MØTE BOK - FELLESSTYRET MØTEPROTOKOLL Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst - Norge DAG 12.10.2015 kl. 10:00 Møtet ble holdt Til stede Møtende varamedlemmer Bakkenteigen Rune Nilsen, Sverre Gotaas, Tine Rørvik, Thomas Moser, Marit Gunda Gundersen Engeset, Øyvind Reidar Bakke Reier, Trine Mathisen, Anders Davidsen, Mona Sæbø, Frode Evenstad, Kai Arne S. Sætre. I tillegg møtte: Kristian Bogen, Petter Aasen og Anita Dale. Hans Sverre Sjøvold (for Guri Hjeltnes) S aksliste Side ssaker 1/15 15/02815-1 Godkjenning av møteinnkalling til styremøtet 12.10.2015 3 2/15 15/02830-1 Honorar og godtgjøring til medlemmer i Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst - Norge 4 3/15 15/02808-1 Fordeling av SAKS - midler 2015 6 4/15 15/02828-1 Budsjett 2016 - hovedprinsipper og foreløpig fordeling for Høgskolen i Sørøst - Norge 8 5/15 15/02811-1 Budsjettforslag 201 7 - satsningsforslag utenfor rammen 9 6/15 15/02812-1 Studieportefølje 2016 / 2017 10 7/15 15/02824-1 8/15 15/02881-1 Universitets - og fusjonsprosjektet: Prosjektorganisasjon og mandater Organisering av ledelsesnivå 1 ved Høgskolen i Sørøst - Norge 11 12 HBV Pb 232 3603 Kongsberg Tel.: +47 31 00 80 00 HiT Pb 203 3901 Porsgrunn Tel.: +47 32 57 50 02 1 av 16
9/15 15/02814-1 Orienteringssaker 1/15 15/02893-1 Meldingssaker Rekrutteringsprosess for rektor ved Høgskolen i Sørøst- Norge Universitetsakkreditering av Høgskolen i Sørøst-Norge (HSN) 14 16 1/15 15/02867-2 Referat fra IDF-møtet 06.10.2015 16 2/15 15/02888-1 Etatsstyring 2015 - Tilbakemelding til Høgskolen i Telemark 16 3/15 15/02895-1 Etatsstyring 2015 - Tilbakemelding til Høgskolen i Buskerud og Vestfold 16 Velkommen og presentasjon av Fellesstyret Presentasjon av styremedlemmene i Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge. Arbeidsform for Fellesstyret Styreleder ønsker å vente med å utpeke en nestleder til ordinært styre er på plass. Styremøter og arbeidsform ble gjennomgått. Det er foreløpig satt opp følgende styremøter denne høsten: Mandag 12. oktober, kl. 10.00 på Bakkenteigen. Fredag 20. november, kl. 10.00 i Porsgrunn. Fredag 11. desember, kl. 10.00 i Drammen (ekstraordinært, lukket møte for tilsetting i rektorstillingen). Fredag 18. desember, kl. 10.00 på Kongsberg. Fremtidige styremøter skal streames. Dette gjelder ikke når saker unntatt offentlighet skal styrebehandles. Det er tidligere besluttet at saksbehandlingen i forbindelse med styrearbeidet skal være fullelektronisk i arkivets møte-/utvalgsmodul. Styremedlemmene vil derfor få utdelt nettbrett og få informasjon/opplæring i dette, på et senere styremøte. Møteinnkallingene skal sendes i Outlook til medlemmer og varamedlemmer. Styreleder ønsket at varamedlemmene skal få anledning til å være til stede, med talerett, på høstens styremøter. Styret hadde ingen merknader til dette. Møtebok 2 av 16
Konstituering Styreleder presenterte mandatet til Fellesstyret med bakgrunn i Kongelig resolusjon av 19.06.2015, følgebrev 19.06.2015 fra statsråd Røe Isaksen og UH-loven. Presentasjonen er vedlagt møteboka. Styreleder presiserte at alle styremedlemmene sitter med ubundet mandat, og representerer Høgskolen i Sørøst-Norge. Styret ble konstituert. Informasjonsutveksling Ingen saker da dette ble informert om i styreseminaret. 1/15 Godkjenning av møteinnkalling til styremøtet 12.10.2015 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 1/15 Styret godkjenner møteinnkalling til styremøtet 12.10.2015. Styret godkjenner møteinnkalling til styremøtet 12.10.2015. Enstemmig. Møtebok 3 av 16
