ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAG Utvikling og kjøp av styringssystem til ledere i Bodø kommune. Side 1 av 56
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 GENERELL INFORMASJON... 3 OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN... 5 BEHANDLING AV TILBUD... 7 TILDELING OG KONTRAKT... 8 VEDLEGG... 9 TILBUDSBREV... 10 FORBEHOLD... 11 OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN... 12 KVALIFIKASJONSKRAV... 13 KRAVSPESIFIKASJON... 18 TILDELINGSKRITERIER... 27 12 VEDLEGGENE 1 TIL 8. 30-56 Side 2 av 56
1 GENERELL INFORMASJON 1.1 Innledning Bodø Kommune (heretter kalt oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse over EØS terskelverdi for kjøp av tjeneste i forbindelse med utvikling og implementering av styringssystem for ledere på ulike nivå i kommunen. Prosjektet er faseinndelt og forventes ferdigstilt over en 3 års periode. Anbudet er kunngjort på www.doffin.no og TED http://ted.europa.eu/ 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Bodø kommune. Bestiller vil ha det økonomiske ansvar for å oppfylle kommunens forpliktelser overfor selger. Bodø kommune ved Innkjøpssjefen er administrativ kontraktspart. 1.3 Nøkkelopplysninger om konkurransen Kostnadsramme Estimert kostnad inntil 4 mill. N.kr. Ex. Mva. Tilbudsfrist: 12.03.2015 kl. 14.00 anbudsåpning kl. 14.30 Vedståelsesfrist: 12.06.2015 Spørsmålsfrist (dersom 26.02.2015. feil/uklarheter i grunnlag): Spørsmål skal sendes pr. e-post til primærkontakt, med kopi til sekundærkontakt. Levering av tilbud: Tilbudet skal være fysisk mottatt på Servicetorget på Postgården innen fristen. For sent innkomne tilbud avvises. Tilbud skal leveres i lukket nøytral forpakning med påskrift: TILBUD STYRINGSSYSTEM BODØ KOMMUNE Det skal leveres et stk. papirtilbud og elektronisk tilbud på minnepenn. Det skal også leveres en sladdet elektronisk versjon for eventuelle framtidige krav om innsyn. Vedlegges sammen med øvrige anbudsbesvarelse på minnepenn. Leveringsadresse: Servicetorget i Bodø kommune Postgården inngang Posten Havnegata 9 8006 BODØ Postadresse: Bodø kommune v/servicetorget Postgården Pb. 319 8001 BODØ VIKTIG! Ved levering via bedriftspakke/jetpak forsendelse skal ytre emballasje være merket med samme påskrift som over. Primær kontakt: Roger Fredriksen Side 3 av 56
E-post adresse: Roger.fredriksen@bodo.kommune.no Telefon: 755 93 607 Sekundær kontakt: Øystein Nilsen E-post adresse: Oystein.nilsen@bodo.kommune.no Telefon: 755 93 605 1.4 Avlysning og totalforkastelse Kjøperen er ikke forpliktet til å anta noen av tilbudene, dersom ingen av de innkomne tilbud anses som rimelige. Det samme gjelder når det etter utsending av konkurransegrunnlaget er oppstått forhold som gjør at kjøpet ikke lenger er aktuelt, eller at spesifikasjoner må endres. 1.5 Avvisning Reglene for avvisning, følger av FOA Del III 20-13 og 20-14. Eksempel på forhold som kan og i enkelte tilfeller skal føre til avvisning er: For sent innlevert tilbud Manglende dokumentasjoner Avvik fra kravspesifikasjonen Avvik fra kontraktsvilkårene Avvik fra kvalifikasjonskrav Vesentlige forbehold 1.6 Organisering av tilbudet Tilbudet skal organiseres på følgende måte: Skilleark 1: Tilbudsbrev Skilleark 2: Forbehold Skilleark 3: Om bedriften m/ vedlegg Skilleark 4: Kvalifikasjonskrav m/ dokumentasjon Skilleark 5: Kravspesifikasjonen m/ dokumentasjon Skilleark 6: Pris Skilleark 7: Kvalitet Skilleark 8: Eventuelt annet Side 4 av 56
2 OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN 2.1 Den valgte anskaffelsesprosedyren Denne anskaffelsesprosessen omfattes av lov om offentlige anskaffelser senest ajourført 30. juni 2006 nr. 41 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006. og endret ved forskrift 1.juli 2012 For denne konkurransen gjelder forskriftenes del I og del III over EØS terskelverdi. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdien jfr. FOA 14-1 (1). 2.2 Rettelser, presiseringer og endringer Innen utgangen av tilbudsfristen har oppdragsgiver rett til å gjøre rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jfr. FOA 17-2. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de andre leverandørene. Det vil ikke bli gjort kjent hvem av leverandørene som har stilt spørsmålet. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Alle leverandører skal varsles om forlengelsen. 2.3 Offentlighet For allment innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 3 og 23 (3) om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet. 2.4 Taushetsplikt Oppdragsgiveren plikter å forhindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være konkurransemessig viktig å holde hemmelig, jfr. FOA 3-6. 2.5 Oppslag i regelverket Tilbydere oppfordres til å sette seg inn i rammevilkårene for offentlige innkjøp. Aktuelt regelverk er å finne på www.lovdata.no, med spesiell vekt på lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser. På siden www.anskaffelser.no er det også gode forklaringer på rammevilkårene for offentlige innkjøp. Side 5 av 56
