Kviinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 18.02.13 Kl.: 10.00 14.00 Stad: Samfunnstoppen i rådhuset Saknr.: 01/13 07/13 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Are Traavik (Sp) Sigmund Nordfonn (Frp) Annemor Ekeland (V) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst-Larsen Administrasjonen v/ verksemdsleiar for TTBU, Monika Haugland Solheim i sak 03/13 vedr. rapport etter tilsyn av barnevernstenesta, og leiar for fellestenester Hans Olav Femsteinevik i sak 03/13 vedr. rutiner for bruk av lesebrett, om tilgang til heimesida til kommunen, m.m. Ordførar Synnøve Solbakken var med i starten av møtet under orienteringssak nr. 1 og sak 04/13 meldingar drøfting av sak vedr. budsjett for kontrollutvalet for 2013. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte 19.11.12 03/13 Orienteringssaker 04/13 Meldingar 05/13 Møteplan for kontrollutvalet for 2013 06/13 Årsmelding for kontrollutvalet for 2012 07/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
01/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 19.11.12. HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 19.11.12 VEDTAK Protokollen frå møte 19.11.12 vart samrøystes godkjend. 03/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann v/ verksemdsleiar for TTBU, Monika Haugland Solheim Fylkesmannen i Hordaland har gjennomført tilsyn med barnevernstenesta i Kvinnherad kommune. Det er lagt fram rapport etter tilsynet. Verksemdleiar vil orientera til kontrollutvalet om arbeidet med å følgja opp det som vart påpeika. Tilsynet har funne at Kvinnherad kommune, barnevernstenesta, ikkje har nødvendig styring og kontroll med at krav i barnevernslova knytt til undersøking og evaluering blir følgde. Dette medfører mellom anna at det i einskilde tilfelle tar for lang tid før hjelpetiltak blir satt inn og at evaluering av tiltaka ikkje alltid blir gjennomført. 2 Rådmann v/ Hans Olav Femsteinevik Verksemdleiar for TTBU Monika Haugland Solheim orienterte i møtet: Om korleis barneverstenesta er organisert, antal ansatte. Om kva tilsynet hadde påpeika Korleis det blir arbeidd med oppfølging om å få på plass rutinar og dokumentera det som vert gjort, herunder arbeid med tiltaksplanar. Kontrollutvalet kom med kommentarar og stilte spørsmål, som det vart svara på. Det er sett frist til april med å avslutta arbeidet med oppfølging etter tilsynet. Kontrollutvalet ber om å få lagt fram melding tilbake til Fylkesmannen om dette, og svarbrev frå Fylkesmannen om lukking av saka. Konklusjon: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalet ber om at kopi av melding om avslutning av tilsynet til / frå Fylkesmannen vert sendt til kontrollutvalet v/sekretariatet. Orientering om: rutinar for bruk av lesebrett, innkalling til møter, utsending av protokollar o.l., ansvar for bruken av lesebrett, m.m. om tilgang til å henta protokollar o.a. ut frå heimesida til kommunen, tilgang på møter i kommunehuset osv. Det vart orientert i møtet om rutinane for utsending av innkallingar, og innsyn i møteprotokollar og dokument på heimesida. Dette er knytta opp mot kommunen sitt sakshandsamarsystem. 2
Kontrollutvalet drøfta korleis utvalet kan tilpassa seg med rutinar for å henta ut dokument frå heimesida, få tilsendt innkallingar, protokollar, o.a. Sekretariatet noterte kva som må følgjast opp for at bruken av lesebrett i kontrollutvalsmøtet kan fungera på ein optimal måte. Ein må og finna ut av korleis kontrollutvalsmøta skal kunngjerast, og korleis ein på ein god måte finn fram til innkallingar og protokollar på heimesida til kommunen. Konklusjon: Arbeid med å tilpassa bruken av lesebrett og tilgang til heimesida vert arbeidd vidare med. Tilbakemelding på neste møte. 3 Rådmann Skriftleg orientering om retningslinjer for bruk av kommunal tenestebil vart delt ut og gjennomgått. Det vart kommentert at dette ikkje er retningslinjer, men ei utgreiing om korleis bruken av tenestebil fungerer i dag. Kontrollutvalet vil be om at det blir utarbeida ordinære rutinar. Desse bør omhandla både praktisk bruk av tenestebil, og korleis regelverket for skattlegging når det gjeld bruk av arbeidsbil i tenesta, skal fungera. Kontrollutvalet vil be om tilbakemelding om dette når det har gått ei tid. Konklusjon: Kontrollutvalet rår til at rådmann syter for at det vert utarbeida retningslinjer for bruk av tenestebil. 