1 Du som har Helios FINANS slik årsavslutter du: 1. Ta en sikkerhetskopi av Helios-data. se http://www.notaplan.no/produkt_backup.html hvis du ikke har automatisk backup Er du på ASP, blir det automatisk tatt backup hver natt. Dette dokument gjelder KUN for de som har Helios versj. 3.64 2. Hvis dere har opprettet nye hovedbokskonti i kontoplanen (Finans): Gå inn i kontoplanen ( Rediger kontoplan ) og sjekk at de står angitt riktig i feltet Art. Dvs. Status eller Resultat. Pass på at balansekonti (bokstaven S i feltet Art) ikke står angitt som Resultat eller omvendt!! 3. Velg Finans/Årsavslutning/Årsavslutning. (OBS! kommer du ikke inn her, så har du Helios KUNDESTYRING. Se egen veiledning nederst) I dette skjermbildet angis start- og sluttdatoer automatisk for det nye regnskapsåret (010108 og 311208). Du kan angi om du vil årsavslutte med avdeling. For de fleste vil svaret her bli NEI. Du skal kun svare JA til dette, hvis det er brukt avdeling på samtlige posteringer i 2007 regnskapet. Du skal svare JA i feltet Oppdater statistikk. Da overføres tallene for årets kjøp på kunder og leverandører til feltet Siste års kjøp, som igjen flyttes til Forrige års kjøp. Bekreft med F3 Svar Ja for å starte funksjonen. Hvis denne advarsel kommer (se neste side), er det posteringslinjer i kladdene som ikke er bokført. Disse bør føres, men det kan fint gjøres ETTER årsavslutning, så trykk ESC-tasten for å stenge advarslen.
2 svar Ja for å starte funksjonen. OBS!! Hvis du har et stort varekartotek (=alle prisene til grossisten din) så kan dette ta svært lang tid! Når HELIOS er tilbake i menyen, er årsavslutningen ferdig. Det regnskapet som årsavsluttes, blir utvidet med det nye året. 4. Velg punktet Finans/Primokladd/Posteringsjournal. 5. Når primokladden er skrevet ut, skal du velge Finans/Primokladd/Bokføring. 6. Når primokladden er bokført, kan du starte fakturering og bokføringen for 2008. Etterposteringer/rettelser til det gamle regnskapsåret (2007) skal tastes inn i primokladden med en dato i det gamle regnskapsåret. Disse etterposteringene overføres automatisk til det nye regnskapsåret når primokladden blir bokført.
3 Du som har Helios KUNDESTYRING slik årsavslutter du: For å kunne skrive ut faktura i år 2008 må du endre regnskapsår og sperredato: 1. Gå inn i Helios hovedmeny, og velg: Systemopplysninger / Diverse parametre 2. Nederst i andre kolonne, endres Regnskapsår fra til 010108 og til endres til 311208 og sperredato skal endres til 010108. Lagre med F3. 3. Det var det hele du skal ikke gjøre noe mer enn dette!!!!
4 De vanligste spørsmål: Vanlige spørsmål og svar vedrørende årsavslutning og nytt/gammelt år i Helios Skal jeg ikke vente med å årsavslutte til jeg er ferdig med å bokføre/fakturere i 2007? Nei! -For å kunne fakturere i 2008 MÅ helios årsavsluttes. Du vil fortsatt kunne føre bilag på gammelt år. Dette gjøres enten via primokladd, eller ved å endre på sperredato. Når all bokføring i 2007 er ferdig, skal det så kjøres en årsavslutning igjen? Nei! Hver gang det bokføres i gammelt år, så reguleres IB for 2008 automatisk. Min Helios lisens er utløpt!! Det er sendt mail med ny kode for 2008 til alle med oppgjort saldo. Sjekk din mail, der ligger din kode. (Hvis du ikke har skyldig saldo) Kan jeg fakturere i gammelt år? -Ja... du må endre på sperredatoen i Helios. Det gjør du ved å gå på menyvalgene Systemopplysninger Diverse parametre. Gjør så følgende: Fakturering d.d. skal ikke være avkrysset. Sperredato skal også endres. Tast f.eks. inn 011207 og lagre med F3. Svar så Ja på spørsmålet om å overskrive. Se også egen veiledning på www.notaplan.no Kan jeg kreditere i gammelt år? -Ja... endre på sperredatoen i Helios. Se forklaringen i forrige punkt. Alle mine åpne ordrer er borte! -Hvor er de? -Når du skriver ut lister, så husk at FRA ordredato ikke skal stå til 010108, men til 010107, slik at du får med alle order som har ordredato tidligere enn 010108. Når jeg forsøker å fakturere får jeg feilen "Fakturadato er utenfor gyldig intervall" Du må manuelt endre fakturadato på en åpen ordre til en dag i 2008, ellers får du ikke fakturert den. Tar det lang tid? Det kan det gjøre, om du har stort lager i Helios. Start årsavslutningen og ha tålmodighet! -årsavslutningen SKAL få lov å gjøre seg ferdig. (Alt etter maskinstørrelse, så tar årsavsluttning fra 30 minutter til 1 time pr. 100000 varer)
5 Trenger jeg å ta backup? JA! -Du trenger i prinsippet å ta backup hver dag, men spesielt før en årsavslutning er det veldig viktig at du får tatt backup. Se www.notaplan.no hvis du vil ha at det tas automatisk backup hver dag. (Alle på ASP får tatt backup hver dag) Jeg får melding om at jeg har kladder som ikke er bokført? Du vil kunne årsavslutte uansett, men det anbefales at du ser igjennom dine kladder, og får bokført disse snarest. Vi er ikke ferdig med bokføring/fakturering i 2007? Det skal årsavsluttes likevel. Finans/primokladd kan bokføre på gammelt år. Hvis du har poster som må føres fra en annen kladd, må sperredato endres (Meny: Systemopplysninger / Diverse parametere) Skal det årsavsluttes på alle maskiner? Nei. Årsavslutt på hovedmaskinen og sørg for at INGEN prøver å åpne Helios mens årsavslutningen kjører. (de med Terminal Server eller på ASP gjør oppdatering fra én av de vanlige bruksmaskiner) Skal jeg selv årsavslutte, når vi er på NotaPlan ASP server? Ja! Resultatet fra 2007 dras med i 2008 på balanse/resultat utskriften. Da er ikke primokladden bokført. Etter årsavslutning skal primokladden bokføres. (se veiledningen) Saldo på noen av balansekontoene er borte når jeg skriver ut balanse for 2008!! En vanlig årsak til dette, er at dette er konti som har blitt opprettet i løpet av det gamle året (eller før dette også) og hvor man ikke har passet på å angi disse som riktig kontotype inne i kontoplanen. Gå inn i menyvalget Finans Kontoplan Rediger kontoplan. Sjekk nå hva som står i feltet Art. Der skal det stå S på konti mellom 1000-2999 (bortsett fra de som er utregnings- og overskriftskonti). Hvis du har en R der, har kontoen blitt behandlet som en resultatkonto ved årsavslutningen. Hvis dette er tilfelle må du korrigere dette i primokladden. Bruk posteringsdato 311207U (ta med bokstaven U ) og poster riktig saldobeløp på den angitte balansekontoen. Som motkonto skal du bruke den som heter Overført resultat ved årsavslutning vanligvis kontonr. 2090 (eller kanskje 2997 for deg som har en eldre kontoplan). Sjekk dette først, før du bokfører. Skriv ut Posteringsjournal og foreta bokføring som vanlig.