Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord

Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Sandefjord rådhus, formannskapssalen Tid: 19. november 2014 kl 09.00 16.00 Møteleder: Bjørn Ole Gleditsch Til stede fra Stokke kommune: Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol Til stede fra Sandefjord kommune: Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre Til stede fra Andebu: Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen For øvrig møtte: Gisle Dahn Ole Sverre Lund Lars Joakim Tveit Stein Rismyhr Eivinn Ueland Møtet var åpent for presse og publikum. ÅPNING Møtestart - ordfører Bjørn Ole Gleditsch ønsket velkommen til møtet. SAK 1 - INFORMASJON Lars Joakim Tveit og Eivinn Ueland orienterte om informasjonsarbeid ifm etableringen av den nye kommunen, jfr vedlagte plansjer. Forhandlingsutvalget sluttet seg til prinsippene for informasjonsarbeid frem til etableringen av den nye kommunen. Videre ble det gitt tilslutning til at det utarbeides en reklamefri informasjonsbrosjyre som distribueres til alle husstander i Sandefjord, Andebu og Stokke. Forhandlingsutvalget nedsatte et arbeidsutvalg som følger prosessen i samarbeid med administrasjonen. Utvalget består av ordførerne og Nils Ingar Aabol. Forhandlingsutvalget blir fotografert 4. desember.

SAK 2 - SAMMENSETNING AV STYRINGSGRUPPE/NEMND FOR PERIODEN 2015-2017 OG AV KOMMUNESTYRE, FORMANNSKAP OG UTVALG FOR PERIODEN 2017-2019 (NY BEHANDLING) Arbeidsgruppa la frem forslag om prinsipper for sammensetning av de politiske utvalgenes fra og med 1. januar 2017 og ut valgperioden (2019), jfr vedlegg. Det ble gitt tilslutning arbeidsutvalgets forslag. SAK 3 - EFFEKTIVISERINGSPOTENSIALET VED SAMMENSLÅING Stein Rismyhr orienterte om effektiviseringspotensialet ved sammenslåing av de tre kommunene, jfr vedlagte plansjer. Forhandlingsutvalget sluttet seg i hovedsak til premissene i orienteringen og konklusjonen i presentasjonen. SAK 4 - FORHANDLINGSUTVALGENES ANBEFALING VERSJON 4 En gjennomgang av dokumentet førte til at følgende momenter innarbeides i neste versjon av dokumentet: Nærmiljøutvalgene videreføres og videreutvikles. Det etableres ordning med nærdemokrati i den nye kommunen. Fastsetting av modell og funksjonsområde for utvikling av nærdemokratiutvalg skal utredes av fellesnemnda. Samarbeidsavtaler om interkommunale samarbeid gås igjennom med sikte på at i så stor grad som mulig skal den nye kommunen selv ha ansvar for videre utvikling av sine tjenester. Pkt 8, erstatte pkt. 2 og legge inn Innbyggerne skal i hovedsak få dekket sine tjenestebehov der de bor. Videre skal strukturen i teksten justeres. Pkt 8, nytt underpunkt Klima og miljø: o Kvalitativt gode og effektive VAR-løsninger. o Sikker og stabil vannforsyning. o Å utarbeide en strategi for en klimanøytral kommune innen 2050. o Klima- og energiplan Beredskap Det opprettes et servicekontor i Andebu og Stokke tilknyttet biblioteket eller annet egnet sted. Frivillighet Pkt 9, Torp Øst. Tilførselsveien må også gå til det nye næringsområdet. Pkt 9, det må være et punkt om jordvern og arealutnyttelse. Pkt 9, Vear. Legges under punktet om tettstedsutvikling. o VEAR Under forutsetning av at Vear blir med i den nye kommunen skal: - Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole - Vear skole renoveres - det sikres full barnehagedekning i området - det forhandles om kjøp av legevaktplasser i Tønsberg for Vears

innbyggere - det legges til rette for Ungbo-leiligheter i området - det legges til rette for eldresenter i området - nærdemokratiet videreutvikles i Vearområdet i samsvar med pkt X om nærdemokrati Pkt 10: Det utarbeides en formulering ut fra substansen i teksten. Pkt 11: Ta bort andre avsnitt eller omformuler det. Pkt 12: Siste avsnitt gjelder 2015 2018. Pkt om økonomi. Ta bort parantes om tidligere 3 %. Effektivisering: I samsvar med konklusjonen fra dagens møte. Pkt 14: Det skal sikres gode prosesser (erstatter Det skal sikres en god prosess ) Pkt 15: Informasjon opprettholdes slik det fremgikk av møtet tidligere i dag. Rådmennene får fullmakt til å redigere dokumentet og foreta justeringer i språk etc som er nødvendig for at dokumentet fremstår helhetlig. SAK 5 - DOKUMENTET SØKNAD OM SAMMENSLÅING Gisle Dahn fremla versjon 1 av Søknad om sammenslåing, jfr vedlegg. Dokumentet gir bakgrunn for møtet med statsråd Jan Tore Sanner. Versjon 2 behandles i forhandlingsutvalgenes neste møte. SAK 6 - TEMA GJENSTÅENDE MØTER De samme tillitsvalgte som deltok på seminaret i Oslo inviteres også til gruppelederseminaret 9. desember. Innspill til gruppelederseminaret: Det gjennomføres gruppearbeid hvor et tema kan være å gi innspill til forhandlingsutvalgenes anbefaling. SAK 7 - EVENTUELT Det arrangeres folkemøter i Stokke kommune 5, 7 og 8 januar. Det arrangeres debattmøte i Andebu kommune 6 januar på biblioteket. Det skal også avholdes tre folkemøter til i januar. Tid/sted fastsettes senere. Sandefjord kommune avholder folkemøte. Tid/sted fastsettes senere. Det bør lages felles informasjonsmateriale for alle møtene i de tre kommunene. Alle politikerne fra forhandlingsutvalget oppfordres til å delta på alle folkemøtene. Det ble gitt innspill fra Andebu om at den partssammensatte nemnda skal være representert med 4 tillitsvalgte og et hovedverneombud, og at tillitsvalgte fra alle kommunene deltar. Det er avtalt møte i forhandlingsutvalget 28. januar kl 0830 til 12.00 i Sandefjord.

