OPPSTARTSMØTE MED REFERANSEEGRUPPEN PÅ HiOA ANALYSE AV ADMINISTRATIVE FUNKSJONER

OPPSTARTSMØTE MED REFERANSEEGRUPPEN PÅ HiOA ANALYSE AV ADMINISTRATIVE FUNKSJONER

DAGENS MØTE Formålet med analysen Det er økende fokus på god og effektiv drift i universitets- og høgskolesektoren. Formålet med dette prosjektet er at ressursene i stabs- og støttefunksjoner skal brukes på en mest mulig hensiktsmessig måte for at HiOA skal være rustet til fremtidens utfordringer. Formålet med møtet Presentere analyseprosessen og gi referansegruppen mulighed til å stille spørsmål og forstå hva som faller innenfor og utenfor analysen. Våre forventninger Vi skal lytte til hverandre Vi kan snakke åpent og direkte om tingene Vi skal respektere at vi har forskjellige meninger og akseptere det Der skal være plass til å tenke nytt og vi kan utfordre hverandre Rambøll skal levere en profesjonell og uavhengig analyse. Vi forbeholder oss retten til å utfordre HiOA

RAMBØLLS VERDENSBILDE OG ANALYSENS ADMINISTRATIVE FUNKSJONER Bakgrunnslide Rambølls verdensbilde Økonomi HR Kommunikasjon Forbedringer av de adminstrative funksjoner handler om å skape synergier innenfor og på tvers av den enkelte funksjon Ressursene skal alltid brukes slik at de understøtter en organisations mål og prioriteringer Generell ledelse og administrasjon i funksjonen Regnskapsføring og kontering Generell ledelse og administrasjon i funksjonen Rekruttering og talent management Generell ledelse og administrasjon I funksjonen Ekstern kommunikasjon Kvalitet og effektivitet går alltid hånd i hånd Det sentrale mål for administrative funksjoner (virksomhetsstøtte) er alltid å understøtte kjernevirksomheten best mulig (core business) Forbedringer av de administrative funksjoner kan være generelle eller spesifikke Håndtering av moms og skatt Aktivitetsbasert kost og budsjettering Controlling Bokføring og fakturering Innkjøp Kontraktstyring Arbejdsmiljø Medarbejderudvikli ng Lønnsadministration Håndtering af tillæg, barsel, refusjon etc. Tilfredshetsmålling Intern kommunikasjon Markedsføring Omdømme Presse Oppdatering av websider og intranett En generell forbedring kan være lavere sykefravær En spesifikk forbedring kan være en standardiseret regnskabsprosess Retningslinjer for innkjøp Compliance

Output Aktiviteter FASEPLAN 1. Oppstart og forventningsavstemning 2. Etablering av baseline 3. Mulighetsvurdering 4. Anbefaling Oppstartsmøte med ledelsen. Forventningsavklaring og klargjøring av mål med prosjektet Utarbeide detaljert prosjektplan og kommunikasjonsplan Kobling til eksisterende tiltak og forutsetninger for effektivisering Etablering av styringsgruppe Godkjennelse av prosess i ledergruppen Innsamling av nøkkeltall på ressurser, driftsøkonomi og produktivitet Kartlegge oppgaver: organisering, strategi (intervju, workshop med medarbeidere og evt. spørreskjema) Benchmarking med andre organisasjoner Vurdering av utfordringer, muligheter og potensial (workshops) Etablering av baseline og foreløpige konklusjoner Diskusjon av baseline i ledelsen og styringsgruppen Identifisere beste praksis Eksempler og utviklingsmuligheter Kvalifisering av foreløpige forslag til forbedring (workshop) Revidering av forslag Statusmøte i styringsgruppen Utarbeide anbefaling til effektivisering virkemidler Diskusjon og validering av utkast til virkemiddelkatalog Forslag til implementeringsplan Forankring og godkjennelse av rapport hos ledelsen Avrapportering: samlet virkemiddelkatalog med innsatsområder Implementeringsplan med presisering av forutsetninger for realisering og konsekvenser Endelig projektplan Slides med baseline Slideopplegg om Samlet avrapportering potensiale- og mulighetsvurderinger 4

FORESLÅET TIDSPLAN FOR PROJEKTET Aktiviteter Uge Avstemme forventninger og mål med oppgaven Utarbeide detaljert prosjektplan og kommunikasjonsplan Request for Information (økonomiske tall) Forutsetninger for analyse av administrative funksjoner Innledende intervjuer og godkjennelse av prosess i ledergruppen Samle inn nøkkeltall Kartlegge oppgaver, organisering, fokus i opgaven og strategi (interview, workshop og evt. skema) Benchmarke med andre organisasjoner (deskresearch og dialog) Vurdere utfordringer, muligheter og potensial (oppfølgende intervjuer) Etablere baseline og foreløpige konklusioner Diskutere baseline i ledelsen og styringsgruppen Identifisere best practice og utviklingsmuligheter Analysere potensialet og utvikle foreløpige muligheter Kvalifisere forslagene så langt Revisjon av forslag ut fra potentsialer Samlet potensialvurdering og potensialberegning Diskutere mulighetene i styringsgruppen Utarbeide en anbefaling med virkemidler Diskutere og validere en virkemiddelkatalog Utarbeide en samlet katalog Utarbeide og gi forslag til implementeringsplan og konsekvensvurdering Endelig rapport med implementeringsplan Sektretariatsmøte Feb Mar Apr May Jun 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 11.2.16 17.3.16 4.4.16 2.5.16 23.5.16 24.6.16 Sektretariatsmøte Workshops Deadlines Vinterferie Påske

SPØRSMÅL TIL DISKUSJON Hva har vi oppnådd når prosjektet er avsluttet? 1 Hvordan forholder vi oss til grenseflaten mellom strategien for henholdsvis administrasjonen og HiOAs kjernevirksomhet? Hvor beredt er organisasjonen til endring, hva skal til for å få det til, og hvordan kommuniserer vi prosjektet til medarbeidere 2 3