TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 (5. etasje) 15.11.2016 11.00 14.15 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 90-108/16 Underskrifter Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen (tilstede f.o.m. sak 92/16) Kari Workinn Jon Arne Jørstad Fra Tromsø kommune: Avdelingsdirektør for byutvikling Øystein Nermo (tilstede i sak 92/16) Vann- og avløpssjef Geir Helø (d.s.) Leder Plan og utbygging Jan Stenersen (d.s.) Avdelingsdirektør for finans Oddgeir Albertsen (tilstede i sak 93/16) Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Forvaltningsrevisor Tone Steffensen (tilstede t.o.m. sak 97/16) Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Martin Sollund Krane Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Kari Workinn sign. Jon Arne Jørstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 8.11.2016 som ble enstemmig godkjent. I tillegg ble sak 108/16 Innkjøp av brann og redningsbåt føyd på sakslista. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 90/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 18.10.2016 91/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 1.11.2016 (etatsbesøk) 92/16 Vannledning Tromsøya orientering 93/16 Økonomistyring og -rapporteringer orientering 94/16 Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS 95/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Beregning av eiendomsskatt orientering 96/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser undersøkelse i Tromsø Havn KF - orientering 97/16 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunens gjennomføring av investerings-/utbyggingsprosjekter 98/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF 99/16 Revisjon av pasientregnskap for 2015 Mortensnes sykehjem 100/16 Revisjon av pasientregnskap for 2015 Kroken sykehjem 101/16 Revisjon av pasientregnskap for 2015 Omsorgstjenesten Jadeveien 102/16 Revisjon av pasientregnskap for 2015 Sør-Tromsøya sykehjem 103/16 Revisjonsbrev nr. 24 Revisjonsberetninger beboerregnskap 2015 104/16 Overordnet analyse - Plan for selskapskontroll Tromsø kommune 2016-2020 105/16 Kontrollutvalgets deltakelse på ekstraordinær generalforsamling i Remiks Husholdning AS orientering 106/16 Kontrollutvalgets møteplan for 2017 107/16 Referatsaker 108/16 Innkjøp av brann og redningsbåt (sak føyd på i møtet)
Blad 3 90/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 18.10.2016 Protokollen fra møtet 18.10.2016 godkjennes. Protokollen fra møtet 18.10.2016 godkjennes. 91/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 1.11.2016 (etatsbesøket) Protokollen fra møtet 1.11.2016 (etatsbesøket) godkjennes. Protokollen fra møtet 1.11.2016 (etatsbesøket) godkjennes. 92/16 Vannledning Tromsøya - orientering Vann- og avløpssjef Geir Helø, leder for Plan og utbygging Jan Stenersen og avdelingsdirektør for Byutvikling Øystein Nermo orienterte om status i prosjektet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en orientering om status i prosjektet innen utgangen av mars 2017.
Blad 4 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en orientering om status i prosjektet innen utgangen av mars 2017. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.11.2016 til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen 93/16 Økonomistyring og - rapporteringer - orientering Avdelingsdirektør for finans Oddgeir Albertsen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 94/16 Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til konklusjoner og anbefalinger i rapporten Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS. 2. Kommunestyret anmoder selskapets ledelse i Remiks Husholdning AS om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapportens kapittel 9 Anbefalinger.
Blad 5 3. Kommunestyret anmoder selskapets ledelse i Remiks Husholdning AS å gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak selskapet vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.3.2017. 4. Kommunestyret viser rapportens kapittel 7 Andre funn, og ber administrasjonssjefen vurdere om forholdene angående renovasjonsgebyrer og etterdrift av nedlagt avfallsdeponi er tilstrekkelig ivaretatt fra Tromsø kommunes side og eventuelt om tiltak bør igangsettes. Frist for tilbakemelding settes til 31.3.2017. 5. Kommunestyret oversender gjenpart av rapporten Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS kommunens eierrepresentant i generalforsamlingen til Remiks Miljøpark AS til orientering. Forvaltningsrevisorene presenterte kortfattet rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til tilføyelse i punkt 2: Det anbefales at selskapet årlig sender til begge eierkommunene: forkalkyler som grunnlag for kommunestyrenes vedtak av gebyrer for husholdningsrenovasjon og etterkalkyler/selvkostregnskap som grunnlag for regnskapsnote i kommunenes årsregnskap Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til konklusjoner og anbefalinger i rapporten Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS. 2. Kommunestyret anmoder selskapets ledelse i Remiks Husholdning AS om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapportens kapittel 9 Anbefalinger. Det anbefales at selskapet årlig sender til begge eierkommunene: forkalkyler som grunnlag for kommunestyrenes vedtak av gebyrer for husholdningsrenovasjon og etterkalkyler/selvkostregnskap som grunnlag for regnskapsnote i kommunenes årsregnskap 3. Kommunestyret anmoder selskapets ledelse i Remiks Husholdning AS å gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak selskapet vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.3.2017.
