Arkivsaksnr.: 13/1550-1 Arkivnr.: Saksbehandler: Atle Holmstykket ROA BARNEHAGE OPPGRADERING (REF. P201) Hjemmel: Rådmannens innstilling: Vedtatt budsjettramme for utbygging av Roa barnehage, som eget nybygg med plass for 30 flere barn, P201. med kr 8 500 000 skrinlegges. Planlegging av nytt barnehagebygg på ny tomt i Roa området frem mot 2016 tas inn i planperioden som nytt P1 vedtak. Det omdisponeres kr 4 500 000,- fra tildelt prosjekt P201, utbygging Roa bhg, til et P4 vedtak for prosjektet P20X, rehabilitering Roa bhg, hvorav ca. kr 28 000,- er benyttet. Sammendrag: Konsept og idefase er tidligere utført for utbygging av Roa barnehage i økonomiplanarbeidet 2012 2016. Utbygging av Roa barnehage som eget bygg skulle ha plass til en økning på 30 barn. Kostnadsrammen for denne utbyggingen var vedtatt til 8,5 mill.kr. jf. P201 i les investeringsbudsjett 2013. I følge denne planen skulle utbygging/ tilbygg nå vært innlemmet i milepælsplan, og meldt opp som et P4 vedtak- anmodning om oppstart. Prosjektgruppa har med bistand fra blant annet SG- Arkitektur AS brukt mye tid på gjennomgang av historikk, herav rapporter fra stedlig verneombud og uavhengige målerapporter inneklima mm. for eksisterende bygning og utomhusanlegg ved Roa barnehage. Teknisk tilstand er sammenstilt opp mot gjeldene forskrifter. Samtidig er eksisterende uteareal/ lekeareal/ lekeapparater, levering og hente situasjon, parkering, adkomst via byggefelt, tomtens beskaffenhet (utnyttelse), sol og klimaforhold, avstand til høyspentkabel og kostnad ved omlegging av denne blitt helhetlig vurdert. Samlet prosjektgruppe har i tett dialog med Rådmannen kommet frem til at politisk mandat må justeres. Dette bringer oss tilbake til et nytt P1 vedtak og inn i en ny konseptfase. Konklusjon eksiterende Roa barnehage. Det er ikke hensiktsmessig å bygge ut (øke antall barn) ved dagens Roa barnehage. Man oppnår størst bærekraft ved å foreta en teknisk oppgradering av eksisterende uteområde og bygningsmasse, slik at denne kan bestå i en ytterligere ti- år`s periode. Eksisterende Roa barnehage fordrer nytt P1 vedtak.
Eiendom og Infrastruktur har i samråd med prosjektgruppen avdekket flere momenter av en slik art at relativ rask handling er påkrevet. Det er derfor utarbeidet et forslag til nytt konsept uten politisk mandat av hensyn til fremdrift/ årstid. Det nye P1 vedtaket`s innhold. Hovedsakelig må bygningsmasse og uteområde oppgraderes innen en økonomisk og forsvarlig ramme for å tilfredsstille HMS- krav for barn og personale. Matrise for ti- år`s levetid Beskrivelse avvik Hva gjøres -Bør-Ønske Radon konsentrasjon over tiltaksgrense (jf. vedlagt rapport fra HMS Øst) Etablere avsugbrønner for radon, tetting av oppstikk og installere nytt balansert Inneklima er fuktig og «tett» Tung luft C02 over 1000 ppm. (selv ved 24 t drift) Belastninger fra sola gir meget høy innetemperatur Brannsikkerhet El- Sikkerhet Uteområde- gjerde Uteområde porter Uteområde overvann Uteområde helhet adkomst vinterbrøyting Uteområde- Renhold og slitasje Personalrom Uteområde- lekeapparater Universell utforming så langt det lar seg gjøre. Teknisk rom for ventilasjon Nytt inventar til nytt kontor og oppbevaring av leker. Overbygget sitteplass ventilasjonsanlegg installere nytt ventilasjonsanlegg Solskjerming Etablere påkrevet seksjonering og branncelleinndeling, nytt brannalarm og nødlys anlegg Bytte ut panelovner med høy overflatetemperatur, kontroll av jording og berøringsfare Deler av gjerde har åpninger under netting- utbedres En ny port må på plass, samt nye beslag på eks. port Ansamlinger av dype vanndammer dreneres Rydde opp, fjerne gammel brakke, så til plen mm. Større deler av uteområdet asfalteres Dagen kontor er uhensiktsmessig uten dagslyskrever et lite tilbygg Husker og støtdemping må skiftes (ikke godkjent). Stor sandkasse flyttes Inngangspartier heves med skraperister og asfalteres i 1:12 stigning. Tilpasses bevegelseshemmende Krever et lite tilbygg/ teknisk rom Nytt kontor krever noe nytt inventar. Utebod for leker (låsbar). Solskjerming av utesitteplass. Parkering levering/ Trangt om plassen, kost nytte Ønske Bør