2.6 Oppdeling av leveransen Denne kontrakten skal tildeles en leverandør. 2.7 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 2.8 Språk Alt av tilbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av avtalen. 2.9 Deposita, garantier og utgifter Det forlanges ikke gjennomføringsgarantier, bankgaranti eller deposita for avtaleperioden. Utgifter som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.10 Innsynsrett Oppdragsgiver har rett til å inspisere og kontrollere alle forhold ved valgte leverandør og dens underleverandør før kontrakt inngås. Dette gjelder før og i hele avtaleperioden. Side 6 av 56
3 BEHANDLING AV TILBUD 3.1 Registrering av tilbudet Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottak og protokollføres etter hvert som de kommer inn. Tilbydere som ønsker det, kan få kvittering på avlevert tilbud. 3.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning skjer på møterommet i 2. etasje i Dronningens gate 36 ( gammelbanken ) i Bodø, med minst 2 representanter for oppdragsgiver representert. Tilbyder eller representant for tilbyder kan være til stede. Tilbudspriser vil ikke bli opplyst på åpningen. For øvrig vil tilbudsåpningen bli gjennomført etter forskriftenes del III 20-7. 3.3 Avklaringer Etter gjennomgang av de innkomne tilbud, kan det bli nødvendig med avklaringsmøter. Dette for å sikre at begge parter har den samme forståelsen av konkurransegrunnlaget og det innleverte tilbud, samt for å få oppklart eventuelle misforståelser eller uklarheter. Eventuelle avklaringer vil skje i henhold til forskriftens 21-1 (2). Side 7 av 56
4 TILDELING OG KONTRAKT 4.1 Valg av leverandør Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakten, skal sendes samtidig til samtlige tilbydere med en redegjørelse for valget som er foretatt, jfr. forskriftens 22-3. Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med vinneren av konkurransen etter at karensfristen er utløpt såfremt at ingen klager er mottatt. 4.2 Kontraktsinnhold Kontrakten vil bestå av følgende innhold: a) Konkurransegrunnlaget b) Kontraktssammendrag c) Prismatrisene d) Det inngitte tilbud e) Standarder m/bilag f) Eventuelle andre avklaringer For øvrig vil kontrakten reguleres av: Lov 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endring, senest ved lov 30.juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 1.juli 2012. Angjeldende norske og internasjonale standarder. SSA-K lille SSA-K lille bilag SSA-V lille Norsk lov for øvrig. Side 8 av 56
5 VEDLEGG Vedlegg 1: HMS egenerklæring Vedlegg 2: Stadfestelse ILO konvensjonen nr. 94 og de åtte kjernekonvensjonene Vedlegg 3: SSA-K lille Vedlegg 4: SSA-K bilag Vedlegg 5: SSA-V lille Side 9 av 56
6 TILBUDSBREV FIRMANAVN: Postadresse: Besøksadresse: Foretaksnummer: KONTAKTPERSONER: (I prioritert rekkefølge, med hovedkontakt for tilbudet øverst) Navn Ansvarsområde (Anbud/salg etc.) Telefon direkte E-post Annet VEDSTÅELSESERKLÆRING: Dette firma vedstår seg tilbudet fra tilbudsfrist til 12.06.2015. Sted/dato:. Underskrift daglig leder (ikke maskinskrevet) Side 10 av 56
7 FORBEHOLD Etter FOA Del III 20-13(1), d, e og f skal tilbudet avvises dersom: Det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Det inneholder vesentlige forbehold mot kravspesifikasjonen Det på grunn av forbehold kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Tilbudet er gitt med følgende forbehold: (Benytt eget ark om nødvendig) ja nei Vedlegg nr. Side 11 av 56
8 OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN 8.1 Organisasjon og eierstruktur Organisasjonen skal beskrives på en måte som gir en klar forståelse av dens struktur, eierskap, styre og daglige ledelse. Dersom leverandøren gjør vesentlige organisasjonsmessige endringer eller endrer eierstrukturen i avtaleperioden, skal dette rapporteres til kjøper v/ Innkjøpssjefen. Vedlegg nr: 8.2 Beliggenhet Hovedkontorets beliggenhet: Eventuelle betjenende avdeling: 8.3 Bedriftens kjerneområder Det skal redegjøres for bedriftens kjerneområder og eventuelle nye satsningsområder. Vedlegg nr: Side 12 av 56
9 KVALIFIKASJONSKRAV En tilbyder kan utelukkes fra anbudskonkurransen, jfr. forskriftens 20-12, dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt. 9.1 Krav til attester Følgende attester skal vedlegges: Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring (Firmaattest) (Foretaksregisteret, Brønnøysund) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter (mva) i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert. (Skattefogden) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at leverandøren ikke er: - konkurs eller begjært konkurs - under gjeldsforhandling eller at det ikke er begjært gjeldsforhandling - under avvikling eller begjært tvangsoppløst (Konkursregisteret, Brønnøysund) Vedlegg nr: NB: ATTESTENE SKAL IKKE VÆRE ELDRE ENN 6 MND FRA TILBUDSFRIST! Side 13 av 56
