DEN NORSKE KIRKE OLSVIK MENIGHETSRÅD MØTEPROTOKOLL MØTE NR. 02/2017 Vår ref. Deres ref. Dato: 17/125-2/OLSVBJAN 08.03.2017 Møtedato: Torsdag 23.2.2017 Møtetid: Kl. 19.00-22.00 Møtested: Olsvik kirke Saksnr.: 010/17 026/17 Disse møtte: Meldt forfall: Møtte ikke: Referent: Møteleder: Merknader: Bodil I Angelvik, Brith B Bjordal, Arthur M Pilskog, Øyvind Sundfør Stokke-Zahl, Ingelin Hoff-Larsen, Anette F Hermansen, Yngve Jørgensen (fra sak 16/17), Nobukazu Imazu (for soknepresten), Lars Kristian Stendahl Gjervik, Ida Doksæter, Annie Schaug og Gunnar Kolaas Arthur M. Pilskog Arthur M. Pilskog Åpning ved Nobukazu og servering ved Bodil Bergen 07.03.2017 Arthur M. Pilskog menighetsrådsleder Brith B Barsnes administrasjonsleder Sak nr. Sakstittel: 010/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 010/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: Det ble meldt to saker under eventuelt. Menighetsrådet vedtok å behandle disse sakene med løpende, nytt saksnummer (025/17 og 026/17) Med disse tilleggssakene ble innkalling og saksliste enstemmig vedtatt. 011/17 Godkjenning av møtebok nr. 01/2017, menighetsrådsmøte 26.01.2017 Olsvik menighetsråd godkjenner møtebok nr. 01/2017 fra menighetsrådsmøtet torsdag 26.01.2017 011/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: Side 1 av 6
012/16 Arbeidsutvalget Jf. Delegasjonsdokument 2, b der det heter at saker vedtatt i arbeidsutvalget skal protokollføres i påfølgende menighetsrådsmøte. Olsvik menighetsråd bekrefter arbeidsutvalgets vedtak fra møte 07.02.2017 012/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 013/17 Regnskap 2016 Regnskap for 2016 er mottatt og må vedtas av menighetsrådet på førstkommende menighetsråd. Regnskapet viser et underskudd på kr. 151 144.- Administrasjonsleder har laget forslag til fastsettelsesvedtak. Balanse underskrives av økonomiansvarlig og menighetsrådsleder. Dette sammen med fastsettelsesvedtak og årsmelding sendes revisor innen 1. mars! Jfr. 2 Saksvedlegg: Årsregnskap og følgeskriv til regnskapsfører fra Akasia, datert Bergen, 25.01.2017 Olsvik menighetsråd vedtar Årsregnskapet for 2016. 013/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 014/17 Fastsettelsesvedtak for årsregnskapet 2016 Fastsettelsesvedtak og årsmelding skal sendes revisor innen 1. mars! Jfr. 2 Saksvedlegg: Årsregnskap og følgeskriv til regnskapsfører fra Akasia, datert Bergen, 25.01.2017. Alternativt kan underskrevet årsregnskap og fastsettelsesvedtaket sendes i papirutgave til vår regnskapsfører i Akasia, Vibeke Olsen. Årsmeldingen fremlegges på Årsmøtet 19.mars i Olsvik sokn. Menighetsrådet avventer avsetting til disposisjonsfond til et møte hvor adm.leder er tilstede. Olsvik menighetsråd fastsetter Årsregnskapet for Olsvik sokn 2016. Fastsettelsesvedtaket sendes sammen med årsmelding til revisor innen 01.03.17. 014/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 015/17 Ad luftfukteren Klage på plassering Flere har klaget på plasseringen av luftfukteren i kirkerommet. Nåværende plassering er svært skjemmende for kirkerommet. Ekstra tydelig blir dette når vi på motsatt side har englestigen. Luftfukteren er plassert der vi tidligere har prøvd ut opphenging av Nupen-krusifikset. Plasseringen er ikke godkjent av Bjørgvin bisop. AU-medlemmene er usikre på om BKF har hatt saken oppe til godkjenning i fellesrådet. AU ber menighetsrådet sende en formell klage til BKF, så får BKF ta dette opp med sin underleverandør AKG AS (Akasia kirke og gravplass AS.) Side 2 av 6