2/15 Honorar og godtgjøring til medlemmer i Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst- Norge 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 2/15 Saken ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene i IDF-møte 06.10.15. Styret vedtar honorar og godtgjøring som foreslått i notatet under. Oppsummert betyr det: For eksternt oppnevnte styrerepresentanter: honorar utbetales etter satsene i Statens personalhåndbok det godtgjøres for medgått møtetid/tid til seminar forberedelser settes til 18 timer for styreleder og 8 timer for styremedlemmer reiseutgifter godtgjøres i henhold til statens satser statens reiseskjema benyttes For styremedlemmer ansatt ved høyskolen: for faglig ansatte innarbeides 135 timer i arbeidsplanen for teknisk/administrativt ansatte inkluderes møtetiden i ordinær arbeidstid med 135 timer pr år interne medlemmer i styret mottar ikke honorar reisetid føres som for andre interne møter reiseutgifter godtgjøres i henhold til statens satser reiseregninger skrives som for andre reiser ved høgskolen Styret vedtar honorar og godtgjøring som foreslått i notatet under. Oppsummert betyr det: For eksternt oppnevnte styrerepresentanter: honorar utbetales etter satsene i Statens personalhåndbok det godtgjøres for medgått møtetid/tid til seminar forberedelser settes til 18 timer for styreleder og 8 timer for styremedlemmer reiseutgifter godtgjøres i henhold til statens satser statens reiseskjema benyttes For styremedlemmer ansatt ved høyskolen: for faglig ansatte innarbeides 135 timer i arbeidsplanen for teknisk/administrativt ansatte inkluderes møtetiden i ordinær arbeidstid med 135 timer pr år interne medlemmer i styret mottar ikke honorar Møtebok 4 av 16
reisetid føres som for andre interne møter reiseutgifter godtgjøres i henhold til statens satser reiseregninger skrives som for andre reiser ved høgskolen Enstemmig. Møtebok 5 av 16
3/15 Fordeling av SAKS-midler 2015 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 3/15 Saken ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene i IDF-møte 06.10.15. Styret vedtar slik fordeling av SAKS-midler for 2015: Enhet Søknadsbeløp Tildeling Fakultetene 3 200 000 3 200 000 Prosjektleder, prosjektgruppe 600 000 600 000 Styringsgruppe 50 000 50 000 Tjenestemannsorg 700 000 700 000 Styrehonorar 200 000 200 000 Reserve 962 500 Delprosjekt 1 Faglig plattform og profil 100 000 0 Delprosjekt 2 Faglig organisering 65 000 10 000 Delprosjekt 3 Administrativ organisering 91 000 0 Delprosjekt 4 Adm. systemer - Sikker drift 7 433 978 5 197 500 Delprosjekt 5 E-campus og e-læring 153 000 0 Delprosjekt 6 Universitetsakkreditering 80 000 80 000 Delprosjekt 7 Innplassering av ledere 0 0 Delprosjekt 8 Referansegrupper 0 0 Totalsum 12 672 978 11 000 000 SAKS-tildelingen er inntektsført i Høgskolen i Buskerud og Vestfolds regnskap, og kostnadene vil bli regnskapsført der. Styret vedtar slik fordeling av SAKS-midler for 2015: Enhet Søknadsbeløp Tildeling Fakultetene 3 200 000 3 200 000 Prosjektleder, prosjektgruppe 600 000 600 000 Styringsgruppe 50 000 50 000 Tjenestemannsorg 700 000 700 000 Styrehonorar 200 000 200 000 Reserve 962 500 Delprosjekt 1 Faglig plattform og profil 100 000 0 Delprosjekt 2 Faglig organisering 65 000 10 000 Delprosjekt 3 Administrativ organisering 91 000 0 Møtebok 6 av 16
Delprosjekt 4 Adm. systemer - Sikker drift 7 433 978 5 197 500 Delprosjekt 5 E-campus og e-læring 153 000 0 Delprosjekt 6 Universitetsakkreditering 80 000 80 000 Delprosjekt 7 Innplassering av ledere 0 0 Delprosjekt 8 Referansegrupper 0 0 Totalsum 12 672 978 11 000 000 SAKS-tildelingen er inntektsført i Høgskolen i Buskerud og Vestfolds regnskap, og kostnadene vil bli regnskapsført der. Enstemmig. Møtebok 7 av 16