Gruppa som skal møte statsråd Jan Tore Sanner 28. november gis fullmakt til å formulere brevet som skal sendes statsråden forut for møtet. SAK 8 GODKJENNING AV REFERAT Referatet ble opplest og godkjent. Vedlegg sak 1 Informasjon

Vedlegg sak 2 Effektiviseringspotensialet ved sammenslåing. Sammensetning av styringsgruppe/nemnd for perioden 2015-2017 og av kommunestyre, formannskap og utvalg for perioden 2017-2019 (ny behandling) Referat fra møtet i arbeidsgruppa vedr. SAS-forhandlingene Sted: Sandefjord rådhus Tid: 06.november 2014, 10.00-12.00 Til stede: Bjørn Ole Gleditsch, Erlend Larsen, Bjarne Sommerstad og Hilde Hoff Håkonsen Ulike løsninger for sammensetning av kommunestyret, formannskap og hovedutvalg i overgangsperioden fra 2017-2019 ble diskutert. Det ble konkludert med følgende løsning: Prinsippet for sammensetning av kommunestyret, formannskapet og hovedutvalgene i overgangsperioden er at det settes sammen fra tre valgkretser, der henholdsvis Andebu, Stokke og Sandefjord velger et gitt antall representanter med utgangspunkt i valgresultatet i 2015.

Sammensetningen blir som følgende: Kommunestyret skal bestå av 57 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 39, Stokke 11 og Andebu 7. Formannskapet skal bestå av 19 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 11, Stokke 5 og Andebu 3. Hovedutvalgene skal bestå av 19 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 11, Stokke 5 og Andebu 3. Nemnda skal bestå av 13 personer, henholdsvis 3 fra Stokke, 3 fra Andebu og 7 fra Sandefjord. Den skisserte løsningen legges frem for forhandlingsutvalgene på neste møte, den 19.november. Vedlegg sak 3 Effektiviseringspotensialet ved sammenslåing Effektiviseringseffekter Møte 19. nov. 2014 i forhandlingsutvalgene Effektiviseringseffekter

Effektiviseringseffekter ØKONOMIFORVALTNING Det er enighet om følgende prinsipper for den nye kommunens økonomiforvaltning: Kommunen skal ha et program for effektivisering basert på: o Kultur for kontinuerlig forbedring o Prosjektbaserte gjennomganger av virksomhetsområder Prinsipper og oppnådde resultater vurderes en gang i valgperioden. Prosjekter defineres i budsjettsammenheng eller i egne saker. Effektiviseringseffekter Grunnlag for å identifisere og hente ut effektiviseringspotensialet i ny kommune 1. Måleindikatorer Kommunen skal arbeide aktivt for å utvikle måleindikatorer innenfor resultatområdene. 2. KOSTRA KOSTRA skal benyttes aktivt. Det skal tilstrebes at kostnadene i ny kommune skal være på samme nivå eller lavere enn landsgjennomsnittet for kommunegruppen. KARK prosjekt i Andebu 3. Effektiviseringsnettverk Kommunen skal delta i de effektiviseringsnettverkene som kommunen finner hensiktsmessig, og innhente erfaringer fra kommuner med «beste praksis» BTV økonomi: nytt prosjekt våren 2015 knyttet til KOSTRA- Kommunebarometer Produksjonsindeks Folkevalgt styring Sentraladministrasjon Helse- og omsorg Skole- og barnehage Tekniske tjenester Kultur, park og idrett Områder for effektivisering

Folkevalgt styring En ny kommune vil Ha færre antall folkevalgte Ha færre totalt antall kommunestyre- og utvalgsmøter Èn ordfører i stedet for tre..men Større ansvar for folkevalgte i de nye utvalgene og posisjonene. Sentraladministrasjonen Det er vanlig å anta stordriftsfordeler i administrasjon som for eksempel kan realiseres gjennom en kommunesammenslåing. En ny kommune vil ha: kun èn rådmann Redusert antall «toppledere» nær rådmann Kun en ledergruppe frigjøring av kapasitet ll L l Skole og barnehage To faktorer som er viktige for kostnadsnivået i skolesektoren-skolestørrelse og særlig klassestørrelse Mulig effektiviseringsgevinst er redusert som følge av beslutningen om å opprettholde skolestruktur, men andre tiltak kan være effektive. Potensiale ved bedre utnyttelse av skolegrenser ved at skolene (kortest vei skole elev) kan ta i mot elever som i dag må reise p.g.a kommunestruktur. Dette gir mulighet for mer effektive klassestørrelser og reduserte utgifter til skoleskyss.