Blad 6 4. Kommunestyret viser rapportens kapittel 7 Andre funn, og ber administrasjonssjefen vurdere om forholdene angående renovasjonsgebyrer og etterdrift av nedlagt avfallsdeponi er tilstrekkelig ivaretatt fra Tromsø kommunes side og eventuelt om tiltak bør igangsettes. Frist for tilbakemelding settes til 31.3.2017. 5. Kommunestyret oversender gjenpart av rapporten Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS kommunens eierrepresentant i generalforsamlingen til Remiks Miljøpark AS til orientering. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 21.11.2016 til (svarfrist 9.12.2016): - Remiks Husholdning AS - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.xx.2016 til: - Tromsø kommune v/ordfører 95/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Beregning av eiendomsskatt - orientering Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 1.11.2016 angående prosjektet Beregning av eiendomsskatt, og slutter seg til forslaget til videre prosjektgjennomføring som beskrevet i notatet. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 1.11.2016 angående prosjektet Beregning av eiendomsskatt, og slutter seg til forslaget til videre prosjektgjennomføring som beskrevet i notatet. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.11.2016 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Blad 7 96/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser undersøkelse i Tromsø Havn KF - orientering Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 2.11.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet i Tromsø Havn KF, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 2.11.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet i Tromsø Havn KF, og tar saken til orientering. 97/16 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Kommunens gjennomføring av investerings-/utbyggingsprosjekter Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget ber sekretariatet og revisjonen legge frem forslag til plan for gjennomføring av et prosjekt som omhandler kommunens gjennomføring av investeringsog utbyggingsprosjekter til neste møte på bakgrunn av beskrivelser i sak 97/16 og drøftinger i møtet. Kontrollutvalget ber sekretariatet og revisjonen legge frem forslag til plan for gjennomføring av et prosjekt som omhandler kommunens gjennomføring av investerings- og utbyggingsprosjekter til neste møte på bakgrunn av beskrivelser i sak 97/16 og drøftinger i møtet.
Blad 8 98/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF Saken utsettes. Saken utsettes. 99/16 Revisjon av pasientregnskap for 2015 Mortensnes sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2015 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2015 til orientering. 100/16 Revisjon av pasientregnskap for 2015 Kroken sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2015 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2015 til orientering.
Blad 9 101/16 Revisjon av pasientregnskap for 2015 Omsorgstjenesten Jadeveien Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Omsorgstjenesten Jadeveien for 2015 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Omsorgstjenesten Jadeveien for 2015 til orientering. 102/16 Revisjon av pasientregnskap for 2015 Sør-Tromsøya sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2015 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2015 til orientering. 103/16 Revisjonsbrev nr. 24 Revisjonsberetninger beboerregnskap 2015 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 24, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen 15.12.2016, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen.
Blad 10 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 24, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen 15.12.2016, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.11.2016 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 104/16 Overordnet analyse Plan for selskapskontroll Tromsø kommune 2016-2020 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret vedtar følgende plan for selskapskontroll i Tromsø kommune for 2016 2020: 1. Det gjennomføres en eierskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS, også med fokus på hvilken måte kommunens «langsiktige målsetninger og arealbehov uttrykt i økonomi og planverk» følges opp av selskapet. 2. Det gjennomføres en eierskapskontroll i Tromsø Parkering AS med datterselskap, også med fokus på hvilken måte selskapet med datterselskap håndhever den tildelte myndigheten for regelverket for parkering. 3. Det gjennomføres en forvaltningsrevisjon i Remiks Miljøpark AS med tanke på etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. 4. Det gjennomføres en eierskapskontroll i Troms Kraft AS, da særlig med tanke på hvordan kommunestyrets forutsetning om en «klar rolle- og ansvarsfordeling mellom eier og styret for å skape mer direkte eierstyring» etterleves. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta eventuelle endringer og omprioriteringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd.
