr. Krets Styre 1 Sentrum 7 9 Saltvern/Rønvik 7 12 Saltstraumen 6 22 Helligvær 3 25 Landegode 3 30 Kjerringøy 3 35 Nordsia 7 40 Alstad 7 45 Mørkved 7 50 Løding 7 106 Misvær 3 108 Skjerstad 3 Svein Inge Johansen Prosjektleder E-valg Side 5
Trykte vedlegg: Utdrag fra valgloven og OSSE/ODIHR rapport. Evaluering av Prøvevalg BUR valget. Utrykte vedlegg: Ingen Side 6
Vedlegg Politisk sekreta Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv 05.01.2011 687/2011 2011/144 Kommunestyre- og fylkestingsvalg 2011 - Organisering av stemmestyrene. Utdrag av valgloven og OSSE rapport. Valgloven 4-2 Foregår stemmegivningen på flere steder i kommunen, skal et stemmestyre med minst tre medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted. Kommunestyret kan delegere oppnevningen av stemmestyrer til valgstyret. I sin rapport om valget 2009 har OSSE sine valgobservatører kommet med anmerkninger om dagens praksis, der aktive politikere er medlemmer av stemmestyrene under valget. OSSE tar i sin rapport opp spørsmålet om det er grunn til å vurdere listekandidaters valgbarhet nærmere. De skriver følgende: OSSE/ODIHRs valgobservatører ble opplyst om flere tilfeller hvor kandidater har vært medlemmer i stemmestyret eller valgstyret, hvilket er tillatt etter loven. Ingen klager ble rettet mot disse personenes opptreden, men det kan oppstå eventuelle interessekonflikter under prosessadministreringen når de er kandidater i valget. Valgkandidater bør ikke kunne delta i stemmestyrene og valgstyrene. Slik hindrer man faktiske eller opplevde interessekonflikter, eller situasjoner som kan oppfattes som interessekonflikter. I sin evaluering av valget i 2009 sier departementet følgende om saken: Departementet viser til at spørsmålet om eventuelle begrensninger i kretsen av valgbare til stemmestyrene ble vurdert så sent som etter valget i 2007. Det ble da ikke foreslått lovendringer. Departementet oppfordret imidlertid kommunene til å tenke prinsipielt når det gjaldt sammensetning av stemmestyrer, og at de burde være bevisst på at det kan oppstå særlige problemer dersom listekandidater ble valgt. Departementet finner likevel at det kan være behov for å vurdere begrensninger når det gjelder hvem som kan velges som medlemmer av stemmestyrene. Stemmestyrene har gjennom sine funksjoner i stemmelokalene nær kontakt med velgerne. Det kan virke prinsipielt uheldig om politikere som selv stiller til valg, skal kunne ha mulighet til å øve påvirkning på velgerne. Selv om spørsmålet reises fra tid til annen, er det ikke påvist at utilbørlig påvirkning av velgerne forekommer i noen særlig utstrekning. Selve muligheten for eller mistanken om slik påvirkning kan imidlertid bidra til å skape negative holdninger til valgordningen. Vi viser til at enkelte velgere stiller spørsmål ved ordningen. Vi viser også til de prinsipielle innvendingene som framkommer i rapporten fra OSSE. Det er viktig at de som har ansvaret for gjennomføring av valget opptrer upartisk. Det er også viktig at regelverket er utformet på en slik måte at det sikrer upartiskhet, samtidig som det gir velgerne sikkerhet for at dette er tilfelle. Side 7
PS Referatsaker Side 8