Skole og barnehage Større kompetanse/erfaringsgrunnlag- Beste praksis Mulig med spesialisering av fagmiljø/løsninger Innen barnehagesektoren kan større kommune gir mulighet for å gi tilbud der bruker ønsker og hvor det er ledig kapasitet Kostnadsbildet ifht private barnehager kan endres Helse og omsorg Framtidige synergieffekter Helse og omsorg Områder med muligheter

Områder med muligheter Helse og omsorg Helse og omsorg Områder med muligheter Helse og omsorg Områder med muligheter Kriseteam beredskap Planarbeid Miljørettet helsevern Kompetanse

Områder med muligheter Helse og omsorg Tekniske tjenester Bedre utnyttelse av realkapital/utstyr og kompetanse Samordning av funksjoner vil kunne gi gevinst Større fagmiljø som grunnlag for å løse oppgaver internt og mindre avhengig av kjøp av konsulenttjenester innen planarbeid, prosjektering og gjennomføring av investeringsprosjekter. Mulighet for oppnå «bedre priser» som større enhet Utvikling gode prosedyrer effektiv drift Kultur, park og idrett Kompetanse Rutiner Mulighet for større satsninger og større investeringer på dette området

Skisse til FUs anbefaling 1. Etablering av den nye kommunen vil gi betydelige økonomiske effektiviseringsgevinster, hovedsakelig ved virksomhetsovergripende felles- og administrative funksjoner. 2. Videre arbeid for å identifisere og kvantifisere disse gevinstene skal gjøres iht. prinsipper (jf. økonomoiforvaltning) som involverer tillitsvalgte og medarbeidere på en god måte. Styringsgruppen/Nemnda bør ha det overordnede ansvar for oppfølging. 3. For den nye kommunen skal gevinstene benyttes til å styrke tjenestetilbudet, både kvantitativt og kvalitativt. Vedlegg sak 4 Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 4 KOMMUNESTRUKTUR FORHANDLINGSUTVALGENES ANBEFALING UTKAST, VERSJON 4

ENDRINGER FRA VERSJON 3 ER INNTATT MED RØD SKRIFT TEKST FRA ANDEBU - GRØNN SKRIFT

KOMMUNESTRUKTUR FORHANDLINGSUTVALGENES ANBEFALING... 14 1. INNLEDNING... 17 2. KOMMUNENAVN OG SYMBOLER... 17 3. FREMDRIFTSPLAN... 17 4. MÅLET FOR KOMMUNEREFORMEN... 17 5. MÅL FOR DEN NYE KOMMUNEN ER Å SIKRE... 17 6. PRINSIPPER FOR SAMMENSLÅINGSPROSESSEN... 18 7. LOKALDEMOKRATI... 18 FOLKEVALGT ORGANISERING... 18 8. TJENESTETILBUDET... 20 GENERELT OM LOKALISERING... 20 SKOLESTRUKTUR... 20 BARNEHAGER... 21 HELSE OG OMSORG... 21 FRIVILLIGHET, LAG OG FORENINGER... 21 BIBLIOTEK... 21 NAV... 21 9. SAMFUNNS- OG NÆRINGSUTVIKLING... 21 KOMMUNIKASJON... 21 EIERSKAP SANDEFJORD LUFTHAVN AS... 22 UTVIKLING AV TORP ØST... 22 NÆRINGSUTVIKLING/AREALPOLITIKK... 23 TETTSTEDSUTVIKLING... 23 BEREDSKAP... 23 10. KAPASITET OG KOMPETANSE (reformuleres til neste møte)... 23 TILSTREKKELIG KAPASITET... 23 RELEVANT KOMPETANSE... 23 11. TILSTREKKELIG DISTANSE... 23 12. ØKONOMIFORVALTNING... 24 13. EFFEKTIVISERING... 25 14. ADMINISTRATIV ORGANISERING OG MEDVIRKNING... 25 15. INFORMASJON... 26 VEDLEGG 1 - OVERSIKT OVER VEDTAK I KOMMUNENE... 27

1. INNLEDNING På bakgrunn av vedtak i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner, slik de fremgår av vedlegg 1, vil ordførerne, varaordførerne og gruppelederne for de største opposisjonspartiene i de tre kommunene foreslå for sine respektive kommunestyrer at kommunene slås sammen til en ny kommune basert på den enigheten som fremgår av dette dokumentet. 2. KOMMUNENAVN OG SYMBOLER Kommunens navn er Sandefjord. Kommunens øverste politiske organ benevnes kommunestyre. Etter at søknad om kommunesammenslåing er sendt igangsettes det en prosess hvor spørsmålet om kommunevåpen, ordførerkjede, varaordførerkjede og kommunens øvrige symboler avklares. 3. FREMDRIFTSPLAN Det legges til grunn en overordnet fremdriftsplan med følgende milepæler: Sak om kommunesammenslåing behandles i kommunestyrene i februar 2015. Kommunen etableres med virkning fra og med 1. januar 2017. 4. MÅLET FOR KOMMUNEREFORMEN Styrke lokaldemokratiet og gi større kommuner flere oppgaver. Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling. 5. MÅL FOR DEN NYE KOMMUNEN ER Å SIKRE Tilstrekkelig kapasitet innenfor de ulike virksomhetsområdene. Relevant kompetanse med sterke fagmiljøer og gode administrasjonskunnskaper. Tilstrekkelig distanse mellom saksbehandler og innbyggerne. Effektiv tjenesteproduksjon der vi ivaretar nærhet til tjenestene, samtidig som vi sikrer potensielle stordriftsfordeler og effektiviseringsgevinster. Økonomisk soliditet. Valgfrihet, med en bredde i tjenestetilbudet. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder der vi sikrer en god infrastruktur og tettstedsutvikling, samt tilrettelegger for næring som skal ivareta og skape nye arbeidsplasser. Høy politisk deltakelse med et aktivt lokaldemokrati og tydelige medvirkningsorganer.