hentesituasjon tilknyttet utvidelse er vanskelig å forsvare. Saksutredning: FAKTA: Roa barnehage er bygget i 1984 og har siden den tid har manglet tilrettelagte lokaler for personalet. Bygningen har vokst i omfang i årenes løp (1993-2005- 2010) uten at dette har blitt hensyntatt i tilstrekkelig grad. Ventilasjonsanlegget er fra tidenes morgen, deler av dette er kun avtrekksanlegg og hverken aggregat eller kanalnett har stor nok kapasitet for å transportere ut fukt og radon. Et nytt ventilasjonsanlegg vil være energiøkonomisk, og gi langt større grad av komfort for både ansatte og barna. Utearealene har tidligere vært forsøkt drenert, uten at dette har vært vellykket. På våren og ved store nedbørsmengder blir det store dype dammer og klinete. Dette er en risiko for barna, fører samtidig til økt slitasje på gulvbelegg og større krav til renhold. Inngangene er ikke universelt utformet. Øvrige avvik er beskrevet i matrisen. Det ble nedsatt en prosjektgruppe, bestående av barnehagestyrer, verneombud, vaktmester, Eiendom & Infrastruktur, samt arkitekt Ove Mork fra SG-arkitektur. Det har i tillegg vært høringsuttalelser fra følgende instanser: Forhåndskonferanse med byggesak Vernemyndigheter Kommunelege 1 (forvaltning av lov om miljørettet helsevern) Renholdsleder tilknyttet valg av overflater og daglig renhold Prosjekterende; RIV, RIB, RIBr, RIE I prosessen har det vært fokus på minimumstiltak slik at barnehagen kan eksistere i en ti`års periode med dagens antall barn og ansatte. Prosjektgruppa vurderer dette som den mest hensiktsmessige og fremtidsrettede løsningen. Den representerer en nøktern vurdering fra arkitektens side som en minimumsløsning innenfor en relativt beskjeden prosjektkostnad. Prosessen er gjennomført som følger (i henhold til forslag til revidert Prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter jmf kap. 8.3 i økonomireglementet). D2 Økonomiske beregninger/analyser herunder kost/nytt D3 Vurdere skisser/tekniske løsninger, tilgjengelig areal etc. D4 Alternative løsninger D5 Risiko for anslag
D6 Medvirkningsprosesser D7 Driftskonsekvenser D8 Prosjektforslag til politisk behandling Denne saken er bygd på denne strukturen. Synergier mellom bygningsdelene og ønske om en helhetlig løsning er lagt til grunn. D2 - ØKONOMISKE BEREGNINGER P201 - Budsjett for tiltak ved Roa barnehage/ rev. 26. august. 2013 Timesatser- grunnlag for kalkylen Saksbehandler ATHO Fagarbeider / egen ansatt kr 310,- Arbeidsleder/Driftsleder/Ingeniør osv kr 420,- Romnummer Areal Rom- og /eller funksjon Budsjettkalkyle Tilbygg ventilasjonsrom, sjakt og utvendig adkomst 372 415 Ventilasjon, rive eksisterende, nytt aggregat med automatikk og spredenett 1 008 459 El- sikkerhet, inkl automatisk brannalarmanlegg og nødlys 628 885 Bygningsmessig inne i gammel del og brannteknisk oppgradering overflater 293 994 Utomhus inkl. reperasjon gjerder og porter 1 318 739 Tilbygg personal rom/ kontor 711 004 Utvendig solskjerming 100 052 Sluttrenhold/ hovedrenhold 45 262 Påslag rigg og drift, hms, forsikring, reise og diett er satt til 5%, Generelle kostnader, herav prosjektering, byggeledelse, prosjektadministrasjon, anbudsinnhenting, trediepartskontroll, byggemøter og kopiering er satt til 10%, Spesielle kostnader 25% MVA, prisstigning ikke inntatt., Marginer, reserver / uforutsatte kostnader/ feilkalkulering er satt til 10% SUM NTO. M2 TOTAL PROSJEKTKOSTNAD INKL. MVA 4 478 809 INKL. AVGIFTER Prosjektkostnad konsept HMS- og sikkerhet. Beregnet prosjektkostnad for må og bør tiltak gir store mulighet for å ivareta barnehagens ønsker tilnærmet full ut. Prosjektgruppa ser ingen mulighet for å få bukt med lovpålagte krav til en lavere kostnad. D3 TEKNISKE LØSNINGER OG VURDERINGER Dimensjonerende personbelastning. Barnehageopptak høsten 2013 er 46 barn, herav 16 under 3 år. Personalet utgjør 13, herav fordelt på 40 100 % stillingshjemmel. Nytt kontor leder/ personale (tilbygg 31 m2) muligheter og innhold Sambruksfordeler oppstår ved at leder får et nytt kontor med «overblikk» som også kan benyttes som møterom- og samtalerom med personale, eller foresatte. Barnehagen får en liten utvidelse av arealet som følge av dette tilbygget. Øvrige areal vil følgelig kunne utnyttes bedre. Dagens personalrom kan i større grad rendyrkes til spise/ pauserom og møterom. Nytt teknisk rom for ventilasjon (tilbygg 16 m2) God adkomst for tilsyn og daglig drift for driftspersonale er nå tatt inn i byggeforskriftene og dette hensyn tas ved å plassere nytt ventilasjonsaggregat inne i et nytt teknisk rom. D3 - SKISSER Tilbygg teknisk rom Tilbygg personal