9.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår, ILO- 94 og ILOs åtte kjernekonvensjoner Leverandører til kommunen med tilhørende enheter plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkomne sted og yrke. Leverandører skal dersom kommunen ønsker det, framskaffe dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkår for de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår, og som innebærer utføring av arbeid skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Med kommunen menes også kommunale bedrifter, kommunale foretak og aksjeselskap. ILOs åtte kjernekonvensjoner dekker de såkalte grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet og regnes som grunnleggende på arbeidslivets område. Dette innebærer retten til å organisere seg og retten til kollektive forhandlinger (herunder streikeretten), eliminasjon av alle former for tvangs- og slavearbeid, avskaffelse av barnearbeid og eliminasjon av alle former for diskriminering i arbeidslivet. Vennligst bekreft at De oppfyller vårt krav om lønns- og arbeidsvilkår som nevnt over og ILOs åtte kjernekonvensjoner, og dokumenter dette ved å fylle ut vedlagte egenerklæring om tilknytning til ILO-konvensjonen. (Vedlegg 2). Bekreftes Vedlegg nr. 9.3 Tilbyders økonomi Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Rating utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon ikke eldre enn 6 måneder. (for eksempel: Bisnode, Lindorf eller tilsvarende institusjoner).. Ytterlige opplysninger kan gis i vedlegg Bekreftes Vedlegg nr. Side 14 av 56
9.4 Erfaring Det stilles krav om at tilbyder har erfaring med leveranse til lignende oppdrag i størrelse og funksjon. Det bes om dokumentasjon på en referanseliste med oversikt over de to viktigste og relevant sammenlignbare oppdrag tilbyderen har utført de siste fem årene, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og navn på oppdragsgiver med referanseperson og telefonnummer. Tilbyder bes å fylle ut matrisen nedenfor for å dokumentere sin erfaring. 1. Kundens navn Leveransens verdi pr år eks mva Tidspunkt fra til (mm.åååå) 2. Dersom det er for lite plass i matrisen benyttes eget vedlegg. Kontaktperson/tlf.nr direkte og e-postadresse Bekreftes Vedlegg nr. 9.5 Miljøledelsessystem Det stilles krav om at leverandører til SIIS kommunene som et minimum har et enkelt internt miljøledelsessystem, eventuelt er miljøsertifisert tilsvarende Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS (se logo/eksempel på sertifikat for disse sertifiseringer nedenfor), eller skal få dette på plass innen rimelig tid etter avtale fra kontraktsinngåelse. Dette dokumenteres med interne rutiner om miljø, eller miljøsertifikat eller bekreftelse fra verifisert tredjepart. For små og nystartede bedrifter som ikke har et miljøledelsessystem på plass, må det skisseres og vedlegges en plan for hvordan og når dette blir gjennomført. Legg ved dokumentasjon på miljøledelsessystem internt i bedriften, eventuelt dokumentasjon på sertifisering, eller dokumentasjon på at bedriften blir sertifisert innen avtaleperiodens varighet. Vennligst bekreft at De aksepterer pkt. 10.5: Bekreftes Vedlegg nr. Side 15 av 56
9.6 Krav til helse, miljø og sikkerhet Oppdragsgiver vektlegger at de leverandører som det inngås langsiktige avtaler med, har, eller jobber for å få et bevisst forhold til intern kontroll. I henhold til forskriftens 17-15 skal det kreves HMS egenerklæring. (Manglende erklæring medfører avvisning av tilbudet, ref. 20-12). I arbeidet med vurderingen av det gitte tilbudet kan det bli aktuelt å gå nærmere inn på detaljer i Deres system. Vi skal ha forelagt: innholdsfortegnelse for HMS-håndboken målsetting for HMS-arbeidet navn på HMS-ansvarlig Egenerklæring om HMS (se vedlegg 1) Vedlegg nr: 9.7 Krav til kvalitetssikringssystem. Som dokumentasjon på at kvalitetssikring er satt i system, bes det om at det fra tilbyders kvalitetshåndbok vedlegges: innledning innholdsfortegnelse Dersom håndbok ikke er utarbeidet, bes det om en oversikt over gjeldende rutiner. Dersom tilbyder er kvalitetssertifisert etter ISO 9001 standarden, kan gyldig sertifikat vedlegges istedenfor det ovennevnte. Vennligst bekreft at De har kvalitetssikringssystem i Deres bedrift: Bekreftes Vedlegg nr. 9.8 Krav til teknisk kompetanse Tilbyder må kunne dokumentere egen tekniske kompetanse herunder eventuelle sertifiseringer på ulike aktuelle komponenter. Kompetanse på datafangst fra aktuelle fagsystemer i Bodø kommune vil bli vektlagt og vurdert spesielt. For leverandøren som leverer en SharePoint løsning må inneha kompetanse og kunnskap som tilsvarer Silver eller Gold innenfor Microsoft «Data Analytics». Vennligst bekreft teknisk kompetanse. Bekreftes Vedlegg nr. Side 16 av 56