MR sender en formell klage til BKF på plasseringen av luftfukter i Olsvik kirke og ber BKF forberede ny sak til godkjenn9ng i Fellesrådet og til endelig godkjenning hos Bjørgvin biskop. 015/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 016/17 Kunst- og kulturkomiteen inviteres til MR Komiteen hadde sitt første møte i år 7. februar. Det har vært foreslått å ta opp årets kulturuke, den 20. i rekken, samt se på en eventuell endring av kunst- og kulturukens arbeid og organisering. Vi avventer KK-referatet. Kunst- og kulturkomiteen inviteres til MR møtet 23.mars 2017. 016/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 017/17 Årsmelding for 2016 Til årsmøtet 19. mars må vi ha klar en årsmelding fra menighetsrådet. I tillegg henter vi vanligvis inn rapporter fra ulike råd og utvalg. Leder samarbeider med administrasjonsleder og sokneprest om årsmeldingen fra menighetsrådet. MRleder presenterer forslag til årsmelding som legges frem for Menighetsrådet til godkjenning i møtet. Olsvik menighetsråd godkjenner presenterte årsmelding med noen rettelser, som sin årsmelding for Olsvik sokn 2016. 017/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 018/17 DUA - representasjon i SG og invitasjon til MR MR har vedtatt at nestleder er medlem av styringsgruppen med leder som vara. De nevnte representanter har mye på seg og har bedt om avløsning i styringsgruppen for DUA. Slik kan vi fordele og dele på interessante oppgaver i tidkrevende verv. Olsvik vil markere sin interesse og eierskap i dette viktige diakonale ungdomsarbeidet. Menighetsrådet tok i MR-møtet 27. jan betenkning på denne saken for å finne dem som skal representere MR i styringsgruppen. Saken tas opp på ny 23.februar. 1. Olsvik MR velger Arthur M. Pilskog som representant, og Yngve Jørgensen som vararepresentant, til styringsgruppen for DUA 2017-2019. 2. De tre ansatte i DUA inviteres til Menighetsrådsmøtet 20.april 2017 018/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 019/17 Bruk av kirkerommet og alterpartiet ved konserter Det er en tilbakevendende utfordring ved større konserter der det er uklart hvor grensene går. Ledelsen for Olsvik sokn vil sette opp konkrete regler til hjelp og Side 3 av 6
avgrensning for brukere av det hellige rom. Særlig av hensyn til kirketjener som presses bør dette avklares. Saken tas opp på menighetsrådet med sikte på å lage enkle regler for konserter, kulturarrangementer etc. Administrasjonsleder Bjarne innledet på menighetsrådsmøtet 27.01.17. Jfr. Saksvedlegg. Sokneprest Gunnar har forberedt forslag til regler, som inneholder ovennevnte. Ledelsen for Olsvik sokn har vedtatt følgende regler for bruk av kirkerommet i Olsvik kirke: 1. Alteret, alterteppet, kunst-installasjoner og sakralt interiør, som spesielt er godkjent av Bjørgvin biskop for plassering i kirkerommet, skal respekteres og ikke tildekkes, flyttes eller fjernes fra sin godkjente plass. Bruk av utstyr til lyd, lys og scene må plasseres og rigges i respekt for det sakrale. 2. Alterringen kan omplasseres når soknets ledelse har bestemt det. Det gjelder ved gudstjenester i desember måned, samt ved helt spesielle konserter, når det er avtalt med soknets ledelse. 3. Døpefonten skal ikke flyttes ut av kirkerommet, men kan i bestemte tilfeller flyttes til høyre for alteret foran prekestolen som for eksempel ved gravferd, og når det er innlysende og hensiktsmessig ved et avtalt kunst- og kultur arrangement. Presisering: Flytting av alterringen og døpefonten tillates når det er avklart i forhold til gjeldende regler. I ukedagene må tillatelse innhentes minst dagen før. Ved arrangementer i helger og på høytidsdager må dette avklares med menighetskontoret i kontortiden med administrasjonsleder eller annen i hans sted. Kirketjener skal informeres om avtalens innhold minst en dag før arrangementet. 4. Ved utleie må leietaker på forhånd gjøres kjent med vilkårene for bruken av kirken. 5. Ved usikkerhet eller uenighet om hva som er i overenstemmelse med disse regler henvises til soknets ledelse. 6. Disse reglene skal ligge lett tilgjengelige i kirken og på kirkens nettside. Olsvik menighet, februar 2017 019/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 020/17 Kirkerådet sender på høring: Ny ordning skal velges for utpeking av biskoper. Fyldige sakspapirer var lagt ved innkallingen. Tre ulike forslag var på høring: 1. Tilsetting i Kirkerådet Side 4 av 6
2. Ren valgordning 3. Ordning for utpeking av biskoper med tilsetting i et eget tilsettingsorgan. Olsvik menighetsråd stemmer for Alternativ 2: Ren valgordning for utpeking av biskoper. 020/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: Forslaget ble vedtatt med 7 stemmer for og en avholdende. 021/17 Strategisamling / Inspirasjonssamling for MR og stab 2017 De siste årene har vi gjerne hatt en samling for menighetsråd og stab i begynnelsen av året der vi ser på strategi etc. for året som kommer. Første samlingen i en valgperiode har gjerne vært en overnatting, som i fjor på Panorama. De øvrige årene har vi gjerne tatt en hel dag her i kirken, vanligvis en lørdag. Staben spør om det vil bli en slik samling i år. AU ser behovet for en slik samling. Bør det satses på det fellesskapsbyggende? Vi satset på en samling i juni. AU og stab ble bedt om å komme med nye forslag til dato. Menighetsrådet innkaller til Inspirasjonssamling for MR og stab søndag 19. mars kl. 11:00 17:00 Begynner med gudstjenesten, fortsetter i Menighetsmøtet (Rådsmøtet) og inkluderer et måltid. Tema: Gudstjenesten og betydningen av deltakelse. 021/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 022/17 Råd og utvalg Flere av utvalgene sliter og er underbemannet. AU foreslår et Rekrutteringsutvalg: + 2 i tillegg? AU ber alle MR-medlemmene tenke på hvem som kan spørres slik at vi får kommet i gang. MR oppretter et Rekrutteringsutvalg bestående av Roald Øvrebø og Bodil Angelvik. Roald kaller inn til det første komitemøte. 022/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 023/17 Ad deltakelse på Kirkerådets kulturkonferanse. Oslo 16. og 17.mars 2017. «Kirkebygget: arkitektur og utsmykning». Søknad fra Kunst- og kulturkomiteens leder, Reidun O. Andersen: Sitert fra ROA, datert Godvik 03.02.17: «Jeg søker med dette om å få dekket konferanseutgifter og diett, til sammen kr.1250,- for å delta i Kirkerådets Side 5 av 6
konferanse, Kirkebygget og dets utsmykking, Oslo 16.- og 17.mars. Menighetsrådet godtok referatet fra AU 7. februar inklusiv dette vedtaket. AU for Olsvik MR innvilger Reidun O. Andersens søknad på kr. 1250,- til dekning av konferanseutgifter og diett ved hennes deltakelse på Kirkerådets kulturkonferanse i Oslo 16.-17.mars 2017. Saken oversendes MR til orientering i MR møtet 23.feb.2017 023/17 Olsvik menighetsråd 23.2.2017 Votering: 024/17 Permisjoner Menighetsrådet ber AU se nærmere på hvilke kriterier som gir rett til permisjon fra valgte verv i Menighetsrådet. 025/17 Betalinger MR ber AU om å avklare om innbetaling i korene, Minising og eventuelt andre, er i overenstemmelse med Menighetsrådsvedtak 13/16 (februar 2016) 026/17 Orienteringssaker 1. Menighetsblad, distribusjon, takk til bud. 2. Reformasjonsjubileet 3. Misjonsavtalen 4. Trosopplæringsplanen formelt godkjent 5. Styringsgruppereferat barnehage 6. Konsert 11.juni m «Bækkalokket» + felles grillmiddag i forkant kl. 17 20.30 7. Tilbud om deltakelse på prosjektreise med Kirkens Nødhjelp. Se invitasjon. Protokollen sendes: staben, menighetsråd, sokneprest, prost og Bergen kirkelige fellesråd Side 6 av 6 Side 6 av 6