Blad 11 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret vedtar følgende plan for selskapskontroll i Tromsø kommune for 2016 2020: 1. Det gjennomføres en eierskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS, også med fokus på hvilken måte kommunens «langsiktige målsetninger og arealbehov uttrykt i økonomi og planverk» følges opp av selskapet. 2. Det gjennomføres en eierskapskontroll i Tromsø Parkering AS med datterselskap, også med fokus på hvilken måte selskapet med datterselskap håndhever den tildelte myndigheten for regelverket for parkering. 3. Det gjennomføres en forvaltningsrevisjon i Remiks Miljøpark AS med tanke på etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. 4. Det gjennomføres en eierskapskontroll i Troms Kraft AS, da særlig med tanke på hvordan kommunestyrets forutsetning om en «klar rolle- og ansvarsfordeling mellom eier og styret for å skape mer direkte eierstyring» etterleves. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta eventuelle endringer og omprioriteringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.11.2016 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 105/16 Kontrollutvalgets deltakelse på ekstraordinær generalforsamling i Remiks Husholdning AS - orientering Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingen i Remiks Husholdning AS. Saken tas til orientering. Saken tas til orientering.
Blad 12 106/16 Kontrollutvalgets møteplan for 2017 Kontrollutvalget drøftet saken. Møtedag vil fortsatt være tirsdager, og i uka før kommunestyret har møte. Møtestart kl. 10.00. Kontrollutvalgets møteplan for 2017 fastsettes som følger: 17. januar 22. august 14. februar 19. september 21. mars 17. oktober 18. april 14. november 23. mai 5. desember 13. juni Møtestart kl. 10.00 Kontrollutvalgets møteplan for 2017 fastsettes som følger: 17. januar 22. august 14. februar 19. september 21. mars 17. oktober 18. april 14. november 23. mai 5. desember 13. juni Møtestart kl. 10.00 107/16 Referatsaker Referater:
Blad 13 A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet 18.10.2016 b) Formannskapet 25.10.2016 c) Formannskapet 1.11.2016 d) Formannskapet 8.11.2016 B. TROMSØ KOMMUNE BEGJÆRING OM INNSYN a) Brev av 17.10.2016 fra K-Sekretariatet C. KONTROLLUTVALGSSAK 105/15 GRAVEARBEIDER STORGATBAKKEN a) E-post av 25.10.2016 fra Tromsø kommune D. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 26.10.2016 a) Sak 204/16 Kapitaltilførsel til Troms Kraft AS gjennom opprettelse av ansvarlig lån E. NKRFs KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2017 a) Informasjon om tidspunktet Referatsakene tas til orientering. Referatsakene tas til orientering. 108/16 Innkjøp av brann- og redningsbåt Kontrollutvalgets medlemmer, samt representantene fra sekretariatet og revisjonen, var tilstede i formannskapets møte ved administrasjonssjefens redegjørelse av spørsmål tilknyttet behandlingen ved innkjøp av brann og redningsbåt. Saken har vært behandlet av formannskapet og kommunestyret tidligere. Det fremkom under orienteringen at administrasjonssjefen dagen i forveien hadde sendt ut et notat med redegjørelse av forhold tilknyttet saken, og det ble opplyst at notatet skulle publiseres på kommunens hjemmeside når protokollen fra formannskapsmøtet forelå. Formannskapet fattet vedtak om å sende saken til kontrollutvalget. Kontrollutvalget drøftet ulike momenter som bør undersøkes nærmere, slik som habilitet, innkjøpsregelverket, inngåelse av kontrakt samt beslutningsgrunnlaget til politisk behandling.
Blad 14 Saken oversendes KomRev NORD som til neste møte utarbeider forslag til gjennomføring av en undersøkelse av saken. Saken oversendes KomRev NORD som til neste møte utarbeider forslag til gjennomføring av en undersøkelse av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.11.2016 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Rett utskrift: Tromsø, den 16. november 2016 Inger Johansen