9.9 Krav til prosjektkompetanse Tilbyder må kunne dokumentere prosjektledererfaring, gjerne sertifisering i Prince 2 eller PMP, da utvikling og innfasing av styringssystemet i Bodø kommune vil bli gjennomført som et prosjekt Denne må kunne dokumenteres. Med prosjektkompetanse menes kompetanse innen prosjektorganisering og prosjektstyring. Tilbyder bes beskrive hvordan et prosjekt av denne type bør organiseres i forhold til hvilke kompetansemiljøer som skal gjennomføre et slikt prosjekt. Prosjektene i de ulike fasene må ha spesifiserte tidsestimater. Tilbyder bes også beskrive i vedlegg hvordan prosjektstyringen må gjennomføres for at en skal kunne imøtekomme målsettinger og krav til fremdrift. Vennligst bekreft at De har prosjektkompetanse i Deres bedrift: Bekreftes Vedlegg nr. 9.10 Krav til dokumentasjon Det skal følge med nødvendig dokumentasjon både teknisk dokumentasjon og bruker dokumentasjon. Vennligst bekreft kravet : Bekreftes Vedlegg nr. 9.11 Krav til styringssystemet ved kommunesammenslåing Det er et krav at det ikke skal være noen heftelser ved utvidelser av styringssystemet ved en eventuell kommunesammenslåing. Vennligst bekreft ingen heftelse ved kommunesammenslåing: Bekreftes Vedlegg nr. Side 17 av 56
10 KRAVSPESIFIKASJON Det er utarbeidet en kravspesifikasjon som definerer hvilke egenskaper som er minimumskrav for denne konkurransen. Kravspesifikasjonen sikrer også at like kvaliteter blir sammenlignet og bidrar til likebehandling av tilbydere. For å unngå utelukkelse fra anbudskonkurransen skal alle krav i dette kapittelet være innfridd (bekreftet). Henvisning til relevante dokumenter og evt. ytterligere kommentarer skal vedlegges. Kravspesifikasjon for styringssystem Bodø kommune Bodø kommune skal inngå kontrakt for levering av tjenester for tilpasning og utvikling av et styringssystem for alle administrative ledere og politikere i Bodø kommune. Kontrakten omfatter både presentasjonslaget og arkitekturen som er nødvendig for å få gjøre styringsinformasjonen tilgjengelig. Kommune har en omfattende tjenesteproduksjon. Det er en forvaltnings organisasjon som har til formål å gi innbyggerne best mulig tjenester innenfor tilgjengelig økonomiske rammer. Bredden i tjenesteproduksjonen medfører at det er mange ulike fagsystemer - se vedlegg 2. Det er mange «fagsiloer» som inneholder mye styringsinformasjon som må gjøres bedre tilgjengelig, men det må også tilrettelegges for andre informasjonskilder som lokale regneark eller sentrale datakilder. Styringssystemet til Bodø kommune skal ikke være et tradisjonelt system for balansert målstyring. Målsettingen er å tilrettelegge for et dynamisk styringsverktøy som legger vekt på styringsinformasjon som endres hyppig og som er avgjørende for den løpende tjenesteproduksjonen. Et dynamisk styringsverktøy skal gi alle ledere i Bodø kommune nødvendig styringsinformasjon og som også er tilrettelagt for resultatrapportering. Det er ikke tilstrekkelig med bare målinger av det som har skjedd. Et dynamisk styringsverktøy skal også inneholde trender/prognoser, Videre bør et dynamisk styringsverktøy også inneholde en merverdi som bidrar til en økt bruksverdi. Brukere av styringssystem Styringsinformasjon og funksjonalitet må tilpasses ulike målgrupper i organisasjonen: Side 18 av 56
Det politiske og administrative nivå har ulike behov for styringsinformasjon. Informasjonen til politisk nivå vil bygge på den informasjonen som tilrettelegges for administrativt nivå. En ser for seg at laveste administrative ledernivå er enhetsleder, dvs. en rektor for en skole, leder av et sykehjem eller styrer av en barnehage. For noen virksomhetsområder vil laveste nivå være områdeleder. Det er ca 200 ledere i Bodø kommune. Analyser vil være nødvendig når informasjonen i styringssystemet ikke er tilstrekkelig. Analyser vil bli utført av controllere/økonomer primært i økonomi og finansavdelingen. Bodø kommune har tre tjenesteutførende avdelinger og resten er samlet under begrepet sentraladministrasjon. Styringssystemet må tilpasses de ulike ledernivåene innenfor avdelinger, virksomhetsområder og enheter, samt rådmann og politikk. Se vedlegg 1 for flere detaljer om organisasjonsstrukturen til Bodø kommune. Side 19 av 56
Krav til tilbyder: Systemet må være rollebasert slik at den enkelte rolle (eksempelvis de som er nevnt i dette avsnittet) enkelt får tilgang til den informasjonen som er relevant for rollen. Bekreftes Funksjonalitet Styringssystemet må imøtekomme kravene til moderne design og må kunne oppfattes som brukervennlig for den brukergruppen som skal bruke styringssystemet. Bodø kommune er totalkunde av Microsoft produkter, slik at brukervennlighet og moderne design oppfattes når det er stor grad av gjenkjennelse i forhold til denne type produkter. Beskrivelsene av presentasjonslaget for løpende styringsinformasjon er et utgangspunkt for det styringssystemet Bodø kommune ønsker å implementere, men det må tilpasses den standard funksjonaliteten som er tilgjengelig i aktuell løsning. Ved oppgradering til nyere versjoner skal det ikke være nødvendig med vesentlige endringer eller tilpasninger. Bekreft og eventuelt forklar i vedlegg Bekreftes Vedlegg nr. Analyse Microsoft Excel skal være det primære analyseverktøy til Bodø kommune. Overføring av data fra styringssystemet til Excel må kunne gjennomføres enkelt og brukervennlig. Dersom Microsoft tilbyr oppgraderinger av Excel må styringssystemet kunne ta dette i bruk. Vennligst bekreft tilrettelegging for bruk av Excel som analyseverktøy. Bekreftes Arkitektur og datafangst Oppdragsgiver ønsker en modulbasert arkitektur. Arkitekturen må bygge på kjent standardisert teknologi. Enkel standardisert arkitektur sees på som grunnlaget for rask opplæring av ressurspersoner i egen kommune og minimering av konsekvenser ved endringer og oppgraderinger. Når systemet er utviklet skal ressurspersoner i Bodø kommune ha muligheten, forutsatt tilstrekkelig kompetanse, å kunne gjøre oppdateringer og tilpasninger på egenhånd Det skal tilrettelegges for automatisk datafangst fra kommunens fagsystemer. Med fagsystemer menes i første rekke «Visma familien» og «Gerika familien». Det må også Side 20 av 56
tilrettelegges slik at data kan legges inn manuelt eller hentes fra regneark. I tillegg til informasjon fra egne kilder kan en vurdere om tall fra SSB (befolkning, KOSTRA, mm), GSI og andre nasjonale systemer blir gjort tilgjengelig i styringssystemet. Bekreft og beskriv tilbudt arkitektur og datafangst i vedlegg Bekreftes Vedlegg nr. Brukeropplæring Et styringssystem må bli tatt i bruk av ledere på alle nivå dersom det skal ha organisatorisk effekt. Det blir derfor viktig med opplæring og engasjement. Opplæring skal gjennomføres gjennom digitale læringsprogrammer. Læringsprogrammer skal være av maksimalt 3 minutters lengde og omfatte sentral emner i styringssystemet. Bekreft oppdragsgivers krav at det i prosjektet lages digitale læringsprogrammer tilpasset ulike prosjektfaser. Eventuell beskrivelse i vedlegg Bekreftes Vedlegg nr. Løpende styringsinformasjon Administrasjonen i Bodø kommune har behov for løpende styringsinformasjon om virksomheten. Styringssystemet til Bodø kommune skal ikke være et tradisjonelt system for balansert målstyring. Målsettingen er å tilrettelegge for et dynamisk styringsverktøy som presenterer historiske data på et overordnet nivå med mulighet for å gå ned på et mer detaljert nivå. Nedenfor er en skisse over hvordan oppdragsgiver ser for seg åpningsvinduet i styringssystemet: Side 21 av 56
Skissen er ikke et absolutt krav, men et utgangspunkt for potensielle leverandører til å vurdere andre løsninger som imøtekommer forventningene til et dynamisk styringsverktøy. Skissen omfatter løpende virksomhetsinformasjon, prognoser/trender, resultatrapportering og et merverdi elementer bestående av to bokser som viser antall ansatte (faste og vikarer) siste periode. Utformingen av åpningsbilde må bli noe tilpasset de ulike ledernivåene. Slik skissen fremstår, er den best tilpasset områdeledere og enhetsledere (vedlegg 3). For avdelingsledere (kommunaldirektører) og ikke minst rådmann må det gjøres tilpasninger til et mer overordnet nivå. F.eks er ansattelister ikke aktuell informasjon for kommunaldirektører og rådmann. I et åpningsbilde vil det være aktuelt med tilgang til andre fakta kilder som utredninger, kostra-analyser, befolkning, brukerundersøkelser, individuelle ledermålinger med mer. Denne informasjonen vil være lagret i SharePoint-systemet til Bodø Kommune. Skissen over viser løpende styringsinformasjon sortert etter område (økonomi, tjenesteproduksjon, fravær, nærvær). Det vil også være aktuelt på kommunaldirektør- og rådmannsnivå å kunne sorter på tema se vedlegg 4. For ytterligere detaljert styringsinformasjon kan en få dette frem innenfor områdene: Økonomi (vedlegg 5) Sykefravær (vedlegg 6) Tilstede (vedlegg 7) Tjenesteproduksjon (vedlegg 8) Side 22 av 56
Vedleggene 5-7 illustrerer mulige presentasjonsformer. Tidsserier er viktig, samt at en må kunne sammenligne med tidligere perioder. Ordinære tabellrapporter som fremkommer i skissene er også en del av styringssystemet. Der hvor det er målsettinger må det også komme frem. Når det gjelder tjenesteproduksjon viser vedlegg 8 mulige indikatorer for løpende styringsinformasjon. Presentasjonsformen for tjenesteproduksjon må vurderes og utvikles. Hvor detaljert informasjonen skal være må vurderes i forhold til nytteverdi for brukeren, kostnad, lagringsplass, styringsverdi og ikke minst at et styringssystem ikke skal erstatte fagsystemene. Det er et krav at all informasjon må kunne knyttes til et ansvarsnummer. Økonomitall går ikke lavere enn artsnivå (kan vurdere artsgrupper), mens