4 Sekretariatet Notat vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter vart gjennomgått og kommentert. Konklusjon: Notatet vert å senda til kommunestyret v/ordførar som melding. Ymse: - Aktuelle orienteringssaker på neste møte vart drøfta. Kontrollutvalet ber om at desse orienteringssakene vert sett opp: o Samhandlingsreforma innføring i Kvinnherad kommune o Psykiatritenester i Kvinnherad kommune Sekretariatet får i oppgåve å be administrasjonen førebu orientering i desse sakene. - Til neste møte vil kontrollutvalet og ha orientering om kva som er gjort vedr. oppfølging etter vedtak i sak om SIM selskapskontroll. Sekretariatet ber administrasjonen legga fram orientering. - Notat vedr. sjølvkost SIM som er tinga av kontrollutvalet i Bømlo kommune vart delt ut. Dette er eit notat som vil bli brukt av kommunane når det gjeld oppfølging av vedtaket. Sekretariatet tok opp at kostnaden med å få utarbeida notatet bør delast mellom kummunane som nyttar det. Kontrollutvalet godkjenner at Kvinnherad sin del vil bli inntil kr. 5.000,-. Notatet vert å legga ved når førespurnad om orientering i SIM-saka vert oversendt til administasjonen v/rådmann. Konklusjon: På sitt neste møte vil kontrollutvalet ha orientering om o Samhandlingsreforma innføring i Kvinnherad kommune o Psykiatritenester i Kvinnherad kommune Kontrollutvalet vil og på neste møte ha orientering om kva som er gjort vedr. oppfølging etter vedtak i sak om SIM selskapskontroll. Kontrollutvalet godkjenner del av kostnad med utarbeiding av notat som gjeld sjølvkost i SIM, med inntil kr. 5.000,- 3
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. VEDTAK: Vedr. orienteringssak nr.1: Tilsyn med barnevernstenesta i Kvinnherad kommune. Kontrollutvalet ber om at kopi av melding om avslutning av tilsynet til / frå Fylkesmannen vert sendt til kontrollutvalet v/sekretariatet. Vedr. orienteringssak nr.3: Bruk av kommunal tenestebil. Kontrollutvalet ber rådmann syta for at det vert utarbeida retningslinjer for bruk av tenestebil. Vedr. orienteringssak nr.4: Revisor sin plass i kommunestyremøter. Notatet vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter vert å senda til kommunestyret v/ordførar som melding. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak under ymse: På sitt neste møte vil kontrollutvalet ha orientering om o Samhandlingsreforma innføring i Kvinnherad kommune o Psykiatritenester i Kvinnherad kommune Kontrollutvalet vil og på neste møte ha orientering om kva som er gjort vedr. oppfølging etter vedtak i sak om SIM selskapskontroll. Kontrollutvalet godkjenner del av kostnad med utarbeiding av notat som gjeld sjølvkost i SIM, med inntil kr. 5.000,- Vedtaka som er fatta var alle samrøystes. Kontrollutvalet tek elles informasjonen til orientering. 04/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møte: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Vedtak i sak vedr. budsjett for kontrollutvalet for 2013. Det er gjeve ei ramme på kr. 827.000,- (brutto) for 2013, og kontrollutvalet får fullmakt til å organisera kontrollarbeidet innanfor budsjettramma. Oppsett budsjett for kontrollutvalet sitt budsjett for 2013. Notat som syner budsjettstoda for kontrollutvalet var og lagt fram. Ordførar var med i drøftinga av denne saka. Det vart drøfta at moms er lagt inn som del av ramma, og difor reduserer disponibelt budsjett med kr. 170.000. Ordførar opplyste at moms-spørsmålet ikkje hadde vore drøfta då kommunestyret gjorde vedtak, men at oppfatninga var at kontrollutvalet skulle disponera ei ramme på kr. 827.000. Konklusjon: Sekretariatet får i oppgåve å ta føring av moms opp som spørsmålstilling med økonomisjef. Om det ikkje let seg gjera å føra tilbake moms på annan post i rekneskapen, ber kontrollutvalet om at det vert utarbeida sak om ekstraløyving til kontrollutvalet til neste møte. Prosessen med budsjetthandsaminga i formannskap / kommunestyre vart gjennomgått og drøfta. Ein drøfta og korleis denne prosessen skal gjennomførast for seinare år. I forståing med ordførar skal sak om budsjett til kontrollutvalet takast opp før totalbudsjettet til kommunen. 4