Lokal politisk styring der man søker en størst mulig grad av lokal organisering av lovpålagte velferdstjenester. Lokal identitet der man sikrer nærhet til basistjenestene. 6. PRINSIPPER FOR SAMMENSLÅINGSPROSESSEN Følgende overordnede prinsipper skal blant annet legges til grunn for prosessen: Kommunene er ulike, men likevel likeverdige Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted skal legges til grunn ved utredninger og forhandlinger Ny kommune skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de gamle kommunenes tradisjoner, fortrinn, sterke sider og utfordringer Struktur, organisasjonskultur og systemer skal vektlegges Utvikling av nærdemokrati skal gis høy prioritet Kommunene skal informere hverandre fortløpende om kommunenes investeringsprogrammer og finansieringsløsninger i forslag til økonomiplaner, og vurdere samarbeid der det er mulig Kommunene skal informere hverandre før tilsetting i lederstillinger og spesialiststillinger, og vurdere samarbeid der det er mulig Gjeldende planverk i kommunene skal gjelde som kommunedelplaner inntil nytt felles planverk blir vedtatt i ny kommune I ny kommune skal innbyggere, næringsliv, lag og foreninger motta tjenester av god kvalitet innenfor gitte rammebetingelser og lov- og regelverk Kommunene skal forholde seg til og være lojale i forhold til omforente overordnede tidsplaner 7. LOKALDEMOKRATI FOLKEVALGT ORGANISERING Fra og med kommunevalget i 2019 er den politiske organisering av kommunen slik: Kommunestyret skal ha 45 medlemmer. Kommunestyret behandler bl.a. overordnede planer, budsjett- og økonomiplan, reguleringsplaner og andre overordnede saker. Formannskapet skal ha 11 medlemmer og skal ivareta det løpende folkevalgte ansvar. Formannskapet innstiller til kommunestyret i alle saker og skal ha et særskilt ansvar for kommuneplanprosessen. Formannskapet behandler bl.a. saker som berører saksområder til flere hovedutvalg eller har betydning for kommunens økonomi. Administrasjonsutvalgets sammensetning fastsettes etter medbestemmelse våren 2015. Hovedutvalgene skal ha 11 medlemmer. Utvalgene skal ha omfattende delegert sektoransvar/beslutningsmyndighet og avgi uttalelser i saker som berører utvalgets

saksområder før disse behandles i formannskap/bystyre. Ansvarsområdene skal være: En visuell oversikt/ bilde over hovedutvalgene? HELSE, SOSIAL OG OMSORG Institusjoner Hjemmetjeneste/bemannede boliger Samhandlingsreform NAV (herunder flyktninger) Rus/psykiatri Helsestasjon Barnevern Legevakt/legetjenester Tiltak for funksjonshemmede Øvrige helsetjenester OPPVEKST OG KUNNSKAP Skoler Barnehager Voksenopplæring PPT Kulturskole NÆRINGSUTVIKLING OG EIENDOM Start Næringsutvikling Næringstomter Byggeprosjekt Drift/vedlikehold kommunal eiendom Salgs- og skjenkebevillinger Landbruk (unntatt landbruksforvaltning) Reiseliv KULTUR, FRILUFTSLIV, BY- OG STEDSUTVIKLING Kultur Folkehelse og forebyggende arbeid Nærmiljø Frivillighet Lag/foreninger Idrett Stedsutvikling Nærmiljøutvalg Bibliotek Friluftsliv By- og tettstedsutvikling MILJØ- OG PLANSAKER

Kommunalteknikk Brann og beredskap Byggesak Miljø Barnerepresentasjon, jfr pbl 3-3 Arealplanlegging GEO-data Landbruksforvaltning Veier Parker/Grøntanlegg Trafikksikkerhet Infrastruktur ØVRIGE RÅD OG UTVALG: Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer. Leder velges fra opposisjonen. Det opprettes råd for eldre og brukere med nedsatt funksjonsevne hvor sammensetningen fastsettes etter innspill fra berørte organisasjoner våren 2015. Det etableres ungdomsråd hvor sammensetningen fastsettes etter innspill fra barn og unge våren 2015. Fra og med 01.01.17 er den politiske organiseringen av kommunen slik: (Resultatet fra møtet i Sandefjord 19.11.14 kommer her) Her skal det settes inn et forslag om nærmiljødemokrati. Nærmiljøutvalgene videreføres og videreutvikles. Alle gjeldende avtaler gjennomgås for å se hvilke områder den nye kommunen kan håndtere på egenhånd, uten interkommunale samarbeid. Dette vil styrke lokaldemokratiet og gi kommunestyret bedre oversikt og handlingsrom. Eksempler på avtaler/områder hvor dette kan gjøres gjeldende: o Pedagogisk psykologisk tjeneste o.. 8. TJENESTETILBUDET GENERELT OM LOKALISERING 1. En rasjonell, effektiv og publikumsrettet tjenesteproduksjon opprettholdes lokalt, gevinster tas ut i form av bedre tjenester til innbyggerne. 2. Publikum får basistjenester nær der de bor. Blant slike er bibliotek, NAV, helsestasjon og frivillighet. 3. Stokke rådhus og herredshuset i Andebu benyttes til virksomhet som passer inn der. 4. Øvrige lokaliseringsspørsmål avklares i den videre prosessen. SKOLESTRUKTUR 1. Nåværende og gjeldende vedtak om skolestruktur opprettholdes (skoleplassering).