D5 RISIKO FOR ANSLAG Det er innhentet pristilbud på de fleste kostnadsbærer i kalkylen. Påslagsprosenter er benyttet jf. D2. D6 - MEDVIRKNINGSPROSESSER Det er etablert en prosjektgruppe, P201, med styrer ved Roa barnehage som prosjektleder i konseptfasen. Det er avholdt 3 prosjektmøter etter at arkitekt ble engasjert, De prosjekterende har deltatt i egne befaringer sammen med Eiendom & Infrastruktur. D7 - DRIFTSKONSEKVENSER Konsekvenser for drift vil antagelig utgjøre noe økte strømutgifter og kostnader til renhold tilknyttet økt areal med 47 m2. Overgang til et moderne ventilasjonsanlegg med over 80 % gjenvinning av varmen vil sannsynligvis spare inn igjen deler av disse utgiftene. Tilbygget vil samtidig generere nye arealer som skal vedlikeholdes. Årlige driftskostnader antas å øke med ca. 10 000-15 000 kroner. D9 D22 AKTIVITETENE ER IVARETATT UNDER KONSEPTFASEN Prosjektet har etter prosjektgruppens mening gjennomført nedenstående faser i den grad dette er formålstjenlig i forhold til omfanget og følgelig klargjort prosjektet for endelig vedtak om igangsetting (i henhold til oppdatert prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter, jmf kap. 8.3 i økonomireglementet) : D9 Identifikasjon og omfang av aktiviteter
D10 D11 D12 D13 D14 D15 D16 D17 D18 D19 D20 D21 D22 D23 D24 Beskrive prosjektets leveranser/produkter i nedbrytningsstruktur Etablere prosjektorganisasjon med inntresenter/tillitsvalgte/vernetj. Gjennomføre brukerprosess og medvirkning Avrop rammeavtaler rådgivere etc. Kvalitetsplan Utarbeide PA-bok og HMS plan for byggherre Tidsplan og fremdrift Budsjett, kostnadsplan, tilskuddsordninger og oppfølgingsrutiner Kommunikasjonsplan Funksjonell og teknisk løsningsbeskrivelse Plan for usikkerhet/risiko og gjennomføring Fremdriftsplanlegging Planlegge å utarbeide anbudsdokumenter/ kontraktsstrategi Gjennomføre og evaluere anbudskonkurranser(ikke kontrahering) Sammenstille og fremlegge politisk saksfremlegg Konklusjon: Konklusjon med begrunnelse. Prosjektgruppa er enstemmig i forslaget om å foreta denne oppgradering. Det er vedtatt budsjettramme for utbygging av Roa barnehage, som eget nybygg med plass for 30 flere barn, P201. med kr 8 500 000, hvorav kr 4 500 000,- er tildelt i 2013. Det bevilgede beløpet benyttes til oppgraderingen av Roa barnehage for å utbedre vesentlige feil og mangler i barnehagen. Eventuelt ny barnehage med økt kapasitet tas inn i planperioden, som fremmes som nytt P1-vedtak. Alternativt kan man utsette rehabiliteringen. Dette kan i så tilfelle forårsake varsel om pålegg og/eller eventuelt stenging av Roa barnehage på grunn tekniske feil/ mangler. Anbefalt innstilling: Vedtatt budsjettramme for utbygging av Roa barnehage, som eget nybygg med plass for 30 flere barn, P201. med kr 8 500 000 skrinlegges. Planlegging av nytt barnehagebygg på ny tomt i Roa området frem mot 2016 tas inn i planperioden som nytt P1 vedtak. Det omdisponeres kr 4 500 000,- fra tildelt prosjekt P201, utbygging Roa bhg, til et P4 vedtak for prosjektet P20X, rehabilitering Roa bhg, hvorav ca. kr 28 000,- er benyttet. Alternativ innstilling: Vedtatt budsjettramme for utbygging av Roa barnehage, som eget nybygg med plass for 30 flere barn, P201. med kr 8 500 000 skrinlegges. Planlegging av nytt barnehagebygg på ny tomt i Roa området frem mot 2016 tas inn i planperioden som nytt P1 vedtak. P 20X, rehabilitering Roa bhg utsettes.
DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Radon rapport fra HMS - Øst Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær