Møtebok Tid Tirsdag 2. juni 2015, kl. 18.00 Sted Formannskapssalen, Fet rådhus Tilstede Helge Ullerud, leder medlemmer Nils Totland Steinar Karlsen Kristin Kyhen Ramstad Tilstede varamedlemmer Forfall Andre Grethe Holterhuset, nestleder Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind N. Grøndahl, Romerike revisjon IKS Prosjektleder forvaltningsrevisjon Inger Berit Faller, Romerike revisjon IKS Forvaltningsrevisor Lars-Ivar Nysterud, Romerike revisjon IKS Rådgiver, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Behandlede saker 16/2015 Referater 17/2015 Orientering ved ordfører 18/2015 Forvaltningsrevisjonsrapporten korttidsopphold i institusjon, tildelingspraksis og internkontroll 19/2015 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 20/2015 Orientering ved revisjonen 21/2015 Saker til oppfølging 22/2015 Eventuelt Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten
16/2015 Referater 02.06.15 Skatteinngang april 2015 Saken tas til orientering Skatteinngangen for mai 2015 ble utdelt i møtet. Saken tas til orientering 2
17/2015 Orientering ved ordfører 02.06.15 (Ordfører kunne ikke delta i møtet) 3
18/2015 Forvaltningsrevisjonsrapporten korttidsopphold i institusjon, tildelingspraksis og internkontroll 02.06.15 Forvaltningsrevisjonsrapport korttidsopphold i institusjon, tildelingspraksis og internkontroll (sendt medlemmene tidligere) Kontrollutvalget bestilte dette prosjektet i møte den 30. september 2014. Følgende problemstillinger er lagt til grunn for undersøkelsen: 1. Er kommunens praksis for tildeling av institusjonsplasser forankret i faglige kriterier og er saksbehandlingen i samsvar med krav i forvaltningsloven? 2. Er det etablert en internkontroll som bidrar til å sikre god praksis ved tildeling av institusjonsplasser? 3. Følger kommunen retningslinjene og har den en tilfredsstillende praksis for regnskapsføring og rapportering av styringsindikatorer for tildeling av institusjonsplasser? Den rapport som foreligger besvarer disse spørsmål og ut i fra den gjennomgang som er foretatt har revisjonen følgende anbefalinger: 1. Det bør avklares hvilke kriterier som faktisk legges til grunn for tildeling av korttidsopphold i institusjon og disse bør på egnet måte gjøres tilgjengelig for kommunens innbyggere. 2. Internkontrollen for tildeling av korttidsopphold bør oppdateres. 3. Det bør vurderes tiltak for å styrke bruken av IPLOS-data både i funksjonsvurderingen av søkere og som kilde til styringsinformasjon om helse- og omsorgstjenesten. Det bør i tillegg vurderes tiltak for å styrke opplæringen av ansatte som registrerer i IPLOS. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann følge opp rapportens anbefalinger. Revisjonen presenterte rapporten. 4
Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann følge opp rapportens anbefalinger. Fet kommunestyre 5
19/2015 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 02.06.15 Utdrag av plan for forvaltningsrevisjon I møte den 30. september 2014 foretok utvalget en revidering av plan for forvaltningsrevisjon. Følgende prioritering ble vedtatt: 1. Samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II (Pålsetunet) 2. Spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole 3. Anskaffelser 4. Enkeltvedtak/oppfølging av planer/beredskap 5. Tjenesten for funksjonshemmede og hjemmetjenesten 6. Sykefravær 7. Kommunens styrings- og kontrollsystem 8. Revisjon av IKT 9. Rus og psykiatri Prioritet 1 er gjennomført. Det neste prosjektet blir da spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole. I vedlagte utdrag av plan for forvaltningsrevisjon er det beskrevet mulige vinklinger for prosjektet. Utvalget bør drøfte hvilke vinklinger prosjektet skal ha slik at revisjonen kan legge dette til grunn for utarbeidelse av prosjektplan. Saken fremmes uten innstilling i tilfelle det skulle være aktuelt å be revisjonen om et notat om mulige vinklinger før man gjør bestillingen. Dersom det er helt klart hvilke vinklinger man vil ha kan det være aktuelt å bestille prosjektplan. Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide et notat med mulige vinklinger for et forvaltningsrevisjonsprosjekt for området spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole som et diskusjonsgrunnlag for utvalgets bestilling. Romerike revisjon IKS 6
20/2015 Orientering ved revisjonen 02.06.15 Selskapskontrollen i NRV AS og RA-2 AS er påbegynt. Saken tas til orientering. 7
21/2015 Saker til oppfølging 02.06.15 Saker til oppfølging Saken tas til orientering Saken tas til orientering 8
22/2015 Eventuelt 02.06.15 I nestleders fravær ble Kristin Kyhen Ramstad valgt til å underskrive protokollen. Dato: 2. juni 2015 Underskrifter Helge Ullerud, leder Kristin Kyhen Ramstad Steinar Karlsen 9