2. Skolekretsgrenser i en ny kommune bør optimaliseres. 3. Spørsmål om skolefaglig emner og eierforhold tas opp i senere drøftinger. 4. Høyjord skole opprettholdes. 5. Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole. 6. Melsom skole opprettholdes. 7. Elever på Bjelland og Hogsnes tilbys skoleplass på Vear skole, også om Bjelland og Hogsnes ikke blir en del av Stokke kommune. BARNEHAGER Den nye kommunen skal ha full barnehagedekning, der familiene skal tilbys barnehageplass med utgangspunkt i der de bor. Nye barnehager skal tilpasses befolkningsveksten, slik at vi sikrer nærhet til tjenestene og effektiv drift. HELSE OG OMSORG Det skal tilbys sykehjemsplasser, omsorgsboliger og bo- og servicesenter nærmest mulig der folk bor, for å sikre nærhet til tjenestene og lokal identitet. Spesialistfunksjoner må samlokaliseres for å sikre sterke fagmiljøer med relevant kompetanse. Sentralen, med frisklivssentralen og frivillighetssentralen, skal sees på som basistjenester og lokaliseres på lik linje med andre tjenestetilbud som krever nærhet til brukerne. Hjemmehjelp skal tilbys med et naturlig geografisk utgangspunkt for å sikre en best mulig hjemmehjelpstjeneste. Hele omsorgstilbudet skal ivareta nærhet til tjenestene for innbyggerne, samt potensielle effektiviseringsgevinster. Det arbeides videre med planene om demenslandsbykonseptet. Helsestasjonene FRIVILLIGHET, LAG OG FORENINGER Det må inn eget punkt om frivillighet. Kommunens lag og foreninger sikres en støtte slik at lokal aktivitet opprettholdes på samme nivå eller forsterkes. BIBLIOTEK Bibliotekene i Stokke og Andebu skal ivaretas som samlingssted og kulturutvikler. Det opprettes lokale servicekontor i tilknytning til biblioteket i Stokke og Andebu. NAV Det søkes å opprettholde NAV-kontorer i både Stokke og Andebu. 9. SAMFUNNS- OG NÆRINGSUTVIKLING KOMMUNIKASJON JERNBANE

Det vurderes å benytte eksisterende jernbanetrase til kommunebane når ny jernbanetrase er bygget i Vestfold. I tillegg til teknisk løsning, kostnader og tidsplan skal også miljøhensyn og samfunnsøkonomisk lønnsomhet vurderes. Saken tas opp i Plattform Vestfold. Det arbeides aktivt for å beholde jernbanestasjonen i Stokke. (Flyttet fra øvrig infrastruktur). VEI Det må aktivt arbeides med spørsmålet om ny fylkesvei 305 fra Kodal til Fokserød. I tillegg til fylkesvei 305 skal følgende veistrekninger inkluderes: - Sandefjord, Torp øst, Tassebekk, Stokke. - Fylkesvei Borgeskogen Andebu ØVRIG INFRASTRUKTUR Det skal også arbeides aktivt videre med følgende forhold: - Kollektivtrafikk, herunder bedret busstilbud og togtilbud - Bredbånd og mobildekning i hele den nye kommunen - Torp Øst, herunder jernbanestasjon (Kan dette punktet fjernes?) - En god løsning på trafikkutfordringene Vear/Hogsnes (Hogsnesbakken) EIERSKAP SANDEFJORD LUFTHAVN AS Kommunestyret i den nye kommunen skal behandle overordnede prinsipper for forvaltning av eierskap i selskaper (eiermelding) en gang i hver kommunevalgperiode. Som en del av dette skal de overordnede føringene for kommunens eierskap i Sandefjord lufthavn AS trekkes opp. Formannskapet har ansvar for å avklare kommunens eierposisjon i aktuelle spørsmål. Kommunestyret skal likevel behandle spørsmål av stor betydning for kommunen. Forvaltning av eierskapet i Sandefjord Lufthavn AS skal sikre at selskapet videreutvikles innenfor forsvarlige miljømessige og økonomiske rammer. Lufthavna bør være en motor for næringsutvikling i regionen og sørge for et attraktivt tilbud til innbyggere. Ved valg skal kommunen bidra til at styret har komplementær kompetanse tilpasset selskapets utfordringer. Kommunen skal forvalte eierskapet med sikte på at selskapet har finansielle rammebetingelser som legger til rette for den ønskede utvikling av selskapet. Kommunen bør over tid forvente et økonomisk utbytte som står i forhold til de økonomiske verdier som selskapet representerer. Kommunen skal også gjennom sin arealforvaltning og i kommuneplansammenheng legge til rette for en ønsket utvikling av selskapet. UTVIKLING AV TORP ØST Den nye kommunen bør:

Arbeide aktivt med å sikre jernbanestasjon på Torp. Arbeide aktivt med å sikre nye tilførselsveier og annen nødvendig infrastruktur til og fra flyplassen. Utvikle arealene på Torp Øst til regionens mest attraktive næringsarealer gjennom a. Tiltrekke attraktive bedrifter og virksomheter til å etablere seg på området b. Utvikle et kommersielt konsept for eiendomsutvikling c. Prioritere rask videreføring av fysiske planlegging og avklaring av prosess for kommunedelplan/reg.plan. NÆRINGSUTVIKLING/AREALPOLITIKK Bør vi ha en formulering om næringsutvikling/ nåværende næringsområder? TETTSTEDSUTVIKLING Bosettingsstrategi? BEREDSKAP 10. KAPASITET OG KOMPETANSE (reformuleres til neste møte) TILSTREKKELIG KAPASITET For å sikre tilstrekkelig kapasitet i fremtiden innenfor de ulike virksomhetsområdene, må man se nærmere på befolkningsutvikling og sammenligne dette med dagens befolkningstall og kapasitet. Dette arbeidet gjøres av nemnda som opprettes etter vedtak om sammenslåing. RELEVANT KOMPETANSE Innenfor alle sektorer. Samhandlingsreformen har vist at vi trenger et mer spesialisert fagmiljø. I den nye kommunen vil man kunne ha sterkere evne til å rekruttere spesialister innenfor helseområdet, med tanke på at det vil bli flere innbyggere å betjene, og dermed flere pasienter. Det planlagte lokalmedisinske senteret i Sandefjord vil ivareta dette på en kvalifisert måte, i tillegg til det eksisterende tilbudet i de gamle kommunene. Her bør momenter og formuleringer fra presentasjonen i Sandefjord vedr. samhandling innarbeides. 11. TILSTREKKELIG DISTANSE Ved større fagmiljøer i den nye storkommunen vil vi sikre tilstrekkelig distanse mellom saksbehandlere og innbyggere, og dermed i større grad unngå tvil om habilitet. Dette vil være særlig aktuelt innenfor områdene vedrørende byggesaksbehandling, samt vedtakskontorer innen helse- og omsorgssektoren.

12. ØKONOMIFORVALTNING Den nye kommunens økonomiforvaltning skal sikre at kommunens økonomi er i balanse og forblir robust i et langsiktig perspektiv. Dette gjøres bl.a. gjennom følgende: Budsjett og økonomiplan har som mål: o Stabilt tjenestetilbud. o Unngå bruk av ressurser til unødvendige, midlertidige omstillinger. Økonomiplan bør innrettes slik at: o Etatenes netto driftsutgifter ikke er større enn frie inntekter o Kraftfondet opprettholdes. Avkastning brukes til å (med-)finansiere investeringer, -ikke til drift. o Samlet gjeld bør ikke øke på sikt. o Netto driftsresultat er i samsvar med TBUs anbefaling (tidligere minst 3 % av driftsinntektene under vurdering pga. endring i regler for moms) Budsjett- og økonomiplan skal baseres på grundige vurderinger av kommuneprp, statsbudsjett og kommunens økonomiske rammevilkår. Kommuneplanen skal være styrende for innretning av budsjett- og økonomiplan. Saksutredninger generelt skal synliggjøre økonomiske konsekvenser av alternative valg og vise budsjettdekning for foreslått løsning der dette er aktuelt. Forslag som fremmes skal vise budsjettdekning der dette er relevant. Alle kommunens virksomheter skal utvise budsjettdisiplin, lojalt til kommunestyrets budsjettvedtak. Kommunen skal ha et program for effektivisering basert på: o Kultur for kontinuerlig forbedring o Prosjektbaserte gjennomganger av virksomhetsområder o Prinsipper og oppnådde resultater vurderes en gang i valgperioden. Prosjekter defineres i budsjettsammenheng eller i egne saker. Avkastningen av kraftfondet skal benyttes til å finansiere investeringer uavhengig av tidligere kommunegrenser Prinsipper for finansforvaltningen vurderes av kommunestyret en gang pr. valgperiode. Kraftfondets forvaltning skal sikre at krav til avkastning er tilpasset kommunens evne til å håndtere risiko, bl.a ved: o Profesjonell, diversifisert forvaltning med definert mandat o Kursreguleringsfond tilpasset risikoprofilen o Ekstern uavhengig risikovurdering av forvaltningen Investeringsprosjekter innarbeidet i de tidligere kommunenes økonomiplaner når søknad om sammenslåing vedtas, prioriteres i den nye kommunens budsjett og økonomiplan, se vedlegg 2. Det er en forutsetning at prosjektene er fullfinansiert i balansert budsjett/økonomiplan. Økonomiplanene som blir vedtatt av kommunestyrene desember 2014 bør legges til grunn for prioriteringene i den nye kommunen.

