Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: 09.11.2016 Stortrevet, Åmot kulturhus Tidspunkt: 12:00 16:00 Forfall med begrunnelse meldes snarest og senest to dager før møtedagen til postmottak@amot.kommune.no Sekretariatet sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkelt saker, må det meldes fra om dette til sekretariatet. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. 1
Saksnr. Innhold Lukket PS 16/90 Referatsaker PS 16/91 Fullmakter til formannskapet og forhandlingsutvalget PS 16/92 Orientering om varslingssak Åmot kommune, 04.11.2016 Ole Gustav Narud /S/ Ordfører Stian Brandt Eggen /S/ Sekretær 2
PS 16/90 Referatsaker 3
Ordfører Vår ref.: 2013/1146 - Saksbehandler: Ole Gustav Narud 12196/2016 Arkiv: 519 Dato: 04.11.2016 Saksframlegg Fullmakter til formannskapet og forhandlingsutvalget Saksnr. Utvalg Møtedato 16/91 Formannskapet 09.11.2016 Kommunestyret Vedlegg som følger saksframlegget: Ordførers forslag til innstilling: 1) Kommunestyret gir forhandlingsutvalget oppnevnt av formannskapet, fullmakt til å innhente faglig bistand samt forberede saker knyttet til kommunestyrets arbeidsgiveransvar for rådmannen. 2) For det tilfelle at forhandlingsutvalgets medlemmer ikke kan delta i behandlingen av en sak vedrørende rådmannen, og det er nødvendig å følge opp saken, vil ordføreren ha fullmakt til å innhente faglig bistand knyttet til utøvelsen av arbeidsgiveransvaret i relasjon til rådmannen. Ordføreren kan i slike tilfeller også forberede saker for kommunestyret vedrørende rådmannens arbeidsforhold. Ved bruk av denne fullmakten skal ordføreren omgående orientere de øvrige av forhandlingsutvalgets medlemmer per epost. 3) Forhandlingsutvalget skal en gang i året gjennomføre lønns- og medarbeidersamtale med rådmannen. Bakgrunn Kommunestyret har arbeidsgiveransvaret for rådmannen. Kommunestyrets kompetanse til å ansatte en rådmann eller avslutte rådmannens arbeidsforhold, er det etter kommunelovens regler ikke adgang til å delegere. Andre spørsmål knyttet til kommunes arbeidsgiveransvar for rådmannen kan kommunestyret delegere. Kommunestyret har delegert til formannskapet, som igjen har delegert til forhandlingsutvalget å avholde ledersamtaler, forhandle om lønn o.a. jfr vedtak i formannskapet 11/9-2013(sak PS 13/56) samt 2/3-2016 (sak PS 16/27). Forhandlingsutvalget består av ordfører, 4
varaordfører, samt en representant for det største opposisjonspartiet. Det har vært praksis at ansatte i kommunen ikke bør sitte i forhandlingsutvalget av habilitetsgrunner. Det er uheldig dersom rådmannens underordnede skulle forhandle med rådmannen. Ordfører og varaordfører og fem andre mottok den 19.10.2016 en e-post fra Frode Røsand. I eposten meddeles det blant annet: «Jeg har kommet fram til at jeg må varsle om det jeg opplever som svært kritikkverdige forhold. De kritikkverdige forholdene går på min leder, Rådmann Randi Dørum.» Nevnte varslersak foranlediger et behov for at kommunestyret delegerer myndighet til å innhente faglig bistand for å følge opp varslet. Varslet rettet utelukkende kritikk mot rådmannen. Videre foranlediger varslingssaken et behov for at noen kan følge opp saken på vegne av kommunestyret. Kommunen har allerede søkt bistand i KS ved advokat Geir S Winters i denne konkrete saken og han har bistått i utarbeidelsen av dette saksframlegget. 5
Vurderinger Ordføreren er den eneste folkevalgte som daglig er til stede på rådhuset og som således vil ha tid til å følge opp enkelte sider ved det arbeidsgiveransvar som er tillagt kommunestyret. I tillegg er varaordfører også frikjøpt i 40 pst stilling. Myndigheten til å følge opp en sak angående rådmannen bør delegeres til en hensiktsmessig stor gruppe. Forhandlingsutvalgets har en egnet størrelse. Det har også erfaring med enkelte arbeidsgiverspørsmål. Både posisjon og opposisjon er representert i forhandlingsutvalget. Det fremstår dermed som at det er hensiktsmessig å delegere nødvendig myndighet mht. å følge opp en sak vedrørende rådmannen dit. For det tilfelle at det ikke er praktisk mulig å samle forhandlingsutvalgets medlemmer/få kontakt per telefon m.v., bør det også gis fullmakt til ordføreren til å innhente faglig bistand og/eller forberede en sak, når dette oppleves som en hastesak. En fullmakt til å kunne følge opp /innhente faglig bistand vedrørende kommunens arbeidsgiveransvar for rådmannen bør gis permanent. Det kan gå opptil ca. to måneder mellom hver gang kommunestyret møtes, noe