detaljeringsgraden på fraværstall og nærværstall kan vurderes. Nærværstall bør ned på personnivå siden det skal være tilrettelagte ansattelister for å øke bruksverdien til styringssystemet. Når det gjelder tjenesteproduksjon vil detaljeringsgrad avhenge av tjenestens karakter. Styringssystemet skal være tilrettelagt for månedlig resultatrapportering. Laveste nivå på resultatrapporteringen er enhetsleder (rektor, barnehagestyrer, etc). Det må tilrettelegges at virksomhetsleder og kommunaldirektører kan oppsummere, tilføye og konkludere i sine resultatrapporter for underliggende organisasjonsnivå. Resultatrapporteringen styres tradisjonelt av økonomidirektør, som også skal kunne gjøre en oppsummering av alle resultatrapportene. For å få et komplett bilde av styringssystemet må tilbyder legge på et gjennomarbeidet forslag til utforming av styringssystemet til ledere i Bodø kommune. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Forslaget må omfatte åpningsbilde på ulike ledernivå og en detaljeringsgrad i opptil 2 nivåer under åpningsbilde. I tillegg til skisser til hvordan tjenesteindikatorene kan presenteres i styringssystemet, må tilbyder også ta hensyn til brukervennlighet og merverdi for å sikre bruksverdi. Overordnet styringsinformasjon Politisk nivå har behov for styringsinformasjon av en mer overordnet karakter da de i liten grad er involvert i problemstillinger knyttet til løpende drift. Presentasjon av overordnet informasjon må bygge på samme løsninger og tallgrunnlag som benyttes av administrasjonen. Nedenfor er en skisse til åpningsvinduet i styringssystemet: Side 23 av 56
Presentasjonsformen til dette ledernivået skal ikke være vesentlig forskjellig fra det som benyttes av rådmann og kommunaldirektører. Skissen er ikke et absolutt krav, men et utgangspunkt for potensielle leverandører til å vurdere andre løsninger som imøtekommer forventningene til et dynamisk styringsverktøy. Skissen over viser løpende styringsinformasjon sortert etter område (økonomi, tjenesteproduksjon, fravær, nærvær). Det vil også være aktuelt å kunne sorter på tema se vedlegg 4. I et åpningsbilde må det være tilgang til andre fakta kilder for at alt skal være på en plass. Andre fakta kilder kan omfatte: Kostra analyser (evt. litt samfunnsdata om ledighet, pendling etc.) Befolkning (Status og prognoser) Folkehelse Samfunn Brukerundersøkelser Planer (?) Utformingen av denne informasjonen er ikke en del av anbudet på styringssystemet. Det skal kun tilrettelegges for linker som gjør at denne informasjonen kan åpnes. Denne informasjonen vil være lagret i SharePoint-systemet til Bodø Kommune. Tilbyder skal legge ved et gjennomarbeidet forslag til utforming av styringssystemet til politikere i Bodø kommune. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Forslaget må omfatte Side 24 av 56
åpningsbilde og maksimalt en detaljeringsgrad på ett nivå under åpningsbilde. Utformingen må være tiltalende, pedagogisk og brukervennlig. Bruksverdi Et styringssystem må bli tatt i bruk av ledere på alle nivå dersom det skal ha organisatorisk effekt. Det blir derfor viktig med opplæring og engasjement. Involvering blir viktig. Systemet må også tilby noe av merverdi som naturlig vil øke interessen for styringssystemet til Bodø Kommune. For å sikre at systemet får en brukervennlig utforming er det etablert en arbeidsgruppe for å vurdere dette løpende i utviklingsprosessen. Gruppen må komme med innspill til utvikler i prosjektfase. Det er i 2014 startet et ledertreningsprogram i Bodø kommune som har et treårig perspektiv. Kobling mot ledertreningen i kommunen kan også være en mulighet for større engasjement rundt et styringssystem. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Tilbyder utfordres til å skissere hvordan en kan utforme styringssystemet for å oppnå både engasjement og motivasjon til å benytte et nytt styringssystem.. Prosjektgjennomføring Prosjektet har en tidsramme på tre år og med en estimert totalkostnad på opptil 4 mill. kroner. Oppdraget er faseinndelt. Fase 1 og 2 må være gjennomført i løpet av 2015/2016 til en kostnadsramme på inntil 2 mill. kroner. Omfang utover dette avhenger av nødvendig finansiering. Det tas derfor forbehold om gjennomføring av fase 3 og 4. Prosjektet er oppdelt i fire faser: Fase1 - Etablere et rammeverk i presentasjonslaget som ivaretar et dynamisk styringssystem slik det er beskrevet i kravspesifikasjonen. Få inn styringsinformasjon som omfatter økonomi, fravær og nærvær ved å etablere en automatisk dataoverføring fra VISMA økonomi/hrm til styringssystemet. Alle administrative ledernivåer og politisk nivå skal ha tilgang, men tilgangen til styringsinformasjon tilpasses ulike ledelsesnivåer. Fase 2 Tilrettelegge styringssystemet for tjenesteindikatorer innen pleie og omsorg. Dette skal sees i sammenheng med innføring av aktivitetsbasert finansiering, slik at en må tilrettelegge tjenesteindikatorer til tildelingskontoret, hjemmetjenesten og institusjon. Det må etableres en automatisk dataoverføring fra fagsystemene «Gerica familien». Data fra turnussystemet må også vurderes. Fase 3 - Tilrettelegge styringssystemer for tjenesteindikatorer innen skole, barnehage og barnevern. Det må etableres automatiske dataoverføring fra aktuelle VISMA moduler som Visma Skole og Visma Barnehage, etc. Fase 4 - Tilrettelegge styringssystemet for øvrige enheter når det gjelder tjenesteindikatorer. Side 25 av 56