13. EFFEKTIVISERING Her kommer konklusjonen om effektivisering fra møte 19.11.14. Dette står fra tidligere: Frigjorte midler som følge av en mer effektiv organisering skal brukes til å bedre tjenestene til den nye kommunens innbyggere. 14. ADMINISTRATIV ORGANISERING OG MEDVIRKNING Endelig tekst behandles i møte 19.12.14 Det skal sikres en god prosess rundt en administrativ omorganisering, samt i hele organisasjonen, slik at vi beholder den gode fagkompetansen internt i kommunen. For å få til dette ønsker vi i at eventuell administrativ nedbemanning hovedsakelig skal skje ved naturlig avgang og i samarbeid med de tillitsvalgte. Praktisering i fase 1 (fram til vedtak i 2015) a) Rådmennene innkaller i fellesskap tillitsvalgte så tidlig som mulig til felles formelle drøftingsmøter for å drøfte saker/temaer som skal drøftes i hht Hovedavtalen, f.eks: o Overordnet administrativ organisering b) Protokoll fra drøftingsmøter framlegges for forhandlingsutvalget før forhandlingsutvalget trekker konklusjoner i form av endelige anbefalinger, jfr. forhandlingsutvalgets resultat Praktisering i fase 2 (fra vedtak i 2015 fram til sammenslåing i 2017) c) Det utvikles egen plan for medvirkning som del av prosjektorganiseringen Det bør være samsvar mellom overordnet politisk og administrativ organisering. Følgende modell drøftes med tillitsvalgte og behandles deretter på nytt i det politiske forhandlingsutvalget: Rådmann Assisterende rådmann Stabsfunksjoner Økonomisjef Økonomiavdeling Kommunalsjef Helse, sosial og omsorg Kommunalsjef Oppvekst og kunnskap Kommunalsjef Kultur, folkehelse og stedsutvikling Kommunalsjef Teknikk, byggesaker og beredskap Kommunalsjef Næring og eiendom Modellen vurderes på nytt etter at det er avklart hvem som blir prosjektleder/fremtidig rådmann i ny kommune.

15. INFORMASJON Temaet er planlagt drøftet 19.11.14 Andebu den 19.12.2014 Ordfører Andebu Ordfører Sandefjord Ordfører Stokke Varaordfører Andebu Varaordfører Sandefjord Varaordfører Stokke Gruppeleder Andebu Gruppeleder Sandefjord Gruppeleder Stokke Vedlegg: 1. Oversikt over vedtak i kommunene 2. Oversikt over vedtatte investeringer i kommunene 2015 2018

VEDLEGG 1 - OVERSIKT OVER VEDTAK I KOMMUNENE Stokke kommunestyre vedtok 16. juni 2014 i sak 31/14: 1) Dersom resultatet av de kommende forhandlingene tilsier det, ønsker Stokke kommune å bli en del av en ny kommunestruktur. 2) Stokke kommune forhandler med Sandefjord kommune om å etablere en ny felles kommune. 3) Stokke kommune stiller inntil videre utredningen om sammenslåing med Tønsberg, eventuelt strukturen Tønsberg Nøtterøy Tjøme, i bero. 4) Stokke kommune avslutter videre samarbeid om utredning av 5Kalternativet. 5) Det åpnes for at Andebu kommune også kan bli en del av en ny kommunestruktur der Stokke og Sandefjord kommuner inngår. 6) I forhandlingene legges følgende prinsipper til grunn: Likeverdighet mellom kommunene Ivaretagelse av nærdemokrati Gjeldende planverk i kommunene skal gjelde som kommunedelplaner inntil nytt felles planverk er vedtatt. 7) Det politiske forhandlingsutvalget har ansvaret for å gjennomføre forhandlingene. Rådmann tiltrer utvalget administrativt. 8) Forhandlingsutvalget gis i mandat å utarbeide Framdriftsplan Overgangsordninger Forslag til politisk organisering, herunder ordninger for ivaretagelse av nærdemokrati Felles søknad til Kongen om kommunesammenslåing. 9) Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende administrasjonsutvalg, formannskapet og kommunestyret. 10) Kommunestyret tar sikte på å behandle spørsmålet om kommunesammenslåing i første møte i 2015. 11) Kommunestyret mener at Vear-Hogsnes-Bjelland-området bør samles i en kommune. Rådmannen bes umiddelbart innlede forhandlinger med Tønsberg kommune for å etablere en prosess i tråd med Inndelingslova. Sandefjord formannskap vedtok 25. februar 2014 i sak 21/2014:

1) Sandefjord kommune takker ja til invitasjon fra Stokke kommune om å drøfte mulig kommunesammenslåing. 2) Det nedsettes et underutvalg av formannskapet med følgende sammensetning: Ordfører Bjørn Ole Gleditsch, Høyre Varaordfører Vidar Andersen, Fremskrittspartiet Gruppeleder Morten Joel Istre, Arbeiderpartiet Vara for ordfører og varaordfører: Tor Steinar Mathiassen, Høyre Vara for Morten Joel Istre: Frode Falch Anmarkrud, Sosialistisk Venstreparti Rådmannen deltar i utvalgets møter og sørger for praktisk bistand til utvalgets arbeid. Utvalgets mandat er å: a) gjennomføre dialog med tilsvarende folkevalgt utvalg fra Stokke kommune om mulig kommunesammenslåing, b) avklare premisser for hva som bør utredes, c) etablere et godt grunnlag for etterfølgende behandling i formannskap og bystyre ved å informere bl.a. gruppeledere om dialogen. Sandefjord bystyre vedtok 19.06.14 i sak 37/14 følgende 1. Informasjon om status tas til orientering. 2. Sandefjord kommune ønsker å videreføre dialog med Stokke og Andebu kommune med de premisser som fremgår av vedtak i Stokke kommunestyre den 16. juni med sikte på å slå sammen kommunene. 3. Det legges frem en sak til bystyrets første møte etter sommeren om fremdriftsplan og prosess for involvering av folkevalgte, ansatte og innbyggere. Sandefjord bystyre vedtok 25.09.14 i sak 55/14: 1. Videre prosess bør baseres på at søknad kan sendes jan/februar 2015 med sikte på sammenslåing av kommunene fra 1. januar 2017. 2. Involvering av folkevalgte, ansatte og innbyggere gjennomføres i hovedsak slik som skissert i rådmannens bemerkninger. Andebu kommunestyre vedtok juni i sak 31/14: 1. Utredning av 5K som en kommune, fase 1, tas til orientering.