4/15 Budsjett 2016 - hovedprinsipper og foreløpig fordeling for Høgskolen i Sørøst- Norge 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 4/15 Saken ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene i IDF-møte 06.10.15. 1. Styret godkjenner hovedprinsipper til budsjettfordeling for budsjettåret 2016 2. Styret tar «Forslag til statsbudsjett for universiteter og høgskoler foreløpig tildelingsbrev» som presentert og utdelt på styremøtet, til orientering. 3. Styret gir sin tilslutning til foreløpig budsjettfordeling og budsjettrammer til enhetene. Endelig forslag til budsjett 2016 legges frem for styret i desember 4. Rektorene gis fullmakt til å gjøre endringer i foreløpig fordeling som grunnlag for det videre budsjettarbeidet. Vesentlige endringer i fordelingen må godkjennes av styreleder. 1. Styret godkjenner hovedprinsipper til budsjettfordeling for budsjettåret 2016 2. Styret tar «Forslag til statsbudsjett for universiteter og høgskoler foreløpig tildelingsbrev» som presentert og utdelt på styremøtet, til orientering. 3. Styret gir sin tilslutning til foreløpig budsjettfordeling og budsjettrammer til enhetene. Endelig forslag til budsjett 2016 legges frem for styret i desember 4. Rektorene gis fullmakt til å gjøre endringer i foreløpig fordeling som grunnlag for det videre budsjettarbeidet. Vesentlige endringer i fordelingen må godkjennes av styreleder. Enstemmig. Møtebok 8 av 16
5/15 Budsjettforslag 2017 - satsningsforslag utenfor rammen 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 5/15 Saken ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene i IDF-møte 06.10.15. 1. Budsjettforslag 2017 med satsningsforslag utenfor rammen, fra Høgskolen i Buskerud og Vestfold, godkjennes 2. Budsjettforslag 2017 med satsningsforslag utenfor rammen, fra Høgskolen i Telemark, godkjennes 1. Budsjettforslag 2017 med satsningsforslag utenfor rammen, fra Høgskolen i Buskerud og Vestfold, godkjennes. 2. Budsjettforslag 2017 med satsningsforslag utenfor rammen, fra Høgskolen i Telemark, godkjennes Enstemmig. Møtebok 9 av 16
6/15 Studieportefølje 2016 / 2017 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 6/15 Saken ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene i IDF-møte 06.10.15. 1. Institusjonsstyrene delegeres fullmakt til å behandle studieporteføljen for studieåret 2016-17 for det som er nåværende respektive høgskole, og påser at tilbudene kan gjennomføres i henhold til studietilsynsforskriften og innenfor den enkelte nåværende institusjons forventede økonomiske rammer. 2. Delprosjekt 4 Sikker drift i Universitets- og fusjonsprosjektet koordinerer innmeldingen til Samordna opptak fra Høgskolen i Sørøst-Norge. 1. Institusjonsstyrene delegeres fullmakt til å behandle studieporteføljen for studieåret 2016-17 for det som er nåværende respektive høgskole, og påser at tilbudene kan gjennomføres i henhold til studietilsynsforskriften og innenfor den enkelte nåværende institusjons forventede økonomiske rammer. 2. Delprosjekt 4 Sikker drift i Universitets- og fusjonsprosjektet koordinerer innmeldingen til Samordna opptak fra Høgskolen i Sørøst-Norge. Enstemmig. Møtebok 10 av 16
7/15 Universitets- og fusjonsprosjektet: Prosjektorganisasjon og mandater 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 7/15 Saken ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene i IDF-møte 06.10.15. Styret tar dokumentet Universitets- og fusjonsprosjektet: Prosjektorganisasjon og mandater, til etterretning. Styret tar dokumentet Universitets- og fusjonsprosjektet: Prosjektorganisasjon og mandater, til etterretning. Enstemmig. Møtebok 11 av 16
8/15 Organisering av ledelsesnivå 1 ved Høgskolen i Sørøst-Norge 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 8/15 Saken ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene i IDF-møte 06.10.15. 1. Det tilsettes gjennom intern rekruttering, en prorektor uten linjeansvar som rektors stedfortreder. Prorektor får et spesielt ansvar for arbeidet med regional forankring av høgskolen. 2. Det tilsettes gjennom intern rekruttering, to viserektorer, én for utdanning og studiekvalitet og én for forskning, innovasjon og internasjonalisering. Viserektorene får linjeansvar for de respektive fag-administrative enhetene på nivå 2. 3. Ved siden av fag-administrative enheter for studie- og forskningsadministrasjon på nivå 2 ledet av viserektorer, opprettes 2 administrative enheter på nivå 2 ledet av avdelingsdirektører. Delprosjekt 3 i Universitets- og fusjonsprosjektet legger dette til grunn for arbeidet med sitt mandat. 4. Det opprettes en ledergruppe på institusjonsnivå bestående av prorektor, viserektorer, dekaner og avdelingsdirektører, som gir rektor råd i sentrale spørsmål og bidrar til å forankre institusjonens strategi og policy. 5. Funksjonen strategisk kommunikasjon og et begrenset antall andre strategiske og administrative funksjoner, etableres på nivå 1 som støttefunksjoner for rektor. 6. Fellesstyret ber om at det i det videre arbeidet med administrativ organisering, legges til grunn at det etableres fysisk desentraliserte fellestjenester med rapporteringslinje til institusjonsnivå. Fellestjenestemodellen skal balanseres mot administrative funksjoner og eventuell strategisk lederstøtte, som det vil være mest hensiktsmessig å legge på fakultetsnivå med rapporteringslinje til fakultetsledelsen. Trine Mathisen fremmet følgende endringsforslag: Punkt 3 i tilrådingen strykes. Marit G. Engeset fremmet følgende endringsforslag til punkt 3 i tilrådingen (endringen vist i kursiv): av viserektorer, går styret inn for flere administrative enheter ledet av direktører. Delprosjekt 3 i Universitets- og fusjonsprosjektet legger dette til grunn for arbeidet med sitt mandat. 1. Det tilsettes gjennom intern rekruttering, en prorektor uten linjeansvar som rektors stedfortreder. Prorektor får et spesielt ansvar for arbeidet med regional forankring av høgskolen. Møtebok 12 av 16
2. Det tilsettes gjennom intern rekruttering, to viserektorer, én for utdanning og studiekvalitet og én for forskning, innovasjon og internasjonalisering. Viserektorene får linjeansvar for de respektive fag-administrative enhetene på nivå 2. 3. Ved siden av fag-administrative enheter for studie- og forskningsadministrasjon på nivå 2 ledet av viserektorer, går styret inn for flere administrative enheter ledet av direktører. Delprosjekt 3 i Universitets- og fusjonsprosjektet legger dette til grunn for arbeidet med sitt mandat. 4. Det opprettes en ledergruppe på institusjonsnivå bestående av prorektor, viserektorer, dekaner og avdelingsdirektører, som gir rektor råd i sentrale spørsmål og bidrar til å forankre institusjonens strategi og policy. 5. Funksjonen strategisk kommunikasjon og et begrenset antall andre strategiske og administrative funksjoner, etableres på nivå 1 som støttefunksjoner for rektor. 6. Fellesstyret ber om at det i det videre arbeidet med administrativ organisering, legges til grunn at det etableres fysisk desentraliserte fellestjenester med rapporteringslinje til institusjonsnivå. Fellestjenestemodellen skal balanseres mot administrative funksjoner og eventuell strategisk lederstøtte, som det vil være mest hensiktsmessig å legge på fakultetsnivå med rapporteringslinje til fakultetsledelsen. Trine Mathisens endringsforslag falt med 11 mot 1 stemme. Det ble deretter stemt punktvis over tilrådingen: Punkt 1 ble enstemmig vedtatt. Punkt 2 ble enstemmig vedtatt. Punkt 3 i tilrådingen ble stilt opp mot Marit G. Engeset sitt endringsforslag. Endringsforslaget ble vedtatt med 7 mot 5 stemmer. Punkt 4 ble enstemmig vedtatt. Punkt 5 ble enstemmig vedtatt. Punkt 6 ble enstemmig vedtatt. Møtebok 13 av 16
9/15 Rekrutteringsprosess for rektor ved Høgskolen i Sørøst-Norge 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 9/15 Saken ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene i IDF-møte 06.10.15. Tjenestemannsorganisasjonene hadde følgende protokolltilførsel: 1. Sammensetning av innstillingsutvalget for tilsetting av rektor bør endres til å bestå av to styremedlemmer, en av de eksterne oppnevnt av KD og en av de valgte ansattrepresentantene. Enstemmig fra tjenestemannsorganisasjonene. 2. NTL HBV og NTL HiT vil framholde at framdriftsplanen som er foreslått i saksforelegget er så stram at den virker urealistisk og innebærer en fare for kvaliteten på rekrutteringsprosessen. Perioden 13. oktober til 1. november er trolig for liten tid til både å få kunngjort den ledige stillingen i hele Norden, og for mulige søkere til å få skrevet sine søknader. Perioden 3.-5. november virker urealistisk kort til å kunne få foretatt en forsvarlig vurdering av søkerne. Ansettelse av rektor er en handling av uhyre stor betydning for hele den fusjonerte institusjonen, og det er da nødvendig at det avsettes tilstrekkelig tid til å sikre forsvarlig gjennomførelse av den. Øyvind Reidar Bakke (sign) NTL HBV Nils Ivar Agøy (sign) NTL HiT 3. Undertegnede mener fremdriftsplanen for ansettelse av rektor ved HSN er for stram. Rektor er helt avgjørende i etablering og utvikling av HSN, både markedsmessig og internt. For øverste stilling ved en av landets største kunnskapsorganisasjoner må det være et viktigere mål å finne den rette kandidaten enn å gjennomføre på kortest mulig tid. Det er særlig to forhold som er kritiske: Når ekstern utlysning i alle nordiske land er valgt, er 14 dagers utlysningstid for kort og det gir et uønsket signal. Likeledes er en (1) arbeidsdag mellom søknadsfrist og møte i innstillingsutvalget for kort tid til vurdering av søknadene. Ingunn Elvekrok (sign) FF HBV Protokolltilførselens pkt. 3 støttes av Marit Sigrun Hellesvik, NSF HBV, Idar Vassli, FF HIT, Jakob Chr. Petersen, juristforbundet HIT, Ellen Schrumpf, NTL HIT, Anne Wangensten Norstrand, Utdanningsforbundet HIT, Lars Erik Øi, Tekna HIT, Tonje Brokke, Parat HIT, Anne Kathrine Malme, NSF HIT og Hildegunn Hegna Haugen, NITO (HiT). 1. Styret slutter seg til forslag til rekrutteringsprosess for rektor Møtebok 14 av 16
2. Styret slutter seg til forslag til utlysningstekst 3. Styret slutter seg til sammensetningen på innstillingsutvalget 4. Styret delegerer til styreleder å oppnevne innstillingsutvalg Ny fremdriftsplan ble utdelt i møtet. Endringene, som kom på bakgrunn av diskusjonen i IDF-møtet 6. oktober, bestod i at søknadsfristen på rektorstillingen ble forlenget fra 01.11. til 12.11, og dermed også hele tilsettingsprosessen. I tillegg ble tidspunkt for tilsetting i ekstraordinært styremøte, som var varslet 30. november, endret til 11. desember. Mona Sæbø fremmet følgende endringsforslag til punkt 3 i tilrådingen: Det foreslås et utvalg bestående av leder av fellesstyret, ett medlem av de KD-oppnevnte styremedlemmene, ett medlem fra de faglige tilsatte, en student og to foreslått fra organisasjonene. Trine Mathisen fremmet følgende endringsforslag til punkt 4 (endringen vist i kursiv): Styret delegerer til styreleder å oppnevne endelig innstillingsutvalg. 1. Styret slutter seg til forslag til rekrutteringsprosess for rektor 2. Styret slutter seg til forslag til utlysningstekst 3. Styret slutter seg til sammensetningen på innstillingsutvalget som foreslått i møtet 4. Styret delegerer til styreleder å oppnevne endelig innstillingsutvalg Det ble stemt punktvis over tilrådingen: Pkt 1 ble enstemmig vedtatt. Pkt 2 ble enstemmig vedtatt. Pkt 3 Mona Sæbøs endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Pkt 4 Trine Mathisens endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Møtebok 15 av 16
Saknr Arkivsak Tittel 1/15 15/02893-1 Universitetsakkreditering av Høgskolen i Sørøst- Norge (HSN) 1/15 Referat fra IDF-møtet 06.10.2015 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 1/15 Skriv inn forslag til vedtak 2/15 Etatsstyring 2015 - Tilbakemelding til Høgskolen i Telemark 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 2/15 3/15 Etatsstyring 2015 - Tilbakemelding til Høgskolen i Buskerud og Vestfold 1 Fellesstyret for Høgskolen i Sørøst-Norge 12.10.2015 3/15 Skriv inn forslag til vedtak Møtebok 16 av 16