Konklusjonen vart at prosessen skal leggast opp på same måte til hausten, og at budsjettframlegget frå kontrollutvalet skal sendast til kommunestyret ved ordførar. Budsjettframlegget frå kontrollutvalet skal så takast opp før kommunestyret tek opp total-budsjettet til kommunen. 2 Deloitte Else Holst Larsen orienterte om stoda vedr. arbeid med forvaltningsrevisjon. Prosjektet er i rute så langt, og det ser ut til at rapporten vil bli levert som avtalt i framdriftsplan. Revisor informerte og om arbeid med interimsrevisjon og rekneskapsavslutning. Arbeid med avslutning av rekneskap for 2012 er starta opp denne veka og ligg såleis i rute for levering til handsaming innan fristane. 3 Fylkesmannen / DSB Konklusjon: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering Rapport etter «tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Kvinnherad kommune» v/ direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap er lagt fram som melding til formannskapsmøte 07.02.12. Kontrollutvalet har og fått rapporten framlagt til dette møtet. Kontrollutvalet har merka seg at det var for sein reaksjon hjå kommunen då Fylkesmannen varsla beredskap. Det vart peika på at det må koma på plass betre rutinar på dette. Kontrollutvalet ser positivt på at det er starta prosjekt med ROS-analyse, og vil ha ei orientering om dette arbeidet etter 01.09.13. Konklusjon: Kontrollutvalet ber om informasjon om dette arbeidet til hausten. 4 Fylkesmannen Brev vedr. «Verjemålsreforma status og gjennomføring i 2012.». Kontrollutvalet ser positivt på at ansvar for ordning med verjemål vert overført til Fylkemannen. Det er positivt at denne tenesta vert meir formalisert og at kontrollrutinane vert følgde opp på ein god måte. 5 Kommunal- og regionaldep. Konklusjon: Meldinga vart teke til orientering. Melding frå KRD om at det nå er lovfesta med opne møter i kontrollutval og kommunale føretak, og at dette vil gjelda frå 01.07.13, vart gjennomgått. Konklusjon: Meldinga vart teke til orientering. Ymse det var ingen meldingar å ta opp under ymse. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. VEDTAK: Vedr. melding nr. 1: Budsjett for kontrollutvalet. Sekretariatet får i oppgåve å ta føring av moms opp som spørsmålstilling med økonomisjef. Om det ikkje let seg gjera å føra tilbake moms på annan post i rekneskapen, ber kontrollutvalet om at det vert utarbeida sak om ekstraløyving til kontrollutvalet til neste møte. Prosessen med budsjett for kontrollutvalet skal leggast opp på same måte til hausten, og at budsjettframlegget frå kontrollutvalet skal sendast til kommunestyret ved ordførar. Budsjettframlegget frå kontrollutvalet skal så takast opp før kommunestyret tek opp totalbudsjettet til kommunen. Vedr. melding nr. 3: Samfunnssikkerheit og beredskap. Kontrollutvalet ber om informasjon om arbeid med ROS-analyse til hausten Kontrollutvalet tek elles meldingane til orientering. 5
05/13 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FOR 2013 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for 2013. Dato: Merknad: 18.02.13 Noverande møte planlegging av aktivitet i 2013 02.05.13 Handsaming av / uttale til kommunerekneskap for 2012 11.09.13 Utarbeida framlegg til budsjett for 2014 Evt. handsaming av rapport etter forvaltningsrevisjon 20.11.13 Planlegging av aktivitet i 2014 HANDSAMING I MØTE: Framlegg til møteplan for kontrollutvalet for 2013 vart gjennomgått og drøfta. Som tiltak for å halda knappe rammer som er gjeve til kontrollutvalet går ein inn for å kun ha 4 møter i 2013. Dersom det kjem til ekstra-saker må ein vurdera fleire møter. Det vart bestemt at første møte til hausten vert sett til tysdag 01.oktober. Elles vart møteplanen samrøystes godkjent. VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for 2013. Dato: Merknad: 18.02.13 Noverande møte planlegging av aktivitet i 2013. 02.05.13 Handsaming av / uttale til kommunerekneskap for 2012. 01.10.13 Utarbeida framlegg til budsjett for 2014. Evt. handsaming av rapport etter forvaltningsrevisjon. 20.11.13 Planlegging av aktivitet i 2014. 06/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2012 HANDSAMING I MØTE: Framlegg til årsmelding vart gjennomgått og drøfta. Ut frå drøfting vart det gjort nokre små endringar. Når desse justeringane er gjort vert årsmeldinga oversendt til kommunestyret. Det vart gjort samrøystes vedtak om innstilling. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2012 07/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Annemor Ekeland skal ha ansvar for gjennomgang av møteprotokollar for komitè for helse, omsorg og miljø. Protokollar og saker vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet merka seg at det er få møter og få saker både i utval for helse, omsorg og miljø og i utval for næring og samferdsel. Sigmund Nordfonn får i oppgåve å sjå på protokollar for investeringsutvalet for seinare møter. 6
VEDTAK: Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet vil og ha gjennomgang av møteprotokollar for investeringsutvalet som fast post under denne saka. Sigmund Nordfonn får særleg ansvar for å følgja med i protokoll frå dette utvalet. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Sølvi Ulvenes Leiar Kari Nygard Sekretær 7