Tilbudet knyttet til fase 1 og 2 må være spesifisert. Når det gjelder de øvrige fasene vil de bli iverksatt i henhold til kapasitet, behov og finansiering. Leverandør av fase 1 og 2 er også foretrukket leverandør til de øvrige prosjektfasene. Kontraktsbetingelser og økonomi Foruten dette konkurransegrunnlagets bestemmelser vil kontraktsforholdet støtte seg på bestemmelser i SSA-K lille m/bilag og SSA-V lille. Oppgjør for oppdraget betales løpende etterskuddsvis etter nærmere avtalte bestemmelser. Side 26 av 56
11 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige, basert på følgende kriterier som har følgende relative vekting: Tildelingskriterier Vekting i prosent Pris 40 % Kvalitet 60 % Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. PRIS ( vektet 40 %) Det skal gis fast pris på fase 1 og 2 i prosjektet. Den faste prisen skal inkludere alle kostnader. Styringssystemet skal være klar til å tas i bruk innenfor tilbudt fast pris. Tilbyder bes liste opp i vedlegg hva som inngår i prissettingen av fase 1 og 2. Pris fase 1. kr. ex.mva. Pris fase 2. kr. ex.mva. I konkurransen estimeres det et timeantall på 1000 timer i tidsbruk på videreutviklingen av styringssystemets fase 3 og 4. Basert på dette estimatet, som ikke er bindende og som også tar forbehold i forhold til finansiering, skal tilbyder tilby en gjennomsnitt timepris som fanger alle faggrupper som vil involveres i utviklingen av prosjektet. Gitt timepris vil også bli gjeldende ved eventuelt tilleggs arbeide i fase 1og 2. Pris pr. time kr..ex.mva Tilbudt fast priser pluss summen av 1000 t. x tilbudt timepris summeres sammen til en totalsum som blir sammenligningsgrunnlaget for pris i konkurransen. KVALITET (vektet 60%) Tilbyder skal skissere en totalløsning for styringssystem basert på alle beskrevne prosjektfaser i kravspesifikasjonen. Slik konkurransen er utformet er det naturlig at tilbyder i tilbudet legger hovedvekt på fase 1 og 2 i beskrivelse og utforming, på samme tid som det er viktig å få fram et løsningsforslag som fanger fasene 3 og 4. Rekkefølgen her vil bli en prioritering i forhold til vektingsgrad i evalueringen av tilbudet. Side 27 av 56
Leverandører utfordres til å skissere hvordan en kan utforme et styringssystem som foruten å være et nyttig verktøy i den daglige driften av Bodø kommune, skaper engasjement og motivasjon. Videre hvordan en også kan benytte arbeidsgruppen i prosjektet og ledertreningsprogrammet til å oppnå engasjement og motivasjon rundt et styringssystem. Tilbyder skal skissere fremdriften for alle fasene i prosjektet. Her må det tydelig fremkomme hvilke forutsetninger en slik fremdriftsplan bygger på, samt hvilke aktiviteter som skal gjennomføres innenfor de ulike fasene. I tillegg til selve implementering av styringssystemet må også aktiviteter som opplæring og brukermedvirkning bli ivaretatt. Basert på sitt skriftlige tilbud skal tilbyder gi en muntlig presentasjon av tilbudt løsning. Presentasjonen vil inngå i helhetsvurderingen av kriteriet. Kravspesifikasjonen og vedlagte skisser benyttes som et utgangspunkt. Hver tilbyder kan få opptil 90 minutter til rådighet. Tilbydere vil bli invitert til presentasjon. Oppgaveforståelse- fase1 Administrasjonen i Bodø kommune har behov for løpende styringsinformasjon om virksomheten. Styringssystemet til Bodø kommune skal ikke være et tradisjonelt system for balansert målstyring. Målsettingen er å tilrettelegge for et dynamisk styringsverktøy som presenterer historiske data på et overordnet nivå med mulighet for å gå ned på et mer detaljert nivå. Videre må en kunne få frem ulike prognoser/trender, samt gjennomføre månedlig resultatrapportering. Utformingen av åpningsbilde må bli tilpasset de ulike ledernivåene. Vedleggene 3-7 illustrerer mulige presentasjonsformer. Tidsserier er viktig, samt at en må kunne sammenligne med tidligere perioder. Ordinære tabellrapporter som fremkommer i skissene er også en del av styringssystemet. Der hvor det er målsettinger må det også komme frem. Hvor detaljert informasjonen skal være må vurderes i forhold til nytteverdi for brukeren. Det er et krav at all informasjon må kunne knyttes til et ansvarsnummer. Økonomitall går ikke lavere enn artsnivå (evnt artsgrupper), detaljnivået til fraværstall kan vurderes og nærværstall må ned på personnivå. Styringssystemet