som i enkelte situasjoner kan være for lang tid å vente på en avklaring mht. innhenting av faglig bistand mv. Det vil være mulig å innkalle kommunestyret ekstraordinært, men denne muligheten fremstår som for ressurskrevende i forhold til de spørsmål hvor det er aktuelt å gi forhandlingsutvalget/ordføreren en begrenset fullmakt. Det kan også være praktisk at forhandlingsutvalget gis fullmakt til å utøve deler av arbeidsgiveransvaret angående rådmannen i forhold til mindre viktige personalspørsmål, dvs. spørsmål som kan melde seg i de fleste arbeidsforhold. Et eksempel er at rådmannen kan ha behov for permisjon for faglig ajourhold og kompetanseheving. I slike tilfelle bør ordfører kunne utøve denne fullmakten, om det ikke er mulig å nå samtlige medlemmer av forhandlingsutvalget innen nødvendig tid. Det kan også oppstå andre spørsmål i forhold til rådmannens arbeidsforhold, hvor det kan haste med å igangsette en saksbehandling i forhold til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig at forhandlingsutvalget (subsidiært ordføreren) kan forberede saken. Arbeidsgiveransvaret kan også ellers reise vanskelige spørsmål av f.eks. juridisk karakter. Forhandlingsutvalget eller ordføreren bør således også i slike tilfelle gis fullmakt til å innhente faglig/profesjonell bistand. Konklusjon Forhandlingsutvalget bør oppnevnes av formannskapet, og rapporterer til formannskapet etter retningslinjer fra formannskapet. 6
Ordfører Vår ref.: 2016/1533 - Saksbehandler: Ole Gustav Narud 12197/2016 Arkiv: Dato: 04.11.2016 Orientering om varslingssak Saksframlegg Saksnr. Utvalg Møtedato 16/92 Formannskapet 09.11.2016 Vedlegg som følger saksframlegget: Ordførers forslag til vedtak: Orienteringen som er gitt tas til etterretning. Bakgrunn Åmot kommune har engasjert KS-advokat Geir S Winsnes som ledd i en undersøkelse, angående påstander fremsatt i epost av 19.10.16 (varsel) fra Frode Røsand om at rådmannens lederstil/atferd har vært kritikkverdig. I tillegg til varselet av 19.10.16 har Winters mottatt en god del e-poster/notat mv. fra flere ansatte. En del av dette har et innhold som advokaten oppfatter som rimelig at rådmannen blir orientert om/gis anledning til å kommentere. Han vil oversende det han anser som relevant til rådmannen senest lørdag 5. november. Rådmannen vil ha frist til torsdag 10.11.16 for å kommentere dette. Det vil være mulig å utsette denne fristen noe hvis det skulle være behov for det. Advokat Winters samtaler med vitner i saken ble avsluttet torsdag 3. november. Advokaten har notert ned innholdet i samtalene, og det som kan tenkes å bli brukt i en rapport til kommunen vil den som han har samtalt med få uttale seg om først. Han tar sikte på å oversende dette i løpet av mandag 7. november. Deretter vil den som har uttalt seg få 3 dager på å gi sin tilbakemelding på om det han har notert er dekkende. Det vil bli oppgitt i hans rapport hvem som har vært hans kilder. 7
Siktemålet er å forsøke å få ferdig en rapport om hans undersøkelser, foranlediget av mottatt varsel, i løpet av tirsdag 15.11.16. Fremdriften her vil blant annet være avhengig av at det ikke oppstår nye spørsmål som må undersøkes nærmere. Etter advokatens oppfatning er det viktig at saksbehandlingen er forsvarlig, herunder at rådmannen gis tilstrekkelig mulighet til imøtegåelse. Han tar derfor høyde for at det kan bli nødvendig å bruke mer tid på å ferdigstille rapporten enn den dato som her er angitt som sannsynlig. Vurderinger Både av personverngrunner og av rettssikkerhetshensyn er det nødvendig at det brukes tid på den undersøkelsen kommunen allerede er i gang med. Det foreligger i saken et stort antall dokumenter og eposter som vil danne grunnlag for den omtalte rapporten. Noen av disse dokumentene vil formannskapet få kopi av i formannskapsmøtet. Det gjelder vedlegg til saken som vil være unntatt offentlighet. Vi har praksis for tidligere at slike dokumenter oftest ikke sendes ut elektronisk. Ettersom behandling av denne saken fortsatt ikke er avsluttet og det vil bli gitt orienteringer som i alle fall foreløpig vil være unntatt offentlighet vil møtet måtte være lukket, i henhold til kommunelovens paragraf 31, tredje ledd. Saken reiser en del problemer knyttet til om politikere i formannskapet eller kommunestyret kan være inhabile etter bestemmelser i forvaltningslovens paragraf 6, første, andre eller tredje ledd. Konklusjon En fullstendig rapport vil bli utarbeidet så snart som mulig. 8