2. Andebu kommune takker ja til invitasjon fra Sandefjord og Stokke 09.05.14 der det framgår at de kommunene ønsker dialog med Andebu kommune om å inkludere Andebu i pågående samtaler/forhandlinger mellom Sandefjord og Stokke for å utrede sammenslåing av disse kommuner til en kommune. 3. Kommunestyret oppnevner et forhandlingsutvalg som sammensettes slik: : - Ordfører - Varaordfører - Gruppeleder for det største opposisjonspartiet - Vara for ordfører og varaordfører: Lars Viggo Holmen - Vara for gruppeleder for det største opposisjonspartiet: Helene Eriksen Rådmann deltar i utvalgets møter og sørger for praktisk bistand til utvalgets arbeid.kommunene må tas stilling til hvordan tillitsvalgte skal involveres i utredningsarbeidet. 4. I forhandlingene legges følgende prinsipper til grunn: a) Ivaretakelse av likeverdighet mellom kommunene b) Ivaretakelse av kulturforståelse og utvikling (organisasjonskultur og by- /bygdekultur) c) Ivaretakelse av nærdemokrati, lokale kommunale tjenester og service til innbyggerne d) Ivaretakelse av kommunale arbeidstakeres rettigheter e) Gjeldende planverk i kommunene skal gjelde som kommunedelplaner inntil nytt felles planverk er vedtatt 5. Forhandlingsutvalget gis med utgangspunkt i pkt. 4 i mandat å: a) Utrede på overordnet nivå, kortfattet kunnskapsgrunnlag (faktagrunnlag), utfordringer, muligheter, strukturelle og kulturelle forhold, alternative løsninger og konsekvenser ved å slå sammen Sandefjord, Andebu og Stokke til en kommune b) Utrede samhandlingsregler og overgangsordninger 6. Utredningen bør være ferdig slik at den kan framlegges for kommunestyret i samme møte som kommunestyret skal ta stilling til om Andebu kommune skal delta i 5K-samarbeidet Utredning av kommunesammenslåing fase 2, sannsynligvis i kommunestyrets møte 23.09.2014 eller 04.11.2014. 7. Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende formannskapet, gruppeledere og kommunestyret. 8. Innen 04.08.2014 utarbeider administrasjonen forslag til plan som skal sikre at innbyggere, lag og foreninger, næringslivet, tillitsvalgte og ansatte blir tilstrekkelig informert, og at de får anledning til å uttale seg og gjøre sitt syn gjeldende og derved anledning til å medvirke i kommunestrukturprosessen. Forhandlingsutvalget behandler og tar stilling til planen.

9. Kommunestyret bør 23.09.2014 eller senest 04.11.2014 ta stilling til retningsvalg som innebærer at Andebu kommune etter retningsvalget bare forhandler videre med den/de kommuner som retningsvalget innebærer. 10. Etter retningsvalget, ytterligere utredninger og forhandlinger utarbeider forhandlingsutvalget forslag til søknad til Kongen om kommunesammenslåing. 11. Kommunestyret behandler sak vedrørende kommunesammenslåing i 1. halvår 2015. 12. Andebu kommune vil arbeide for at sammenslåing med andre kommuner skal kunne vedtas på nasjonalt nivå i løpet av våren 2016 og derved kunne tre i kraft 1. januar 2018. Andebu kommunestyre vedtok 04.11.14 i sak xx/14: xx

Vedlegg sak 5 Dokumentet «Søknad om sammenslåing» Skisse pr. 19.11.14 Kommunal- og moderniseringsdepartementet v/fylkesmannen i Vestfold 6. februar 2015 SØKNAD OM SAMMENSLÅING Med dette søkes det om at Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner slås sammen til en kommune med virkning fra 1. januar 2017. Den sammenslåtte kommunen skal ha Sandefjord som kommunenavn. Søknaden forutsetter at sammenslåingen kan forberedes av en styringsgruppe/nemnd med sammensetning og mandat som angitt i vedlegg 1. I perioden 2017 til kommunevalget i 2019 skal den nye kommunen styres av et kommunestyre, formannskap og hovedutvalg med representasjon som det fremgår av vedlegg 2. Søknaden forutsetter videre at kommunens inntekter Denne søknaden er basert på en omfattende prosess hvor bl.a. innbyggerne har blitt informert og involvert gjennom folkemøter og spurt om sine meninger ved spørreundersøkelser. Prosessen har endt opp i likelydende vedtak i Stokke kommunestyre den 2. februar 2015, Andebu kommunestyre den 3. februar 2015 og i Sandefjord bystyre den 5. februar 2015. Protokoller fremgår av vedlegg 3. Med vennlig hilsen Erlend Larsen Bjarne Sommerstad Bjørn Ole Gleditsch Ordfører Stokke kommune Ordfører Andebu kommune Ordfører Sandefjord kommune

Vedlegg sak 6 Tema gjenstående møter