skal være tilrettelagt for månedlig resultatrapportering. Laveste nivå på resultatrapporteringen er enhetsleder (rektor, barnehagestyrer, etc). Det må tilrettelegges at virksomhetsleder og kommunaldirektører kan oppsummere, tilføye og konkludere i sine resultatrapporter for underliggende organisasjonsnivå. Resultatrapporteringen styres tradisjonelt av økonomidirektør, som også skal kunne gjøre en oppsummering av alle resultatrapportene. Fase 1 omfatter økonomi, fravær og nærvær. Forslaget må omfatte åpningsbilde på ulike ledernivå og en detaljeringsgrad i opptil 2 nivåer under åpningsbilde. Utformingen må ta hensyn til brukervennlighet og merverdi for å sikre bruksverdi. Styringssystemet skal ikke erstatte fagsystemene. Systemet skal automatisk oppdateres daglig. Datafangst fra Visma økonomi og HRM må beskrives. Lagring i egnet arkitektur må også beskrives. Side 28 av 56
Oppgaveforståelse fase 2: Fase 2 bygger på løsningene i fase 1. For å få et komplett bilde av styringssystemet i sin helhet skal tilbyder legge frem skisser til hvordan tjenesteindikatorene kan presenteres i styringssystemet. Aktuelle løpende tjenesteindikatorer fremkommer i vedlegg 8. Tilbyder skal avgrense tjenesteindikatorene innen pleie og omsorg til å omfatte tildelingskontoret, miljøtjenesten, hjemmetjenesten og institusjon. Styringssystem skal benyttes til gjennomføring av aktivitetsbasert finansiering hvor tildelingskontroet er bestiller, mens miljøtjenesten, hjemmetjenesten og institusjon er utøver. Hvor detaljert informasjonen skal være må vurderes i forhold til nytteverdien for brukeren. Når det gjelder tjenesteproduksjon vil detaljeringsgrad avhenge av tjenestens karakter. Systemet skal automatisk oppdateres daglig. Datafangst fra «Gerika familien» må beskrives. Lagring i egnet arkitektur må også beskrives. Oppgaveforståelse fase 3 og 4: Fase 3 og 4 bygger på løsningene i fase 1 og 2. For å få et komplett bilde av styringssystemet i sin helhet skal tilbyder legge frem skisser til hvordan tjenesteindikatorene kan presenteres i styringssystemet. Aktuelle løpende tjenesteindikatorer fremkommer i vedlegg 8. Tilbyder skal legge vekt på skole, barnevern og byteknikk. Hvor detaljert informasjonen skal være må vurderes i forhold til nytteverdi for brukeren. Når det gjelder tjenesteproduksjon vil detaljeringsgrad avhenge av tjenestens karakter. Side 29 av 56
Vedlegg 1 Organisasjonskart Bodø kommune pr 5/1/2015 Side 30 av 56
Vedlegg 2 Systemoversikt Bodø kommune Bodø kommune benytter ulike moduler fra VISMA til fellesløsninger (økonomi og HRM), samt fagsystemer innen oppvekst og kultur. VISMA benyttes også til turnusplanlegging for pleie og omsorg. Gerica er fagsystemet innen pleie og omsorg. Gerica Plan innføres i 2015, og alle i hjemmetjenesten er utstyrt med mobile enheter. Microsoft applikasjoner benyttes i Bodø Kommune. Som pilot er det også etablert samhandlingsrom basert på Sharepoint. Bodø kommune har en Enterprise avtale på alle sentrale Microsoftprodukter. Side 31 av 56
Vedlegg 3 Eksempel på et mulig inngangsbilde løpende driftsstyring for ledere i Bodø kommune Side 32 av 56
Vedlegg 4 Alternativt valg av styringsindikatorer pr tema eller pr organisasjonsnivå Side 33 av 56
Vedlegg 5 Eksempel på styringsinformasjon økonomidetaljer (laveste nivå er art pr ansvar) Side 34 av 56
Vedlegg 6 Eksempel på styringsinformasjon sykefraværsdetaljer (laveste nivå er person pr ansvar) Side 35 av 56
Vedlegg 7 Eksempel på styringsinformasjon tilstededetaljer (laveste nivå er person pr ansvar) Side 36 av 56
Vedlegg 8- Indikatorer løpende tjenesteproduksjon Bodø kommune Helhetlig styring handler først og fremst om å ta i bruk allerede tilgjengelig styringsinformasjon systematisk Indikatorkartlegging er gjennomført i perioden oktober/november 2014. Hensikten var å få en oversikt over organisasjonsbehov for løpende styring og hvilke indikatorer som kan være aktuelle. Nytteverdien av et styringssystem vil bli avgjørende om ledere på ulike nivåer vil ta et styringssystem i bruk. Det vil også være ulike behov på ulike nivå. Indikatorene som er fremkommet i disse møtene er sett fra ledernivået til virksomhetsområdene, men detaljerte indikatorer må være grunnlaget for mere overordnede indikatorer til rådmannens ledergruppe og politisk nivå. For rådmannens ledergruppe og politisk nivå vil KOSTRA analyser, utredninger og lederindekser også være aktuelle styringsindikatorer. Innhold 1.0 Innledning 2.0 Helse og Omsorg 3.0 Oppvekst og kultur 4.0 Tekniske tjenester Side 37 av 56
Innledning Side 38 av 56
HO avdelingen Side 39 av 56
Side 40 av 56
Side 41 av 56
Side 42 av 56
Side 43 av 56
Side 44 av 56
Oppvekst og kultur avdelingen Side 45 av 56
Side 46 av 56
Side 47 av 56
Side 48 av 56
Side 49 av 56
Side 50 av 56
Tekniske tjenester Side 51 av 56
Side 52 av 56
Side 53 av 56
Side 54 av 56
Side 55 av 56
Side 56 av 56